1、外语类高校办公室管理系统化探究 李岩 北京外国语大学俄语学院 摘 要： 随着教育部教育体制和高等学校改革的不断深化以及现代教育技术的不断发展, 各高校都提出了中长期发展规划, 这也为高校办公室管理提出了新的命题。 新形 势下如何提高外语类高校办公室的管理水平, 如何更好地完成本职工作, 更好 地服务教学、服务科研、服务教师、服务学生, 是外语类高校行政管理工作所面 临的重要课题。将高校办公室管理纳入系统化轨道, 是实现创新管理的途径之 一。 关键词： 高校办公室管理; 系统化; 职能; 途径; 作者简介： 李岩, 女, 北京外国语大学俄语学院办公室主任, 研究方向为高校教 学管理。 A Sys
2、tematic Exploration of Foreign Language University Office Management Abstract： With the deepening of the education system and higher education reform led by the Ministry of Education, as well as the continuous development of modern educational technology, all colleges and universities have put forwa
3、rd medium-and long-term development plans, which have also provided new propositions for the management work of university offices. Under the new circumstances, the issues of how to improve the management level of the foreign language universitys offices, how to better complete their own work, and t
4、o better serve the work of teaching, scientific research, the teachers and the students have become very important for the administration work of the foreign language colleges and universities. One of the ways to realize the innovative management of colleges and universities is to systemize the mana
5、gement of university offices. Keyword： university office management; systematization; function; approach; 高校办公室是学校整体管理工作的有机组成部分。 随着教育部高等学校改革的进 一步深化, 高校行政办公管理方式的改革是教育改革过程中一个极其重要的环 节, 对教育改革的深入开展具有极其重要的作用 (王辉艳, 2015:120) 。这也意 味着外语类高校办公室管理工作面临着新的目标和要求, 这就需要我们开阔思 路, 更新理念, 明晰职责以提高行政管理水平, 更好地为学校教学和科研的建 设与发
6、展提供充分的保障。 为此, 外语类高校办公室管理工作系统化是创新思维 的途径之一。 系统是由不同要素组成的有机整体, 系统中的各要素之间相互依存、相互关联、 相互支撑。一个系统相对于一个较高级别的系统时, 便成为一个要素或子系统, 而该要素通常又可成为另一个较低级别系统的系统, 较低级别的系统便成为一 个要素或子系统。 系统的基本特征是整体性, 其功能是各组成要素在孤立状态下 所不具备的。 系统具有结构和功能上的稳定性, 同时又具有随周遭环境变化而改 变其结构和功能的适应性与灵活性。 高校管理工作作为一个有机整体, 其各级各 类办公室就是高校整个管理系统的组成部分或称组成要素。 高校各级各类办
7、公室 本身可以自成系统, 同时又与上级、 下级以及不同机构之间具有广泛的横向关联, 在保证其工作稳定性和高效性的同时, 还要顺应高校整体建设与发展的需求, 对自身工作不断进行调整, 保持一种动态平衡。 要不断更新理念, 推陈出新, 而 不是停滞不前, 墨守成规。 系统管理的基本思想是坚持整体观念, 统筹兼顾, 优 化方法, 实现管理系统整体功能的提高。 一、外语类高校办公室管理职能 所谓职能, 是指人、 事物或机构应有的作用。 “任何一个组织要充分发挥其作用, 使组织效率最大化, 就必须弄清组织本身应有的职能和工作目标, 再依据职能 与目标优化组织结构和工作方法” (转自陈洪林, 2008:1
8、2) 。在高校行政管理 系统中, 高校各级各类办公室作为其中一个个节点, 作为学校管理系统中的协 调者, 在学校的管理工作中起着承上启下、中介联络、上传下达、沟通参谋的作 用, 是联系学校、学院、教师、学生诸多关系的枢纽, 关系到教师的发展和学生 的利益。高校办公室是一个承载着综合办公职能的管理平台, 主要负责日常服 务、督办、协调、信息交流等职责, 在学校的日常运行过程中起着“枢纽”“窗 口”等作用。具体而言, 我们认为外语类高校办公室的管理职能可以分为: 枢纽作用。 外语类高校办公室是外语教学管理的枢纽, 其工作不仅要做到“上令 下达”, 还要做到“下情上传”。 学校制定的方针政策通过办公
9、室行政工作可以 迅速传达到各级学院, 学院再下达给每位教师和学生。 我们外语类高校办公室要 保证使学校的各项工作和各种信息上传下达, 即时有效, 其纽带作用十分重要。 窗口作用。外语类高校办公室是学校对内对外的窗口。外语类高校办公室的工作 包括如对外合作与交流、会议会务安排、日常教学教务管理等。服务对象类型多 样, 有校内各级领导、教师、学生、党员、群众等, 还有校外校友、家长、实习 单位、招聘单位、社会人士;还有国外院校、各类留学中心、国外师生等群体。 外语类高校办公室处于信息网络的中心, 是联络上下左右、 沟通四面八方的“窗 口”, 所以办公室工作的服务质量直接涉及到高校和所在院系的形象和
10、影响力 (张雅君, 2006:197) 。外语类高校办公室工作人员的每一次接待工作, 每一次 电话受理, 都从一个侧面反映高校管理层的工作作风和精神面貌, 甚至反映出 党群关系、师生关系、员工关系、校内外关系、国内外关系, 反映出工作的耐心 及效率。因此, 外语类高校办公室良好的形象与作风、高效的办事能力, 不仅有 利于本校工作的开展, 还可为学校在社会上, 乃至国际上树立良好的声誉和形 象。可见其窗口作用十分重要。 智囊作用。外语类高校办公室人员熟悉学校的各项政令、制度以及要求, 了解党 的方针政策和教育的法律法规, 把握教师和学生的思想动态, 同时具备较好的 外事交流经验, 他们能够上为学
11、校、院系领导出谋划策, 提供教学、教务、科研 等第一线的各种信息, 保持政策的连续性;下为教师和学生提供合理建议, 根据 实际情况及时调整各种教学教务科研方案, 使各项政令能够顺利落实;外为校际 之间交流、国际交流提供思路和沟通渠道, 为友好交流出谋划策。 参谋作用。 外语类高校办公室在教学管理中处于“枢纽”位置, 肩负着“上令下 达”的重任, 其工作人员扮演着领导参谋的角色, 协助完成许多政策和政令的 落实执行任务, 为领导决策提供所需信息, 扮演好助手的角色, 以达到合理、 主 次分明、公平公正的处理问题。 协调作用。外语类高校办公室工作涉及的头绪繁多, 诸如教学教务、党务工会、 会议接待
12、、对外交流与合作、图书资料管理、测试等等, 都需要办公室统一安排 和落实, 运筹和调度。要听从院系领导、学校教务处的工作安排, 又要统筹教研 室及各位教师的教学安排;还要协调师生关系, 听取、解决学生反映的问题, 以 便及时调控教学。 督办作用。为了能及时发现教学中和对外交流中出现的问题并有效地加以解决, 从而保证教学质量、 教学效果以及对外交流成效, 外语类高校办公室工作不仅仅 是上令下传的“传话筒”, 更是上级主管部门各项政令执行情况的督查员, 为 此, 办公室需要随时掌握教学环节中和对外交流环节出现的各种信息, 及时收 集、 整理、 汇总, 及时反馈给直接领导和上级主管部门, 协助完成各
13、项管理工作。 因此可见, 外语类高校办公室在学校整体系统工作中扮演着非常重要的角色, 其职能涉及现代高校管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系统, 而且 又具有特定的服务及信息传递功能。 外语类高校办公室管理人员明确任务, 清晰 职责, 是系统化管理的前提和基础。 二、外语类高校办公室管理系统化的必要性 外语类高校办公室居于学校管理系统的中心地位, 其主要职能是通过枢纽作用、 窗口作用、智囊作用、参谋作用、协调作用、督办作用处理教学、科研、日常事 务、外事交流事务达到联络上下机构, 协调各方关系的作用。由此而言, 外语类 高校办公室在学校整体系统工作中扮演着非常重要的角色, 但不可否认的
14、是, 不论是自己工作的切实体验和与同行的工作交流, 还是对中国知网相关学术期 刊论文的研读, 发现目前各外语类高校办公室工作以及管理还是存在不少问题: (一) 办公室缺乏一套完整的办公制度和有效的运行机制 制度是一切行为顺利实施的保障。缺乏制度的保障会造成管理混乱, 分工不明, 各项工作无章可循, 遇事互相推诿, 管理效率低下, 影响正常的教务教学以及 对外交流活动。目前外语类高校办公室工作还多处于被动状态, 多半靠文件、靠 上级下达任务、 靠行政命令指导工作和处理问题, 工作的计划性和针对性还不够 强, 究其原因, 主要是缺乏一套系统健全的外语类高校办公室管理制度, 难以 形成办公人员共同遵
15、守的办事章程和行为准则, 缺乏行之有效的办公室工作评 估制度和激励机制, 缺乏自我评价的标准和方法等。 (二) 办公室职责、目标模糊不清 外语类高校办公室要发挥其最大的功效, 提供一流的服务, 就应当首先明确办 公室应有的职能和所应达到的工作目标。 职能与目标又不能一成不变, 要随着各 种新问题的出现不断进行调整。 但在实际工作中, 目前, 外语类高校办公室的工 作更多的是按部就班地完成日常工作, 缺乏主观能动性和创新思维。 办公室的对 内对外事务繁杂, 有的属于办公室管理的无人管理, 有的不属于办公室管理, 办公室人员却“越俎代庖”, 这都从一个侧面说明外语类高校办公室存在着职 能与目标模糊
16、不清的问题。 (三) 办公室管理方式和手段滞后, 缺乏系统性 随着现代信息技术的不断发展, 高校正进入一个全方位的网络时代。 目前, 各行 各业都在朝着信息化方向发展, 高校办公室的管理工作也不例外, 这无疑对外 语类高校办公室的工作和服务提出了更高的要求, 对办公室处理信息的能力以 及时效性的要求也越来越高。 但遗憾的是, 目前多数外语类高校办公室的管理模 式和手段还相对传统, 办公设备和设施还有些滞后, 难以跟上时代的步伐。 实现 办公室办公自动化、信息化、网络化, 是提高管理水平和工作效率的迫切要求。 (四) 缺乏对办公室管理工作的重视与理解程度 高校办公室行政管理工作是否及时、 到位对
17、外语类高校各项工作能否有序进行有 着直接影响。 我们在强调高校办公室工作的种种职能时, 却忽视了职能的执行主 体高校办公室工作人员的种种付出。外语类高校办公室对内对外事务繁杂, 不乏一些突发事件和需要即时处理的事件, 使得办公室工作人员经常加班加点, 特殊时期和时段加班加点可能成为常态。他们需要理解、尊重和关爱, 他们的付 出需要得到认可, 没有他们的辛勤付出, 校内各项工作、 校外各种交流工作就不 可能顺利进行。 (五) 忽视和缺乏对外语类高校办公室工作人员的培训和深造 高校办公室工作应该高效率、 高质量, 这是现代化高校以及现代信息化教育背景 下的客观要求。工作效率包括办事速度和办事质量。
18、只有在保证办事质量的前提 下, 加快工作速度, 才是真正的高效率。 外语类高校办公室工作人员只有具备过 硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风、较好的外语交流能力, 才能 满足工作的要求。 但目前很多外语类高校办公室工作人员的学历、 经历各不相同, 专业程度、 职业能力参差不齐, 更有“半路出家”者, 忽视和缺乏对其进行有针 对性的专业指导与培训, 忽视和缺乏外语类高校各办公室之间的交流、 学习与协 调, 这些都不同程度地影响着办公室管理职能的有效发挥。 以上存在的这些问题都要求将外语类高校办公室管理纳入科学规范的轨道, 以 适应深化高校改革的需求。 随着高校教育体制和办学模式的不断改革
19、, 如教学内 容的完善和优化, 教学手段的更新, 考试方式的变革, 教学资源的跨校、 跨地区 和跨境的共享, 一校多地办学, 教师和学生发展计划的全面实施, 教育部创 “双一流”战略规划的提出等等, 这些都给外语类高校办公室管理工作增加了 复杂性和难度, 并给传统的行政管理模式提出了挑战。 如果不改变传统的工作模 式和思维方式就难以适应新的形势, 难以胜任新的要求。 因此, 要建立科学规范 的管理模式, 系统化管理是创新思维的途径之一。 三、外语类高校办公室管理系统化的内涵 从外语类高校办公室管理工作的性质、 内容上可以大致把其内涵界定为两大方面: 以人为本, 服务至上和协调贯通, 质量至上。
20、 第一方面强调服务意识, 第二方面 强调服务质量。 (一) 以人为本, 服务至上 系统化强调系统之间的关联性, 系统内部各要素之间要相互制约和相互促进。 外 语类高校办公室系统中包含了诸多要素, 如事务要素和人的要素。 但要首先分清 主次关系, 科技以人为本, 管理更要以人为第一要义, 即将教师和学生的利益 放在首要位置, 关心他们的基本诉求, 一切以人才培养、教师发展为出发点。同 时, 外语类高校的教师和学生普遍思想活跃, 善于表达, 具有较强的批判精神, 受外来文化的影响, 具有多元化的价值观。 针对这些特点管理更应坚持以人为本, 注重引导。 (二) 协调贯通, 质量至上 从系统外部看,
21、现代外语类高校与非外语类高校之间处于各种纵、 横交错的关系 之中, 要处理好这些关系, 学校的管理就需要树立系统化、 全局化的观念和意识, 由此才能保证上下政令的畅通, 横向纵向关系的协调。 纵向协调需要指挥和组织, 横向协调需要配合和支持, 这样才能保证学校管理工作正常运转。 外语类高校行 政管理工作是一个系统工程, 强调校内各部门、校际各部门、国外各校办公室之 间的相互配合, 相互支持。在教学管理、科研管理、党务管理、教师管理、学生管理、工会管理、外事管理、资料管理等诸多事物中, 虽然各有专人负责, 但相 互之间也要密切联系和配合。 如何建立和贯通这些要素之间的联系, 使之最大效 率地服务
22、于学生的成长、教师的发展、校际间顺畅交流, 就成为衡量外语类高校 办公室管理水平的关键, 也就是突破传统的不同职能之间的条块分割, 使之成 为一个具有“活性联系”的系统。 四、外语类高校办公室管理系统化的途径 管理是一门科学, 有着其自身的规律、原理和方法。办公室管理水平、效率和特 色归根结底是创新思维与创新理念在实际工作中的具体体现。 外语类高校办公室 系统化管理是一套理念和思想, 需要管理人员开阔思路、 更新意识, 没有创新意 识做保障, 系统化管理难以落实。 服务意识。外语类高校办公室工作涉及方方面面、里里外外、上上下下。从工作 职能上看, 外语类高校办公室承担参与政务、管理事务、搞好服
23、务、做好外事交 流等基本职责, 其中服务是根本。 提供服务是高校办公室的主要工作职能, 增强 服务意识是做好高校办公室工作的思想基础 (梁克东, 2006:104) 。李克强总理 一直强调要建设服务型政府, 其实质就是提倡政府行政管理的服务意识, 变管 理为服务, 只有将服务意识贯彻到各项具体工作中, 才能为服务客体营造出满 意而舒适的运作环境。 全局意识。外语类高校办公室是一个整体, 要从全局思考、定位办公室的行政管 理工作。 同时, 各个院系的办公室管理工作虽然只是高校整体系统中的一个节点, 但同样起着不可忽视的作用, 没有这些子系统正常的运转和对学校工作的支持 和贡献, 就谈不上整个学校
24、的进步与发展。 协调意识。外语类高校办公室的职能有行政管理、教学管理、外事交流、辅助决 策等等。教学、科研、对外交流是学校发展的核心任务, 同时也是管理系统中的 核心, 一切工作都应以此为重点, 由此就需要发挥办公室人员的协调意识, 系 统化管理尤为强调办公管理方方面面的相互配合和相互支持, 共同促进学校各 项工作的开展, 协调高质量地完成各项工作。 合作意识。外语类高校办公室所处的“枢纽”地位就决定了它不是孤立的部门, 因此其工作需要多个部门或多个人员之间进行沟通、协作来完成。因此, 办公室 要想做好工作, 就必须强化合作意识, 发扬团队精神, 加强沟通联系, 多方通 力合作、提高办公效率;
25、要有较强的亲和力、培养良好的人际关系, 努力打造出 一个融洽的工作环境, 以便更好的合作。 在迅速发展的高校建设中, 传统的办公管理方式显然不能满足不断出现的新要 求, 这就要求高校办公室根据时代变化及时更新理念。 凡是有人参与的事务, 都 必须有制度做保障, 起规约和规范作用, 避免管理过程中的主观性和随意性, 杜绝消极散漫的工作态度。 为了有效实现以人为本, 服务至上和协调贯通, 质量 至上的高校办公室管理系统化的内涵, 我们可以尝试以下途径: (一) 明确办公室管理的职能和目标, 实行目标管理 美国管理学家彼得德鲁克在1954年出版的管理的实践一书中首先使用了 目标管理的概念。 目标管理
26、是一种以工作和人为中心的管理方法, 特定单位中高 层管理人员与职员共同商定发展目标, 职员按照这一目标确定各自分目标, 以 目标为中心实行全员管理, 将目标完成的程度作为评价和激励职员的杠杆, 促 使进行其自我约束、自我控制, 从而达到自我管理 (转自陈洪林, 2008:5) 。 办公室是一个完整的系统, 有总系统的要求和子系统的配合。 要对办公室管理的 职能和目标进行明确和划分, 明确其在学校工作中的地位和作用。在统一的、宏 观的职能和目标下, 对办公室管理的具体工作进行明确分工, 责任到人, 制定 完整、科学的工作计划, 逐步形成有效的办公管理体系, 加强高校的规范化管 理。 作为领导的参
27、谋与助手, 办公室人员必须执行领导的指示和意图, 特别是在 重大事务的决策上不能自行其是。 同时, 积极为领导出谋划策, 提供必要的信息, 辅助其教学、科研、外事交流等事务的管理, 制定出完善、经得起监督的各项政 策, 当好助手。高校办公室目标管理是一个完整的、连续的循环过程, 包括目标 设定、目标实施、目标考评、目标反馈等相互联系和相互依存的要素。目标设定 主要包括办公室整体工作目标的制定和个人目标的分解。 目标实施主要是赋予相 应的权力, 以保证职责的履行和任务的完成。 目标考评是对所实现目标程度的衡 量, 考评结果与奖罚挂钩。 目标反馈是以事实和数据为载体反馈考评结果, 起指 导、督促、
28、改进工作的作用, 并为下一次目标管理的实施做好准备。 (二) 建章立制, 制定科学、完整的规章制度 高校办公室管理既然是一项管理工作, 就必须朝着制度化方向发展, 制度是一 切行为顺利实施的保障。健全的管理制度是实现现代办公管理科学化的保证。高 校管理工作涉及面广, 头绪多, 若没有一套健全完整、 切实可行的规章制度和严 格的办事程序, 就容易造成管理上的无序和混乱 (高红琴, 2003:146) 。因此, 应当建立完善的办公管理制度, 把外语类高校办公管理规范化、 制度化、 程序化, 这是提高外语类高校管理工作水平和效率的重要途径。 (三) 建设办公室管理文化, 体现人本精神 “以人为本”是
29、一种思想、 一种理念、 一种文化, 是办公室工作的基础。 坚持“以 人为本”的基本要求是尊重管理客体或服务对象的客观需求, 关注服务对象的 合理诉求, 以全心全意为管理客体服务为宗旨。外语类高校办公室的工作性质, 决定了它不仅是信息沟通的枢纽和桥梁, 同时也是教师、学生、外籍教师、外国 专家、行政管理人员、党务工作人员、工会工作人员的活动中心。这里不仅是处 理日常事务的工作场所, 也是人际交往的场所, 可以称为“师生之家”和“外 事窗口”。 在一定程度上, 办公室管理人员比其他人更要了解院系动态, 了解中 外教师和学生的诉求。 由此, 如何营造一个和谐的气氛, 培养团队意识就显得尤 为重要。
30、同时, 与一般高校办公室工作人员不同的是, 外语类高校办公室人员在 认真负责的前提下, 要热情有度、不卑不亢、言行得体、尊重隐私, 严守机密。 与各种制度规范相比, 人是办公室工作中最重要、最活跃的因素。与人打交道要 具有人本思想, 充满人文关怀。 外语类高校办公人员对服务对象要以人为本, 关 注诉求, 但同样不能忽视对办公人员每个个体的尊重与关爱, 使他们每个人心 情舒畅, 人心凝聚, 工作积极。 (四) 对办公室管理人员定期培训和定期考核 外语类高校办公室工作人员的政治素养、专业程度、业务能力、外语水平能力等 都不同程度地影响着其工作质量和服务质量, 有计划定期地对办公人员进行各 类相关培
31、训, 一方面是非常必要的, 另一方面, 也促使办公人员有自我提升的 意识和危机意识。 系统作为一个有机的整体, 其能量的交换是相互和双向的。 过去, 我们过多强调 的是对学校各项教学、科研等的监督和管理, 缺少对行政办公人员的评测和监 督。 将各级各类办公室行政人员的工作质量纳入评价体系, 是我们外语类高校办 公管理创新思维的重要考量, 管理工作缺少有效的监督势必导致其责任意识薄 弱, 纪律涣散。 考核需要考核指标, 需要制定办公室管理的评价细则, 采用定性 和定量相结合的方式衡量办公室的工作质量, 注重学生、教师、外事部门的反馈 信息和评价信息, 奖罚分明。 五、结语 在外语类高校行政管理系
32、统中, 办公室起着上下沟通, 内外联系, 左右协调的 重要作用。 系统内部各要素之间如何相互协调, 相互支持和促进, 如何高质高效 地支持教学工作、 科研产出, 以及对外交流合作项目的达成, 是新时期外语类高 校管理的重要指标和诉求。 系统化管理是外语类高校科学化发展的重要途径之一, 在此框架下, 外语类高校办公室管理人员一方面得到肯定和尊重, 另一方面, 管理工作受到合理监督和有效调控, 促使业务能力不断提升, 为外语类高校整 体工作和各院系工作提供有力保证。 参考文献 1陈洪林.2008.目标管理在高校办公室中的运用研究D.重庆:西南大学. 2高红琴.2003.提高高校办公室工作效率的若干对策J.安徽工业大学学报 (社会科学版) , (4) :145-146. 3梁克东.2006.论高校办公室工作的六项基本原则J.高教论坛, (2) :104-106. 4王辉艳.2015.新形势下高校教学秘书应具备的素质及能力J.吉林省经济管 理干部学院学报, (2) :120-121. 5张雅君.2006.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨J.经济与 社会发展, (5) :197-199.
