1、1办公自动化基础知识众所周知，传统的办公模式以纸为主，且需靠人力实现传送。近几十年来，信息技术飞速发展，信息革命不断冲击，传统办公模式已远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活需要,所以办公自动化逐步得到了人们的重视与认可。一、办公自动化的概念及特点办公自动化(Office Automation，简称 OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是社会信息化的产物。通过网络，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷，从而极大地扩展了办公手段，实
2、现办公的高效率。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一。它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积极的影响。在当前国际上办公自动化飞速发展，它是涉及文秘、行政管理等多种学科并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。2办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人 ”起决定因素。办公自 动化将包括文字、数据、语言、图像等在内的办公信息实现一体化处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有
3、综合处理信息的功能。办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。二、办公自动化应用因篇幅有限，结合我局人员工作实践，本章主要介绍一下计算机技术基础知识，希望在工作中能给予大家帮助。计算机系统主要由两部分组成，其包括硬件系统（hardware）和软件系 统（software）。如图 1：图 1计 算 机 系 统 存 储 器 系 统 软 件 (操 作 系 统 和 一 些 系 统 实 用 程 序 ) 输 入 设 备 应 用 软 件 (除 了 系 统 软 件 以 外 的 软 件 ) 输 出 设 备 软
4、件 系 统 硬 件 系 统 运 算 器 控 制 器 中 央 处 理 器 (CPU) 外 部 设 备 (外 设 ) 片 内 高 速 缓 存 内 存 储 器 外 存 储 器 31.计算机硬件系统计算机硬件系统包括：控制器、运算器、存储器和输入输出设备。1.1 中央处理器（CPU）CPU 即中央处理器，其集成了控制器和运算器为一体。CPU 是计算机的核心部件，对计算机整体性能起决定性作用。我们常用来衡量 CPU 的主要性能指标有：主频、缓存、内核、制作工艺等。拿目前市场的主流 CPU 英因特尔酷睿 i7-4770k 和酷睿 i3-4130 为例，其主频分 别为 3.5GHz 和3.4GHz；三级缓存
5、分别为 8M 和 3M；核心数分 别为 4 核和双核；制作工艺均为 22nm。所以，纵观其参数 i7-4770k 完胜 i3-4130。但是，包括 CPU 在内的计算机组件其性能与价格都成正比。所以在选择 CPU 时要综合工作需要，性能越高的CPU 其价格也越高。因此，我们要选择性价比最优方案，以免造成不必要的浪费。1.2 存储器存储器包括内存储器和外存储器。其中内存储器又包括随机存储器（RAM），如我们常说的内存条；还包括只读存储器（ROM），如 BIOS 芯片。断电后，RAM 中数据会丢失，而ROM 不会因断电而丢失数据。4外存储器种类较多，如硬盘、优盘、闪存卡、软盘、光盘及其他移动存储设
6、备。1.3 输入输出设备输入设备是指向计算机输入数据和信息的设备，其主要包括键盘、鼠标、扫描仪、摄像头等；输出设备是指将计算机中的数据或信息输出给用户的设备，其主要有显示器、打印机、音响、投影仪等。2.计算机软件系统计算机硬件系统为计算机应用搭建了工作平台，它是计算机得以工作的基础。计算机硬件设备很多都不需要使用者频繁操作，第一次调试完毕，在以后的使用中只需接通电源、启动设备等很简单几步就完成待机准备工作。对于操作者来说，当我们在使用计算机来工作时，应用最紧密的要属软件系统。如图 1，计算机软件系统包括系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统和一些系统程序软件。常见的操作系统有 DOS、w
7、indowsXP、windows7、windows server、Linux、Android 等。目前我们办公用 PC 机的操作系统主要为 windowsXP 和 windows7。本 节以 windowsXP 为例进行介绍。2.1 操作系统操作系统是管理计算机硬件资源，控制其他程序运行并为用户提供交互操作界面的系统软件集合。操作系统是计算5机系统的关键组成部分，负责管理与配置内存、决定系统资源供需的优先次序、控制输入与输出设备、操作网络与管理文件系统等基本任务。操作系统使计算机系统所有资源最大限度地发挥作用，提供了各种形式的用户界面，使用户有一个好的工作环境，为其它软件的开发和应用提供必要的
8、服务和相应的接口。操作系统位于底层硬件与用户之间，是两者沟通的桥梁。用户可以通过操作系统的用户界面，输入命令。操作系统则对命令进行解释，驱动硬件设备，实现用户要求。操作系统架构很复杂，对于普通计算机使用者无需深入了解它，只要能够正常使用即可。2.2 应用软件计算机应用软件种类数不胜数，针对不同用途，开发者会开发出不同软件。而仅在自动化办公中能应用到的软件也是非常多的，比如文字处理、图像影音、数据传输、阅读翻译等软件，而且每类软件中又包含数十种具体软件。本节不能逐一介绍，仅对使用较频繁的 office 办公软件的一些常用操作技巧进行简述。这里以 office2003 为例。2.2.1 Word2
9、003 实用操作技巧 （）.按住 Alt 后拖动鼠标可以按列选定文本。 （）.按住 Alt 可对图形、表格等进行微调。 （）.F4 将“ 复制”与 “格式刷”的功能合二 为一，重复上一6次操作。F8 扩展所选 内容，按 Esc 关闭 F8 效果。（）.Shift+F5 快速返回上次 编辑位置，它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。即使关闭了的文档再次打开后，按 Shift+F5 也可以回到上次关闭文件时的编辑位置。（5）.Ctrl+A 可以全选文档，全选文档后按 Ctrl+Shift+Z可将文档恢复到默认状态。（）.按 Shift+F1 后，可 查看光标所在位置的字体、段落格式。 （）
10、.设置特大字体：字体列表中的最大字体只有 72 磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数，再按回车，可得到更大的字体。 （）.用 Ctrl+Z 即时撤销由“ 自动更正”等产生的意外结果( 撤销自 动功能替你完成的那一步操作)。 （）.在 Word 中设置上下标注：首先选 中需要做的上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 （）.突然遇到停电或死机时抢救 Word 文件有妙招：随便打开一个文件夹，按 Ctrl+V，在那个文件夹里就会出现你来不及保存文件，双击打开看看是不是你正
11、想要的？ （）.执行“全部保存 ”。当用户打开了多个文档后，如果7想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“ 文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存 ”命令， 执行即可完成全部保存的操作了。另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭” 的命令，配合“全部保存 ”命令。 （）.水平分隔线：使用 WORD 时，在一行的开始位置连续键入三个以上的“ ” 或减号，然后回 车，会出现一行细水平分隔线。这就是 WORD 的自动更正功能。你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分隔线，制试卷时特别有用。花一点时间从”工具 ”菜单中选择”自动更正”命令中
12、可以学到好多知识。试一下，分别键入三个或以上下面的符号，回车后会出现什么：、# 、*、=。（）.如何把 WORD 文档转换成图形文件：打开WORD，新建一个空白文档，将你要转换的文档直接拖到WORD 的空白文档里，你想要的效果出现了！ （）.快速打印多个文档：选定几十个要打印的文档，单击鼠标右键，选“打印 ”即可。 （15）.用键盘输入一个表格：在一行里输入+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+，回车 。表格出来了！ （）.快速设置行距：按 CTRL+1 可将行距设置为单倍行距。按 CTRL+2 可将行距设置为双倍行距。按 CTRL+5 可将行距设置为 1.5 倍行距。 8（）.快
13、速输入跟在文字后面的拼音：首先还是将要注音的几个字输入到 Word 中，然后全选，并执行“ 格式”菜单“中文版式”“ 拼音指南”命令给它们 加上拼音，此时拼音是在文字上面的，按 Ctrl+C 将这些带拼音的文字复制，点击“插入”“图片”“艺术字”，并随便选择 一个艺术字样式进入编辑窗口，按 Ctrl+V 将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中，你会发现拼音跟在文字后面了，只要将编辑器中的文字及拼音复制出来便可。 （）.让文档全屏显示：依次点击“工具”“自定义”“命令 ”“视图”。将“ 全屏显示” 按钮拖到 word 工具栏中，需要全屏的时候，点“ 全屏显示” 即可。 （）.改变文字的字体大
14、小：选中后按住 CTRL+就是变大，按 CTRL+就是 变小。 （）.快速插入当前日期和时间：Alt+Shift+D， Alt+Shift+T。 （）. “查 找与替换 ”功能妙用好多，只介 绍六种：快速替换特殊格式的字体。如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。操作方法：启动“替换 ”功能，在“查找内容”中填入“ 电脑”。在“ 替 换为 ”中填入“电脑”，并单击“ 高级 ”选项，打开“格式” 菜单，将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换” 按钮即可。 9通配符的妙用 。如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要使用通配符功能。 操作方法：
15、启动“替换 ”功能，在“查找内容”中填入“ ”（注：“ ” 可表示多个字符， “？”可表示一个字符），在 “替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配符” 前打钩。单击“ 全部替换” 按钮即可。用此方法可以将试卷中括号内的答案迅速去掉，而不用一个一个地删除。 删除空行。对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个段落标记连在一起，那么我们用 Word 的替换功能就可实现删除文章中的空行。操作方法：打开“编辑 ”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“ 查找内容 ”输入框中，按下 “高级” 按钮，选择
16、“ 特殊字符”中的“ 段落 标记” 两次，在 输入框中会显 示为“pp”，在“ 替换为” 输 入框中用上面的方法插入一个“ 段落 标记”，即“p” ，然后按下“全部替 换” 按 键，可删除单行的空行， 对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。在 WORD 中计算某一字符串出现的次数。操作方法：使用“替换 ”对话框，在“查找内容”和“ 替换为”的对话框中填入欲统计的字符串，按“ 全部替换” 命令。执行10完命令后，WORD 会弹出对话框提示有 XX 个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。 把文字替换成图片。操作方法：首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“ 查找内容 ”
17、框中输入将被替 换的文字，接着在“替换为” 框中 输入“c”（注意：输入的一定要是半角字符，c 要小写），单击替换即可。说明:“c”的意思就是指令 Word2003 以剪贴板中的内容替换“ 查找内容” 框中的内容。按此原理， “c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容，甚至 Excel 表格。 如何将一篇文章中的数字突显出来？ 操作方法：将光标定在文首，打开“替换” 界面，在“查找内容” 后面的方框中输入0-9，然后将光标定在“替换为” 后面的方框中，单击一下“高级” 按钮，展开 “高级”选项，并选中“使用通配符 ”选项。 单击“格式”按钮，在随后 弹出的下拉列表中，选择“
18、字体” 选项 ，打开“字体”界面。根据你的 实际情况需要，设置突出显示的各种参数(如将“ 字体颜色” 设置为“红色” ，将 “字形 ”设置为“ 加粗倾斜” 等)，确定返回“替换”界面，单击“ 全部替 换” 按钮 即可。 提示：如果在“查找内容 ”后面的方框中分 别输入“!0-9、a-z、!a-z、A-Z、!A-Z、0-9,a- z”，则可以“ 替换”文档中的“ 除数 值 以外的字符、所有的小写字母、除小写字母以外的11字符、所有的大写字母、除大写字母以外的字符、所有的数字和小写字母”等。 思考：如何将“123dd 2344 22222222 55533 的而对于根式域代码为3413eq r(2
19、6-x),其结果为 。26-x2.2.2 Excel2003 实用操作技巧（）.快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下 Shift 键，移 动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工” 状标志，左右拖拉 时会变成垂直“ 工 ”状标 志，释放鼠 标按钮完成操作后， 单元格间的次序即发生了变化。（）.彻底清除单元格内容先选定单元格，然后按 Delete 键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方
20、法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑清除”命令， 这时显 示“ 清除”菜单（），选择“全部” 命令即可，当然你也可以选择删除“格式” 、“内容”或 “批注”中的任一个。（）.为工作表命名为了便于记忆和查找，可以将 Excel 的sheet1、sheet2、sheet3 工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“ 格式工作表重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如14“Sheet1”，再输入新的名称。（）.选定超级链接文本如果需要在 Excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在
21、指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。（）.修改默认文件保存路径启动 Excel 2002，单击“工具选项” 命令，打开“选项”对话框，在“ 常规” 标签 中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建 Excel 工作簿，进行“ 保存” 操作 时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。（）.快速选定不连续单元格 按下组合键“Shift+F8”，激活“ 添加选定” 模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加” 字样 ，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住 Ctrl 键不放。（）.根据条件选择单元格 单击“编辑 定位”
22、命令，在打开的 “定位”对话框中单击“定位条件 ”按钮，根据你要 选中区域的 类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量” 、“公式”等，此时还可以复选“ 数字” 、“文本”等项 目，单击“ 确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。（）.移动和复制工作表 15不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下 Ctrl 键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。（）.快速
23、选择单元格 在选择单元格(行，列)时，同时按住 Shift 键可以选中连续的单元格( 行、列)。 在选择单元格 (行、列)时，同时按住Ctrl 键 可以选中不连续 的单元格( 行、列)。（）.绘制斜线单元格 利用 Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“ 绘图 ”工具，方法是 :打开 Excel 的 “绘图”工具，单击“ 直线” 按 钮，待光 标变 成小十字后拖动光 标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些
24、，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+ 回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。 （）.每次选定同一单元格 有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输16入多个测试值。但每次输入一个值后按下 Enter 键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。（）.制作个性单元格 如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在 单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“ 自选图形 基本形状” 子菜单 中
25、找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式” 命令。将 “设置自选图形格式 ”和“颜色与线条” 选项卡打开，选中“颜色 填充” 下拉列表下 “无填充颜色”， “确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性” 选项卡中的“大小、位置均随单元格而变” 选项选 中，它还会随单元格自动改变大小。（）.在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移
26、一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl17键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。（）.奇特的 F4 键 Excel 中有一个快捷键的作用极其突出，那就是 F4 键。作为“ 重复 ”键，F4 键 可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下 F4 键 以加入或 删除另一行，根本不需要使用菜单。（）.在 Excel 中快速插入 Word 表格首先打开 Word 表格所在的文件;再打开要处理 Word 表格的 Excel 文件，并调整好两窗口的位置，以便看见
27、表格和要插入表格的区域; 然后选中 Word 中的表格，按住鼠标左键，将表格拖到 Excel 窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。3.计算机病毒防治办公自动化因其方便快捷高效而被企业机关乃至各行业领域广泛应用。但在实现联网办公时，由于覆盖面大，使用人员混杂，管理水平各异，往往不能保证文件在网络上安全传输和管理。还有一些人专门在网络上从事信息破坏活动，给国家、企业造成巨大的损失.因此，加强网络安全，做好病毒防治，防止信息被泄露、修改和非法窃取成为当前网络办公自动化普及与应用迫切需要解决的问题。目前，信息安全已成为一门重要学科，鉴于本书读者范围和作者本身知识水18平，本节只是从一个普通计
28、算机使用者角度出发，提醒大家在日常工作中使用计算机应注意的几个问题。（）.及时给系统打上补丁，设置一个安全的密码。 （）.安装杀毒软件。如果你的机器上没有安装病毒防护软件，你最好还是安装一个。推荐一个目前市场上免费杀毒软 360 杀毒和 360 安全卫士。外网用户可到 360 官网下载标准版；内网用户可到 172.20.70.98 网址下载企业版。（）.定期扫描你的系统如果你刚好是第一次启动防病毒软件，最好让它扫描一下你的整个系统。干净并且无病毒问题地启动你的电脑是很好的一件事情。定期扫描系统是否感染有病毒，最好成为你的习惯。 （）.不要在互联网上随意下载软件。 病毒的一大传播途径，就是 In
29、ternet。潜伏在网络上的各种可下载程序中，如果你随意下载、随意打开，对于制造病毒者来说，可真是再好不过了。因此，不要贪图免费软件，如果实在需要，请在下载后执行杀毒、查毒软件彻底检查。不要乱点击链接,特别是那些网站的含有明显错误的网页.如需要下载软件,请到正规官方网站上下载. （）.不要访问无名和不熟悉的网站,防止受到恶意代码攻击或是恶意篡改注册表和 IE 主页. （）.关闭无用的应用程序,因为那些程序对系统往往会构成威胁,同时还会占用内存,降低系统运行速度. 19（）.安装软件时,切记莫要安装其携带软件,特别流氓软件,一旦安装了,想删都很困难，非专业人员很难寻找其踪迹。（）.不要轻易执行附
30、件中的 EXE 和 COM 等可执行程序这些附件极有可能带有计算机病毒或是黑客程序，轻易运行，很可能带来不可预测的结果。对于认识的朋友和陌生人发过来的电子函件中的可执行程序附件都必须检查，确定无异后才可使用。（）.不要轻易打开附件中的文档文件对方发送过来的电子函件及相关附件的文档，首先要用” 另存为” 命令（”Save As”）保存到本地硬盘，待用查杀计算机病毒软件检查无毒后才可以打开使用。如果用鼠标直接点击两下 DOC、XLS 等附件文档，会自动启用 Word 或 Excel，如有附件中有计算机病毒则会立刻传染；如有”是否启用宏”的提示，那绝对不要轻易打开，否则极有可能传染上电子函件计算机病
31、毒。 （）.不要直接运行附件对于文件扩展名很怪的附件，或者是带有脚本文件如*.VBS、*.SHS 等的附件，千万不要直接打开，一般可以删除包含这些附件的电子函件，以保证计算机系统不受计算机病毒的侵害。 （）.立即关闭自动播放功能，自动播放大大增加了感染病毒的风险，很多病毒是通过插入 U 盘这样一个简单的动作入侵系统的。 （）.重要资料，必须备份。 资料是最重要的，程序损20坏了可重新 COPY，甚至再买一份，但是自己键入的资料，可能是三年的会计资料，可能是画了三个月的图片，结果某一天，硬盘坏了或者因为病毒而损坏了资料，会让人欲哭无泪，所以对于重要资料经常备份是绝对必要的。 （）.尽量避免在无防毒软件的机器上使用软盘/zip 盘/mo 等可移动储存介 质。 一般人都以 为不要使用别人的磁盘，即可防毒，但是不要随便用别人的电脑也是非常重要的，否则有可能带一大堆病毒回家。（）.使用新软件时，先用扫毒程序检查，可减少中毒机会。 主动检查，可以过滤大部份的病毒。
