1、 接待方案十月十五日下午，以与我国 A 学院的合作校英国 B 学院的校长为首的 15人代表团前来我们 A 学院进行考察。目的是为了加强我们两学院的交流，并洽谈合作事宜。为了做好接待工作，现制定本接待方案。1、接待目的：尽最大努力让 B 国代表团满意，树立我校的良好形象，加强国际校际之间的合作，实现双赢。2、工作宗旨：热情、主动、耐心、周到、细致、安全、高效、确保各项接待任务圆满完成。3、工作时间：10 月 15 日4、具体接待地点和相关接待部门职能如下：1、组织机构总负责人：高叶成员：甄嬛（总经办主任）崔槿汐（公关部经理）苏培盛（服务中心经理）沈眉庄（财务部经理）华妃（人事部经理）接待工作人员
2、职能分配表部门事项 总经办 服务中心 公关部 财务部 人事部接机、送机 苏培盛 崔槿汐 华妃环境准备 甄嬛 崔槿汐 沈眉庄会议室及资料甄嬛 苏培盛 沈眉庄参观公司 甄嬛 崔槿汐 华妃饮食住宿 苏培盛 沈眉庄 华妃医疗服务 甄嬛 苏培盛 华妃2、具体工作安排（1）接机及送机组负责人：崔槿汐主要职责：负责联系考察组的接机、送机及其他事务；工作人员：记者 1 人（公司宣传部指派） ，负责摄像、照相事宜；温实初，负责生活等相关事务工作。1、主要工作内容（1）具体负责与接机、送机相关的业务工作。（2）机场照像场景的布置。（3）落实机场贵宾通道、机场贵宾厅接待室横标等相关事务。（4）基本保障条件：照相机一
3、部、车辆一台、代表团接机牌、雨伞若干。2、工作细节策划（1）准备：2013 年 10 月 15 日到机场实地考察。贵宾通道相关事宜；办理工作组进停机坪的相关手续；工作组临时用餐接待地点、接待方式；工作组成员提前就位住宿安排等；根据考察组具体到达的时间安排好接机工作。（2）接机：就位。10 月 15 日中午工作组成员到达机场。设点。A、设宣传牌一块，要求醒目、足够大。上书“ 热烈欢迎 B 学院代表团前来 A 学院进行考察并合作” （中、英文） ；B、设休息室一间，备好椅子、茶饮用具等；（3）接人。代表团由接领人员确认后，接领人自我介绍，接过行李交专职驾驶员；（4）照相。由负责人、代表团、接领人七
4、人在宣传牌前合影。（5）用餐。若代表团在中午 12；00 至 1：30，或下午 5：30 至 7：00 到达机场，临时用餐安排在机场用自助餐；（6）转车。送代表团乘坐专车前往预定地点。（7）照片传回。照相结束后，第一时间内把照片传回指挥部高叶处。（8）报告。在代表团出发前往 A 学院后，把相关信息电话报告指挥部。 3、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。（二）代表团车辆服务及信息收集组负责人：甄嬛主要职责：负责代表团车辆服务工作及代表团人员信息准备1、车辆的调配：用公司的中型瑞风豪华商务车 1 辆2、人员：公司后勤服务中心 1 个驾驶员3、要求：驾驶员要严格遵守各项交通法规，
5、态度认真，努力工作，为公司增光，不能因为自己的原因而造成代表团对我公司的不良印象。4、细节：驾驶员要着装整齐，统一着浅色衬衣，深色西裤，仪表要整洁大方，态度要不卑不亢，要一切行动听指挥，开车期间不得打手机，要搞好车内外卫生。5、遵守交通法规。行车期间，不准超车，不准占道行驶，不准转急弯，不准超速，不能吸香烟，不能接听电话。要按指定的线路行车，停车前要给代表团提示，绝对保证安全行车。停车时要等代表团下车后，再将车辆按秩序整齐停放到停车点。6、车内要备的物品：轻音乐光盘、常用药品、遮阳帽、雨伞、毛巾、矿泉水、保温壶、清洁工具等。7、考察组人员信息登记情况：考察组人员信息登记表抵返时间 抵达 返回序
6、号来访人员 职务 爱好宗教信仰工作单位年龄性别时间 航班 时间 航班车辆安排房号 备注1 Leo 校长 游泳 无 B42 男 10 10瑞风 4122 Job 副校长 摄影 无 35 男 4093 Mary 教授 唱歌 无 34 女 4144 Alien 教授 游泳 无 30 男 4135 John 教授 跳舞 无学院22 女月15日3:00月16日 21:00豪华商务车411（三）食宿服务工作组负责人：沈眉庄主要职责：1、负责代表团入住五星级商务酒店食宿接待工作。2、负责指挥、协调、安排代表团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。考察组日程安排表序号 时间 地点 事项 陪同人员 参观人员 备注
7、115 日下午 16 点A 学院会议室欢迎会A 学院院长、副院长等A 学院教授及学生215 日下午 17 点五星级酒店安排入住 沈眉庄 崔槿汐315 日下午17：30点五星级酒店欢迎晚宴 高叶、甄嬛 崔槿汐4 15 日早 五星级 会议 A 学院院长、 A 学院教授上 8 点 酒店副院长及副教授516 日早上 10 点学院 参观学院A 学院院长、副院长A 学院教授及副教授616 日中午 12 点五星级酒店中餐苏培盛、华妃沈眉庄716 日下午 15 点故宫 参观娱乐 高叶、甄嬛 崔槿汐816 日下午 17 点五星级酒店晚餐高叶、崔槿汐甄嬛916 日晚上 19 点A 学院 欢送会A 学院院长、副院长
8、A 学院教授及副教授及部分学生注意事项： A、早点应安排西餐为主，搭配适量中餐，不仅尊重代表团的饮食习惯，又能够使他们品尝到中国的美味，早点供应应当品种齐全、营养丰富。B、正餐，中西餐搭配，在保证菜品丰富的同时，展现中西方饮食特色。C、食品安全，食品一定要安全卫生。接待项目及相关住宿费用表项目 数量 单价（元） 小记（元） 总额（元）房间 15 188 元/天 2820商务会议室1 999 元/天 999晚宴 1 2888 28888395早晨 1 200 200中餐 1 500 500晚餐 1 988 988（四）医疗服务工作组负责人：华妃医生：敬妃、端妃、浣碧主要职责：负责医疗服务工作，二
9、十四小时轮流值班，代表团人员外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。 1、药品准备（1）代表团房间配备的药箱：感康 1 盒，斯达舒 1 盒，风油精 1 瓶，润洁眼药水 1 瓶，草珊瑚含片 1 盒，健胃消食片 1 盒。（2）车辆上的备药：速效救心丸 1 盒，晕动片 1 盒，金嗓子含片 1 盒，创口贴 10 个。2、治疗原则诊治过程中规范操作，以安全为重。 五、工作要求1、学院全体工作人员必须高度树立责任意识，以主人翁的姿态投身到接待活动中，以自己的言行维护学院的声誉和利益。2、接待期间，各部门负责人每天值班。正常情况下工作人员应保证通讯24 小时畅通。3、各部门及各工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排，一切从大局出发，克服困难，无条件服从人员及设备的调拨。4、接待期间全体员工应统一穿工作服，佩戴胸牌，说普通话及英语，行为得体。5、除上述接待专项工作外学院的各项常规工作要一如既往，按质按量保证做好。以上方案妥否，请批示！A 学院院长办公室二一三年十月三日
