1、第一节 请示与汇报,第五章 日常沟通的形式,请示汇报是机关一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；汇报是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。,请示的方法,对于那些刚从业的秘书来说，哪些事要向上司请示，哪些事可以自行处理，是一件很难把握的事情。一般来说，规定属于秘书职责范围内的日常工作，秘书可以自行处理，无须请示上司。只有遇到新情况或新问题，秘书自己不能做出判断时，才需要请示上司。,如何请示,
2、当我们需要向上司请示的时候，一般是我们职责范围内的份内工作出现了新情况，或者上司交办的其它工作超出了原先设想的范围或方向，如果仍然使用现有的流程、规则和处置方法，不足以解决新出现的异常问题，需要向上司报告事态的最新进展，请示下一步如何去变通操作，希望上司给出最新的指令和必要的帮助；同时，我们职责内外的某些工作完成到一定程度了，尽管没有异常情况的出现，也需要及时向上司报告和反馈，以便于让上司掌握工作推进的最新进度。可是，在向上司请示报告工作时，许多人不明白其中的玄机，不分主次，不讲条理，不看时机，因请示报告的方法失当，要么延误了工作，要么折腾得上下级之间关系紧紧张张。其实，职场内上下级之间工作上
3、的请示报告，是有一定规律可循的，掌握了这些规律，可以帮助我们更好地做人做事。在请示报告前，我们有必要理一理头绪，让自己的思路清晰起来。,1、把握时机上司也有自己份内更重要的、关乎全局的宏观工作 ，作为下属，我们往往只负责了一个方面的具体工作，如果我们不择时机、不分场合地向上司请示报告，这种强行插入式的工作汇报，一则会扰乱上司的整体思路和工作步骤；二则容易让我们自己也养成不分条理、不顾轻重的非职业化习惯。所以，在请示报告工作之前，我们自己先衡量一下，如果不是特别紧急的情况，最好事先征询上司的意见， 看看上司是否有空闲来听取我们的请示报告，或者先预约一个合适的汇报时间。 2、分清主次按照先急后缓，
4、先大后小，先重后轻的基本原则，将需要请示报告的若干事件，自己事先疏理、筛选、排列出急事、大事、主要、次要的等级，然后以简洁的语言，简明扼要地首先汇报和请示这些紧急的、重要的工作，让上司从你的汇报中充分感受到你的判断能力和工作条理性； 3、慎防误导向上司报告工作，特别要注重实事求是地反映事件的本来面目，准确真实地描述自己所听到、所见到的事件的发生、发展、目前的动态以及相关的因果关系，不忽略、不歪曲、不夸大、不渲染事件的轻重程度，以利于上司正确地做出判断和采取相应的对策；,4、形成周期常规性的工作、自己职责范围内的日常工作，许多职场新人喜欢一事一请示，一事一汇报，时间长了，天天早请示、晚汇报，即使
5、自己不厌其烦，上司也会日久生厌。有些企业在这类细节上规定得比较具体，明确了向上司述职和请示报告常规性工作的具体周期，作为下属，我们只需要遵循这个周期去执行即可。 5、让上司做选择题 6、巧妙地保护自己遇到极个别品性较差的上司，如果你担心他当时发出的口头指令虽然合法合规，但却隐藏着可能出现的严重后果，而你又没有充足的理由拒不执行， 特别是上司要求你通过非常规手段、打擦边球的方法、使用旁门左道之类的做法去解决问题的时候，你怀疑和担心上司在可能造成严重后果之后不愿承担责任，甚至拒不认帐，将责任推诿得一干二净，说成是下属在擅作主张，才导致了严重后果的发生。针对这种险象，为了更好地保护自己，你可以通过书
6、面请示、邮件请示、再次确认等白纸黑字之类的方式，尽量保留完整的相关记录，以便于自己将来说得清楚。,汇报的方法,对一般的工作上司将它交给秘书之后，他对工作的进展不一定很清楚。如果秘书不向他报告，他就不知道工作是否完成。所以，原则上一旦完成工作，秘书就要向上司汇报。一般来说，上司的口头指示秘书就用口头汇报，书面指示必须书面汇报。对于那些周期长、情况比较复杂而又比较重要的工作，不仅在完成之后要有书面汇报，在中途还要有不定期的口头汇报。,如何汇报,在汇报的时候，要记住以下几个基本要点： 第一，向上司汇报什么，自己要事先想好。 第二，向上司汇报时，要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由的顺序汇报
7、（也可以按结论、理由和经过的顺序汇报）。 第三，向上司汇报工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报。 如果情况不是很紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报。,第四，有些事确实是要再上司工作进行中汇报，在这种情况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完。因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。 第五，在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要说明按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮忙发封信，秘书办完之后，只要对上司说“信已用挂号寄走了”就可以了。 第六，汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。,总 结,请示与汇报是日常
8、沟通中必不可少的一项工作。秘书在请示这方面应该要注意：了解上司是做好秘书工作的前提。秘书要把握好哪些事情需要请示、哪些事可以自行处理的分寸，就必须了解上司的工作习惯。有经验的秘书会根据上司的工作习惯对上司的工作进行分类，有些事实上司人为很重要、无须秘书过问的，有些事是上司认为很重要、但需要秘书辅助的，有些事是上司根本不关心、没什么价值的。秘书在请示上司之前，最好先打好腹稿，这样当上司感到为难的时候，可以说出自己的想法，供上司参考，而不是当“甩手掌柜”，把问题全部上交，让上司为难。在汇报这方面要注意：有很多秘书在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景扯进来，而且背景之后又有背景，以为只有这样才能让上司明白自己的意思。其实向上司汇报的原则是言简意赅。假如上司要求再把事情的来龙去脉说明一下，那秘书可以在最后作些补充说明。在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到约好，这样在上司问到时能对答如流。,
