1、项目三 账务处理系统,湘潭生物科技学校 舒桂梅,会计电算化课件,项目内容,账务处理系统概述,账务处理系统的初始化设置,日常账务处理,出纳管理,4,1,2,3,考 核 评 价,账薄管理,期末账务处理,6,5,相关知识,一、账务处理系统概述 （一）账务处理系统的概述与任务1、账务处理系统的概念在会计电算化的条件下，为了加强各种会计核算方法之间的联系，同时也便于计算机进行会计数据处理，我们把设置会计科目、复式记账、填制和审核会计凭证、登记和管理会计账簿等会计操作统称为账务处理，把专门用于账务处理的计算机软件系统称为账务处理系统。,相关知识,2、账务处理系统的任务通过会计科目与各类会计凭证、会计账簿等
2、初始化设置，把一个通用的账务处理系统转化为能适应本单位会计核算要求的专用账务处理系统，在此基础上，输入和审核各类会计凭证，登记和管理各类总账、日记账、明细账，进行年终结转等账务处理，为单位进行财务管理和经营管理提供基础性会计数据和会计信息。,相关知识,3、财务处理系统的作用账务处理系统是电算化会计系统中一个重要系统，它与会计报表管理、财务分析、工资管理、固定资产管理、购销存业务处理等系统共同组成电算化会计信息系统。先由许多会计核算工作先由各子系统进行专项核算处理，并将核算结果汇总并形成会计凭证，然后送到账务处理系统进行集中处理，各子系统在会计核算中也需要从账务处理系统中提取一些会计数据进行专项
3、处理，因此，账务处理系统是电算化会计信息系统的关键和核心部分。,相关知识,（二）账务处理系统的业务处理流程1、手工方式下账务处理系统的业务流程,相关知识,2、电算化方式下账务处理系统的业务流程,相关知识,（三）账务处理系统的功能结构1、账务初始化通过账务处理系统的初始化操作，可以把一个通用的账务处理系统转化为一个适应本单位核算需要的专用账务处理系统。该系统包括系统管理和初始化设置两部分。,相关知识,2、日常账务处理,相关知识,（四）账务处理系统的基本操作过程账务处理系统的基本操作过程可分为系统初始化和日常账务处理两部分。,工作任务,任务一：账务处理系统的初始化设置 1、账务处理系统的前期准备工
4、作 （1）会计资料的准备 选定系统功能模块和设置方法 准备会计科目 准备科目余额 准备各个账户的未达账项 确定记账凭证的类型,工作任务,（2）人员分工的准备在实施会计电算化后，根据会计电算化有关管理制度的规定，为避免与系统无关的人员或防止无操作权限的人员进行非法操作，在对会计电算化工作岗位进行明确的分工，明确各类会计人员的岗位职责和人员分工的基础上，通过系统设置主要操作人员的姓名、操作密码、操作权限，使会计电算化信息系统的操作人员各司其职，各负其责。,工作任务,2、建立会计核算体系 （1）建立会计核算当我们首次使用账务处理系统时，必须先建立新的核算账套。在完成整个会计软件的初始化设置时，就已经
5、建立了本单位的核算账套，该核算账套包含若干年度的账务数据，以后随着会计年度的更迭，每年只需建立新的年度账即可。设置年度账主要包括选择核算账套和会计年度两项内容。,工作任务,（2）定义编码方案由于会计核算软件的各项数据都是采用分级核算，所以进行系统初始化时，必须对核算对象的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类会计核算数据。对账务处理系统而言，主要设置存货分类编码级次、部门编码级次、结算方式编码级次和会计科目编码级次等，其中重点是进行会计科目编码级次设置。,工作任务,3、建立会计科目体系 （1）整理会计科目为了充分体现会计电算化的优势，我们应对以往手工核算会计科目的结构进行调整，以便充分发挥计
6、算机的辅助核算功能。在手工会计方式下，原来有许多往来单位、个人、部门、项目核算是通过设置明细科目来进行核算管理的，在实现会计电算化后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设定为末级科目并使其具有辅助核算属性，然后再将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。这样当一个科目被设置成具有辅助核算属性后，该科目所发生的每一笔业务都将被登记在辅助核算总账和辅助核算明细账上。,工作任务,（2）设置会计科目设置会计科目就是将单位会计核算中所使用的会计科目逐个地按设置要求描述给系统，对会计科目的描述主要包括科目编码、科目名称、科目类型、助记码、账页格式、辅助核算、计量单位、科目性质等内容。,工作任
7、务,4、辅助账初始设置辅助账初始设置是在设置具有辅助核算属性的总账科目的基础上，将该科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若有个人核算，应设置相应的个人目录；若有部门核算，应设置相应的部门目录；若有项目核算，应设置相应的项目目录。,工作任务,5、设置凭证类型与结算方式 （1）设置凭证类型在使用计算机录入凭证之前，必须在总账系统中设置凭证类别，我们既可以把凭证设置成为通用格式的记账凭证，也可以将记账凭证设置以下类型： 收款凭证、付款凭证、转账凭证； 现金凭证、银行凭证、转账凭证； 现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证。,工作任务,（2）设置结算方式设置结算方式主要是按照设定已在编
8、码方案定义的结算方式编码建立并管理单位在经营活动中所涉及到的银行结算方式。,工作任务,6、期初余额的录入 （1）总账期初余额的录入在首次使用账务处理系统时，应将经过整理的手工会计科目的期初余额输入计算机，此项操作称之为期初余额的录入。期初余额的录入根据以下两种不同情况分别有不同的处理方式： 年初启用系统 年中启用系统,工作任务,2、辅助账期初余额的录入若某一总账会计科目具有辅助核算属性，则应将辅助核算目录中的期初数据输入到系统中，并使之与总账会计科目的余额保持一致。在输入具有辅助核算属性会计科目的期初余额时，不能直接输入总账会计科目的期初余额，而应首先调出辅助核算账，录入辅助账期初余额，输入完
9、毕，系统自动将辅助账的期初余额之和作为该科目的总账期初余额。,工作任务,7、建账正确性的检查与核对为检查账务处理系统初始化设置的正确与否，系统提供了以下检查与核对功能： 是否设置会计科目； 是否有未定义下级会计科目的会计科目； 是否有未定义项目大类的“项目核算类”会计科目； 各科目年初余额及各科目上、下级科目的年初余额是否平衡，各科目每月的发生额是否平衡； 个人往来账与总账期初余额是否平衡； 单位往来账与总账期初余额是否平衡； 部门核算总账与总账期初余额是否平衡； 项目核算总账与总账期初余额是否平衡； 是否设置凭证类型。在完成上述建账正确性检查后，如果建账问题，则系统将提示错误项目，我们可根据
10、系统的提示进行相应的修改，以保证系统初始化设置的正确性。,工作任务,任务二：日常账务处理 1、日常账务处理的概述在完成账务处理系统初始化设置后，即可进行日常账务处理工作。本节我们将以企业会计核算业务流程为线索，结合具体会计核算业务，介绍日常账务处理的基本方法，内容包括填制凭证、审核凭证、凭证汇总、记账等。,工作任务,2、凭证输入 （1）填制凭证的两种基本方式,工作任务,（2）填制凭证的操作方法 a填制凭证的表头部分 一般包括凭证类别、凭证编号 、填制凭证日期、凭证所附的原始单据等。 b输入凭证正文内容 即输入本张凭证的每一笔分录，无论是何种凭证，也不管其经济业务特点，每笔分录一般都要由摘要、会
11、计科目、发生金额组成。 c输入凭证辅助核算信息 当输入的凭证所涉及的会计科目具有辅助核算属性时，则应在录入相关会计分录时，同时录入相应的辅助核算信息内容。,工作任务,工作任务,3、凭证修改当在已填制凭证中发生错误或在审核时被发现，则要对已填制的错误凭证应予以修改。,工作任务,4、凭证审核 （1）凭证审核概述审核凭证，即审核凭证的正确性和合法性，其目的是为了防止凭证填制过程发生错误和舞弊行为。当记账凭证填制完毕,还必须由审核人员对制单员所填制的记账凭证进行审核后方能登记入账。同时，对于涉及现金、银行存款科目的记账凭证必须由出纳签字，方能登记到现金日记账、银行存款日记账中。,工作任务,（2）出纳签
12、字由于出纳凭证涉及企业现金、银行存款等的收入与支出，为保障货币资金的安全，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行存款会计科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的科目金额是否正确，出纳审查认为错误或有异议的凭证，应交由填制人员修改后再核对；在出纳确认该张凭证填制正确之后，即可签字，在凭证底部的“出纳”处将自动签上出纳员的姓名。,工作任务,（3）审核凭证审核凭证是由审核员按照财会制度，对制单员所填制的记账凭证进行合法性、合规性、准确性检查，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。当审查认为有错误或有异议的凭证，审核员应将此凭证交由填制人员修
13、改后，再作通过审核。在审核员确认该张凭证正确后，即可签字，在凭证底部的“审核”处将自动签上审核员的姓名。,工作任务,5、凭证查询我们在日常账务处理的过程中，常常需要查询已记账会计凭证或未记账会计凭证。利用凭证查询功能，我们可以设置查询条件，例如按科目、摘要、金额等条件查询相应的记账凭证，以便了解经济业务的发生情况，以保证填制凭证的正确性。,工作任务,6、凭证汇总 当我们填制完毕记账凭证并经审核后，即可对记账凭证按一定条件进行汇总以生成凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，这样记账人员在凭证尚未全部登记入账之前，即可查询单位财务状况和经营成果。 凭证汇总的条件主要有月份
14、、凭证类别、科目汇总级次、凭证号、日期、凭证汇总范围等。,工作任务,7、记账 （1）计算机记账原理在会计电算化工作方式下，实际上并不存在手工意义上的会计账簿，所有的会计账簿都是以电子数据的形式（即数据库文件方式）存放于系统之中。记账过程实际上就是会计数据在不同的数据库文件之间的传递。,工作任务,（2）记账操作方法记账凭证经审核签字后，就可用来登记总账和明细分类账、日记账、部门账、往来账及备查账。从会计数据处理过程来看，记账过程实际上是系统根据确定的已审核凭证范围，由计算机根据记账指令自动完成的，人工无法干预记账过程。,工作任务,任务三：出纳管理1、出纳管理概述出纳管理是账务处理系统为单位出纳人
15、员提供的一套管理工具，其功能主要包括现金日记账、银行存款日记账、资金日报表管理，进行银行对账及管理支票登记簿，并可对长期未达账提供审计报告。,工作任务,2、日记账管理 （1）现金日记账现金日记账是日记账管理的重要组成部分，其主要功能主要是用于查询、输出现金日记账。,工作任务,（2）银行存款日记账银行存款日记账是日记账管理的重要组成部分，主要是用于查询、输出银行存款日记账。银行日记账查询与现金日记账的查询操作方法基本类同，所不同的是银行存款日记账多一个结算号栏。,工作任务,3、银行对账 （1）银行对账概述为了正确掌握银行存款的实际余额，单位必须将银行存款日记账与开户银行出具的银行对账单定期进行核
16、对，在此基础上编制银行存款余额调节表和未达账报告，此项工作就是银行对账。银行对账主要包括输入银行存款未达账、银行对账单，进行银行对账，编制银行存款余额调节表和未达款项报告等操作。,工作任务,（2）银行对账的期初录入为了保证银行对账的正确性，在进行银行对账之前，必须先将银行存款日记账、银行存款日记账期初未达项、银行对账单未达项录入系统中，此项工作称为银行对账期初录入。,工作任务,（3）银行对账单银行对账单的主要功能是用于单位平时录入开户银行提供的对账单。,工作任务,（4）银行对账操作银行对账可采用自动对账与手工对账相结合的方式。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件
17、，所以为了保证自动对账的正确性，使用者必须保证对账数据的规范性，否则系统将无法识别。,工作任务,（5）查询输出银行存款余额调节表当我们在对银行账进行两清勾对后，便可调用查询输出银行存款余额调节表功能查询打印银行存款余额调节表， 以检查对账是否正确。,工作任务,任务四：账簿管理 1、基本会计账薄管理 （1）总账的管理总账的管理包括总账查询和打印，总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。,工作任务,（2）余额表的管理余额表主要用于查询统计各级会计科目的本期发生额、累计发生额和余额等。手工会计方式下的总
18、账， 是以总账科目分页设账，而余额表则可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额， 特别在实现计算机记账之后，我们最好用余额表代替总账，因为余额表有较广的应用范围。,工作任务,（3）明细账的管理明细账的管理功能主要用于平时查询、打印各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账，在查询过程中可以包含未记账凭证。明细账的查询方式可分为普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账三种。,工作任务,（4）序时账的管理序时账实际就是一个按时间顺序以流水账的形式反映单位的每笔业务，序时账的查询打印输出非常简单，现金日记账和银行存款日记账就是典型的序时账，
19、其账簿的查询、打印输出功能与日记账管理功能相同。,工作任务,（5）多栏账的管理多栏账的管理功能主要用于查询输出多栏明细账。由于账务处理系统采用自定义多栏账查询方式，用户要在查询某个多栏账之前，必须先定义其查询格式，然后才能进行查询。 自动编制多栏账查询格式 自定义多栏账查询格式,工作任务,2、辅助核算账薄管理 （1）部门辅助账的管理部门辅助账的管理不仅为会计人员深入了解企业各部门收入和费用开支情况提供了方便，而且通过部门核算产生的核算数据，也为企业对部门进行会计核算和财务管理提供了基础数据。,工作任务,（2）个人往来辅助账的管理往来账户管理是实现从核算型账务处理系统向管理型账务处理系统个人往来
20、辅助账的管理过渡的主要功能之一，个人往来辅助账是企业往来辅助账的一个重要组成部分。,工作任务,（3）项目辅助账的管理项目辅助账的管理是实现从核算型账务处理系统向管理型账务处理系统过渡的又一典型功能，主要是对单位某项业务的分项管理提供信息资料。,工作任务,任务五：期末账务处理 1、期末账务处理概述期末账务处理工作主要包括定义并生成各类转账凭证（主要是各种成本费用的转账凭证）、各类会计账户的试算平衡、对账、结账等项工作，其中定义并生成各类转账凭证是期末账务处理的关键。,工作任务,2、自动转账凭证的定义 （1）自定义转账的设置自定义转账功能可以完成以下转账业务： “费用分配”的结转 “费用分摊”的结
21、转 “税金计算”的结转 “提取各项费用”的结转 “部门核算”、“项目核算”、“个人核算”的结转,工作任务,（2）对应转账设置对应转账设置功能主要用于对两个科目的下级科目进行一一对应的结转，对应结转只允许输入两个科目，科目可为上级科目，但其下级科目必须能一一对应，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。,工作任务,（3）销售成本结转设置联单 销售成本结转设置功能，是将月末库存商品销售数量乘以库存商品的平均单价计算各类商品销售成本（主营业务成本）并进行结转。 销售成本结转设置完成，进入转账凭证生成，系统将自动计算出结转月份的销售成本，并生成销售成本结转凭证。,工作任务,（4）期间损益结转
22、设置期间损益结转设置功能用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况，主要是对于管理费用、营业费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本等科目进行结转。,工作任务,3、生成转账凭证 （1）生成自定义转账凭证在完成自定义转账凭证的设置后，每月月末只需执行生成自定义转账凭证功能即可快速生成自定义转账凭证，在此生成的自定义转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。,工作任务,（2）生成对应转账凭证生成对应结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同，只是在“转账生成”界面的右侧选择“对应结转”选项即可，在此生成的对应转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。,工作
23、任务,（3）生成销售成本转账凭证生成销售成本结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同，不同的是在“转账生成”界面的右侧， 单击“销售成本结转”选项，在此生成的销售成本转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。,工作任务,（4）生成期间损益转账凭证生成期间损益结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同，不同的是在“转账生成”界面的右侧，用鼠标单击“期间损益结转”选项即可，在此生成的期间损益转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。,工作任务,4、对账及试算平衡 （1）对账及试算平衡的概述在会计电算化工作方式下，由于采用计算机自动记账方式对会计数据进行处理，已经实现了对会计数据处理的一致性、客观性和准确
24、性的要求，可以保证实现账证相符和账账相符，但为了会计数据的安全，防止计算机病毒和非法操作者对会计数据的破坏，在账务处理系统中，在结账前为确保账证相符和账账相符，系统仍然保留了计算机自动对账和自动试算平衡的功能。,工作任务,（2）对账及试算平衡的方法在会计电算化工作方式下，账务处理系统采用计算机自动对账和自动试算平衡方式，只要选择对账的会计期间、选择总账与哪些明细账或辅助账进行核对，系统就开始自动对账并显示对账结果。只要选择试算平衡，就可以对各科目类别余额进行试算平衡并可打印试算平衡表。,工作任务,5、结账处理 （1）结账的要求结账，就是计算和结转各个账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在会计电算化工作方式下，系统也设计结账的功能，以符合会计制度的要求，结账只能在每月月底进行一次。,工作任务,（2）结账的操作方法在会计电算化工作方式下，账务处理系统采用计算机自动结账方式，只要正确选择要结账的月份，系统首先进行自动对账，对账结果正确，系统就可进行自动结账。,实训与考核评价,1、实训内容：以四人为一小组进行账务处理。 2、考核评价：采用自评、相互评和教师评。权重分别是20% 、30 %和50%，考核内容及记分见下表。,考核评价表,
