1、 珠海一多电气自动化有限公司产品需求识别订单控制程序文件编号：QP-17 版本：C 版次：00 制(修)订日期：2010-5-21 生效日期：2010-6-1 文件总页数：6 页修订记录:版本/号 修订原因 修订日期 修订页次 修订人C/00全面改版，更新商务部跟单过程中相关流程内容，增加产品缺料发货联络函和紧急放行单2010-5-21 全部 曹锦亮编写:曹锦亮 审核:刘珊红 批准: 杨志强 产品需求识别 订单控制程序- 1 -文件编号: QP-17版本：C 版次：00页 次: 共 6 页1.目 的：控制并规范公司商务作业流程，确保本公司与客户的订单/合同均能符合买卖双方所需，同时确保客户的需
2、求能得到及时、专业的跟进和有效处理，并使订单合同的执行及交付过程受控。2.适用范围：与订单评审相关的所有范围。3.引用文件、定义：3.1工程控制程序QP-7023.2客户投诉及售后服务处理程序QP-8043.3 含义：a、投标性报价：针对正在招标的项目，报给各投标开关厂的价格；b、采购性报价：招标结束，报给已中标开关厂的价格；c、待订货项目：已确订中标开关厂，但开关厂尚未订货的项目。d、标准产品：公司已研发成功并广泛投入市场推广运行的产品。e、非标产品：不同于标准产品技术要求的产品。4.权 责：4.1 商务部4.1.1 负责客户资料及其需求信息的记录、收集、整理、归档；4.1.2 负责报价、商
3、务谈判、合同签定、直至产品最终交付的全过程跟进；4.1.3 负责对售后服务、客户报怨、客户投诉信息登记，处理并跟进；4.1.4 同与产品交付全过程有关部门的沟通协调。4.2 工程部4.2.1 负责确认签订工矿产品购销类合同所需的生产细目单及合同评审表 ；4.2.2 负责客户及公司业务人员的技术咨询，协助商务部对客户进行的技术层面的交流及确认。4.3 生产中心4.3.1 负责解答商务部对产品交期及外购件等方面信息的咨询；4.3.2 按合同的要求进行产品的生产，质量控制、包装、入库。产品需求识别 订单控制程序- 2 -文件编号: QP-17版本：C 版次：00页 次: 共 6 页4.4 售后服务部
4、分析、解决客户投诉的产品质量问题。5.程序内容：5.1 商务信息收集、分类5.1.1 商务信息内容：5.1.1.1 客户的基本资料：包括地址、电话、传真、联系人（采购、技术）等；5.1.1.2 项目信息：正在投标及已中标项目的名称、使用产品的型号及数量、项目投产时间等；5.1.1.3 售后服务及客户投诉信息：包括需要服务的项目名称、产品型号、数量、服务地点、联系人、联系电话等。5.1.2 将客户的信息按地区分类，并相应填入商务部 ERP 系统的客户信息 、 已签合同、 待订项目的相应栏以备待查。5.2 商务跟进5.2.1 投标性报价5.2.1.1 确定客户基本资料和项目信息后制作报价单 ，由商
5、务部主管审核并加盖报价专用章后传真给客户。5.2.1.2 商务部主管每日整理当天的询价信息，于次日发给销售管理组，由销售管理组通知相应片区业务员跟进并确认最终中标厂家。5.2.1.3 将以上内容填入商务部 ERP 系统的报价单中，以备查询。 5.2.2 待订货项目处理5.2.2.1 商务部接到业务员或开关厂通知的已中标但开关厂尚未订货的项目时，应及时将开关厂及项目信息登录到商务部 ERP 系统的待订项目里面；5.2.2.2 定期同开关厂联络，确认项目进展情况（包括是否已同设计院签定技术协议和合同，技术图纸是否已到技术部，是否需要我公司技术支持等） ，并将跟进情况登录到待订项目 ，直至开关厂订货
6、。5.2.2.3 商务部将项目跟进情况及时反馈给业务员。5.2.2.4 对于设计院已设计我公司产品，但开关厂最终未采购的项目，商务部应归纳整产品需求识别 订单控制程序- 3 -文件编号: QP-17版本：C 版次：00页 次: 共 6 页理至项目流失情况表 ，并分析项目流失原因。5.2.3 采购性报价5.2.3.1 确定客户基本资料和项目信息后制作报价单 ，由商务部主管审核并加盖报价专用章后传真给客户。5.2.3.2 同开关厂随时保持联络，直至订货。5.2.3.3 将以上内容填入商务部 ERP 系统的报价单 ，以备查询5.2.4 订单评审及合同制定5.2.4.1 订单评审：a、收到开关厂书面或
7、口头采购订单后，同开关厂确认项目信息、产品型号、数量、要求交货时间，并要求开关厂提供项目的一次方案图及技术联系人；将以上信息商务部 ERP 系统的受订清单交给工程部，由工程部同开关厂确定具体技术方案及订货明细并制作生产细目单及合同评审表 ；b、商务部接到生产细目单及合同评审表后同生产中心确认生产周期，同时此订单流程开始启动，生产中心开始安排生产。d、对于非标产品，商务部根据工程部提供的非标产品联络单组织各相关部门汇审，以确保产品质量。5.2.4.2 合同的签定a、跟据生产细目单及合同评审表提供的订货明细，同客户协商确认的采购价格，以及同生产中心、客户沟通确认的生产周期，制作工矿产品购销类合同
8、。b、 工矿产品购销类合同由商务部主管审核后传真给客户，如客户无异议，由商务部主管加盖合同章后传真给客户，由客户确认；如客户提出异议，则双方协商直至双方满意并签定合同。c、 工矿产品购销类合同签定后将所有订货信息登录到商务部 ERP 系统的已签合同以备查询。5.2.4.3 订单及合同变更a、订单评审结束后生产部开始生产，货未出厂前，如客户或我公司技术人员提出技术更改，则由工程部同客户沟通并根据更改情况制作生产及合同变更评审表 ，由销售中心经理审核后，交由生产中心重新安排生产并确认交货周期，如更改内容影响合同价格和交货周期的商务部应制作工矿产品购销类合同补充合同,具体操作见本程序 5.2.4.2
9、 项。产品需求识别 订单控制程序- 4 -文件编号: QP-17版本：C 版次：00页 次: 共 6 页b、如在货物出厂前客户要求取消订单或终止合同，经双方多次协商未果。则由商务部书面通知工程部并在商务部 ERP 系统的受订清单里面登记，由工程部制作订单及合同取消通知单 。 订单及合同取消通知单评审过程同生产细目单及合同评审表评审过程。c、如果货物出厂后客户或我公司技术人员提出技术更改，具体操作见本程序 5.3 项。5.2.4.4 合同执行a、从产品开始生产到成品入库商务部应对全过程跟踪，如出现变更参照本程序5.2.4.3.a 项执行。b、合同具体要求见工矿产品购销类合同的各项条款。5.2.5
10、 出货5.2.5.1 同客户沟通确认货运方式及发货地址等资料。5.2.5.2 由发货负责人填写出库单 ，财务签字确认付款后将出库单交由仓库准备出货。如果款未到，急需紧急出货的需由总经理、副总经理、销售中心经理签字后方可出货。如当天要发的设备出现缺料或需要分批发，跟单员则需要填写产品缺料发货联络函 。如设备出现性能上的缺陷而必须当天发货的情况，跟单员则需要填写紧急放行单 ，由各主要部门主管签字才能出货。 5.2.5.3 联系物流公司发货。5.2.5.4 将发货日期、到款日期等信息登入商务部 ERP 系统的已签合同以备查询。5.3 客户服务5.3.1 客户服务信息主要来源于：售后服务部、工程部、商
11、务部。5.3.2 当接到客户口头或书面要求的技术指导、现场安装服务、售后产品维修更换等服务信息时，商务部应将客户资料、项目信息等详细资料填入产品售后维护记录表转由售后服务部处理并对处理结果跟进。5.3.3 将服务内容及资料填入日工作记录以备查询。5.4 统计、分析、考核产品需求识别 订单控制程序- 5 -文件编号: QP-17版本：C 版次：00页 次: 共 6 页5.4.1 商务部主管每月对本部门的已签合同 、 报价单 、 受订单 、 待订货项目 、 项目流失情况表等记录表格进行分类统计，并对统计结果进行分析，形成商务部月报 。5.4.2 按照本部门的管理责任及工作职责，对本部门的当月业绩及部门成员的工作绩效进行考评。6.0 作业指导书无7.0 相关表单7.1工矿产品购销类合同QR-701097.2产品缺料发货联络函 QR-QA-08/A7.3紧急放行单 QR-80313
