1、管理信息系统在办公自动化中的应用会展经济与管理 111 班 徐乔在信息技术狂飙猛进的今天，各行各业都试图在网上占有一席之地，尤其是与平民百姓日常生活息息相关的。新闻报刊、有线电视、保健诊疗、文化教育、银行业务、商业购物、文学阅览等人们生活必不可少的部分都已在网上有日新月异的服务内容。越来越多的用户利用 Internet 查询与寻找自己所需要的东西。办公自动化这一概念的含义是在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，信息采集、传递、处理自动化和决策方法科学化。随着信息技术的飞速发展和日趋激烈的商业竞争，企业已不再满足于独立、零散的办
2、公自动化应用，企业需要的是协同工作、综合、集成化的解决方案。而网络是解决由于物理距离造成的信息交流不畅、协商沟通不便的办公瓶颈问题的最佳方式。企业网上办公自动化通过对各办公自动化要素的闭环整合，实现了工作流、信息流、知识流和办公自动化系统的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。企业网上办公自动化将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在
3、所难免的“而工作流管理系统大多通过类似邮件系统来对消息和文件等进行传递,所以只要会上网查收电子邮件,都可以很快适应系统投入工作,从而大大减少了培训人员的工作量和时间,这对企业用户和开发商都是很有利的，可以实现对文件，消息及任务的轻易追踪,从而易于发现流程瓶颈,为实现企业的 BP (Business Process Reengineering)提供可能传统企业信息系统并没有完全实现业务流程自动化,并且各个子系统之间通常只是通过数据库相联系“而工作流管理系统实现了企业经营过程的流程化,使用它可以轻易追踪到公文传送到哪个环节以及在每个阶段的响应时间等,以便于领导决策层对业务流程进行分析”分析流程就可
4、以发现,如为什么订单被延迟处理?哪个部门对业务的响应平均比其他的部门慢?为什么货物被发送到错误的地方等,从而可有的放矢地对流程进行优化“而传统的方式因为个人通常会太过于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成。众所周知，互联网的普及正迅速改变着现代商务及办公模式。据统计，到2010 年全球的电脑将普及到 30 亿台，手机用户将突破 40 亿人，互联网也在不断地繁殖扩大。2005 年电子商务的规模比 2004 年增长了约 40%。而办公技术的日新月异，已经让我们进入了以信息技术为核心、以提高效率和生产为目的的办公自动化时代。信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部
5、分，而随着信息技术的发展，我们的办公室及办公自动化又该去往何方？信息技术与办公自动化信息技术是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术” 。也就是说信息技术是延长人的思维器官处理信息和决策的功能，利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、利用以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。办公自动化是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术，不断使人们的一部分公务管理活动物化于各种设备中，并由这些设备于办公人员构成服务于各种目标的人机信息处理系统。办公自动化是 20 世纪 70 年
6、代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国 OA 经过 80 年代末至今 10 多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。办公自动化发展的几个特点对于办公室及办公自动化发展，相信很难有一个准确统一的构思和描述，所谓智者见智，仁者见仁。但从信息技术的发展趋势所见，本人认为信息技术在办公自动化的发展具有以下几个特点：办公的非专业化在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然作出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远
7、远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。更灵活的工作流电子文件在网络中传输，比起纸质文件的传送效率要高出几个数量级，而且还可以包含文字、画像、动画、语音等多种信息，传递的知识更丰富。文件只有在商务传递中才能显现出价值，文件要相互传递和流动，这种文件的流动称为工作流，在所有商务中工作流都是必要的。因为工作流用途不同，所以传送工作量的软件的灵活性是不可缺少的。无限的无线办公场所随着像 Wi-Fi 等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞
8、跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。技术革新使围墙消失技术上的革新已经把办公室的概念模糊化了。甚至有著名公司认为随着信息技术的发展，咖啡馆是办公产品最具潜力的市场。由于办公室场所分散化，因此办公建筑的设计也将发生变化，许多公司开始在办公建筑内扩大和重新设计公共区域，使其更宽敞、更具有家的感觉。这种充满人性化的设计可以使员工在工作时心情舒畅。视频技术的大量应用未来办公室的另一大进化是大量视频技术的利用，视频的感性表现力大，所以在重要场合中被使用，随着视频技术和压缩技术的发展，诸如视频会议等得到大力推广。在微软总部举行的未来办公用品展上推广之一就
9、是通过摄像头全方地看到与会者参加会议的情况，甚至还可以看到每一位发言人的面部表情，并进行互动式的讨论。关于未来办公自动化的办公景象，很多大公司和专家从不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式会社的 Web2.0 模式和东京大学坂村健教授的 UU-office 概念。基于 Web2.0 的办公室随着信息流通量迅速增大，导致了商务本质的变化，质到量的变化促使我们的工作方式也必须随之发生改变，以适应商务领域的高速成长。理光株式会社提出了 Web2.0 时代全新的未来办公室概念。首先什么是 Web2.0 呢？这已经不是一个单纯的软件的话题，而已经涉及到了新的商务模式，现在已经有开放的交流的平台，服务
10、器、内容以及各种各样的服务，已经实现了服务的链接，从而提供了更为综合的服务。已经习惯于互联网的一代新人，将在这样的环境中建立起他们自己的生活方式和工作方式。Web2.0 在缩短企业与用户之间的鸿沟的同时，也改变着我们的办公环境。企业不仅可以借助 Web2.0 绝佳的互动性，更好地满足用户的需求，而且企业自身的办公模式也正随着改变。普适计算技术的出现无疑将令随时随地迅速访问到自己所需信息的梦想得以实现，而这更将推动 Web 时代高效率、轻松、愉快的工作方式演进。用普适计算网络技术构筑起了真正智能的 UU-office 办公室而作为未来办公室的重要实现技术，东京大学坂村健教授也利用最新的普适计算网
11、络技术为我们展现了全新的 UU-office 办公室。UU-office 是 Ubiquitous and Universal Office 的简称，Ubiquitous 译为随时随地，Universal 译为遍及四方的。其核心也是令办公系统能够真正地服务于人，实现“以人为中心”的办公。它以智能化为目标，整合设备和技术构建现代办公模式，让人们实现随时随地、随心所欲的办公。UU-office 的底层实现基础，是构建于一种被称之为 uID 技术的基础平台上，它能够通过为所有办公室的个体物品（包括人和设备等）分配的一个特有的 128bitucode 代码来自动识别周围状况。这种 uID 可以利用目前
12、的电子标签、条码、UWB 等任何数据信息技术来实现，最终为今天繁杂的办公环境加全新的基于位置的智能化增值服务。比如它可以自动判断谁可以走进哪个办公室，会用到哪些资源，有哪些同事是他可能要联络的，他们又都在何方等等。试想一下，在这样的办公环境下，我们的工作将会多么的便捷、轻松与高效？这才是我们真正期待的未来办公室。在我国，办公室起源于古代皇帝和君王的居室，发生重大变革则是从汉代纸的利用开始，而后的各朝各代，随着知识利用的飞跃发展，行政变得更加高效，办公室及办公手段也在发生着飞跃发展。但通过以信息技术为核心的“办公自动化”演进对传统办公模式的彻底革命则始于上个世纪末的信息技术热潮。企业信息管理系统
13、对于企业知识管理水平的提高具有很大的支持和保障作用，表现在发布知识,确保组织内的每个成员都能共享；确保知识获得的及时性；提升组织或个人的隐性知识为显性知识,并保证两者之间的有效转换。企业信息管理系统具有行业专家特性及实际应用特性，系统性和整体性，历史知识的积累性和共享性，决策的支持性，动态特性等特征。通俗地说，办公自动化系统就是指利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化为人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用资源、提高生产效率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。随着信息技术的日新月异，让我们看到了未来办公室的发展方向。未来办公室的工作方式不仅仅提高工作效率，同时能以人为本地不断进化，灵活地组织，能够实现更快的决策。更重要的是，这种全新的办公室将会提供我们更为顺畅的工作环境，创造有个性而且多样化的工作方式。我们相信，明天的办公室将不再冰冷，明天的办公室将更加聪明、更加贴心，一切由你而主宰，办公也会更加轻松。办公自动化系统在当前信息科学领域中飞速发展，它作为一个多学科综合应用的技术，办公自动化系统的研究愈来愈受到广泛重视。随着理论研究的不断深入和信息技术的不断发展，办公自动化系统将在社会的各个领域中获得更加广泛的应用。
