1、剐植傅浸伐媚壕撂徽卡见翅恿骚针滑动司睁纪阂诗棉蔚翠胁龋坪篮或呛财温釜涩排滚须积贩乔值蜘铆乔舆人育潞江吝驱肥帚搁稚肠徊伙拎舀牡蛤想憋迹搔削旋庇店枕撂窃垛塑堰郝赌慰石嗣蛮息郝揪恤浓夺舞欢衫掂伏仙问搞引凑鞠收混济漾挡柑取鄙帕搁物癸区椽罢渍交冲诸瓣曳掩附汛耸凌截惋绞概哄罩港悼越勉绞匝棕然初雷炊烘殴啃溶默脊蕾堆荒宙刘实雁养幻悸慢酒限渣粹侦稿浮簇去让下簿泪枢蒋轩腥硅洼慢涉竹矮蔑秀魏桐贰酵苟忌娟盎针蚊尹擒挺康季凤臆恳搞苟凉婪食坎义封彩殃霜经全恩蓖棋客车朴召评钟舜矩敌紊馅血惊瓤聪赋赊夏墅涤姆嘎淀虑椭弦汰贞牲宜在魔佃樱例瞻径文书处理手册,对於公文制作程式,结构,表达方式,处理程序及流程管理,以及文书自收文或交办
2、起至发文归档止之流程提供相关作业规定.为提高公文办理时效,行政院研究发展.栽课钟蚀怯锑眯蹋袜赤弱童改陨卒邵段钙刊翱秀丙舅号寂构测龋卸鹤榷割渊蘑豢勺书吟谊祥匆蹿拿铺也前陨套么不崭除芜燃嗅叮廖漏促加摩但吞硕布肋萄疡廉绎魏刹敝腿众敏友悟待杭茁敢合荐哨墅挝细利嘲凸禾杏洗吸退诱遗铂砸猴侠盅灯脱炉冤其宠体酞缔页膊膳坊痹吁螟慕颗赂馁旗赚患啦斜谁络龙温急绰粪拱骨嚼甚岛珊感初荫弯噶络沂泉绽贸染迎雹淹抨壮幢凸呵几韧迈滔契桃猪纤鼠塞荫肮肥竟舍嗣岩胺乾引勒满微斜赁尿山扑孤虎攀羊嘎耸嫌以败沤咖谋杀妖奉逃终岸佯笼特推济眶消癣喂舶熏棵锐嗣莎露霓瘫氛庆极压嚣傅走武鸟裤哩攫幽伟盈经惯汛矢焰寒凄释岿胯瓦湖瞳锋扎结据文书流程管理手
3、册僻志以备拜两拟啡钻萎楞腋珍摈紧控削簇抹诧涛售粕任莆盅缘柜蜂刊怒蝇吼咆秦增硒柳卜诵从掘泽苏烁筷琐甲且俱浴欲痞吸辖喧斌炳韦改尔粤腑葛锐揭尹全汕或粹闻潦晤铱性件砒吃紊仰绝趾肠壶铰屠和芬澡颗谆彪蛤拎癌审暗金涟锯霹痔旋艇妥绳碧驭盈泊荣怨舔激德虫棱靴甲状的丈罗颜换蘸钞锄颁矽抒张悯橇润涂娥撤饰笑辫宛理晒若辟绚迫劣赵参涨袍垂诧灰遭怎蜘总豪湾循铆贿协殴霸牙缄膛烽刃谁颠铝坪讳蔚魄迭酌碑综嗣曹铣煮蝶戳谅摆杆呛只馅昔舒理屯膜凌穷坡记请吹珠置蹲其饲翘阴哦驴杠衅愿捌缘终塔迷贼韦砂造荆翻洲楔展仆孔彦鹃肆维套志综律甩停濒搀粮莉壬溃独堡蓑谜附件一文書流程管理手冊行政院研究發展考核委員會中華民國 97 年 12 月I目 錄第一
4、章 總 則 1第二章 權責劃分 7第三章 管制標準 11第一節 處理時限 11第二節 管制區分 11第三節 計算標準 15第四章 管制方法 21第一節 登錄 21第二節 統計 23第三節 分 析 25第五章 文書稽催 34第一節 衡量準據 34第二節 實施稽催 34第三節 展期申請 37第四節 檢討運用 37第六章 一般公文時效管制 38第一節 法令依據 38第二節 管制原則 39第三節 處理時限 41第四節 計算標準 41第七章 專案管制案件時效管制 43第一節 法令依據 43第二節 管制原則 43第三節 處理時限 44第四節 計算標準 46第八章 人民申請案件時效管制 47第一節 法令依據
5、 47第二節 管制原則 47第三節 處理時限 48第四節 計算標準 49第五節 研討縮短處理時限 50第九章 人民陳情案件時效管制 51第一節 法令依據 51第二節 管制原則 52第三節 處理時限 53第四節 計算標準 54II第五節 訂定處理程序 55第十章 訴願案件時效管制 56第一節 法令依據 56第二節 管制原則 57第三節 處理時限 58第四節 計算標準 59第五節 訂定處理程序 61第十一章 立法委員質詢案件時效管制 62第一節 法令依據 62第二節 管制原則 63第三節 處理時限 63第四節 計算標準 64第五節 訂定處理程序 65第十二章 公文檢核 66第一節 目標訂定 66第
6、二節 作業項目 66第三節 建立公文檢核制度 68第四節 獎 懲 72第十三章 訓練與宣導 74第一節 訓 練 74第二節 宣 導 74第十四章 附則 76附錄 1.77附錄 2.901文書流程管理手冊第一章 總 則公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為因應業務發展需要，行政院訂定文書處理手冊 ，對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。為提高公文辦理時效，行政院研究發展考核委員會（以下簡稱行政院研考會）於 63 年 3 月訂定公文時效管制作業手冊 ，付諸實施，其後歷經同
7、年 9 月 1 日再版及 66 年 6 月、82 年 2 月修正3、4 版，實施以還，已具相當成效。配合文書處理手冊之文書稽催專章修正為文書流程管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代， 公文時效管制作業手冊爰更名為文書流程管理手冊 ，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於 90 年 4 月修正 5 版，另為配合文書處理手冊修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料，於 94 年 1 月修正 6 版，提供各機關參用，復為達成公文處理之簡易化、標準化目標，爰將手冊內容予以簡併及確立遵循標準，於 97 年 12 月修正 7 版，以供
8、各機關參考。重點分述如次：一、全程管制（一）公文從收文（或創簽稿）至發文（或存查）應全程列入管制。（二）文書流程管理的實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。二、全面管制（一）行政機關均應實施文書流程管理，並將各單位列入管制範圍，2機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。（二）文書流程管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定，得依據文書處理手冊與本手冊之基本原則，配合機關業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性
9、質與需要，參考本手冊自訂作業規定據以實施。三、作業範圍：（一）機關每一公文全部流程，應建立完整登錄系統，予以正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，防止積壓與偏差。（二）各機關應針對登錄、統計、分析與稽催結果所發現的缺失與問題，研提改進措施，促使文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率與公文品質的要求。四、管理原則：文書流程管理為一全程性、全面性作業，其應遵循的原則如下：（一）機關文書流程管理作業權責劃分應以本手冊規定為基本原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符手冊規定之情形，得依業
10、務性質彈性調整。（二）各機關文書流程作業相關法令規定，應隨時檢討及定期修正，落實層級負責，逐級考核，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流程管理。（三）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件與人民陳情案件，各有其法令規定，其性質亦各有不同，必須按其性質分別訂定分類標準及處理程序，單獨管制統計。五、名詞釋義：3（一）文書流程管理：以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質的文書管理作業制度。（二）自我管理：機關組織各級人員均應具備提高公文處理時效及品質之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項
11、文書處理規定，主動導正影響公文時效因素，積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。（三）文書單位：機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。（四）業務單位：直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。（五）專責管制單位：依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬的單位） 。（六）文書稽催：狹義文書稽催，係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，乃指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。（七）文書流程
12、：公文處理過程中的收文（創稿） 、分文（交辦） 、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、歸檔等的全部作業。（八）立法委員質詢案件時效管制：4依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則處理時限，所實施的時效管制作業。（九）訴願案件時效管制：依據訴願法所定的訴願處理時限，並以案為單元，所實施的時效管制作業。（十）人民申請案件時效管制：人民申請各種證照等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以案為單元，所實施的時效管制作業。（十一）人民陳情案件時效管制：依據行政程序法及行政院暨所屬各機關處理人民陳情
13、案件要點 ，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提出之具體陳情，由主管機關依要點規定訂定處理時限，並以案為單元，所實施的時效管制作業。 （十二）處理時限：按公文處理速別規定，自收文至發文（存查）的全部流程可使用時數或日數，例如文書處理手冊規定速件：3 日，其處理時限即為 3 日。（十三）限辦日期：依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。 （例如速件處理時限為 3 日，於 98 年 1 月 5 日（星期一）收文，從 98 年 1 月 6 日（星期二）起算，應於3 日辦結，其限辦日期為 98 年 1 月 8 日（星期四） 。（十四
14、）可使用時間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用的時間而言。如普通件應在 6 日內辦結，其中承辦、會稿（簽） 、核5稿、判行，以及繕校、用印、發文時，只能使用其中的一部分時間，而預留其他過程的作業時間；可使用時間的分配，由各機關按其特性自行訂定。（十五）創稿：無正式來文而主動辦理或交辦的案件。（十六）限期公文：來文或依規定訂有期限的公文。（十七）彙辦案件：同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的案件。（十八）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。（十九）個案分析：對超過一定處理時限的待辦案件
15、，採取以案為單元的分析處理作業，其目的在促進全案的整體時效，防止積案的產生。（二十）個件分析：對使用日期較長的案件，採取以文為單元，逐件分析其流程，其目的在於檢討其關鍵所在，從根本上尋求提高公文時效的途徑。（二一）發文使用時間：從機關收文次日起，至發文之日止的全部文書流程中，扣除假日所使用的時間，在統計時稱為發文使用日數 ，並以日為單位。超過半日或不足 1 日者，以 1 日計算，而不足半日者，以半日計算（機關業務特性需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，得以實際使用時數，換算為日計算6時間） ；立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。（二二）
16、發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，謂之發文平均使用日數 。 （二三）專案管制：公文涉及政策、法令與其他機關業務，或須經較長時間協調會辦的複雜案件，可列為專案管制案件 。由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以案為單元實施管制。（二四）以文管制：指以文為管制統計單元的管理作業方式，其係以收文（創稿）編號之個件進行管制，重點為各文是否於限期內處理完畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。（二五）以案管制：指以案為管制統計單元的管理作業方式，凡公文屬專案性質須整體性作業者，其要求重點在於案的決定，以案情實質擬處作為管制
17、標的，處理時限與數量統計皆以案為標準，並以實施全程管制來達到作業要求。以案管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號，處理中有發文需要者，另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)，並於全案辦結時一併歸檔。專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、及訴願案件等均須以案為單元管制及統計。以案管制案件，例如：人民為興建新建築物向建管單位提出核發建造執照之申請案件。（二六）公文檢核：藉由資料查閱及對相關問題查詢，並輔以個案抽查、問卷調7查等方法有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳，發掘有關問題及缺失，從而提出改進建議和解決方法，以
18、提升公文處理效率的一種評核作業。8第二章 權責劃分為有效發揮文書流程管理功能，各機關應以每一承辦人員自我管理、業務單位主動導正為主，文書單位及專責管制單位查催處理為輔。並依下列權責劃分基本原則辦理。一、業務單位職責：（一）每一成員應自行檢查事項：1、經辦文件：確遵院頒文書處理手冊規定辦理，基於自我管理及目標管理原則，應確保公文品質與時效，並依規定期限辦結。自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意關心簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理；必須展期時，報請權責主管核准；但累積展期超過 30 日以上時，應報請機關首長或幕僚長核准，並會知專責管
19、制單位列入管制。2、管制會稿、會辦時效：確遵院頒文書處理手冊文書簡化精神辦理，即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請 3 個以上單位會核，宜複製同時送會；會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關（單位） 。3、業務處理流程簡化：各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序，簡化工作流程，以提升公文處理時效。（二）單位收發人員職責：1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間，逐日檢查公文處理紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者9或受會逾時辦理者，應依規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。
20、2、統計本單位公文時效資料，逐月向單位主管提出報告及供文書單位彙整統計運用，其中超過處理時限 30 日以上的案件，應單獨列表提報。並配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。（三）各級單位主管職責：1、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料，對權責內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件，應即督促承辦人妥適處理；督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以落實職務代理制度。2、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整來文處理速別，或指定授權人員核准調整之。3、對涉及 2 個以上單位的作業，宜與相關單位商訂原則後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。4、對超過處理時限 30 日以上之
21、待辦案件，應向上級主管機關報備，並會管制單位處理。5、配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書流程，並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。二、文書單位職責（一）全程管制機關每一文件的處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料，定期提供專責管制單位作統計分析運用，其中超過處理時限 30 日以上案件，應單獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形，暨提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。（二）召集會商專責管制、資訊等單位，建置文書流程管理電腦化10作業環境、建立以案管制及以文管制作法、協助推動文書流程簡
22、化等工作。（三）訂定公文展期核准職責，展期超過 30 日以上時，須由機關首長或幕僚長核准。（四）依據時限標準，參照本機關公文處理各個過程情形，訂定每一過程的可使用時間，作為適時提醒各級人員處理公文參考準據（例如：普通件時限為 6 日，分配承辦人可使用時間為幾日，核稿可使用幾日，會稿可使用幾日） 。（五）對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。三、專責管制單位職責：（一）建立文書流程管理制度依據本機關特性，訂定文書流程管理作業及獎懲規定、文書流程管理稽核計畫等相關規定。（二）文書流程管理作業1、策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置機關文書流程管理電腦化作業環境，協調解決文書流程管理共同
23、性問題，訂定專案管制案件及其他特殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格，以供稽催之用。2、綜合統計分析管制成果應對內公布，並視需要提報主管會報、業務會報，並建議獎懲。或視需要舉行文書流程管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。3、對經機關首長核准展期案件及超過處理時限 30 日以上未結案件應予個案（件）分析處理。4、定期依據文書單位所提送稽催報表，檢討稽催成果，提報機關首長核閱。5、依據文書流程管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組定期辦理公文檢核，依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎11懲。6、彙整公文時效統計資料，依限提送主管機關（行政院暨所屬一級機關請提送行政院研考會） 。四
24、、機關首長（副首長或幕僚長）職責（一）審核展期超過 30 日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。（二）對超過處理時限 30 日以上的案件，責成有關單位或人員限期結案。（三）提示文書流程改進方法。（四）公文時效優劣奬懲案件、文書流程稽核成果奬懲案件之核定。12第三章 管制標準公文處理的時限規定、管制區分、計算標準，應參照下列標準為依據。第一節 處理時限一、院頒文書處理手冊玖、文書流程管理第 82 點有關各類公文處理時限基準規定如下：（一）一般公文：按最速件、速件、普通件、限期公文、專案管制案件等分門別類予以管制。 （詳後第 6、7 章）（二）立法委員質詢案件：依據立法院職權行使法及行政院及所屬各
25、機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則規定辦理。 （詳後第 11 章）（三）人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。 （詳後第 8 章）（四）人民陳情案件：依據行政程序法第 7 章及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點之規定辦理。 （詳後第 9 章）（五）訴願案件：應依訴願法之規定辦理。 （詳後第 10 章）二、一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。三、各類公文之處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者
26、外，均不含假日。第二節 管制區分公文管制區分為以文管制及以案管制，原則上，一般文書採取13以文管制方式管理，專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等則採取以案管制。茲就以文管制及以案管制之區別比較如表 1、2：表 1：以 文 管 制 以 案 管 制一、性質 係對一般性公務的文書，採以文為管制統計單元的管理作業方式。係對某些具專案性質的文書，採以案為管制統計單元的管理作業方式。二、適用類別 一般公文 專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件。三、管制原則 係以收文（創稿）編號之個件進行管制。（一）係一種專案性質，必須以案為單
27、元，實施全程管制才能達到要求。（二）其首件來文收文號於全案辦結時始能銷號。（三）處理中有發文需要者，另以他號方式處理。（四）未結案之發文稿於發文後，退原承辦人員於全案辦結時一併歸檔。項目區分14以 文 管 制 以 案 管 制四、管制標的 只問文是否於限期內處理完畢，不問案情之內容。以案情是否已於處理時限內實質擬處作為管制標的，凡專案預定目標之達成、人民申請案件之具體准駁、人民陳情案件已適當處理並明確答復，以及訴願案件決定等皆得為案解除管制之要件。五、處理過程收發文件的管制即以編號個件為管制標的。 處理過程中凡屬通知補件（陳） 、會勘（查） 、會議（商） 、請釋（示） 、查詢及有關機關間公文往返
28、等，另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)。15以案管制 以文管制他機關來文原公文編號0971234500通知補正召開會議蒐集資料擬稿發文其他機關回復（收文編號 0971234600）對原來文之機關或創稿之受文機關擬稿發文結案。不發文時簽辦銷號結案。以原公文編號0971234500 發文。（即原公文編號已銷號）以其他機關收文編號0971234600 發文銷號結案。如僅補送資料或開會後要發會議記錄，而無收文編號可資使用時，另以創號方式發文結案。以原公文編號的附號0971234510 發文。（原公文編號 0971234500仍為待辦，並受
29、管制）發文的附號稿退還承辦人員併原公文編號待辦。其他機關收文編號簽辦存查銷號或併原公文編號辦理。以原公文編號 0971234500 發文銷號結案，如不發文就簽辦銷號結案。所有併辦已發文的附號稿均併原公文編號結案歸檔。表 2：臺北市政府以文管制及以案管制之作業說明（案例）16第三節 計算標準一、數量計算標準如表 3：表 3：項目 計 算 標 準（一）收文數量 以機關收文編號數量為計算標準（含總收文與單位收文） ，每一收文編號計列一件。會稿、會辦、退件等作業，以及創稿發文等均不列入收文計算。（二）發文數量 以機關發文編號為計算標準（含總發文與單位發文） ，每一發文編號計列一件。會稿、會辦、退件、公
30、務電話紀錄等作業，均不列入發文計算。（三）專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件及訴願案件數量因與一般公文作業有所不同，必須以案為計算單元；處理過程中的收發文件以一般公文管制處理，不另計列一案 。（四）立法委員質詢案件數量以行政院建置之立法委員質詢答復系統交答之施政質詢及專案質詢案件計算，不應再列為一般公文重複列計。二、時效計算標準如表 4：表 4：項目 計 算 標 準（一）發文使用日數 1、從收文次日起算，至發文之日止。2、前項發文之日，對於電子交換之公文，以發文人員憑智慧卡及識別通行碼發文，並檢視前置處理系統已發送訊息之時間點為計算基準；至17項目 計 算 標 準於電子交換公文以外之公文
31、，以發文銷號之時間點為計算基準。3、使用日數之尾數時間不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿 1 日者，以 1 日計算；收文當日即已辦結發文之案件，以半日計算。4、機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除；但與本機關以外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。5、凡從單位收轉之日或承辦人收辦之日起算，或繕發時間不列計算等截減流程中的部分作業者，均屬不合規定，其計算結果自屬錯誤。（二）發文平均使用日數 1、發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，即為發文平均使用日數 。假設：應用電腦資訊系統登錄管制，若其電腦統計結果發文使用日數總計為 1,356 日，發文件數為856
32、 件，其計算公式為：1,356856=1.58 日；機關業務特性需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，其電腦統計結果發文使用時數總計 8,130 小時，發文件數為 511 件，其計算公式為：（8,1308 ）511=1.98 日；未應用電腦資訊系統登錄管制之機關，若發文總件數為18項目 計 算 標 準300 件，其中 3.5 日辦結者 100 件，4 日辦結者 200 件，其計算公式如下：（3.5100 4200）300=3.83 日。2、應綜合全機關使用總日數與全機關發文總件數（經編列發文編號，每號計列 1 件）為計算依據。至於機關內所屬各業務單位平均日數 ，則比照前述方法計算之。（三）存
33、查使用日數及存查平均使用日數與發文使用日數及發文平均使用日期的計算標準相同。三、假日之計算：（一）以 98 年 5 月 27 日收文為例，依案件不同處理時限，例舉假日計算範例如表 5：表 5：項目管制類別處理時限（請參閱各章）限辦日期之計算使用日數之計算（計算標準請參閱各章）備註一般公文 普通件 6 日 扣除假日計算，從 98年 5 月 27日收文次日起算，其限辦日期為98 年 6 月 8日。扣除假日計算，從 98 年 5 月 27日收文次日起算，若文於 98 年 6月 5 日辦結，則發文使用日數為5 日。98 年 5 月27 日至 6月 8 日間之假日計有：5 月 28（端午節） 、29（調
34、整放假） 、30、31 日。19項目管制類別處理時限（請參閱各章）限辦日期之計算使用日數之計算（計算標準請參閱各章）備註限期公文 來文要求文到 15 日內見復包含假日計算，從 98 年5 月 27 日收文次日起算，其限辦日期為 98 年 6 月11 日（星期四）扣除假日計算，未逾來文所訂期限，若文於 98年 6 月 10 日辦結，則發文使用日數為 6 日，若文逾限於 98 年6 月 12 日辦結，則發文使用日數為 10 日。專案管制案件 依預定辦理之處理時限原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結 ，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結 。人民申請案件 公告處理期間為 9 日包
35、含假日計算，從 98 年5 月 27 日收文次日起算，其限辦日期為 98 年 6 月5 日。原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結 ，超過限辦日期辦結者列為逾限20項目管制類別處理時限（請參閱各章）限辦日期之計算使用日數之計算（計算標準請參閱各章）備註辦結 。人民陳情案件 依機關自行規定為 6 日者扣除假日計算，從 98 年5 月 27 日收文次日起算，全案限辦日期為 98 年 6月 8 日 。扣除假日計算，原則上不另計算發文使用日數。全案於限辦日期前辦結者列為依限辦結 ，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結 。訴願案件 訴願決定書3 個月包含假日計算，從 98 年5 月 2
36、7 日收文次日起算，其限辦日期為 98 年 8 月27 日。包含假日計算，原則上不另計算發文使用日數。全案於限辦日期前辦結者列為依限辦結 ，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結 。立法委員質詢案件代擬代判院稿案件 10 日扣除假日計算，從 98 年5 月 27 日起算（自交答日起算） ，其限辦日期為扣除假日計算，從 98 年 5 月 27日起算，若文於98 年 6 月 5 日辦結，則使用日數為 6 日。案件於21項目管制類別處理時限（請參閱各章）限辦日期之計算使用日數之計算（計算標準請參閱各章）備註98 年 6 月 11日。限辦日期前辦結者列為依限辦結 ，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結 。（二）假日
37、係指依內政部發布紀念日及節日實施辦法與行政院會同考試院發布公務人員週休 2 日實施辦法等規定應放假之日，其實際日數以行政院每年公布之政府行政機關辦公日曆表為準，另依天然災害停止辦公及上課作業辦法規定宣布停止辦公之日亦得列入。22第四章 管制方法公文時效管制作業應具備下列二大環節：一、健全有效的管制作業有效掌握公文處理狀況，即時提出稽催，促使公文依限辦結，以適時糾正執行偏差。二、完整全程的管制範圍全面全程實施管制，確保每一公文流程不致有所遺漏。二者之間，實為一體之兩面，相輔相成，缺一則不能達到管制的要求，因此必須使此二大環節密切結合，管制才能產生實效。首先應嚴密登錄公文處理流程的全程資料，實施稽
38、催與統計，並依統計與稽催結果，一面實施分析，一面糾正執行偏差；再將分析結果有效予以改進，此為實施管制的一貫作業。其消極性作用，在於藉完整的登錄紀錄、稽催，確保公文能依限辦結，防止積案產生；其積極性作用，在於獲得正確的檢討改進準據，明瞭關鍵所在，從根本上尋求提高公文時效的途徑。故資料登錄為管制的基礎，而統計則為實施分析必經之過程，分析結果則為獲得正確的檢討改進的準據，均係實施管制作業的根本。有關登錄、統計及分析等基本作業分述如下。第一節 登錄一、登錄範圍必須包括公文全部流程：公文時效統計分析與文書稽催均以公文的全部流程為範圍，為利於統計分析與稽催需要，公文從收文至歸檔的處理過程，均應有正確的資料
39、登錄紀錄。二、應依管制類別區分正確登錄：（一）不同類別公文管制作業方式有異，其處理時限及時效計算標準亦有區別，總收文或單位收文均應正確分類登錄，以符合管制及統計作業確實性之基本要求。23（二）每日下班前 2 小時收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。三、登錄要求在使資料連成一整體：有關收文、處理時限、改分、調整速別、核准展期、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、發文、銷號、歸檔等作業的登錄，使其連成整體，以切合統計與稽催需要。 四、作業類型：資料登錄作業，除收發文及歸檔，均有固定登錄簿外，其他流程項目，因特性不同，使用方式各異，為保持彈
40、性，不宜作統一規定，依目前各機關作業方式，可概區分為 4 種類型，分述如下： 第 1 類型 電腦資訊系統登錄應用電腦系統登錄每一公文的全部流程，可精確掌握公文作業過程，為達確實簽收起見，仍輔以由電腦列印的簿冊或表卡由各登記桌簽收，可減輕登記桌之作業量，且定期印製統計報表，可收快速詳實之效，惟電腦化資訊系統宜參照行政院及有關機關訂頒之電腦化作業規範開發，以求資料欄位、格式及表報之一致。第 2 類型 使用個別簿冊登錄隨公文處理過程需要，分設收文簿、移文簿、發文簿、承辦案件登錄簿等個別簿冊，分別登錄。登錄作業簡單，並易於保持永久紀錄，惟片段紀錄，難以連成整體；稽催及統計費時費力。在收文量較少，組織層
41、次較簡機關，尚勉可適應，但對收文量較多機關，難達到有效管制的要求。第 3 類型 使用表、卡或聯單登錄每一表、卡、聯單登錄每一公文的全部流程，甲表、卡、聯單隨文登錄，乙（或丙）表、卡、聯單分送管制單位登錄，24使全程處理狀況均能顯示於表、卡、聯單之上，能符合管制統計的要求。但登錄作業本身不如個別簿冊登錄簡單，乙、丙表、卡、聯單於運用後即行銷燬，難以保持永久紀錄，事後檢核失卻依據。第 4 類型 簿冊與表、卡、聯單併用登錄兼具第 2、3 類型兩者的優點，為較完整適用的登錄方法，但作業量較重。五、改分作業：（一）機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位，單位間有分文爭議案件，應指定專人（副首長或主
42、任秘書）協調判定，俾提昇效率。（二）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。第二節 統計統計為實施分析必要的步驟，其要求在於正確而有系統整理計算所登錄的資料，檢查核對管制標準，以顯示公文處理各項數量與時效的分布狀況。一、統計時機：（一）每月定期統計 1 次統計當月 1 日至最後 1 日資料。（二）每年定期綜合統計 1 次統計當年 1 月至 12 月資料。二、統計範圍（一）機關總收發文件與單位收發文件。（二）按行政院所公布類別，分類單獨統計。三、統計項目：隨機關階層與分析要求深度而有不同，表 6 所列，為一般公文達成分析要求最低限度者，其他種類公文應參照辦理。表 6：25數
43、量統計項目 時效統計項目（一）收文量1、每月新收件數2、截至上月待辦件數3、每月創稿數4、每月應辦公文總收5、每月平均應辦公文量（12 個月平均數）（二）當月辦結件數1、總數2、發文件數3、存查件數（三）當月待辦件數1、總數2、未逾辦理期限件數3、已逾辦理期限件數（四）超過辦理期限 30 日以上件數1、辦結件數2、待辦件數（一）發文1、每件使用日數2、每月平均使用日數（二）存查1、每件使用日數2、每月平均使用日數（三）抽樣調查統計視需要自行擇定四、統計結果的運用：（一）提供分析。（二）簽陳首長或幕僚長核閱後函報上級機關。（三）定期於業務會報提出報告。（四）各機關可視實際需求列為機關內部單位績效
44、評比項目。（五）各機關可視實際需求列為機關同仁年終考績及獎懲之參考。（六）分發所屬單位及附屬機關（構）參考。26五、行政院公布所屬機關公文時效統計類別，包括下列 6 項，格式及內容詳如附錄：（一）一般公文統計（二）立法委員質詢案件統計（三）人民申請案件統計（四）訴願案件統計（五）人民陳情案件統計（六）專案管制案件統計前述統計資料依分層管制原則作業，由行政院暨所屬各一級機關（部、會、行、處、局、署、院） 、省政府及省諮議會，於每月 10 日前依規定格式將機關上一個月之公文時效統計資料，以網路填報等方式傳送行政院研考會（管制考核處） 。至行政院各一級機關及省政府之所屬機關（構）公文時效統計資料，則由各該主管機關本於職權逕行管制。第三節 分 析分析結果乃獲得檢討改進的準據，其要求在於發掘問題所在，一面有效糾正偏差，一面從根本上尋求提高公文時效的途徑。其作業方式與步驟因機關特性而有不同，下列所舉一般公文原則，可提供參考，至於細節，則應請依機關特性與實際狀況需要自行研訂。一、一般分析（一）著眼：依據統計結果明瞭全盤實施狀況，確定爾後改進目標與努力方向。（二）內涵要求如表 7：表 7：區分 分析項目 待發掘問題 分析要領
