1、 办公室管理制度第一条 目的 为提升公司办公形象，创造良好的办公环境，规范办公室人员的日常行为，提高办公效率，降低办公成本，特制定本制度。第二条 原则办公管理贯彻规范、效率、效益的理念： 规范：以制度规范办公管理。效率：有助于提高整体工作效率 。 效益：减少办公资源耗费，降低办公成本。第三条 办公室机要规定（公司文件、绝密文件、财务数据、运营数据、资料等） 1、办公桌上不准摆放机要文件。 2、机要文件的草稿纸应立即销毁，不准乱丢和重新再利用。3、未经允许不准翻动非本工作区域内的办公用品和各种文件。 4、所有部门及公司公文、管理文件、专用图表资料等严禁外借。5、未经同意任何人严禁将所有的机要文件
2、及其复印件携带出公司。第四条 印信管理1、印信的种类（1）印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。（2）部门章：刻有公司部门名称的印章。2、印信盖用（1）文件需用印时，应先填写“用印申请单”经主管人员核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。（流程：申请人总监副总审核总经理审批）（2）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上盖使用的印信存档。（3）各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。（4）监印人对未经核准的文件，不得擅自用印，违者受处。（5）印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。第五条 办公用品及设备管理1、复印和传真使用
3、规则 （1）复印机、传真机之使用管理、联系维修及维护事宜由行政人力中心负责。 （2）标准表格如数量多的，应该发外印刷。（3）合理使用再循环纸，非公司机密文件或资料尽量双面使用。 （4）不得打印复印与工作无关的资料或个人资料。2、 文具用品（消耗品）管理原则（1）各部门员工因工作所需办公物品、低价易耗用品等均应在统一的时间至行政人力中心登记办公物品领用登记表后领取。 （2）申购各项文具用品时，应将其品名、规格及数量填入申购单内，并将该单报批后交采购部门购买。（3）需外部印刷制作的表格须经部门领导审核、行政人力中心汇总后委外统一印制。（4）节约使用办公用品，爱惜各种公共设备、物品，避免随意浪费，严
4、禁故意损坏。3、电话管理（1）电话使用规定a ) 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不允许员工在办公室内打私人电话。违者每次予2 0元处罚。b ) 有业务的部门可以打长途电话。如发现打私人长途电话，除按规定处罚外，电话费由其本人双倍负责。c) 办公室电话，出现问题由行政人力中心负责联系维修。（2）拨打与接听要求a ) 接听电话：铃响不得超过三声；接通后要立即说：“您好，福泉集团”；电话结束后需等对方先挂；通话过程中注意语气、语调，做到温和有礼，避免高声叫喊。b ) 拨打电话：电话接通后，需说：您好，我是福泉集团XX部门的XX，并简洁说明沟通事项。c) 工作中接听无人接听
5、的电话时，若自己无法处理，可转到该部门或留下对方单位、电话、姓名等记录下来，告之随后会有相关人员与他联系。d ) 业务部门人员在下班后或休息日时不得拒接工作（客户）电话，如当时未及接听，须对未接听的电话进行回复，在回复电话中语气要亲切、温和、有礼。e ) 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。办公电话除特殊原因外不可使用免提功能，以免影响其他工作人员。4、电脑管理：（1）严禁将电脑用于私人聊天、玩游戏、看电影及其它与工作无关的事情，违者予每次5 0元处罚。（2）电脑设备归当事人员操作、使用，若人为原因造成设备损坏的应照价赔偿。（3）公司电脑专人使用，并应设定保密措施；客户资料或数据
6、必须安全存放、保管、防止丢失或失效，必要时及时备份（出现丢失自行负全责）。（4）员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、 保养。发现故障，应及时上报请专业人员维修，以免影响工作。（5）晚上下班后，应及时关掉电源。5、空调管理： （1）需用空调时，需将温度控制在舒适、适宜的数字上，以节约电能。 （2）下班时，必须将空调关闭后方可下班。（3）空调内、外机应组织定时保养、清洗，以延长空调使用寿命。第六条 办公环境维护1、卫生（1）办公楼公共区域、前台区域、楼梯，走廊、卫生间等由行政人力中心监督清洁工完成，卫生标准：a ) 保持地面和地毯无污渍。b ) 墙面除尘，无蜘蛛网或污物
7、，如发现墙面或天花板变色、受潮、脱落等现象由行政人力中心临时召集泥水工完成。c) 玻璃不定时清洁，保持玻璃表面无灰尘、粘连物。d ) 办公室、会议室柜子、会议桌、沙发每周擦拭除尘。e ) 卫生间地面、便池、洗手池每天清洁，确保干净、无异味、无垃圾堆积。（2）部门及个人区域整理：a ) 将不再使用的文件、物品清理掉，不能堆积。b ) 办公桌上，办公电脑、电话、水杯等物品每天上班前擦拭，保持干净、无灰尘，摆放整齐。c) 清洁卫生实行部门卫生责任制，各部门负责管理本部门办公室区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，并保持一整天的卫生状况。d ) 所有人员每日的卫生打扫范围：桌面干净，无办公用品
8、之外的物品；地面清洁无碎屑，及时清理垃圾；每天下班后将个人垃圾扔到卫生间的大垃圾筒。2、安全（1）使用完饮水机后将热水开关关掉。（2）在办公室使用手机充电器前应确保充电器和电源插座安全，并使用合格的充电器，以免充电器过热引发火灾。（3）发生电路故障时请专业人士维修。（4）最后一个离开办公室的同事应该关闭电源开关、窗户，锁好办公室大门。3、环境美化（1）办公室环境由行政人力中心负责优化；办公室工作人员均有自觉维护办公环境的义务和责任。（2）优化的内容包括视觉形象、灯光、温度、湿度、气味、安全、卫生等。（3）办公桌面除办公用品及少量许可摆放的私人用品外(像框最多1个,花瓶最多1只),尽量不要摆放过
9、多与工作无关的用品,午休时用的抱枕或靠垫使用完后收起来或放在椅子上，不要随意摆放在公共办公区域。（4）行政人力中心有权指正对维护环境不利的现象，对屡教不改者有权处以2 0元/次的处罚。蓄意破坏公司环境的一经核实严格处罚。第七条 办公室纪律规定：1、 办公室人员应自觉佩戴本人胸牌，遵守公司考勤管理制度，工作时间坚守岗位，不擅离职守，不串岗。2、 仪容仪表：员工在上班时间内，要注意仪容仪表，树立良好的公司形象和个人形象，总体要求：得体、大方、整洁。违者予每次3 0元处罚。（1）女员工上班，夏天不准穿吊带装、低胸衫、超短裤、凉拖或有碍观瞻的奇装异服；头发梳理整齐，不可遮挡面部，禁止染彩发、化浓妆。（
10、2）男员工上班，夏天不准穿背心、短裤、凉拖或奇装异服；头发不能过耳。3、 办公室谢绝吸烟，严禁大声喧哗、吵闹，严禁闲聊，不做与工作无关的事，营造宁静、和谐、温馨办公环境,违者予每次3 0元处罚。4、 上班期间不得吃零食（早餐）、串岗、扎堆聊天、大声喧哗、说脏话，影响他人办公，禁止看与工作无关的书刊杂志、浏览与工作无关的网站、进行网购、使用聊天工具闲聊等。5、 不得携带违禁品、危险品或与工作无关的物品进入工作场所；不得在工作区内乱刻乱画乱贴图片；未经同意，不得随意翻看他人的资料文件。6、 未经许可不得将公司物品携带出公司，公司各类物品的使用只限于公司业务活动，不以个人使用为目的进行破坏或将公物占
11、为已有，如私自调配、使用造成丢失或损坏，按原价赔偿。7、 员工不得擅自调换、改装公司办公设施、设备。确有必要需向主管领导报告，由领导确认后安排人员进行调换或改装。8、 工作期间均以职务来称呼对方，谈论工作事宜以不影响周围同事办公的声调为宜；同事间工作交流应在如会议室、接待区或公司内线、邮件联系，如果需在个人工作区内进行谈话，时间应该控制在五分钟内为宜。9、 上班时间，公司员工在办公室或其它工作岗位要求讲普通话，不得用方言交谈或讨论，违者每次予2 0元处罚。1 0、办公室人员要树立服务意识，要在上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用。第八条 附则 1、本制度由行政人力中心制定、解释补充，呈总经理核准后公布施行，修正时亦同。
