1、SmartOA 协同办公自动化系统企业版 解决方案广州力智软件有限公司2目录目录 2一、 系统概述 51.1 研发目的 .51.2 建设目标 .61.3 系统结构 .71.4 功能列表 .8二、 基础应用平台 102.1 组织架构 .102.1.1 组织单元管理 102.1.2 人员信息管理 112.1.3 职位岗位管理 112.2 平台配置 .122.2.1 系统信息管理 122.2.2 应用程序管理 132.2.3 应用模块管理 132.3 安全管理 .142.3.1 系统角色管理 142.3.2 模块权限管理 152.3.3 系统授权管理 152.3.4 系统权限查询 162.4 接口说
2、明 .172.4.1 与 AD 域的接口 172.4.2 与 RTX 的接口 172.4.3 SSO 单点登录服务接口 172.4.4 目录同步服务接口 172.4.5 统一消息服务接口 172.4.6 待办待阅服务接口 17三、 内部信息门户 183.1 工作桌面 .183.2 个人办公 .183.2.1 任务管理 183.2.2 通讯录 193.2.3 日程管理 213.2.4 消息管理 223.2.5 电子邮件 233.2.6 我的考勤 253.2.7 我的网盘 253.3 电子流程 .253.3.1 我的流程 26SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 3928
3、3050 Fax:020- 39283050 第 3 页，共 79 页3.3.2 流程管理 283.3.3 流程操作 313.3.4 流程监控 323.4 信息中心 .333.4.1 公告 管理 333.4.2 信息发布 343.4.3 问卷调查 373.4.4 链接管理 373.4.5 信息接口 373.5 文档中心（知识库） .373.6 综合行政 .393.6.1 费用管 理 393.6.2 车辆管理 393.6.3 会议管理 393.6.4 图书管理 403.6.5 证件管理 403.6.6 办公用品 403.6.7 固定资产 413.6.8 档案管理 413.7 人事管理 .413.
4、8 客户管理 .433.8.1 客户资料 433.8.2 客户分配 433.8.3 客户共享 433.8.4 我的客户 433.9 公文管理 .443.9.1 发文管理 443.9.2 收文管理 483.10 项目管理 .493.10.1 项目分类管理 493.10.2 项目角色管理 503.10.3 项目阶段管理 503.10.4 项目信息管理 513.10.5 项目任务 513.10.6 项目报表 513.11 报表中心 .52四、 专业应用 524.1 人力资源 .524.2 客户关系 .524.3 工程项目管理 .534.3.1 项目投标 544.3.2 项目规划 554.3.3 合同
5、管理 554.3.4 成本管理 5744.3.5 进度管理 614.3.6 材料管理 624.3.7 设备管理 644.3.8 人工管理 644.3.9 现场管理 654.3.10 资金管理 654.3.11 工程资料管理 664.3.12 报表、监控中心 674.3.13 基础设置 68五、 系统功能：外部网站 695.1 栏目定义 .705.2 数据维护 .70六、 G2 产品作用与价值 .706.1 产品的作用 .706.2 产品的价值 .71七、 系统优势 717.1 G2 产品特性 727.2 界面风格定义 .737.3 性能问题 .737.4 大文件传送问题 .747.5 权限管理
6、 .747.6 完善的日志功能 .747.7 统一的界面样式 .747.8 信息到达的通知和回执 .747.9 出色的易用性 .74八、 开发环境 75九、 运行环境（网络及硬件建议） 75十、 实施计划 77十一、 培训方案 77十二、 技术服务和售后服务 77SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 5 页，共 79 页一、 系统概述1.1 研发目的为利用先进的计算机信息技术，服务于企事业组织的蓬勃发展，实现组织管理和日常办公及部份业务管理从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办
7、公，力智 SmartOA 系统应运而生。本系统将最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，改善办公环境和条件，提高办公管理和决策的自动化和科学化水平。本系统充分结合实际和发展需要，着重实现组织信息的流通、收集、处理、分析以及科学决策。它全面贯通组织内部经脉，通过对各办公要素的网络整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理与应用。本系统旨在加速组织信息化进程，充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立组织内部信息交流的快速通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决
8、策服务。通过使用本系统，将建立整个组织内高效的群体运行机制，在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率，使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢，保持持续的效率和活力。迅速成长为一个国内领先，国际知名的现代化企业，一个具有相当竞争力的优秀企业，一个备受信赖与尊敬的卓越企业。建设企业的电子信息平台，从纸质办公过渡到电子办公。并从整体上对企业管理进行全面的业务优化，包括信息的共享、传递、决策过程科技化（决策优化） 、工作流程顺畅化（流程优化） 、员工行为规范化（习惯优化） 、业务数据集成化（数据优化） 。61.2 建设目标本系统化建设的总体目标是：坚持“规范审批流
9、程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的原则，建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队的工作效率。 建立协同审批的平台实现企业内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节省大量的办公资源。 建立知识共享的平台在保障信息的安全与使用权限的基本上，构建一个信息资源的共享平台，使用企业规章制度、收发文件、新闻报告、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。 建立互动沟通的平台将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论
10、坛等相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通的及时性、准确性，改变以往人机不在一起时的拖后处理工作的现象。 建立资源管理平台实现对企业的资产或公共资源的预约及管理，包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。 实现业务数据共享分级管理的机制SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 7 页，共 79 页做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息，各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分极查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。 实现分布式办公系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 集成现有信息系
11、统系统实现与公司现有 AD 域、MIS 系统、RTX 系统实现登录、数据部份的整合。1.3 系统结构基于以上的建设目标，结合力智软件公司的协同办公自动化产品、平台产品，加上力智软件专注在企业内部推行信息化管理系统的实施和开发经验，力智 OA 协同系统建设由基础平台+信息门户+专业应用组成：1、基础平台力智软件以业内先进的开放平台、组件机制、文控管理、工作流引擎和智能表单五大技术，让业务管理真正实现了随需应变。平台可以与现有其他系统进行数据整合，并可以进行汇总统计，实现数据共享。平台又能提供通用组件功能，为后续的应用系统提供基础数据支撑服务（例如后续的应用系统不必再开发登录功能，可以直接使用平台
12、的接口进行登录验证，可实现在平台中一次登录，在其它应用系统也畅行） ，做到真正的一处投资，多处受益：1）SSO 接口服务（单点登录）SSO 英文全称 Single Sign On，单点登录。SSO 是在多个应用系统中，用户只需要登录一次就可以访问所有相互信任的应用系统。它包括可以将这次主要的登录映射到其他应用中用于同一个用户的登录的机制。后续的应用系统，不需要再设计和开发登录模块，只需按照 OA 提供的 SSO 接口调用即可，方便用户不必再繁琐的记住每一个应用系统的密码，因为登录的入口只有 OA。2）目录同步服务（部门、人员同步）目录同步主要用来为各个应用系统提供最新的组织架构信息、用户信息和
13、领导分管信息。为了保证各应用系统的用户信息的一致性，所有应用系统都应该通过目录同步组件的Web Service 接口来获取组织架构信息、用户信息和领导分管信息，在数据库中保留数据副本，数据的同步可以通过 Windows Service 来进行自定义策略的同步更新。管理员只需在 OA 中维护一份最新的组织和人员数据，后续的应用系统，不必再单独维护目录数据，只需要调用平台中的目录同步接口，即可获取到企业最新的组织架构和人员数据，增加管理员维护效率以及保证数据的及时性和完整性。3）统一消息OA 提供通用的消息组件（例如短信组件） ，第三方应用系统若需要消息发送的业务，8即可直接调用 OA 的消息接口
14、即可，避免通用组件（功能）的重复开发，由于所有的消息都在 OA 平台中管理，也方便管理员维护。4）待办待阅接口OA 提供待办待阅的统一展现及调用接口，员工在自己的 OA 桌面上就可以查看到全部系统的待办或待阅事项，点击链接后即可办理相应事项。增加系统和系统之间的协同，提高用户体验效果。2、信息门户1）内部信息门户，包括员工门户、信息发布、公文（收文、发文） 、通讯录系统、日程管理、审批流转等功能模块。1、解决企业在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求，使全企业的信息上下贯通、左右联接、运转协调、便捷高效；2、企业的综合行政管理，客户管理等。2）公众信息门户（外部网站，可选） ，包括外网的信息
15、维护、公文系统发布至外网系统等功能。其中，外网的数据由内网中的信息发布模块统一维护。3、专业应用系统可扩展整合包括人力资源、客户关系、工程项目管理等专业应用，以满足企事业的管理及业务需求。1） 人力资源系统2） 客户关系系统3） 工程项目管理系统1.4 功能列表SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 9 页，共 79 页10二、 基础应用平台考虑到企业信息 OA 系统建设以及后续信息化系统的建设，现提出了基础应用平台的解决方案，旨在帮助企业规划和解决数据整合，用户身份管理，跨系统的流程整合，资源共享，跨系统技术规
16、范和运维流程等问题，帮助企业降低 IT 系统的成本，提高系统的可用性和稳定性。 解决方案具体包括： 1、通过统一的数据模型和数据接口规范，建立企业各个应用系统间的数据标准，方便企业进行数据共享和数据整合2、建立统一管理用户身份和认证授权机制，集成各个应用系统的用户认证，提高系统安全性和用户的工作效率3、建立标准的软件平台，使用流程定制和管理工具，整合跨系统的业务，管理流程，集成各组织结构和职能单位的应用系统4、整合数据库，应用服务和 WEB，实现硬件资源共享，并建立统一监控机制在业务单元按照不同的业务对 IT 能力的要求以下 2.12.4 是平台的基础功能：2.1 组织架构整个企业的部门、人员
17、、虚拟组（团队）及职位岗位的维护与管理，包括部门数据的初始化，人员数据的初始化（包括登录系统帐号，密码）等。2.1.1 组织单元管理组织单元（部门）管理，作为整个平台及应用模块的部门基础数据。SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 11 页，共 79 页2.1.2 人员信息管理人员（员工）管理，作为整个平台及应用模块的部门基础数据。参考2.1.3 职位岗位管理职位/岗位管理，作为整个平台及应用模块的部门基础数据。参考122.2 平台配置对整个平台中基础应用系统、核心业务系统的应用、模块、结构、参数等进行统一配置。
18、主要包括应用系统管理、系统模块管理、数据结构管理及参数管理等模块。2.2.1 系统信息管理一个系统可以由多个应用组成，多应用做为系统组成的基础，可以灵活组成一个系统。参考SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 13 页，共 79 页2.2.2 应用程序管理一个或多个应用程序组成一个系统，一个或多个模块组成一个应用程序。参考2.2.3 应用模块管理模块做为应用系统的组成部份。参考142.3 安全管理针对整个平台中的应用系统、功能模块可以由此模块来统一进行权限分配。权限分为只允许、只拒绝、允许并拒绝（当拒绝处理）三种
19、方式，可灵活的对系统中的角色、人员、部门、组织进行混合或单独授权。2.3.1 系统角色管理管理角色对应的人员、部门、虚拟组、子角色，并对角色进行授权。参考SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 15 页，共 79 页2.3.2 模块权限管理由应用系统、模块、操作关系的权限基础数据管理。参考2.3.3 系统授权管理除了角色授权外，针对单独的人员、组织、虚拟组、单独角色进行授权。参考162.3.4 系统权限查询对授权后的数据进行多纬度的查询，包括人员、部门、虚拟组、角色。参考SmartOA协同办公自动化系统 -解决方
20、案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 17 页，共 79 页2.4 接口说明接口服务：将通用的功能模块（如登录验证；部门、人员数据；发送短消息；发送待办待阅信息）等包装为组件的方式发布，可以给后续的系统来使用，达到一处建设，多处使用。以提高信息化建设的重用，并提高用户体验等。2.4.1 与 AD 域的接口如果企业内部建设有 AD 域，可以使用力智软件的 组件包，加上配置数据，即可实现与 Window AD 域的单点登录集成。2.4.2 与 RTX 的接口结合 RTX 的 SDK 包，与 RTX 集成实现了以下功能：1、 用户数据同步2、 单点登录3、
21、反向登录4、 状态感知5、 消息提醒2.4.3 SSO 单点登录服务接口WebService 接口（参见接口说明书）2.4.4 目录同步服务接口WebService 接口（参见接口说明书）2.4.5 统一消息服务接口WebService 接口（参见接口说明书）2.4.6 待办待阅服务接口WebService 接口（参见接口说明书）18三、 内部信息门户3.1 工作桌面员工基于 OA 的 SSO 登录门户系统后，在个人桌面上显示多个 WebPart，以展现该员工能查看/操作的系统功能，一个员工可以有多个桌面用于分组定义多个不同类型的功能WebPart，多个桌面以 TAB 方式排列，其中每个 We
22、bPart 都可以单独来定义数据。参考：3.2 个人办公3.2.1 任务管理任务管理的作用是实现团队高效率协同办公，团队成员通过任务的方式实现沟通和工作或任务的发起、办理、审批等工作。通过集中任务的机制，员工可以在此模块查看到个人全部的工作。具体功能包括：我的工作、任务安排、工作报告、工作日志等。 我的工作此处显示员工个人的全部模块的待办或待阅工作（集中待办、待阅） ，点击标题之后可以进入到具体的页面进行办理。参考待办工作列表：SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 19 页，共 79 页进入后的处理页面： 任务
23、安排 工作报告 工作日志3.2.2 通讯录通讯录帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，可根据需要将名片设为共享或私有。此通讯录集成了个人通讯录、员工通讯录、公共通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件等模块调用。通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃，每个人都能看到自己的名片夹及共享的名片夹。普通用户可在个人通讯录添加通讯信息(可根据需要设置为私有或共享) ；授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息（从人事档案中直接生成） 。在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。且每个通讯录组可指定一个或几个工作人员对信息进行维护。可以
24、按字段排序(系统里绝大部分模块都可以按字段排序 )。20 个人通讯录由员工自己维护的个人通讯录，只能查看个人定义，可以将个人通讯录中的数据状态设置为公共。参考 公共通讯录由个人通讯录中，可以是客户或合作商等信息。参考 内部通讯录由员工基本信息表中扩展生成的通讯录数据：参考SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 21 页，共 79 页3.2.3 日程管理用户可以通过查看日历、选定日程表的不同时段来安排每天的事件，私人约会和任务。日程可以定义不同的分类，上级领导可以查看下属共享给其的某类型日程（例如工作） 。 我的日
25、程可以将工作相关的日程登记至此模块，并可设置提醒的策略（例如事务发生成 15 分钟短消息，短信提醒） ，由系统自动提醒给用户。按日查看日程，以日列表的方式来展现。按周查看日程，以星期来展示。22按月查看日程，以月日历的方式来展现。 共享给我此模块显示员工共享给我的日程信息，以日、周、月多纬度展现，功能同我的日程。3.2.4 消息管理 发送短信完美的集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。 实现与协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提醒。SmartOA协同办公自动化系统 -解
26、决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 23 页，共 79 页 可以进行短信的群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。 站内消息以 WEB 方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，离线用户在登录时会得到提示。 将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，待办事项将以站内消息的方式告知用户。 可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪。 并支持信息群发，可以选择某个部门、全体员工或自行选择多人进行群发。 可结合手机短信模块，将消息发送到用户手机上。3.2.5 电子邮件本邮件系统是一个发送和接
27、收外部电子邮件的场所，类似 FoxMail 的邮件发送接收工具，通过该模块可实现各类信息在用户单位内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。包含写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱等模块。本邮件系统特点如下： 支持与外部邮件服务器的整合，直接面向 Internet 收发邮件。 用户可设定多个 POP 邮件帐号。 可结合通讯薄来选择邮件地址，支持群发及分组发送。 收件箱显示个人定义的邮件列表。 写邮件包括邮件的收件人、内容、紧急程度、附件等。24 草稿箱此处显示邮件草稿列表。 已发送显示已发送的邮件列表。 已删除显示已删除的邮件列表。 个人设置设置个人的外部邮件的地址、显示名称、签名及邮
28、件服务端的相关配置信息。SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 25 页，共 79 页3.2.6 我的考勤建立员工个人的流程目录，包括流程的发起、流程的审批等。3.2.7 我的网盘建立员工个人的流程目录，包括流程的发起、流程的审批等。3.3 电子流程在系统中起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并签名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一
29、格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办、会签等复杂流程。26在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导，当前审批者的第 N 级别的领导。流程中可以支持退单的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人。3
30、.3.1 我的流程建立员工个人的流程目录，包括流程的发起、流程的审批等。 流程发起（起草申请）选择系统定义好的审批单模板，由申请者选择后填写表格，并可发起流程。SmartOA协同办公自动化系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 27 页，共 79 页 待办流程以列表的方式显示等待我审批的审批单，包括审批单的主题，申请人，申请时间。点击列表标题可以进入到详细的处理页面： 已办流程以列表的方式显示经过我审批的审批单，包括审批单的主题，申请人，申请时间，我的意见，当前状态。 我参与的流程以列表的方式显示经过我参与的审批单，包括审批单的主题，申请人
31、，申请时间，我的意见，当前状态。 工作委托以列表的方式显示经过我参与的审批单，包括审批单的主题，申请人，申请时间，我的意见，当前状态。 意见设置以列表的方式显示经过我参与的审批单，包括审批单的主题，申请人，申请时间，我28的意见，当前状态。3.3.2 流程管理 表单自定义可以根据系统提供的 HTML 编辑器及表单控件，由管理员来配置审批单的表单，包括单据格式，各字段属性，提供输入框，输入区，复选框，下拉列表，宏控件等表单控件，动态创建表单。明细表的支持，表单多视图支持。 流程自定义管理员可以根据实际的业务流程，在系统中配置流程图，绑定表单后，驱动相关的流程和任务等。SmartOA协同办公自动化
32、系统 -解决方案Tel: 020- 39283050 Fax:020- 39283050 第 29 页，共 79 页流程的处理人：流程环节的处理人，可以根据流程实际的情况来定义，包括组织人员、组织单元、系统角色、组织领导、公司岗位、系统变量（流程发起者、流程发起者、 当前处理者 、 流程发起者的直属领导 、 上一步处理者的直属领导 、 上一步处理者的上级领导 、 上一步处理者的 1 级领导 、 上一步处理者的 2 级领导 、 上一步处理者的 3 级领导 、 上一步处理者的 4 级领导 、 上一步处理者的 5 级领导）流程的事件（消息通知）：类似触发器的机制，当工作流转至本环节的时候，立刻触发相应的流程事件，这里的事件可以由管理员来设置，包括短信通知、消息提醒、邮件通知等。30表单域权限：在不同的环节中，不同角色的员工可能看到的表格数据不能相同，这时候可以定义部份表单域显示或者只读。
