1、民勤县行政机关公文规范处理办法,民勤县人民政府办公室 张海英,2011年12月2日,为了推进行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的效率和质量，2OOO年8月24日国务院发布新修订的国家行政机关公文处理办法，省政府、市政府据此发布甘肃省实施细则和武威市实施细则，对公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等各项要求予以明确。,提 纲,一、行政机关公文的适用范围,二、行政机关公文的要素构成,三、行政机关公文发文办理,一、行政机关公文的适用范围,按国家行政机关公文处理办法规定，目前行政机关允许使用的法定公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议
2、案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种，且都有严格的适用范围。,二、行政机关公文的要素构成,公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。,（一）秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角
3、第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。绝密、机密级公文还应在公文首页左上角顶格用阿拉伯数字标明份数序号。,（二）紧急程度。紧急公文应根据紧急程度，用3号黑体字在版心右上角第1行顶格分别标明特急、急件。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,（三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，“文件”二字均置于发文机关名称右侧，上下居中排布。,国家外国专家局,关于规范报废汽车回收拆解管理
4、工作的 通知,（四）发文字号。一般在发文机关标识下空2行，其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用“”括入；序号不编虚位。函件的发文字号置于函头下1行版心右边缘顶格标识。联合行文，只标明主办机关发文字号。文种代字一般用“发” 和“函”2种。,（五）签发人。上行文应注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,（六）公文标题。公文标
5、题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。,（七）主送机关。应使用全称或者规范化简称、统称,在标题下空1行，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（八）公文正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。,（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。,（十）印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均
6、压成文日期。需加盖3个以上印章时，应按加盖印章顺序将各发文机关名称排列，并使印章加盖在相应位置。当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。,(十一)成文日期。以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。,(十二)附注。公文如有附注，应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,（十三）主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。当词表中无准确反映文件
7、主题内容的词时，可使用能够准确反映文件内容的词标注，在该词的后面加 “”以便区别。,（十四）公开属性：一般有主动公开、依申请公开、免予公开等三种；对于不能确定是否可以公开的，要报有关业务主管部门或者县保密局审定。 （十五）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。 （十六）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，
8、印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。,三、行政机关公文发文办理,指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。现重点就草拟、审核过程中需要注意的事项及要求作以说明。,草拟公文方面主要存在这样几个问题：一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等等。因此，我们在草拟公文过程中，应该注意以下几点：1.认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。文秘人员在接受一项具体的写作任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深
9、入理解其精神实质和政策界限。并根据本系统、本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。,（一）公文的草拟,2.认真领会机关领导的意图。公文是为解决具体问题而制发的。机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：（1）机关领导布置这个写作任务的目的、背景是什
10、么？（2）机关领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？（3）机关领导对文稿的内容提出了什么要求？（4）机关领导对文稿的文种有什么要求？（5）受文对象是谁？（6）受文对象曾提出过什么问题？发文者的态度和意见是什么？如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。,3.正确使用文种。公文的文种应当根据行文
11、目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，办公部门特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。4.引文、结构层次序数、计量单位、数字等一定要规范。（1）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（2）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（3）要使用国家法定计量单位。（4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（5）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词
12、素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,重点审核行文方式是否妥当，是否符合行文规则，以及需要会签的公文是否已送有关单位会签。在此需要说明的审核程序是，主办部门代县政府草拟的文稿，需经部门先行审核、负责人签批、送政府办审核后再报政府分管领导、主要领导签发。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门要主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文。,（二）公文的审核,同志们：公文处理是保证国家行政机关高效协调运转的重要基础工作。一要强化工作责任，严格遵守公文处理的规则和要求，严把公文质量关口。二要遵守办文规矩，规范办文、精细办文、高效办文，着力提高公文处理的规范化精细化水平。三要抓住重要节点，认真解决公文处理工作中的突出问题。四要加强催办督办，着力实现公文效力，维护公文权威。五要注重学习培训，不断提高文秘人员的综合素质和工作能力。,谢谢大家！ 不妥之处，请批评指正!,
