1、目录,一、文控管理的目的,二、文控管理的范围,三、文控管理体系,四、文控管理系统建立与执行,一、文控管理的目的,一、文控管理的目的,目的,规范公司文件、图纸 等资料及信息的管理,有效保护和利用公司的 资料及信息,增强公司资料及信息的及 时性、一致性和有效性,一、文控管理的目的,企业档案的特点企业档案的历史记录性企业档案的信息资源性企业档案的法律凭证性,二、文控管理的范围,二、文控管理的范围,1、公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料；,2、总经办及各部门形成的制度性管理文件等；,3、项目开发过程中的文件、图纸、数据信息及影像资料等；,4、员工在从事公司的主要经营活动中形成的、对公司具
2、有保存价值和利用价值的其他资料等。,三、龙湖地产文控管理体系,一级,二级,三级,自下而上的信息资料收集,自上而下的信息资料传达,集中和分散相结合三级文控的体制,三、公司文控管理体系三级文控管理体制,第一级公司档案管理员：负责公司级别的文档和图说资料 的归档保存，如：政府批文、证书、报告、合同、竣工图（均为原件）以及资料光盘等。,第二级各部门内业：建立本部门的文档管理体系，作为本部门的信息枢纽，管理部门文档、图说资料的流转、签章、归档。,第三级项目内业：在多项目同时运作的情况下，部门文员下面需再进行岗位细分。如工程管理部可分项目单独设立项目工程内业，独立管理项目的文控工作。,三、公司文控管理体系
3、三级文控管理体制,四、文控管理系统的建立与执行,1、第一级文控管理,2、第二、三级文控管理,1、第一级文控管理,3）、公司档案室分类目录,2）、公司档案室管理办法,1）、第一级文控管理的执行人,公司档案管理员,第一级文控管理的执行人,四、第一级文控管理_执行人,四、第一级文控管理档案管理办法,一、XX地产档案管理办法：,为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司的各项目工作服务，增加公司资料的实用性和有效性，结合公司实际情况，拟定公司档案管理制度，明确档案建档范围、机制、职责、编号系统、保管、借阅、销毁等各项管理办法，形成制度性文件，指导部门/项目文控管理办法的
4、编制。,XX, 档案的分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系的档案系统。,四、第一级文控管理档案分类,科学、合理的档案分类体系是档案管理条理化的先决条件,一、常用的文档分类方法：1、职能分类 2、时间分类 3、作者分类 4、专题分类 5、项目分类 6、型号分类 7、区域分类 8、外形分类,档案的分类方式多种，在实际工作中应根据实际情况编制档案分类目录,在多项目同时运行的情况下，建议档案首先要按项目分开分类管理,四、第一级文控管理档案分类,XX地产档案室分类目录：,四、第一
5、级文控管理,档案根据文件资料的来源、时间、内容、性质等分为若干层次和类别，档案分类除大类外，同时区分保密、保密程度等。公司档案室分类归档目录与部门、项目档案分类目录对接,XX,2、第二、三级文控管理,3）、部门/项目档案分类目录（参照第一级）,2）、部门/项目档案管理办法（参照第一级）,4）、部门/项目档案流转流程、标准、模板,5）、部门/项目档案实际处理,1）、第二、三级文控管理的执行人,部门/项目内业,第二、三级文控管理的执行人,四、第二、三级文控管理执行人,部门/项目 内业,文控管理,内外协调,日常管理,计划跟踪,数据统计,四、第二、三级文控管理执行人,内外协调,文控管理,数据统计,计划
6、跟踪,日常管理,与外部分供商、公司其他部门的沟通协调,信息、资料收集整理，传递、传阅，可利用信息、 资料的归档、清除,建立部门台账，相关数据的收集、利用,协助计划编制，计划跟踪、反馈,部门会议安排、会议服务、后勤等其它配合事宜,四、第二、三级文控管理执行人,四、第二、三级文控管理执行人,参照公司档案管理办法，根据各部门/项目实际情况，拟定部门/项目档案管理办法，做为部门/项目档案管理的依据：,四、第二、三级文控管理档案管理办法,一、城市建设档案分类目录：,四、第二、三级文控管理体系档案分类,二、XX地产各部门档案分类目录:,参照公司档案档案室分类目录，根据各部门/项目实际情况，拟定部门/项目档
7、案分类目录：,根据部门档案分类，梳理部门各类型档案的流转流程、标准、责任单位、数量、模板等 （结合公司工作流程）,四、第二、三级文控管理体系档案流转,参考资料：,档案实际处理程序： 1、收/发文登记 2、收发文的督办 3、档案归类 4、档案编号、预立卷存档 5、档案的保管与利用 6、电子光盘、照片、影音等资 料的保存 7、档案的销毁 8、注意事项,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,1、收发文登记 强调可追溯性,收发文登记本的基本要素：文件编号、文件性质、文件名称、份数、收/发文单位、收文人、收文时间、备注,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,2、收文的阅办:分办、拟办、批办、传阅、承
8、办发文的催办和查办,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,3、档案归类-鉴别档案类别,根据档案性质、价值、密级，鉴别档案属类,？,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,4、档案的编号预立卷存档,鉴定档案类别,档案编号系统,档案 编号,完善档案目录,同时完善收发文登记本编号,完善档案目录电子版,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,5、档案的保管与利用,1、部门内业负责部门档案的保管工作，不得随意损毁、丢失公司档案，不能擅自向他人提供、抄录、公布公司档案，不得随意涂改、伪造档案，不得倒卖档案牟利或将档案赠送给其他人，不得玩忽职守，造成档案损失。,2、部门人员查阅部门档案的，查阅完毕后需尽快
9、归还，相关部门人员需查阅或借阅部门档案的，需填写借阅登记表，并督促尽快归还。,借阅登记表样表,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,6、电子光盘、照片、影音等资料的保存,电子光盘、照片、影音资料的存档流程,收到/产生资料,导入计算机存档,贴标签注明名称、主要内容、时间、地点等信息,存档并完善档案目录,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,7、档案的销毁,档案室负责承办档案的鉴定和销毁工作，任何个人不得随意损毁档案,申请档案鉴定,鉴定小组鉴定,造具销毁清册,碎纸机销毁,档案销毁程序,四、第二、三级文控管理体系档案处理程序,1、 部门内业应督促本部门办理具体事项的人员及时上交应归档的文件材料，部门内业负责归口部门文档的收、发、存程序 2、 新办理的各项证照、合同等文件，手续完善后立即交档案室，并向相关部门发布公告，以达到信息的及时共享 3、 OA系统升级后，档案资料信息与OA系统相结合 4、 非本公司人员不得查阅、复印和外借档案 5、 档案管理人员应忠于职守，遵守保密制度,四、第二、三级文控管理体系 注意事项,END THANKS,感谢聆听 欢迎指正,
