1、公文处理办法第一章 总 则 第二部分 行政办公及综合治理 第一条 为加强 XXXXXX 公司（以下简称公司）公文管理工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法 （国发2000 23 号）制定本办法。 第二条 公司公文是具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达国家方针、政策，贯彻股东大会、董事会决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。 第四条 本办法适用于公司各部门
2、公文及各单位报公司公文。第五条 总经理办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。第六条 各部门应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理的人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应保持相对稳定，确需调换时，要做好工作交接，并在总经理办公室备案，以保证公文处理工作的连续性。 第七条 公文处理必须严格执行国家保密法律法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。 第二章 公文类别 第八条 公司公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或
3、者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知适用于发布规章制度；转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。 （三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于对不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（九）会议
4、纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条 公司公文划分为“文件”和“签报” 。（一） “文件”是指XXXXXX 公司文件 。（二） “签报”是各部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。 第三章 公文格式 第十条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应按规定标明密级。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 。 （二）公司发文标识为“XXXXXX 公司文件” 。联合行文，主办单位排列在前。 （三）发文字号由公
5、司代字“中港” 、各部门代字、年份、序号组成。第二部分 行政办公及综合治理 联合行文，只标明主办单位发文字号。（四） “请示”行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名，在附注处注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于” 。 （六）主送单位指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。 （七）附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考
6、。公文如有附件（不包括被批转、报送件） ，应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。 （八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。 （九）成文日期以公司领导签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。年、月、日要完整，不能省略。 （十）公文如有附注（需要说明的其他事项） ，应当加括号标明。（十一）公文主题词（见附件 1）由总经理办公室负责标注。上行文按照上级单位的要求标注主题词。（十二）抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓
7、公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。第十一条 文字从左至右横写、横排。第十二条 公文中各组成部分的标识规则参见附件 2。第十三条 公文用纸采用国际标准 A4 型（210mmX297mm）,左侧装订。 第四章 行文规则 第十四条 行文应当确有必要，注重效用。第十五条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。第十六条 各部门职权范围的事项，应由部门自行发文，各部门依据部门职责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文；行文时，需采用总经理办公室统一拟订的式样，加盖部门印章但不得使用“XXXXXX 公司文件”用纸。 第十七条 凡是向上级单位请求请示和批准的函件，一律使用“请示”文种。“请
8、示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，不得把两个或两个以上互相没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。第十八条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以各部门名义向上级单位负责人报送“请示” 、 “意见”和“报告 ”。 第十九条 同级党、政、工、团可以联合行文。党政之间不能相互行文。 第五章 发文管理 第二十条 发文办理指以各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发
9、等程序。 发文流程为：承办人拟稿（填写发文稿上各项内容） 承办人所在处（室）领导签字 部门领导核签主办部门会签有关部门 总经理办公室核稿 公司领导签发 总经理办公室登记编号 文印人员打印清样 承办人校对并签字缮印 用印 主办部门封发。 第二十一条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的方针、政策和法规以及公司的有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的及与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应
10、当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“（一） ”，第三层为“1.” ，第四层为“（1） ”。 （七）必须使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二部分 行政办公及综合治理 （十）应附来文和必要的相关文件、资料。（十一）承办人根据需要，确定主送、抄报、
11、抄送单位，标明正文和附件印数。第二十二条 拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。 第二十三条 会签文稿均由主办单位送转会签，以会签部门领导签字为有效；会签中如有不同意见，应当协商一致后送总经理办公室报公司领导。需要外单位会签的，由主办部门指定专人承办；若外单位对会签稿有重大修改，应重新送公司领导审批。外单位送我公司会签的文稿，由主办部门提出意见后按发文程序处理。 第二十四条 公文送公司领导签发
12、前，应由总经理办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十五条 上行为，应采用“XXXXXX 公司文件”用纸，一般应由主要负责人签发。以公司名义制发的下行文或平行文，按领导分工，由主要负责人或经其授权的其他领导签发。公文文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。 未经公司领导同意，各部门不得以公司名义发文。第二十六条 公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否同意、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。第二十七条
13、公司发文，由总经理办公室负责缮印，使用“公司工程有限责任公司文件”用纸，续页使用 A4 白纸，标题字体为小 2 号宋体，正文字体为 3 号仿宋体。 （一）公司发文由承办人负责校对，校对人要对所交文字负责，校对后称本人要在发文稿纸“校对人”栏以及所发文件的每一页样稿上签字。 （二）上行文或其他重要公文，由总经理办公室进行二校。第二十八条 办理“签报”使用“XXXXXX 公司签报用纸” ，注明报送的领导，阐明所需签批事项，送总经理办公室登记、编号，并由总经理办公室呈主管或分管领导原件批回。 “签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章。 “签报”原件有总经理办公室留存归档。签报续页使用 A4
14、白纸，字69 体为 3 号仿宋体。 70 第六章 收文办理 第二十九条 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三十条 签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询。第三十一条 登记应当将公文标题、密级、发文文号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。公司收文，由总经理办公室负责签收、拆封、登记、分办；各部门收文，由各部门负责拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导本人或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。 第三十二条 收到公文，总经理办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理，是否符合行
15、文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范等。 分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由各部门承办。 第三十三条 经审核，对符合本办法规定的公文，总经理办公室根据文件内容及部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不应由本单位办理的公文，经总经理办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。 第三十四条 应当送公司领导批示或阅知的文件主
16、要包括以下方面内容：（一）上级国家机关下发的重要文件。（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事项。（三）无明确归口管理部门，需要领导批示的事项。（四）特别紧急的需要领导批示的事项。（五）领导亲自交办的事项。（六）其他需要领导批示或阅知的事项。第三十五条 承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。对领导的批示意见，应当在文件批转处理单上简要签注承办的结果（如已办复，则注明复文号与复文日期）或有关建议或意见，并签注姓名和日期。涉及紧急或重大事项的，应另外通过其他方式迅速报告、请示领导或转告有关部门。对不属于本部门职责范围或第二部分 行
17、政办公及综合治理 不宜由本部门办理的，应迅速退回总经理办公室，并说明理由。第三十六条 公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。 第三十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三十八条 送领导批示或交有关部门办理的公文，由总经理办公室负责催办。对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。 第七章 公文归档 第三十九条 公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定及时整理（立
18、卷） 、归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒绝归档。 第四十条 归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等进行分类管理（立卷） ，保证归档公文的齐全、完整，并能正确反应本部门的主要工作情况，便于保管和利用。 第四十一条 联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷） 、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十二条 本部门领导兼任其它部门职务，在履行所兼任职务的过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷） 、归档。 第四十三条 各部门兼职档案员负责本部门文件资料的平时立卷工作。每年6 月底前，应将上一年已收集整理的案卷移交总经理办公室，并办理移交手续。 第四十四条 各部门
19、制作、保管的与业务有关的文件资料及照片、录像带等按公司档案管理办法统一交归总经理办公室，不得私自留用。 第四十五条 拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝水笔进行书写，不得在文稿装订线外书写。所用纸张必须符合存档要求。 第八章 公文管理 第四十六条 公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十七条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或总经理办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。如需翻印受控文件，应当办理受控文件复制审批手续。 第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。第
20、四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经总经理办公室主要负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。 第五十一条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第九章 附则 第五十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定将另行制定。第五十三条 本办法由总经理办公室负责解释。第五十四条 本办法自印发之日起施行。其他有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。第五十五条 原XXXXXX 公司公文处理办法（试行） 废止。附件：1.公司公文主题词表2.公司公文格式3.各单位规范简称表4.公司发文泛指单位一览表5.公司各部室发文字号6.公司发文稿纸式样7.公司发文版头及发文字号格式
