1、公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
2、二、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、 “一案一号” 、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母, SXK 冠以编号之首。2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1 行政类; 2 经营业务类; 3 人事关类; 4 财务类 ; 5 音像类。3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的
3、重要性和受保密度。分为“一般级” “重要级” “机密级” 。以“A”代表一般级,“AA” 代表重要级 ,“AAA” 代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“AA”重要级文档包含 :公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类
4、别-发布年号- 归档序号- 受密级。例如: 将 2010 年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-2010-001-A三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管; 人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档 由财务会计部负责保管; 其它文档均由总经办指定专人负责保管。2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、
5、防火、防虫蛀、防丢失。3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单 。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。四、公司文件、资料的归档保存期限1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭
6、证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。五、公司文件、资料档案的销毁1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表 。4、 文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。六、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。韶关市新江控股资产营运管理有限公司年 月 日
