1、Excel制表技巧(1)入门操作2006 年12 月 06日 星期三 20:51学习 Excel 2000 入门操作学习新建 Excel文档 要想新建一个 Excel 的文档，除了使用“开始”菜单和在 Excel 中使用新建按钮外，还可以这样：在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，如下图所示： 执行该命令后，在桌面上出现了一个新的 Excel 工作表图标如下图所示，在文件名称处输入一个合适的名字，注意不要把扩展名“.xls”丢掉。双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。 同样，在资源管理器和“
2、我的电脑”中也可以这样新建一个Excel工作表。在资源管理器中选择一个文件夹，然后单击菜单中的“文件”菜单，选择“新建”项中的“Microsoft Excel 工作表”命令，就可以在当前的文件夹中建立一个新的 Excel 工作表；使用右键菜单也可以，这里就不再讲述了；使用“我的电脑”浏览框也一样。 另外，在 Excel 中还有其它的方法新建文档：按快捷键 Ctrl+N，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单击“新建”，会打开“新建”对话框如下图： 可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项，然后单击“确定”按钮。打开 Excel文档 我们已经知道了在
3、桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档；使用开始菜单中的“打开 Office 文档”项可以打开 Excel的工作簿；在Excel 中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。 我们还有其它的方法： 打开“文件”菜单，单击“打开”命令，就会弹出“打开”对话框如下图：在 Excel 中按快捷键 Ctrl+O，同样可以弹出“打开”对话框。 在 Excel 的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名称，有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的：打开“文件”菜单，在文件列表中选择相应的文件名，就可以打开相应的文档；我们还可以设置在这里显示的文档数目：在“工具”菜单中选择“选
4、项”命令，弹出“选项”对话框如下图： 单击“常规”选项卡，在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目；取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。 保存 Excel文档 在 Excel 中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框如下图： 在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了。 如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框。按快捷键 Ctrl+S 也与单击“保存”命令效果相同。 多文档切换 如果 Excel窗口中同时 打开了不只一个文件，在的多个文档之
5、间切换还可以使用Windows 切换程序的 快捷键 Alt+Tab 来实现：按下 Alt+Tab 键，桌面上会出现下图所示窗口： 它们代表不同的文件，我们可以按住 Alt 键不放，多按几次 Tab 键，选中想要编辑的工作簿后放开键盘，就能切换到想要的文件中了。 关闭 Excel 文档 如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，就可以将当前编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存的提示对话框如下图： 在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。 退出
6、Excel 如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了； 按 Alt+F4 键，同样可以退出 Excel。 如果在选择了退出时 Excel 中的工作簿没有保存，Excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出 excel，选“取消”则不保存，回到编辑状态。如果同时打开了多个文件，Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。 1、在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换 在 Excel 进行公式设计时，会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式，这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式：选中包含公式的单元格，在编辑栏中
7、选择要更改的引用，按 F4 键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用，反复按 F4键时，就会在$A$1、A$1、$A1、A1 之间切换。 2、快速复制公式内容 当我们在 Excel 工作表中修改某个单元格中的公式后，如果要将同列的其余单元格中的公式进行复制时，大多数情况下都是利用拖动填充柄的方式来进行公式复制。现在你试试在单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下，是不是同列单元格中的所有的公式都复制好了，效果不错吧。 3、让活动单元格向任意方向移动 在 Excel 中，你是否知道按下回车键后，活动单元格可以向上、向左、向右移动，甚至原地不动。在“工具”菜单上，单击
8、“选项”，再单击“编辑”选项卡，选中“按 Enter 键后移动”复选框，然后在“方向”框中选择移动方向，若要保留在当前单元格中原地不动则清除该复选框 4、快速命名单元格区域 先将需要命名的单元格区域选中，然后用鼠标点击编辑栏左端名称框，直接输入单元格名称即可。 5、选择一个含有超链接的单元格 在 Excel 中选择含有超链接单元格是一件比较麻烦的事情。如果直接点击该单元格，就会跳转到超链接目标去了。若要在选择含有超链接单元格时不跳转到超链接目标上，你只要在单击单元格的同时按住鼠标按键直到光标变为空心十字形状，然后放开鼠标按钮就可选择这个含有超链接的单元格。此外，你也可以先选择含有超链接单元格旁
9、边的单元格，然后利用方向键键盘上方向键将活动单元格移动到含有超链接的单元格中，也能达到同样效果。 6、快速输入公式 如果你需要在 B3 至 B20 单元格区域录入格式相同的公式，这时你可先将 B3 至 B20 单元格区域选定，然后按 F2键再键入公式。公式录入后按Ctrl+Enter，这样就可以在所选择区域内所有单元格中输入同一公式。在这里你还可以选择多个不相邻的单元格区域来进行此项操作。 7、隐藏单元格中的所有值 有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框
10、中已有的代码删除，键入“;”（三个分号）即可。 8、进行行列转置 当我们设计好一份 Excel 表格后，如果发现行和列的位置不太符合自己的要求，希望将行与列的位置进行调换。这时你可先将需要转换行列位置的单元格选定，单击工具栏上“复制”按钮，然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角单元格。选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，选中“转置”选项，点击“确定”按钮，这样就可完成表格行列转置。 9、添加纸牌游戏 使用 Excel 时间长了，感觉有点累了，让我们休息一下，来玩一盘纸牌游戏吧。选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口，点击“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中
11、找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口，然后点击上具栏上纸牌按钮就可开始玩纸牌游戏了。 10.两次选定单元格 有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”“选项“编辑“，取消“按 Enter 键移动活动单元格标识框“选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选 缘帽冉下榉场涫担 捎昧酱窝 穹椒 拖缘昧榛睢奖悖?单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格
12、周围将出现实线框）。 11.“Shift拖放“的妙用 在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?“，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工“状标志，左右拖拉时会变为垂直“工“状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。 12.超越工作表保护的诀窍 如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑“复制“、“粘贴
13、“，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保护。 13.批量修改数据 在 EXCEL 表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？ 比如我们做好一个 EXCEL 表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在 A 列原来的数据的基础上加 8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入 A1=A1+8 时，你会得到 EXCEL 的一个警告：“MICROSOFT EXCEL不能计算该公式”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法： 第一步: 在想要修改的列（假设为
14、A 列）的旁边，插入一个临时的新列（为 B 列），并在 B 列的第一个单元格（B1）里输入 8。 第二步：把鼠标放在B1 的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时 B 列所有的数据都为 8。 第三步：在 B 列上单击鼠标右键，“复制” B 列。 第四步：在 A 列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。 第五步： 将 B 列删除。 怎么样？A 列中的每个数据是不是都加上了8 呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。 此时整个工作
15、结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟。 14、直接打开工作簿 如果用户希望每次在启动 Excel2000时，自动打开某一个工作簿，以便完成还没完成的工作，用户可以把该工作簿所对应的文件放在文件夹“MicrosoftOfficeOfficeXLStart”中，这样在启动Excel2000 时，程序会自动打开该文件夹中工作簿文件，用户可以继续上次的工作，而省去一些步骤。15、灵活地调整打印页面 Excel2000 的“页面设置”对话框中可以设置打印页面的方向、页边距、页眉页脚等，但是不能直接、直观地设置打印表格中网格的高度和宽度及边距等属性，而这些则可以通过“打印预览”窗口中很直观地进行调节。 具体
16、方法为：通过执行“打印预览”命令，打开预览窗口，在预览窗口中，点击页边距按钮，即可在预览窗口中看到页面四周出现一些调节点与虚线，用鼠标拖动节点就可以进行随心所欲地调节页面，非常方便实用。 16、自定义填充序列 自定义填充序列，可加快数据输入。Excel2000 提供了通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，创建自定义序列的环境，应用序列可以加快数据输入，加速工作进程。 具体方法有： 在工作表中输入按预先顺序定好的数据，然后选中相应的数据单元格，再通过菜单“工具/选项”打开“选项”对话框，打开“自定义序列”选项卡，点击导入按钮，即可看到相应的序列添加到了“自定义序列”清单中； 在已打开的“自
17、定义序列”选项卡中，点击导入按钮左边的导入序列所在的单元格按钮，再在相应的表中选择序列导入即可； 在“自定义序列”选项卡中，点击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，即可在“输入序列”输入框中输入相应的序列，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，单击添加按钮即可。 17 、多个区域的数据计算 输入多个区域的数据进行计算：在应用函数进行数据运算的过程中，如果函数的输入数据分布的表格区域多于两个时，可以在数据输入框中点击“Number2”输入框，Excel2000 会自动添加一个输入框，并定义为“Number3”，需要添加更多的输入框方法相同。
18、18、打印工作表的一部分 对于工作表的数据，有时候只需要打印工作表的一部分的内容，其具体实现方法为：选中要打印的单元格，通过菜单“文件/打印区域/设置打印区域”，即可把选中的区域定为需要打印的区域，在打印预览中就可以看到其打印的内容。这样可以避免打印一些不该打印的内容。19、快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如 12345)。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时输入的12345就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾
19、伍”。20、多个工作表的页眉和页脚同时设置我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是 Sheet1、Sheet2、Sheet3 等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。21、Excel单元格文字随时换行在 Excel 中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元
20、格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住 Alt 键的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。22、Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住 Ctrl 键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。23、Excel中消除 0 值有 Excel 中当单元格计算结果为 0 时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示 0 时，显示为空白，可
21、以试试下面的方法。打开“工具选项视图”，取消“0 值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为 0的单元格将全部显示成空白。24、批量转换日期格式以前在 Excel 中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击“数据分列”，出现“文本分列向导”对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。25、快速选定“空白”和“
22、数据”单元格在 Excel 中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。26、防止误改有新招在包含多个工作表的工作薄中，为了防止误修改，我们常常采取将行(列)隐藏或者设置编辑区域的方法，但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢?单击“格式工作表隐藏”，将当前的工作表隐藏，这样操作者连表格都看不到，误操作就无从谈起了。要重新显示该
23、表格，只须单击“格式工作表取消隐藏”。要注意的是：如果设置了工作表保护，则不能进行隐藏操作。27、快速隐藏在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦，这时笔者介绍一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。28、Excel中含?号姓名的筛选方法 Excel中含“?”号姓名的筛选方法有很多，但步骤都较为繁琐，其实使用Excel 中的 FIND函数可以较为简单地完成同样的操作。FIND 函数用于查找包含在字符串内的子串，并返回其起始位置，如果没有找到则返回错误值“#VALUE!
24、”。FIND 函数中的查找不支持使用通配符，因此可以满足文中查找含“?”号的学生姓名的要求。 还是以该文为例，A 列从 A2单元格起是学生姓名，则在 B2 单元格中输入公式“=FIND(“?“,A2)”，然后把公式复制到 B 列其余单元格中。复制完毕后可以发现，所有 B 列中其值为“#VALUE!”的所对应的A 列单元格中的学生姓名不含“?”号，其余不为“#VALUE!”值的所对应的则是含“?”号的补考学生姓名。此时既可以通过自动筛选，也可以通过排序很容易就能把所需的学生姓名筛选出来了。值得注意的是，Excel中有另一个与 FIND函数相类似的 SEARCH 函数，其功能也是在字符串中查找子串
25、。但 SEARCH 函数查找时支持使用通配符，因此本例中不能使用此函数。29、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列 ； 2）在 B2 单元格写入： =“13“ ”组合键就可快速输入。输入技巧1、数字输入 对于分数，在输入可能和日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。例如，在单元格中输入“2/3”，E
26、xcel将认为你输入的是一个日期，在确认输入时将单元格的内容自动修改为“2 月 3 日”。如果希望输入的是一个分数，就必须在单元格中输入“0 2/3”，请注意 0 后面的空格。 2、文本输入 如果需要在某个单元格中显示多行文本，可选中该单元格，鼠标右键选择“设置单元格格式”项，进入“单元格格式”设置界面，单击“对齐”选项卡，勾选“自动换行”复选框即可。 提示：如果需要在单元格中输入硬回车，按“Alt回车键”即可。 3、输入日期和时间 Excel把日期和时间当作数字处理，工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了 Excel 可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“
27、常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。 如果要在同一单元格中同时键入日期和时间，需要在日期和时间之间用空格分隔； 如果要基于十二小时制键入时间，需要在时间后键入一个空格，然后键入AM 或 PM（也可只输入A 或 P），用来表示上午或下午。否则，Excel将基于二十四小时制计算时间。例如，如果键入 3：00 而不是3：00 PM，则被视为3：00 AM 保存； 如果要输入当天的日期，请按 Ctrl；（分号）；如果输入当前的时间，请按 CtrlShift：（冒号）。 时间和时期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，请用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，公
28、式“2005/4/30“-“2002/3/20“”，将得到数值1137。 4、输入网址和电子邮件地址 对于在单元格中输入的网址或电子邮件地址，Excel在默认情况下会将其自动设为超级链接。如果想取消网址或电子邮件地址的超级链接，可以在单元格上单击鼠标右键，选择“超级链接/取消超级链接”即可。 此外，还有两个有效办法可以有效避免输入内容成为超级链接形式： 1. 在单元格内的录入内容前加入一个空格； 2. 单元格内容录入完毕后按下“Ctrlz”组合键，撤消一次即可。5.快速输入固定有规律的数据有时我需要大量输入形如“3405002005XXXX”的号码，前面的一长串数字(“3405002005”)
29、都是固定的，对于这种问题，用“自定义”单元格格式的方法可以加快输入的速度： 选中需要输入这种号码的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图)，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入:“3405002005“0000，确定返回。以后只要在单元格中输入“1、156”等，单元格中将显示出“34050020050001、34050020050156”字符。注意:有时，我们在输入6 位的邮政编码时，为了让前面的“0”显示出来，只要“自定义”“000000“格式就可以了。单元格6. 快速输入平方和立方符号在按住 Alt 键的同时，按
30、下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标 2”和“上标 3”。注意：在按住 Alt 键的同时，试着按小键盘上的一些数字组合(通常为三位)，可以得到一些意想不到的字符(例如 Alt+137、Alt+177等)。7.快速输入序号 在 Excel 中我们可以快速的输入一些常用的序号，如一、二甲、乙一月、二月 先输入序号的开头二个，接着选中这二个序号所在的单元格，把鼠标移到第二个序号的右下角会发现鼠标指针呈十字状形状，这时按住鼠标左键拖拽到输入序号的最后一个单元格，松开鼠标就会发现序号已经自动输入了（如图 1）。8.自定义特殊序号 如果想让一些特殊的序号也能像上面一样进行自动填充的话，那可
31、以把这些特殊序号加入到自定义序列中。 点击菜单“工具” “选项”，在弹出的对话框中点击“自定义序列”标签，接着在右面输入自定义的序号，如“A、B、C”，完成后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮就可以了（如图 2）。 设置好自定义的序号后，我们就可以使用上面的方法先输入头二个序号，然后再选中输入序号的单元格，拖拽到序号的最后一个单元格就可以自动填充了。 9.自动输入序号 word 中有个自动输入序号的功能，其实在 Excel 中也有这个功能，可以使用函数来实现。点击 A2 单元格输入公式：=IF(B2=“,“,COUNTA($B$2:B2)，然后把鼠标移到 A2 单元格的右下方，鼠标就会变成十
32、字形状，按住拖拽填充到A 列下面的单元格中，这样我们在B 列输入内容时，A 列中就会自动输入序号了（如图 3）。 10.快速输入复杂序号 有时候我们需要输入一些比较长的产品序号，如493948830001、493948830002、493948830003，前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号我们也可以进行快速输入。 选中要输入这些复杂序号的单元格，接着点击菜单“格式” “单元格”，在弹出的对话框中点击“数字”标签，在分类下选择“自定义(如图 4)”，然后输入“49394883“0000”完成后点击“确定”按钮。 以后只要在选中的单元格中输入 1、2、3序号时，就会
33、自动变成设置的复杂序号了。 11.自动调整序号 有时候我们需要把部分行隐藏起来进行打印，结果却会发现序号不连续了，这时就需要让序号自动调整。 在 A2 单元格输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，然后用上面介绍的方法拖拽到 A 列下面的单元格，这样就会自动调整序号了。 输入分数六种方法Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，其中可有一些学问啦。笔者现在总结了六种常用的方法，与大家分享。 整数位+空格+分数 例：要输入二分之一，可以输入：0（空格）1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入：1（空格）1/3。 方法优缺点：此方法输入分数方便，可以计算，但不够美观（因为我们常用竖式表示分数，这样输入不太符合我们的阅读习惯）。
