1、机关公文处理江门行政学院 赵昆鹏2008年10月,一、区分三个概念,1、公文：党的机关、行政机关、人民团体、企事业单位在实施管理、处理公务时所形成的具有特定效力和规范格式的公务文书。2、文书：文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。 3、文件：法定公文。 二、种类：法定公文：党的机关（14种）、行政机关（13种）事务公文：讲话稿、计划、总结、述职报告等条例公文：条例、规定、制度等专用公文：司法、军事、科技等通用公文,党的机关公文与国家行政机关公文比较,三、法定公文格式,1、眉首：由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度组成； 2、主体：由标题、主送机关、
2、正文、附件、发文机关组成； 3、版记：由主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数组成。,法定党的机关公文与行政机关公文使用的区别,四、机关公文存在的常见问题,1、文种使用不当例：市委年工作要点 关于成立领导小组的报告电力公司关于严禁私自安装电网的公告2、格式不规范3、行文规则混乱4、数字使用不统一5、“抄报”现象依然存在,例：下列公文标题文种有无错误？或其他选择？1.市关于提高粮食销售价格的通知；可采用“决定”：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。通知影响其效力。（最佳文种选择）2.关于解决水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告； 使用“请示”：请求上级帮助解决。（使用范围）3.市教育
3、局给该市财政局的关于解决民办教师经费问题的请示； 使用“函”：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。（使用对象）,4.关于进一步加强涉农负担收费管理的报告；可使用“意见”：对重要问题提出见解和处理办法。（功能过时）5.中共市委市人民政府关于加强廉政建设的有关规定；可使用“意见”或“通知”：对重要问题提出见解和处理办法；传达要求下级机关执行的事项。（共同使用）6.XX市关于电话号码启用八位制的公告使用“通告”：公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；（使用级别）,有关文件行文规则,（一）行文根据规则1、必要效用原则。少而精；“五不发”：上级发文已到基层或已
4、在会议传达；已在报刊、电台发表；本级工作措施与上级文件要求一致；单位内部部署一般工作 ；领导在会上的一般讲话。 2、按隶属关系和职责范围行文。（1）条条各级业务主管部门；（2）块块各级人民政府；（3）条条一般不对块块行文。（4）党政要分开行文，党政机关一般不互相行文。,（二）各部门行文规则 1职权范围内自行行文。 2部门间互相行文。 3部门可同下一级政府有关业务部门互相行文。,（三）授权行文部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文 （四）抄送规则1重要下行文抄送直接上级机关； 2上行文不得抄送下级机关。（五）协商一致规则：未经协商一致，不得各自行文。（六）联合行文规则同级,（六）请示规则1
5、不越级请示：因特殊情况 必须越级请示时，应当抄送被越过的上级。2只有一个主送机关3一文一事4不得抄送下级机关 （七）报刊发表视作正式公文规则经批准在报刊上全文发布的公文，应当视为正式公文依照执行。 （八）一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。,法定公文规范格式,（一）用纸规定：行政机关A4纸，党委机关16K；（二）文字使用：正文用3号仿宋字（三）联合行文时发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；联合行文时应使主办机关名称在前。联合行文过多时，必须保证首页显示正文,例：,3号黑体,推荐小标宋体,3号宋体,2号小标宋体,3号仿宋,附注,3号黑体,3号小标宋体,
6、3号仿宋,联合行文主办机关排在前,联合行文过多时，保证首页显示正文,（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不能使用虚数；联合行文时使用主办机关发文字号正确：江府20085号 错误：江府（2008）5号江府20085号江府200805号,（五）正文部分：1、标题：3个以内联合发文标题不能省略发文机关；不能出现过多的文种,正确,不规范,思考： “县人民政府关于转发市人民政府关于转发的通知的通知”。假如到镇级政府标题如何处理？XX镇人民政府转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知,2、数字、年份不能回行（阿拉伯数字、年份不能分成两行）。3、标题序号“一、（
7、一）1.（1）”4、除特定需要汉字外，正文中一般使用阿拉伯数字。在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。如： “ 50% ”不能写成“百分之五十”“20世纪90年代”不能写成“二十世纪九十年代” “党的十四大”错成“党的14大”。,5、附件：公文如有附件，在正文下一行标识。附件如有序号使用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。如：附件：1.2.！被发布、批转、转发公文为主体内容，不作为附件,正确,错误,6、一般不标注“此页无正文”当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整
8、行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决,7、成文日期与印发日期成文日期：行政机关公文要求必须用汉字标全：如：二八年九月二十四日党的机关未做具体要求，但惯例使用阿拉伯数字标全：如：2008年9月24日印发日期一律用阿拉伯数字标全,成文时间,印发时间,8、主题词标注（最多5个，最后为文种）,9、版记排版问题,10、公文生效标识：行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（1）单一发文印章落款处不署发文机关名称，成文时间右空4字,（2）联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印
9、章在前；两个印章均压成文时间，两印章之间不相交或相切。,当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。,其他需要注意的问题：（一）排版装订。行政公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷。（二）页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。 “页码居中”？有的页码两侧没有一字线。（三）表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。,以上仅供探讨，不足之处敬请谅解！,谢谢大家！,
