1、.OA系统建设方案2011 年 6 月设计方案第 2 页，共 73 页目 录第 1 章 项目概述 51.1 项目背景 .51.2 项目目标 .51.3 参考资料 .5第 2 章 需求分析 62.1 系统现状分析 .62.2 功能需求分析 .62.2.1 收文管理 6功能描述 6业务图解 9处理流程 10收文登记 10收文拟办 11收文批示 12收文科长办理 13收文科员办理 14收文传阅 15收文归档 16输入输出数据 16收文登记信息 16拟办意见信息 17办理意见信息 18批示意见信息 18传阅意见信息 18督办信息 18归档信息 18查询信息 19功能需求 192.2.2 发文管理 21
2、功能描述 21业务图解 24处理流程 24发文拟稿 26发文科长核稿 27发文办公室审核 28发文局长签发 29发文编文号 30发文排版打印 31发文校对 32设计方案第 3 页，共 73 页发文分发 33发文归档 34输入输出数据 34拟稿 34科室审稿 37审核 39签发 40输出 41编号 42校对 44封发 45存档 47功能需求 482.2.3 邮件管理 502.2.3.1 功能描述 502.2.3.2 业务图解 522.2.3.3 处理流程 532.2.3.4 输入输出数据 532.2.3.5 功能需求 532.2.4 文件管理 532.2.5 日程安排 542.2.6 综合查询
3、552.2.6.1 功能描述 552.2.6.2 业务图解 552.2.6.3 输入输出数据 552.2.6.4 实现功能 562.2.7 公告通知 562.2.7.1 功能描述 562.2.7.2 业务图解 572.2.7.3 处理流程 572.2.7.4 输入输出数据 582.2.7.5 功能需求 582.2.8 通讯录 582.2.8.1 功能描述 582.2.8.2 输入输出数据 592.2.8.3 实现功能 602.2.9 公文交换平台 602.2.9.1 功能描述 602.2.9.2 业务图解 612.2.9.3 输入输出数据 612.2.9.4 实现功能 612.2.10 系统管
4、理 63第 3 章 技术解决方案 .67设计方案第 4 页，共 73 页3.1 总体设计 .673.1.1 系统建设原则 673.1.2 系统建设目标 683.1.3 总体设计内容及要求 683.1.3.1 系统性能要求 683.1.3.2 故障处理要求 683.1.3.3 其它专门要求 683.1.4 网络架构拓扑图 693.2 系统框架设计 .703.2.1 多层架构体系介绍 703.3 运行环境 .703.3.1 系统数据存储 703.3.2 支持软件 70第 4 章 实施方案 .724.1 项目计划 .724.1.1 实施计划目标 724.1.2 实施计划安排 724.1.3 安装测试
5、方案 724.1.4 验收标准 73第 5 章 项目管理及服务 .745.1 项目组织 .745.1.1 建设方项目组设置 745.1.2 实施方项目组设置 755.2 售后服务及培训 .775.2.1 售后服务 775.2.2 技术培训 78第 6 章 OA 系统费用清单 79设计方案第 5 页，共 73 页第 1 章 项 目 概 述1.1 项目背景通过 OA 系统建设，进一步提高广州北大明天资源科技发展有限公司信息资源和数据文件充分共享，提高公司整体办公效率。以达到利用先进的计算机管理手段优化业务管理模式、提高工作效率，实现各部门之间协同办公的目的。1.2 项目目标按照广州北大明天资源科技
6、发展有限公司对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规范，建立统一的 OA 系统，各部门可以通过系统输入信息、共享文件。以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规范各项审批程序。设计方案第 6 页，共 73 页第 2 章 需求分析2.1 系统现状分析目前在信息化建设方面，硬件、网络系统已基本建立，现有日常办公业务还没有实现以电子化处理操作为主。公司内部上、中、下级部门之间信息资源和数据文件无法通信，上、下级部门之间信息和文件无法传输、共享。总体功能框架图2.2 功能需求分析2.2.1 收文管理功能描述本子系统主要是实现来文的登记、拟办、传
7、阅、批示和办理、办结、归档公文流转的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。包括对收文件、通阅件和杂件进行文件的登记、拟办、批示、办理、归档、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。提供附件携带功能，对扫描进子系统的文件作为一个子文件附在文件登记表的下面，对电子版的文件直接附件而无需扫描，同时，能够通过公文交换平台接收文件自动进入登记状态，办理者可以随时查看其内容，填写办理意见，直到流程完成最后归OA 系统邮件管理文件管理日程安排公告通知系统管理公文管理综合查询交换平台设计方案第 7 页，共 73 页档。参照国家相关规范与政府机关情况，一般情况下，主要的环节与需求要求如下：
8、 登记1 基本业务描述：一般文件由登记人员负责收文登记。系统自动给出文件序号、收文日期。登记人员就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、办理期限、密级程度、缓急程度、来文字号、督办等，同时将原文扫描进入计算机处理成 TIF、PDF 或 WORD 文件再以附件的形式录入办公系统。2登记人员可执行的操作：登记、保存、打印、扫描、保存到正文/附件、提交。3处理功能：输入为文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、密级程度、缓急程度、来文字号、登记人，输出为收文办理签。 拟办 1基本业务描述：根据阅文或办文需要填写公文处理单
9、、公文传阅单、提交批办人批办、承办人或下发传阅。由机要员对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出拟办意见。分为两类：一类是阅件，即无须办理的公文，提出须阅读该公文的局领导、部门及人员，有关人员在系统中直接登录阅文，系统能自动提示和识别阅文人员何时阅读此文，阅文人员可直接录入阅文意见。另一类是对需要办理的公文提出办理意见。对内容较为重要，涉及面广的重要公文一般需进一步提请局分管领导批示，此时提出供上级领导参考的意见，由上级领导批办后再由有关部门办理。对需多个部门办理的公文，指明主办部门；对于有办理时限要求的公文，给出办理时限。对急件，拟办人员在系统中对需要办理的公文提出办理意见，不提交审核人员
10、审核，直接提交局领导批示和部门办理，但是在提交办理的同时必须提交审核人员阅知。2拟办人员可执行的操作：修改收文办理签的部分项目、打开、保存、拟办意见、提交、打印（文件处理单） 。3处理功能：输入为拟办意见，输出为拟办文档。 批示1基本业务描述：对办公室转来需批示的文件，由相关局领导进行批示。设计方案第 8 页，共 73 页2 处理功能：输入为批示意见，输出为批示后的文件。 办理1基本业务描述：科室负责人填写办理意见，并根据办文需要，将文件分发给本科室内的人员办理、传阅。如该文件属“未批件” ，则只能在本科室范围内流转，不能提交给机要室。2承办人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理意见、提交
11、。3处理功能：输入为承办意见，输出为承办文档。 一般人员办理1基本业务描述：办理人员对需要办理的公文按要求进行办理。分别提出办理意见。2办理人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理、提交。3处理功能：输入为的办理意见，输出办理后的文件。 传阅1基本业务描述：可填写传阅意见或不填写意见。办理用户可以增加本部门人员传阅文件，也可以将文件递交其他部门传阅，而系统能够自动过滤办公室或其他用户已发的部门。2办理人员可执行的操作：文件、原文、填写意见、提交。3处理功能：输入为办理人的传阅意见，输出传阅后的文件。 存档1基本业务描述：公文办结后一般由机要室归档。2处理功能：输入为待存档公文，输出为归档公文
12、。 公文办理记录1基本业务描述：系统对收文办理意见的记录，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。 内控文件设置在拟办时，由机要员设定, 默认为非内控文件设计方案第 9 页，共 73 页业务图解 档案室办理科室正局长分管局长收文登记 办公室登记人员1收文登记3传阅主办92拟办7科长批办81 0收文办结是否发文否1 1办公室发文是批示传阅4批示5传阅6送正局长否是送正局长是否是否办结是否设计方案第 10 页，共 73 页处理流程收文登记文件登记 角色 = “ 登记员 “ 输入行文要素 、 加载附件保存提交 必填项 “ 空 “ 登记拟办、审核核分管局长批阅正局长批阅科长办理督办办结催办科员
13、办理设计方案第 11 页，共 73 页收文拟办进入文件 状态 = “ 拟办 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存填写意见收文拟办图正局长 分管局长 选择批示 、 传阅 提交设计方案第 12 页，共 73 页收文批示进入文件 状态 = “ 批示 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 原文提交收文批示图填写意见 打开行文要素 打开附件 意见 “ 空 “ 文件 产生批示查询文档 退回机要室直接提交设计方案第 13 页，共 73 页收文科长办理进入文件 状态 = “ 主办 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 原文 提交收文科长办理图填写意见 打开行文要素 打开附件 意见 “ 空 “
14、 文件选择科员办理直接提交送发文 局领导已批示 设计方案第 14 页，共 73 页收文科员办理进入文件 状态 = “ 主办 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 原文提交收文科员办理图填写意见 打开行文要素 打开附件 意见 “ 空 “ 文件 返回科长 设计方案第 15 页，共 73 页收文传阅进入文件 状态 = “ 传阅 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 原文提交收文传阅图填写意见 打开行文要素 打开附件 意见 “ 空 “ 文件设计方案第 16 页，共 73 页收文归档进入文件 状态 = “ 待归档 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存 打印收文归档图重办 归档 输出文件
15、 状态 = “ 已归档 “ 状态 = “ 拟办 “ 输入输出数据收文登记信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注收文办理签的标题 系统预设 选择关键字 局名称文件标题公文原文 录入系统生成必填项(如果是接收市局文件此域自动生成)主题词公文原文 录入系统生成(如果是接收市局文件此域自动生成)主办单位系统预设 选择关键字系统生成局机关各科室不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)成文日期 公文原文 自动取值、录入 系统日期设计方案第 17 页，共 73 页方式系统预设 选择关键字系统生成“办文、阅件” 不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)序号 系统自动生成 “2006
16、301” 不可修改份数 公文原文 录入来文单位 公文原文选择关键字、录入系统生成可新建关键字(如果是接收市局文件此域自动生成)办理期限 录入 日期 机要员负责录入密级程度 公文原文 选择关键字、录入 可新建关键字缓急程度 公文原文 选择关键字、录入 可新建关键字来文字号 公文原文 选择关键字、录入 可新建关键字督办 公文原文 选择关键字 “是、否” 自动登记日期 录入系统生成 系统日期(如果是接收市局文件此域自动生成)登记人 系统自动录入 按 ID 名 不可修改拟办意见信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注呈送 选择 局领导 多选，呈送或呈阅最少选一种呈阅 选择 局领导 多选，
17、呈送或呈阅最少选一种主办 选择 局机关科室 单选，必选会办 选择 局机关科室 多选拟办意见 录入 必填设计方案第 18 页，共 73 页办理意见信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注主办人 选择 科室人员 单选，不选默认为承办人办理传阅 选择 科室人员 多选办理意见 录入 必填批示意见信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注批示意见 录入 必填传阅意见信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注填写意见 录入 意见常用语督办信息数据子项 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注催办 超过办理期限 的收文 邮件，系统自动发送，或手工选择发送归档信息数据子项
18、 数据来源 数据获得 方式 取值范围 备注归档 已办结的收文 送入公文库设计方案第 19 页，共 73 页查询信息数据子项 数据来源 数据获得方式 取值范围 备注查询科室文件、办理监控、批示查询、待归档文件、流转中文件、已办结文件文件标题、字、号、来文单位、登记日期可组合查询功能需求 流程跟踪系统对收文流转的记录和情况进行记录，以方便了解公交流转的去向，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。提供可视化的流程跟踪。 外出授权在办理过程中遇到当事人外出且指定被授权人的情况将办文转被授权人处理。管理员应该能够调整当事人的授权时间。 权限控制按角色进行读、写的权限控制。整个收文文档的阅读权限
19、均需严格控制。收文中每一步处理的流程跟踪在收文的每一步处理中进行记录。 自动排版应用者输入内容，可以直接生成遵循国家点子公文格式标准，而无需在排版，不需要在从文件起草人与印厂之间来回的文件传送，生成的标准公文可以直接发排印刷、打印、阅读、传输等。 手写签署意见通过手写笔输入，能够实现使用手写笔输入意见，在文档中或在文件处理单上直接记录手写笔迹，就如同手工操作一般，遵循目前纸质文件的批示习惯，可以使电子文件批示与纸质文件批示应用同步。 提交功能流程当前环节处理人未将工作提交给下一环节前，当前处理人有对本环节的工作输入任意修改及保存的权利。登记环节则还有删除新建的登记文档的权利。提交之后，除系统管
20、理员外不可再修改或删除。 环节间的互通知设计方案第 20 页，共 73 页收文中当前步骤处理完毕，通过待办件通知下一环节。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。 办文催办对逾期未办者，可发出催办邮件。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。 收文打印在某些文件夹内可打印相关的收文签收单、批示意见单等。 收文转发发文能够将收文文件转入发文系统。 实现办文统计的功能。可以按月统计收文的登记数、已归档数、未归档数。 当设置为督办件时、能及时通知督办部门进行管理 督办员能够对所要督办文的办理员发送催办通知 通知方式：督办工作在其流转中进入承办单位接
21、收人的待办工作中进行提示。可通过桌面提示功能提示待办事宜。在具备手机功能的情况下，也可通过手机短信发送信息以提醒用户。 督办员可以填写自己的督办意见 办理人员可能反馈自己办理的情况 督办人员可以打印出所有督办意见 权限控制：只有督办管理员才有权限打印督办意见及发送办理通知给相关办理人员，督办工作在其流转中涉及的当前环节操作人员具有指定的、与该环节相应的文档编辑权与操作权，该环节处理结束后，不再具有编辑与操作权，但有阅读权限。 对督办项，督办人员通过输入督办内容、指定承办单位进行督办。对进行中的督办可进行监控。承办人员在接到督办件后，进行内部处理，并将结果上报。 查询功能：提供对督办的综合查询功
22、能。设计方案第 21 页，共 73 页2.2.2 发文管理功能描述实现发文管理自动化，即实现从科室拟稿到审稿、核稿、会签、签发、编号、排版打印、校对、印发、归档全过程的自动化处理。系统能够监控整个发文处理过程，随时可了解文件的处理情况，同时记录各相关核搞、会签、审稿、签发人的修改情况；处理完成的文件能够自动归档；快速查找到需要批阅及分送的文件。无缝集成 Word、 WPS 文件，供拟稿人或经办人直接在系统中调用，并发送给上级领导进行批阅。其要点是：流程的灵活实现和保留文件处理过程中的修改痕迹。参照国家相关规范与广东省质量技术监督局的情况，一般情况下，分为局发文件、科室文件等几种。对下级的发文将
23、直接进入到公文交换平台，实现电子发文。一般主要的环节与需求如下： 拟稿1基本业务描述：由公文所涉及的主要业务科室负责公文的草拟工作，经办科室在系统中完成草拟。拟稿人可以保存新拟稿的发文文件，可以录入 Word、wps 文件作为附件，并且可以提交发文文件进入流程，提交科室负责人进行核稿。2拟稿人可执行的操作：保存、打开 Word 编辑正文、打印、插入附件、提交。3处理功能：拟稿人需输入密级、缓急程度、发文标题、主题词、拟稿人、拟稿单位、时间以及发文正文内容，输出为拟稿文档。 科室审稿1基本业务描述：局发公文草拟一般实行经办科室领导责任制，经办科室领导应严格审核文稿的内容和格式，由经办科室负责人审
24、核签署意见，经办科室负责人审签的原稿在系统中送办公室初审。在提交过程中可以选择是否要经过其他科室部门的会签，或者是直接提交办公室审核。如有需要，可发回拟稿人重新修改。2审稿人可执行的操作：保存、启动 Word 修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3处理功能：审稿人输入科室审稿意见，输出为科室审核后的文档。4科室审稿时，拟稿人员可以先送副科长核稿，再由副科长提交科长审稿。 审核1基本业务描述：由办公室负责公文审核的工作人员（如办公室主任）对公文内容、格设计方案第 22 页，共 73 页式进行初审，可以在系统中对原稿进行修改、补充。如有需要，可发回草拟科室重新修改。办公室主任负责对初审后的文
25、稿进行审核把关工作，可以直接在系统中进一步修改、完善，发回科室修改，并签署办公室审核意见及签名，呈请局分管和主管领导审定。2审核人员可执行的操作：保存、启动 Word 修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3处理功能：输入为审核意见，输出为审核文档。 签发1基本业务描述：以局名义发出的公文和以局为主与外单位会签的文件，由局长或局长托分管副局长审签。关于领导签发的方法：一种是，将文件打印出来，局领导签置完意见后，由秘书将意见输入电脑；第二种方法是，局领导在电脑上直接办理，可以对文件进行带修改痕迹的修改和添加意见；第三种方法，允许局领导在便笺上签署意见后，再由秘书将意见输入电脑；第四种方法，通
26、过手写笔输入，能够实现领导使用手写笔输入意见，在文档中或在发文拟稿单上直接记录笔迹，就如同手工操作一般。2可执行的操作：保存、启动 Word 修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交、退回。3处理功能：输入为签署的意见，输出为签发文档。 编号1基本业务描述：机要室负责公文的最后核对、编号。2可执行的操作：保存、打印、提交。3处理功能：输入为对文档进行编号，输出为编号后的文件。 排版打印1基本业务描述：打字室负责公文的排版打印。2可执行的操作：保存、打印、提交。3处理功能：输出为排版后的文件。 校对1基本业务描述：拟稿科室负责公文的校对。2处理功能：输入为校对人名称，输出为校对后的文件。3校对过
27、程：拟搞人核稿、拟稿人科室领导复核、打印室打印。 封发设计方案第 23 页，共 73 页1基本业务描述：公文的分发工作一般以办公室为主，拟稿科室协助完成。办公室工作人员在系统中注明分发范围、数量及送达人员，进行分发。需要打印的，打印出正文加盖公章后分发。2处理功能：输入为印发人名称、印发份数，输出为分发存档的公文。3分发文件到市局 存档1基本业务描述：公文分发完毕，系统进行归档。2可执行的操作：保存、打印、归档。3处理功能：无输入，输出为存档后的公文。 内控文件设置在拟办时，由主办部门设定(其他人员不能修改) ，默认为非内控文件设计方案第 24 页，共 73 页业务图解档案室打字员机要员正局长
28、办公室 分管局长科室拟稿人员公文交换平台对下发文1拟稿2科长核稿3办公室主任核稿4分管局长签发5局长签发6编文号拟稿人校对7打字室打印8办结1 0用印分发9处理流程设计方案第 25 页，共 73 页不通过不通过不通过拟稿不通过科长核稿办公室主任审稿分管局长审核正局长签发编文号 校对 缮印 归档设计方案第 26 页，共 73 页发文拟稿文件拟稿 有权拟稿 输入行文要素 、 编写正文保存提交 数据校检正常 直接上级领导 选择核稿人设计方案第 27 页，共 73 页发文科长核稿进入文件 状态 = “ 科长核稿 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存填写意见发文科长核稿图重拟 直接提交 修改正文 意见 “ 空 “ 设计方案第 28 页，共 73 页发文办公室审核进入文件 状态 = “ 办公室审核 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存填写意见发文办公室审核图重拟直接提交 修改正文 意见 “ 空 “ 办公室 局长签发 是 否 设计方案第 29 页，共 73 页发文局长签发进入文件 状态 = “ 签发 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存提交发文局长签发图打印发文设计方案第 30 页，共 73 页发文编文号进入文件 状态 = “ 编文号 “ a n d 操作者 = “ 自己 “ 保存提交发文编文号图 文号 “ 空 “ 纸质 、 邮件
