1、财务软件使用介绍：1. 建立新的财务数据文件。a) 选择”New Quicken File” b) 给文件起个名字（可以按地域起名）c) 系统提示更改语言设置可忽略（每次打开都出现，每次都应忽略） ，点击 OK： 2. 将旧的财务数据文件转化为 2012 版本的数据文件：a) 安装 Quicken2012 系统会自动覆盖 2010 版本，系统会打开默认的数据文件并提示，点击右下角的“convert file” ，系统自动将 2010 版转化为 2012 版的文件：b) 转换后的 2012 版数据文件会保存所有之前的设置和数据。3. 财务数据文件建立后进行基础设置，建立账户。a) 第一步，添加新
2、账户b) 打开添加账户界面，选择”Cash” ： c) 在输入框中输入“银行存款” ，同时选择”Business Transactions”，并按”Next” d) 输入起始日，可以为建账当天；同时输入银行起始金额为“0” （注：因为各大区将要实行定额备用金制度，总部将统计核定大区备用金金额，并清理以前借款及银行，多退少补。故，所有银行账户从实行备用金制度起，默认起始金额为 0。 ） 。选择”Next”e) 选择”Finish”。表示完成此账户建成，也可选择”Add another account”继续添加。f) 添加新账户步骤同上。 建立“现金”账户，与银行存款唯一不同即账户名称改为“现金”
3、 。 为了员工借款的需要，按照借款员工姓名建立账户。与银行存款唯一不同即账户名称改为“（姓名） ”。4. 按照支出种类建立费用类别。a) 选择”Category list” b) 选择”New” c) 建立两种费用类别，第一种为销售费用，即费用计入成本中心（CC）为 8XXX 的费用类别；第二种为项目费用，即计入 16XX 费用中心的费用类别。 销售费用，注意要在”Business Expenses”下创建，但系统无法在改种类下直接创建。故首先要创建在某一” Business Expenses”费用下作为二级费用，然后再改为一级科目。操作如下： 首先选择”Subcategory of” “Ad
4、s”，系统自动带出 Group:” Business Expenses” : 然后再点击”Expenses”,系统才能将之归类到”Business Expenses”而不是”Personal Expenses”。 项目成本同理，注意要归类到”Business Expenses”。 然后按照次一级的费用，如销售费用下的差旅费、招待费（详见明细列表） 。项目成本中同样建立差旅费、招待费（详见明细列表，与上次培训不同， “项目 A”、 “项目 B”等明细不在此处建立） 。 5. 建立标签”tag”,标签可用于归集各项目种类。a) 进入”tag list”b) 按项目号建立 tag,所有新项目都要建立
5、项目号:c)6. 总部预付备用金操作：a) 首先点击”Business”按键 ： b) 点击”Business”后，点击”Add Reminder”，并选择”Bill Reminder”(费用报销)， ”Income Reminder”（收到总部备用金或）或”Transfer Reminder” (提现、或员工借款) 。 c) 以”Income Reminder”为例，录入信息： d) 点击”Next”，录入详细信息。e) 点击”Done” 。f) 之后”Business Reminder”界面会出现一个处理提示行。g) 点击该行后面的”Enter”.h) 录入具体信息。i) 点击”Enter
6、 Transaction”按钮完成操作。7. 银行提现操作：a) 同上b) 选择”Transfer Reminder”c) 录入信息：d) 选择“Next”，录入详细信息：e) 同上。f) 同上。g) 同上。h) 录入具体信息。i) 点击”Enter Transaction”完成录入。8. 员工借款：公司不鼓励员工借款，但如有特殊情况须大区总经理或销售总监审批。a) 同 6.a)b) 选择”Transfer Reminder”。c) 录入信息。d) 选择“Next”，录入详细信息：e) 同 6.e)f) 同 6.f)g) 同 6.g)h) 录入具体信息。i) 点击”Enter Transact
7、ion”完成录入。9. 员工报销：a) 同 6.a)b) 选择”Bill Reminder”c) 录入信息。d) 选择“Next”，录入详细信息：e) 点击”Add category, tag or memo”, 点击 选择对应费用种类，如：项目成本中的差旅费，用来归集某项目的有关差旅支出的成本。f) 点击”tag”中的 ，选择对应的项目号，如：jiangsu001。 （只有项目有关的费用才需要选择项目号，销售费用不用选择。 ）点击”OK”。g) 点击”Done”. 完成 Reminder 的录入。th) 点击”Enter” ”Enter Transaction”完成最终录入。注意要选择正确的”Account to use”，如选择“销售 A”表明从销售 A 的借款中支出，如果报销金额大于借款金额，销售 A 借款出现负数，则将相应差额重新按第 8. 员工借款操作处理。
