1、COFAN CORPORATION檔案名稱: 文件與資料管制程序文件編號: QA-QP-01 制訂部門: 品保部 製作日期: 2007 年 07 月 06 日實施日期: 2007 年 08 月 01 日USAR核 准 确 认 作 成Roy Jim wangCOFAN CORPORATION 文件編號 QA-QP-01文件與資料管制程序 頁數 1/6 版次 A版 序 及 修 訂 管 制 表修訂項次 修 訂 內 容 日 期 作 成 確 認 核准12頁數 1 2 3 4 5 6版次 A A A A A A頁數版次頁數頁數版次內容版次USRCOFAN CORPORATION 文件編號 QA-QP-01
2、文件與資料管制程序 頁數 2/6 版次 A1.0 目的:1.規定本公司所有文件管制的程序,使其能夠安全保存,迅速而正確地取用(包含文件的制作,編號, 核準, 發行 ,修訂,存檔,報廢等規定.).2.正確傳達各種作業命令。使公司優良的技術得以保存及發揚。使新進人員能夠在最短的時間內勝任工作。2.0 適用范圍:本公司所有的文件.包括品質手冊, 程序書,指導書,操作說明 ,檢驗規范.連絡書,產品設計有關資料及外來文件;檢驗規范，QC 工程圖及外來文件；如組立圖,零件圖,電路圖, 構造圖,材料表,承認書等;3.0 定義:3.1 各種圖面,作業指導書,檢驗規范,承認書, 安規標準或客戶圖面均為支援文件或
3、稱三級文件 .3.2 外來文件:客戶提供之規格圖面 ;供應商之規格圖面等 ,ANSI-Z1.4 抽樣表,ISO9000 2000 年版標準，機器操作使用手冊等均為外部文件.4.0 參考資料:無5.0 權責:5.1 品質手冊:由管理代表制作 ,經總經理核準.5.2 程序書:二階文件各部門並與相關部門討論並經管理代表審查,並呈總經理核準.5.3 一般支援文件:由制作部門主管核準后依各部門文件管制程序管理;如: 工程文件由工程部確認；客戶提供圖面尺寸規格,依各機種品名称建立專用檔案，個別管理之。.5.4 品質手冊.程序書; 由文件管制中心負責管理;5.5 外來文件:ISO9000 2000 年版標準
4、, ANSI-Z1.4 由文管中心管理,其余文件由相關負責部門管理.5. 6 品保部負責制定品管支援文件.5.7 工程部負責制作作業指導書 .由工程師級以上人員制作,工程部課長審查,經理核準,其執行由生產單位或品保單位依規定負責,其確認與執行考核由工程部負責.USRCOFAN CORPORATION 文件編號 QA-QP-01文件與資料管制程序 頁數 3/6 版次 A6.0 作業程序:(文件管制流程圖) 制 作 文件編號 審 查 核 準 分 發 存 檔 修 訂 6.1 作業管理 6.1.1 品質手冊及程序書之表格由文件管制中心統一制定,其它一般支援文件則由各部門制定,必要時與相關單位檢討.6.
5、1.2 表格管理內容:(1)程序書內容包括:A 文件名稱 B 文件編號 C 制作者 D 制作日期 E 版序管制F 制作/ 確認/核准簽名(2)支援文件及一般文件包括:A 文件名稱 B 文件編號 C 制作者 D 部門名稱 E 審查/核準F 修訂日期 G 制作日期 H 生效日期 I 分發單位6.2 編號:6.2.1:部門代號:總經理室：GM 管理部： AD 業務部：SD 工程部：EN 品保部：QA生產部：PD 工模部： PC 資材部：MC 6.2.2 (1)文件編碼結構一階、二階文件 - - 部門代號 文件種類 流水號 0199USRCOFAN CORPORATION 文件編號 QA-QP-01文
6、件與資料管制程序 頁數 4/6 版次 A三級文件 - - 部門代號 文件種類 流水號 (2)圖號構成 (3)流水編號:年份:以西元年份之最后一個阿拉伯數字取用例 1998 年取 8 為記錄數字月份:1-9 月以該月份之數字取用, 10 月：X 11 月：Y 12 月：Z.(4)各文件應依編號原則予以編號;(5)文件版本以英文字母代替自 A 依順序開始;6.2.3 文件分類說明品質手冊 QM 操作說明書 OPM 程序書 QP 合約書 AGM 作業指導書 OPS 設變通知書 DSC 部品承認書 APS 規范類 IT材料清單 BOM 客戶圖面 CUS 一般連絡書 COM 標準 STD管制計划 EC
7、異常處理票PD 部品品質不良連絡書SCAR 製程檢查不良連絡書IPQA 成品品質不良連絡書FQA OQA 品質不良連絡書OQA可靠度試驗異常報告書LAB 品質不良對策報告書CAR 支援文件依種類部門自行編列 6.3 文件核準6.3.1 品質手冊呈總經理核準.6.3.2 程序書由各部門制作, 必要時經相關單位檢討,管理代表審查,總經理核準.6.33 支援文件及一般文件,由制作部門主管或其代理人核準 .6.4 文件分發6.4.1 文件分發應由制作部門主管核準后, 由相關發文人員或經主管選定分發單位后分發各單位.流水號:001999西元年份未 2 號原圖幅面: A1 A2 A3 A4USRCOFAN
8、 CORPORATION 文件編號 QA-QP-01文件與資料管制程序 頁數 5/6 版次 A6.4.2 文件分發應有完整的記錄及收件單位人員簽名為憑 ,如:文件分發簽收管制表( 附件一).6.4.3 USA COFAN 所提供之圖面規格,作業指導書,零件圖面, 電路圖,構造圖,結構圖,標準等與產品設計有關之文件資料由工程主管確認后,視同本廠文件使用和管制.6.4.4 工程文件之原稿, 由工程部負責管理,且工程部專人應設置文件分發、簽收管制表,進行文件之. 登錄,編號,復印, 蓋上發行章發行簽收,各類工程圖面應妥善保管以防止污損,遺失; 日常參考時應翻閱復印本,以避免原稿損壞;發行除依設計變更
9、程序外,不可增減內容.6.4.5 產品有關的設計變更時, 修正分發后發行單位將舊文件回收后銷毀,如:設計圖面,作業標準等.6.4.6 發文后之原稿(不能蓋發行章)依文件類別歸檔管理,未經準許不予外借.6.5 文件存檔6.5.1 各部門收、發文件應依分類順序保管, 存檔之異動應由部門主管指定人員處理, 未經許可人員不可隨意更動.其它人員不可隨意更動存檔文件.且每本文件須按文件存檔順序編排一總表(即:目錄如:附件四 ),方便取用. 6.5.2 資料保存時間“依品質記錄一覽表 ”保存、銷毀 .6.6 文件修正6.6.1 修正或變更文件應由原制作單位修正后經主管核準,必要時須會相關單位后發行;程序書修
10、訂時應由原制作單位人員填寫“文件修訂申請表”(如附件二)經部門主管核準,必要時經相關單位檢討由管理代表審查后,呈總經理核準,送文件管制中心修定發行.6.6.2 文件修正或變更后之新版文件取代舊文件, 在該文件有一修正履歷以利追溯(如程序書第一頁),發行時僅重新發行修訂之頁數,並依照頁上之版序及變更日期管理之.6.6.3 變更版本以英文 A 起順序增加,以利分別.66.4 修訂后的舊版文件原稿,由文件作成部門主管確認,如有必要保留,指定保留年限后，加蓋“舊版”章后于文管中心保存，到期后由文管中心銷毀影印發行件由發行單位發行新版收回，加蓋“作廢章”后廢止使用6.7 文件申請補發6.7.1 品質手冊
11、, 程序書各部門因遣失或破損需申請補發時,應填寫管制“文件補發申請單”(如附件三),並注明原因,經部門主管核準后向文件管制中心申請.6.7.2 各部門因遣失或破損需申請補發工程文件、標准、規範等文件時,應認真寫管制文件補發申請單, 並注明原因,經部門主管核準后向相關部門申請.6.8 報廢現行版本之文件經各部門主管判斷屬不再使用之文件時,可于適當場所放置,並定期裁定是否作廢.USRCOFAN CORPORATION 文件編號 QA-QP-01文件與資料管制程序 頁數 6/6 版次 A6.9.文件安全管制6.9.1 公司所有文件未經許可不得任意 COPY 或攜帶出廠 ;未經許可,不得隨意查閱.6.
12、9.2 因業務或教育需求要將文件 COPY 使用或外傳客戶時,經文件制作單位主管核准 后,于文件上加蓋“參考、教育用 非管制”章后，COPY 使用或外傳客戶,不列入公司文件管制范圍.6.10 收文管理6.10.1 收到各單位之發文時, 由經理簽發相關人員傳閱 ,或召集會議說明教育訓練,依各單位種類編號順序分別歸檔管理.6.10.2 相關文件皆保留最新版, 且將舊版文件抽換新版之頁次 .6.10.3 文件存檔之異動須由專人處理, 其他人員不可任意更動存檔文件 .6.11 外部文件管制6.11.1 參考之外來文件由相關部門負責收集，原則上技術規格、工程圖面、安規等相關 文件由工程部負責收集，檢驗標
13、准等由品保部負責收集，法律、法規等由管理部 負責收集，外來文件加蓋“外來文件”章，由收集單位編碼并作成“外來文件一覽表”(附件五) 進行管理，編碼由各部門自定，以方便管理為原則6.11.2 外部文件由部門主管審查是否需要分發，如需分發,則 COPY 后加蓋部門簽章發行，發行及簽收等同內部文件之發行及簽收，如是版本更換，舊版之原始文件由發行單位依內部文件管制和處理，舊版影印發行件由分發單位收回銷毀7.0：附件7.1：附件一 文件修定申請表7.2：附件二 管制文件補發申請書7.3：附件三 文件目錄一覽表7.4：附件四 文件分發、簽收管制表7.5：附件五 文件管制圖章7.6：附件六 外來文件一覽表U
14、SR7.1 附件一:文件修定申請表QA-QP-01-01A7.2 附件二:管制文件補發申請書文件修訂申請表申請日期： 年 月 日 NO.程序編號 程 序 名 稱版 次 更 改 內 容 備 註部門：簽章：文管中心 核 准 審 查 申 請 人 申請單位管制文件補發申請書申請日期： 年 月 日 NO.文 件 編 號 文 件 名 稱 份 數補發原因：文 管 中 心 核 准 審 查 申 請 人 申 請 單 位管制文件補發申請書申請日期： 年 月 日 NO.文 件 編 號 文 件 名 稱 份 數補發原因：文 管 中 心 核 准 審 查 申 請 人 申 請 單 位QA-QP-01-02A7.3 附件三:文件
15、目錄一覽表QA-QP-01-03A文 件 目 錄 一 覽 表NO 文件編號 品 名(號) 文 件 內 容 備 注注:本表格可依每一不同文件對品名(號)處自行修改.7.4 附件四: 文件分發、簽收管制表文 件 分 發、 簽 收 管 制 表 合約書 作業指導書 基準工程表 圖面 流程圖 設計變更書 操作說明書BOM 品質手冊 程序書 規範 標準 管制計劃 編號: 合約書 文件編號 文件編號文件名稱頁數版次發 行 單 位 分 發日 期回 收簽 名備注總經理 業務部 管理部 工程部 品保部 生產部 資材部 射出部 工模部 高景QA-QP-01-04A7.5: 附件五 文件管制圖章QA-QP-01-05A作 廢 舊 版 外來文件教育、參考用非 管 制XX XX 2007文件管制中心發行章COFAN CORPORATION7.6 附件六:外來文件一覽表外 來 文 件 一 覽 表NO 文件編號 文 件 名 稱 最新版本調查 年月有無 份 數 來源 版 本 使 用 單 位 /負 責 人 登 錄 日 期註：版本更新將有影響之虞，且不主動通知本公司者，於“NO 欄”打“”標示，並進行最新版本調查。QA-QP-01-06A
