浅谈私营企业秘书的职业素质培养.doc

1、目录绪 论 .1一、私营企业秘书的现状 1二、私营企业秘书的职业素质培养 3（一）忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责 3（二）兢兢业业，甘当无名英雄 3（三）服从领导，当好参谋 4（四）遵纪守法、不以权谋私 4（五）树立正确的职业观 4（六）恪守信用，严守机密 4（七）刻苦学习，努力提高科学文化素质 5三是表达能力 15四是沟通协调能力 16感 言 .16参考文献： 17浅谈私营企业秘书的职业素质培养张萍 【 摘 要 】 ： 私 营 企 业 秘 书 是 改 革 开 放 以 来 迅 速 成 长 起 来 的 一 支 秘 书 队 伍 。 目 前 ，私 企 秘 书 的 需 求 量 较 大 ， 但

2、从 业 人 员 的 整 体 的 职 业 素 质 不 高 。 所 以 对 这 支 队 伍现 状 和 趋 向 的 研 究 ， 应 该 是 秘 书 工 作 的 一 项 迫 切 任 务 。 作 为 私 营 企 业 秘 书 ， 除了 掌 握 本 专 业 知 识 和 应 用 技 能 外 ， 还 必 须 具 备 其 它 的 专 业 知 识 ， 成 为 一 个 复 合型 的 人 才 ， 这 对 企 业 及 个 人 都 具 有 很 好 的 发 展 前 景 。【 关 键 词 】 ： 私 营 企 业 秘 书 现 状 职 业 素 质 培 养【 Summary 】 secretary of Private enterp

3、rise is a fast-growing group under the circumstance of opening reform. Nowadays, the private is in great need of secretaries in quantity while the quality of the whole group needs to be improved. So it is an urgent task to make a research in the present status and developing trend of the group. With

4、 the knowledge and skills of own major, it is essential to have know more about other majors to be a composite secretary of Private enterprise, which will bring bright future for both company and ones own.【 Keyword】 The private enterprise secretary ability character1绪 论私 营 企 业 秘 书 是 改 革 开 放 以 来 迅 速

5、成 长 起 来 的 一 支 秘 书 队 伍 。 据 国 家工 商 局 2006 年 底 注 册 登 记 的 资 料 ， 全 国 雇 工 7 人 以 上 的 私 营 企业 150 万 个 。 其 中 ， 50 人 以 下 的 小 企 业 约 占 三 分 之 一 ， 基 本 上 不 需要 秘 书 ； 50 人 以 上 的 企 业 大 约 三 分 之 二 ， 即 100 万 个 ， 估 计 平 均每 个 企 业 有 秘 书 1 至 2 人 ， 不 下 100 多 万 人 。 这 表 明 现 在 私 营 企业 中 ， 秘 书 的 需 求 量 还 是 相 当 的 多 。 因 此 ， 深 入 研 究 私

6、企 秘 书 的 工 作特 点 ， 探 索 私 企 秘 书 人 员 职 业 素 质 的 培 养 方 法 ， 有 助 于 提 高 私 营 企 业管 理 水 平 和 工 作 效 率 ， 具 有 较 强 的 现 实 意 义 。一、私营企业秘书的现状由 于 私 营 企 业 的 规 模 和 经 营 方 式 不 同 ， 秘 书 工 作 体 制 大 致 有 以 下 三 种类 型 ： 1、 兼 职 型 。 100 人 以 下 的 私 营 企 业 ， 管 理 人 员 少 ， 基 本 上 没有 专 职 秘 书 人 员 ， 一 般 的 是 兼 职 。 做 秘 书 工 作 的 兼 职 其 他 事 务 ， 或 由其 他

7、管 理 人 员 兼 做 秘 书 工 作 。 2、 专 业 型 。 100 人 至 300 人 的 私营 企 业 ， 一 般 的 设 有 专 职 秘 书 人 员 ， 办 理 文 书 、 信 函 、 档 案 、 接 待 及相 关 的 秘 书 性 事 务 ， 称 之 谓 秘 书 或 文 书 。 3、 机 构 型 。 规 模 较 大 的私 营 企 业 或 企 业 集 团 ， 管 理 人 员 较 多 ， 内 部 设 有 各 职 能 部 门 ， 秘 书 也有 单 独 的 部 门 ， 有 的 叫 办 公 室 ， 有 的 叫 秘 书 处 ， 除 负 责 人 外 ， 其 他 秘书 人 员 实 行 分 工 ， 如

8、 撰 写 文 稿 、 处 理 文 书 、 信 息 、 档 案 、 行 政 事 务 等 ，大 多 仿 照 国 有 企 业 秘 书 体 制 。私 营 企 业 的 秘 书 人 员 ， 就 现 有 来 源 分 类 ， 主 要 来 自 四 个 渠 道 ： 一 是 公开 向 社 会 招 聘 ， 经 考 试 考 核 后 ， 择 优 聘 用 。 这 类 人 员 多 半 是 其 他 单 位的 在 职 人 员 ， 也 有 机 关 里 自 愿 辞 职 的 人 员 ， 他 们 的 素 质 较 高 ， 有 一 定的 学 历 和 工 作 经 历 。 二 是 从 人 才 市 场 上 聘 用 的 大 中 专 毕 业 生 ，

9、前 几 年以 中 专 生 为 主 ， 现 在 则 以 本 科 生 或 大 专 生 为 主 。 他 们 虽 然 缺 少 工 作 实践 ， 但 是 年 纪 轻 ， 文 化 层 次 较 高 ， 大 有 发 展 前 途 。 三 是 由 基 层 员 工 中选 拔 出 来 的 ， 他 们 中 虽 大 多 文 化 程 度 较 低 ， 又 无 正 规 学 历 ， 但 是 经 与经 理 (老 板 )长 期 共 事 ， 熟 悉 企 业 情 况 ， 有 直 接 的 经 营 管 理 知 识 ， 办 事比 较 干 练 。 经 理 (老 板 )对 他 们 信 得 过 。 四 是 经 理 (老 板 )的 亲 朋 好友 ，

10、或 有 某 种 特 殊 关 系 ， 安 排 做 秘 书 工 作 的 。 总 的 来 说 ， 私 营 企 业 的秘 书 来 自 各 个 方 面 ， 人 员 复 杂 ， 水 平 参 差 ， 良 莠 皆 有 。基 于 私 营 企 业 的 现 状 ， 秘 书 在 私 企 中 呈 现 以 下 特 点 ：第 一 ， 工 作 的 从 属 依 附 性 。 公 务 秘 书 与 领 导 的 关 系 是 上 下 级 的 组 织 服从 关 系 ， 具 有 相 对 的 独 立 性 ， 不 存 在 人 身 依 附 关 系 ； 私 营 企 业 秘 书 虽然 与 公 务 秘 书 一 样 ， 是 为 领 导 人 员 配 置 的

11、 ， 但 与 老 板 的 关 系 是 一 种 雇2用 关 系 ， 本 身 不 能 独 立 存 在 ， 存 在 较 大 的 人 身 依 附 性 ， 个 人 的 前 途 命运 由 老 板 安 排 。 公 务 秘 书 显 然 在 政 治 上 和 社 会 组 织 内 的 地 位 上 具 有 更多 独 立 性 ， 他 们 毕 竟 是 一 种 干 部 身 份 ； 而 私 营 企 业 秘 书 则 必 须 从 属 依附 于 所 服 务 的 企 业 (公 司 )和 领 导 ， 他 们 受 雇 于 企 业 (公 司 )， 必须 凭 高 质 量 、 全 方 位 的 服 务 工 作 和 辛 苦 的 劳 动 而 安 身

12、 立 命 。第 二 ， 人 员 的 流 动 性 。 公 务 秘 书 的 工 作 是 组 织 分 配 所 决 定 的 ， 要 变 动工 作 必 须 经 组 织 批 准 ， 个 人 不 能 搞 自 由 化 。 而 私 企 业 秘 书 大 多 数 是 通过 双 向 选 择 和 合 同 形 式 聘 用 的 ， 他 们 在 企 业 里 合 则 留 ， 不 合 则 走 。 企业 经 理 (老 板 )对 他 们 也 是 满 意 就 用 ， 不 满 意 就 辞 退 。 一 般 地 说 ， 大 企业 秘 书 的 流 动 度 较 慢 ， 中 小 企 业 秘 书 的 流 动 度 较 快 。 促 成 流 动 的 原

13、因 ：1、 在 企 业 效 益 差 、 收 入 低 的 情 况 下 ， 秘 书 人 员 容 易 流 动 ， 投 向 效 益 好 、收 入 高 的 企 业 ； 2、 工 作 条 件 艰 苦 、 环 境 不 太 宽 松 的 企 业 ， 秘 书 人 员容 易 流 动 ， 选 择 工 作 轻 松 、 环 境 舒 适 的 企 业 ； 3、 能 力 较 差 、 工作 不 适 应 ， 或 者 与 企 业 关 系 不 融 洽 ， 往 往 会 被 企 业 辞 退 ： 4、 有的 是 因 为 现 在 的 企 业 不 够 理 想 ， 不 能 发 挥 自 己 的 才 干 ， 想 跳 槽 到 一 个好 的 单 位 ，

14、能 够 用 其 所 长 、 有 所 作 为 。 应 该 说 ， 在 市 场 经 济 体 制 下 ，私 营 企 业 秘 书 的 流 动 是 正 常 的 ， 符 合 优 胜 劣 汰 的 要 求 ； 但 过 于 流 动 ，流 动 度 太 快 ， 也 会 影 响 业 务 水 平 的 提 高 。第 三 ， 工 作 的 实 务 性 。 秘 书 工 作 的 “三 服 务 ”原 则 ， 在 私 营 企 业来 说 ， 就 是 为 经 理 (老 板 )及 其 生 产 经 营 活 动 服 务 。 因 此 ， 秘 书 的 日常 工 作 ， 主 要 是 处 理 经 营 活 动 中 的 实 务 ， 比 如 ， 业 务 往

15、 来 方 面 的 函 电 、传 真 、 起 草 经 济 合 同 和 协 议 ， 接 待 客 商 ， 参 与 业 务 洽 谈 ， 商 情 分 析 ，以 及 广 告 宣 传 等 方 面 的 事 务 。 所 以 ， 私 营 企 业 秘 书 的 工 作 实 务 性 很 强 。在 大 的 私 营 企 业 或 集 团 ， 秘 书 机 构 比 较 健 全 ， 秘 书 人 员 各 有 分 工 ， 有外 贸 业 务 和 海 外 经 营 的 ， 有 负 责 企 业 内 部 有 刊 物 、 报 纸 、 简 报 、 信 息等 ， 还 有 工 作 计 划 、 决 策 方 案 、 市 场 预 测 、 各 种 调 查 和

16、论 证 等 文 字 材料 ， 秘 书 的 文 稿 写 作 量 要 多 ， 知 识 性 服 务 的 内 容 比 重 大 为 增 加 。第 四 ， 职 权 的 差 异 性 。 党 政 机 关 的 秘 书 机 构 和 名 称 是 由 法 律 、 法 规 确定 的 ， 其 职 能 、 任 务 也 是 明 确 的 ， 各 级 各 地 大 体 相 同 ； 私 营 企 业 的 秘书 机 构 、 人 员 名 称 、 职 能 和 任 务 ， 没 有 统 一 规 定 ， 一 个 企 业 一 个 模 式 ，随 意 性 很 大 。 因 此 在 私 营 企 业 中 ， 除 大 的 企 业 和 集 团 有 董 事 会 等

17、 决 策机 构 ， 实 行 集 体 决 策 和 民 主 决 策 外 ， 多 数 私 营 企 业 没 有 决 策 系 统 ， 因而 对 秘 书 职 权 和 工 作 范 围 ， 由 经 理 (老 板 )决 定 。 于 是 形 成 这 样 一种 状 况 ： 经 理 对 秘 书 的 信 任 度 高 ， 交 给 他 的 权 力 就 大 ， 管 理 的 事 务 就多 ； 经 理 对 秘 书 的 信 任 度 低 ， 交 给 他 的 权 力 就 小 ， 管 理 的 事 务 就 少 ，甚 至 事 无 大 小 都 要 向 经 理 请 示 ， 秘 书 只 能 奉 命 行 事 。 同 是 一 样 的 秘 书 ，各 个

18、 企 业 的 职 权 和 工 作 范 围 却 不 一 样 ， 存 在 很 大 的 差 异 性 。第 五 ， 才 能 的 复 合 性 。 公 务 秘 书 在 工 作 范 围 上 分 工 较 细 、 专 业 化 强 ，而 私 营 企 业 从 提 高 效 率 、 节 省 开 支 出 发 ， 往 往 要 求 秘 书 能 一 人 多 用 ，即 既 要 能 撰 写 文 稿 ， 又 要 能 处 理 文 书 、 档 案 ， 既 要 会 使 用 电 脑 ， 又 要懂 得 外 语 ， 既 要 管 好 内 部 事 务 ， 又 要 善 于 公 关 、 业 务 洽 谈 ， 开 展 经 营3活 动 。 也 就 是 说 ，

19、 秘 书 人 员 要 有 “十 八 般 武 艺 ”， 样 样 能 上 ， 成为 他 的 智 囊 人 物 ， 得 力 助 手 。 这 实 际 上 要 求 秘 书 是 一 个 复 合 型 的 人 才 ，适 应 领 导 开 拓 经 营 的 需 要 。 像 这 类 的 秘 书 人 才 ， 报 酬 再 高 ， 企 业 也 很需 求 。 现 在 ， 凡 是 在 较 有 发 展 前 途 的 私 营 企 业 站 稳 脚 跟 、 掌 管 一 定 权力 、 享 受 优 裕 待 遇 的 秘 书 ， 一 般 都 兼 备 几 种 才 能 ， 所 以 赢 得 经 理 (老 板 )的青 睐 。二、私营企业秘书的职业素质培养

20、要 成 为 一 名 优 秀 的 私 企 秘 书 ， 我 认 为 应 着 重 训 练 两 个 方 面 素 质 ， 就 是私 企 秘 书 的 “做 人 ”和 “做 事 ”。 “做 人 ”， 指 的 是 秘 书 人 员 的人 品 （ 职 业 道 德 ） 和 人 样 （ 职 业 形 象 ） ； “做 事 ”， 指 的 是 私企 的 秘 书 人 员 必 须 具 备 的 四 方 面 能 力 的 培 养 ， 即 学 习 能 力 、 职 业 技 能 、表 达 能 力 、 协 调 沟 通 能 力 的 培 养 。第 一 ， 做 人 ， 是 私 企 的 秘 书 从 业 的 前 提 和 基 础 条 件做 人 ， 强

21、调 两 个 方 面 ， 分 别 是 人 品 和 人 样 。所 谓 人 品 ， 就 是 人 的 品 质 和 道 德 修 养 。 俗 话 说 ， 做 事 先 学 会 做 人 ， 而在 职 场 上 所 强 调 的 “做 人 ”的 关 键 环 节 是 职 业 道 德 。 秘 书 职 业 道 德显 得 尤 其 重 要 ， 秘 书 是 为 公 司 领 导 服 务 的 办 公 室 人 员 ， 要 以 公 司 为 荣 ，为 公 司 效 力 ， 要 为 公 司 尽 力 ， 做 到 “尽 仁 、 尽 义 、 尽 礼 、 尽 智 、 尽信 ”。 有 了 这 个 态 度 ， 就 决 定 了 秘 书 在 本 职 岗 位

22、 上 将 会 是 兢 兢 业 业 ，任 劳 任 怨 。秘 书 应 具 备 的 职 业 道 德 及 具 体 要 求 ：（一）忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责作 为 秘 书 人 员 ， 忠 于 职 守 就 是 要 忠 于 秘 书 这 个 特 定 的 工 作 岗 位 ， 自 觉履 行 秘 书 的 各 项 职 责 ， 认 真 做 好 各 项 辅 导 工 作 。 要 有 强 烈 的 事 业 心 和责 任 感 。 不 擅 权 越 位 ， 不 掺 杂 私 念 。（二）兢兢业业，甘当无名英雄兢 兢 业 业 ， 甘 当 无 名 英 雄 就 是 要 求 秘 书 人 员 埋 头 苦 干 ， 任 劳 任 怨 。

23、 秘书 工 作 性 质 ， 决 定 其 工 作 的 实 干 性 ， 要 围 绕 领 导 的 工 作 来 展 开 活 动 ，要 求 招 招 即 来 ， 来 之 能 干 ， 在 具 体 而 紧 张 的 工 作 中 ， 脚 踏 实 地 ， 不 计个 人 得 失 。4（三）服从领导，当好参谋服 从 领 导 ， 这 是 秘 书 人 员 职 业 性 质 所 决 定 的 。 作 为 领 导 工 作 的 参 谋 的助 手 ， 应 当 严 格 按 照 领 导 指 示 和 意 图 办 事 。 当 好 参 谋 ， 就 是 要 发 挥 参谋 作 用 ， 为 领 导 出 谋 献 策 。（四）遵纪守法、不以权谋私遵 纪

24、守 法 指 的 是 秘 书 人 员 在 遵 守 职 业 纪 律 和 与 职 业 活 动 相 关 的 法 律 法规 。 不 利 用 个 人 职 务 之 便 假 借 领 导 名 义 以 权 谋 私 利 。 不 搞 你 给 我 一 点“好 处 ”， 我 图 报 你 的 一 点 “实 惠 ”的 所 谓 “等 价 交 换 ”。除 了 上 述 秘 书 所 要 遵 守 的 职 业 道 德 外 ， 作 为 私 营 企 业 的 秘 书 ， 还 有 更应 注 意 的 一 些 职 业 道 德 要 求 ：（五）树立正确的职业观私 企 秘 书 大 多 数 是 通 过 双 向 选 择 和 合 同 形 式 聘 用 的 ，

25、他 们 在 企 业 里 合则 留 ， 不 合 则 走 。 秘 书 人 员 的 流 动 性 也 就 随 之 增 加 。 而 面 对 工 作 条 件艰 苦 、 环 境 不 太 宽 松 的 企 业 ， 人 员 流 动 率 就 更 高 。 这 就 更 需 要 一 个 正确 的 职 业 观 ， 作 为 私 企 秘 书 ， 本 身 的 工 作 环 境 不 能 和 大 公 司 相 提 并 论 ，需 要 秘 书 人 员 尽 快 地 适 应 这 样 的 工 作 环 境 ， 融 入 正 常 的 工 作 中 ， 这 样才 能 更 快 提 高 自 己 的 办 公 效 率 。 在 平 凡 的 岗 位 认 真 地 工 作

26、 ， 通 过 自 己的 努 力 ， 取 得 一 定 的 成 绩 和 进 步 ， 才 可 以 慢 慢 获 得 认 可 和 相 应 的 回 报 ，只 有 不 断 克 服 前 进 中 的 困 难 ， 获 得 良 好 的 人 际 关 系 ， 职 位 才 能 一 步 步提 升 ， 工 作 才 会 有 更 大 的 发 展 空 间 ， 在 未 来 的 职 业 道 路 上 越 走 越 宽 。（六）恪守信用，严守机密由 于 前 面 所 提 的 私 企 秘 书 具 有 工 作 的 从 属 依 附 性 ， 这 就 使 得 秘 书 必 须从 属 依 附 于 所 服 务 的 企 业 (公 司 )和 领 导 ， 秘 书

27、人 员 恪 守 信 用 就 是 要遵 守 时 间 、 遵 守 诺 言 、 言 必 行 、 行 必 果 。 秘 书 人 员 一 个 显 著 特 点 是 掌握 的 机 密 较 多 ， 平 日 与 经 理 接 触 最 多 的 就 是 秘 书 ， 秘 书 所 得 到 的 信 息也 就 最 多 。 但 作 为 一 个 有 素 质 的 秘 书 ， 不 得 泄 露 公 司 领 导 尚 未 决 定 的事 项 ， 也 不 得 议 论 别 人 的 隐 私 ， 以 免 造 成 矛 盾 ， 破 坏 团 结 。 因 此 ， 要求 秘 书 人 员 必 须 具 备 严 守 机 密 的 职 业 道 德 ， 自 觉 加 强 保

28、 密 观 念 。（七）刻苦学习，努力提高科学文化素质5各 种 不 同 的 工 作 岗 位 ， 对 其 工 作 人 员 都 应 有 相 应 的 素 质 要 求 ， 作 为 新时 期 的 中 小 型 私 营 企 业 秘 书 人 员 ， 这 种 素 质 要 求 显 得 更 加 严 格 ， 更 加全 面 ， 甚 至 苛 刻 一 些 。 由 于 私 营 企 业 秘 书 工 作 的 实 务 性 很 强 ， 所 以 在平 时 的 日 常 工 作 生 活 中 ， 要 求 秘 书 人 员 更 多 地 去 学 习 ， 扩 大 自 己 的 知识 面 ， 交 际 圈 。 是 否 具 有 良 好 素 质 对 于 能 否

29、 做 好 领 导 秘 书 工 作 是 一 个非 常 重 要 的 问 题 ， 也 是 衡 量 一 位 秘 书 人 员 是 否 称 职 的 基 本 依 据 。所 谓 人 样 ， 就 是 职 场 形 象 。 职 场 形 象 主 要 强 调 仪 容 、 仪 表 、 仪 态 。仪 容 ， 强 调 职 场 的 化 妆 和 配 饰 。 在 职 场 的 人 际 交 往 中 ， 每 个 人 的 仪 容都 会 引 起 交 往 对 象 的 特 别 关 注 ， 并 将 影 响 到 对 方 对 自 己 的 甚 至 是 公 司的 整 体 评 价 。 仪 表 ， 强 调 职 场 的 着 装 。 秘 书 往 往 是 以 上

30、司 代 表 和 企 业发 言 人 的 身 份 外 界 接 触 ， 秘 书 的 整 体 形 象 也 就 象 征 了 企 业 的 形 象 ， 因此 塑 造 一 个 良 好 的 职 业 形 象 ， 不 仅 能 给 人 以 好 感 ， 也 有 助 于 你 的 工 作 。仪 态 ， 强 调 坐 姿 、 站 姿 和 走 姿 的 习 惯 。 要 做 到 站 有 站 相 ， 坐 有 坐 相 ，行 有 风 度 ， 姿 态 是 一 个 人 下 意 识 的 显 露 ， 也 是 一 个 与 众 不 同 的 风 情 ，美 丽 的 姿 态 能 增 加 一 个 人 的 魅 力 。第 二 ， 做 事 。 私 营 企 业 的

31、秘 书 要 着 力 培 养 四 个 方 面 的 能 力 ， 即 学 习 能力 、 职 业 技 能 、 表 达 能 力 、 沟 通 协 调 能 力 ， 并 且 能 恰 当 地 运 用 到 实 践工 作 中 。1 是学习能力秘 书 人 员 必 须 认 识 到 学 习 能 力 培 养 的 重 要 性 ， 一 方 面 要 学 习 掌 握 扎 实的 专 业 知 识 ， 包 括 法 律 、 外 语 、 经 贸 以 及 对 业 务 工 作 有 帮 助 的 其 它 知识 。 另 一 方 面 也 要 注 意 收 集 有 关 社 会 科 学 方 面 的 信 息 ， 关 注 相 关 领 域新 的 发 展 动 态 。

32、 私 营 企 业 的 秘 书 分 工 不 明 显 ， 可 能 在 现 实 工 作 中 要 身兼 数 职 ， 所 以 在 工 作 中 更 要 学 习 积 累 多 方 面 的 知 识 ， 尤 其 是 实 务 方 面的 知 识 。 如 秘 书 要 懂 得 相 关 的 会 计 实 务 的 知 识 ， 承 担 会 计 的 职 责 ， 在工 作 中 负 责 管 理 公 司 的 账 务 等 一 些 会 计 的 基 础 工 作 。 同 时 ， 又 要 学 习人 力 资 源 管 理 方 面 的 知 识 ， 在 工 作 中 有 时 要 进 行 招 聘 管 理 以 及 工 作 福利 等 事 务 的 办 理 ， 这

33、都 需 要 秘 书 一 人 独 立 完 成 。 不 具 备 相 关 的 知 识 是不 能 妥 善 地 将 工 作 完 成 的 。 这 就 需 要 我 们 在 工 作 和 生 活 中 要 注 意 不 断持 续 地 积 累 ； 同 时 ， 在 涉 及 不 同 行 业 的 业 务 时 ， 要 主 动 从 中 学 一 学 相关 的 知 识 ， 丰 富 自 己 的 知 识 库 。2 是职业技能俗 话 说 ， “艺 不 压 身 ”， 如 果 你 具 备 了 一 定 的 素 养 ， 掌 握 了 某 种 技能 ， 总 会 有 你 显 山 露 水 那 一 天 ， 同 样 ， 假 如 你 在 那 一 方 面 尚

34、存 缺 陷 ，则 一 定 会 有 你 无 地 自 容 的 那 一 刻 。 私 企 秘 书 正 如 前 面 所 说 ， 是 才 能 的复 合 型 人 才 。 日 常 工 作 的 繁 杂 、 琐 碎 ， 要 求 秘 书 人 员 必 须 具 备 较 高 的办 事 能 力 ， 无 论 是 办 事 ， 办 会 ， 还 是 处 理 日 常 事 务 ， 都 要 注 意 锻 炼 自6己 的 实 务 工 作 的 办 事 能 力 ， 提 高 办 事 效 率 并 掌 握 一 定 的 办 事 方 法 与 技巧 。 1 秘 书 必 须 具 备 一 定 的 文 化 基 础 知 识 （ 包 括 外 语 ， 计 算 机 ,人

35、 文知 识 等 ） ； 相 关 专 业 知 识 （ 政 治 、 经 济 、 法 律 、 财 会 管 理 等 知 识 ） ；专 业 知 识 （ 文 书 、 档 案 、 会 议 、 信 访 、 公 文 写 作 、 机 关 事 务 工 作 等 知识 ） 。一 个 完 整 的 知 识 结 构 应 有 三 方 面 的 内 容 ： 基 础 知 识 ， 专 业 知 识 ， 相 关知 识 广 博 ， 扎 实 的 基 础 知 识 是 是 秘 中 的 根 基 。 精 深 的 专 业 知 识 指 秘 书工 作 范 围 ， 工 作 职 责 ， 和 工 作 内 容 一 个 掌 握 的 知 识 多 种 的 辅 助 知 识

36、2 秘 书 主 要 应 具 备 以 下 方 面 的 能 力 ： 表 达 能 力 （ 包 括 口 头 、 文 字 等 表达 能 力 ） ； 调 研 能 力 （ 包 括 调 查 能 力 和 研 究 能 力 ） ； 办 事 能 力 （ 包 括熟 悉 职 权 范 围 、 知 晓 办 事 渠 道 、 熟 悉 办 事 程 序 、 了 解 有 关 业 务 、 能 区分 轻 重 缓 急 ） ； 交 际 能 力 （ 包 括 善 于 跟 不 同 年 龄 、 文 化 程 度 、 个 性 、爱 好 的 人 交 往 ， 注 重 礼 节 、 礼 仪 、 能 妥 善 处 理 交 际 中 的 矛 盾 冲 突 ， 能控 制 自

37、 己 的 情 绪 ） ； 管 理 能 力 （ 包 括 辅 助 决 策 、 调 查 、 督 查 ） ； 应 变能 力 （ 能 适 应 不 同 环 境 ， 岗 位 和 工 作 条 件 的 变 化 ， 适 应 突 发 事 件 ） ；操 作 能 力 （ 包 括 办 公 设 备 ， 通 讯 工 具 的 使 用 和 保 管 ） ； 学 习 能 力 （ 包括 阅 读 力 、 鉴 赏 力 、 记 忆 力 、 分 析 力 、 综 合 概 括 力 等 ） 。 （一）信息的收集在 私 营 企 业 ， 秘 书 要 随 时 利 用 各 种 途 径 ， 注 意 对 各 种 渠 道 信 息 的 收 集 ，如 报 刊 、 书

38、 籍 及 网 络 信 息 ， 通 过 对 信 息 的 处 理 ， 分 析 企 业 经 营 管 理 和决 策 中 的 具 体 问 题 ， 为 领 导 在 决 策 中 提 供 有 效 信 息 。1 秘 书 信 息 管 理 工 作 的 基 本 要 求 准 确 是 信 息 的 生 命 ， 是 信 息 的 全 部 意 义 所 在 。 秘 书 收 集 到 的 原 始 信息 要 可 靠 真 实 处 理 信 息 要 坚 持 主 观 倾 向 性 与 客 观 真 实 性 相 统 一 。 如实 反 映 情 况 ， 才 能 保 证 各 级 领 导 机 关 及 决 策 者 依 据 真 实 的 准 确的 信 息 作 出

39、恰 当 的 判 断 和 科 学 决 策 。 如 果 信 息 不 准 ， 必 然 会 给 领 导 工作 造 成 失 误 。 因 此 ， 准 确 应 是 秘 书 工 作 的 灵 魂 。 社 会 主 义 市 场 经 济 对 秘 书 工 作 的 时 效 性 提 出 了 更 高 的 要 求 ， 不 仅 传递 要 快 ， 而 且 收 集 加 工 ， 检 索 ， 输 出 都 要 高 速 度 。 信 息 处 理 不 及 时 ，就 会 失 去 信 息 的 价 值 ， 甚 至 造 成 严 重 的 损 失 。 只 要 全 面 地 反 映 情 况 ， 才 能 使 各 级 领 导 根 据 各 方 面 的 信 息 ， 权

40、 衡 利弊 ， 择 善 而 从 ， 做 出 正 确 的 判 断 和 决 策 。 要 服 务 于 中 心 工 作 。 就 是 说 要 弄 清 楚 本 地 区 本 部 门 本 单 位 的 工 作 进展 情 况 和 急 需 解 决 的 问 题 ； 要 及 时 摸 清 领 导 者 的 思 想 脉 搏 ， 做 到 心 中有 数 ； 要 突 出 重 点 ， 帮 助 领 导 者 集 中 主 要 精 力 考 虑 重 点 问 题 ， 同 时 兼7顾 一 般 ， 以 免 发 生 不 应 该 的 有 的 疏 漏 。 要 根 据 不 同 领 导 机 关 和 领 导 者的 不 同 要 求 提 供 信 息 。 除 一 些

41、 需 要 共 同 重 视 的 信 息 外 ， 本 级 所 需 要 的信 息 ， 并 不 一 定 都 是 上 级 或 下 级 领 导 所 需 要 的 信 息 ； 别 的 部 门 所 需 要的 信 息 ， 不 一 定 为 本 部 门 领 导 者 所 需 要 的 。 一 条 有 价 值 的 信 息 对 于 不同 层 次 不 同 部 门 的 领 导 者 ， 其 参 考 价 值 并 不 相 同 。 秘 书 人 员 必 须 注 意研 究 不 同 部 门 领 导 者 和 服 务 对 象 的 不 同 要 求 ； 在 信 息 的 投 向 上 有 针 对性 ， 区 别 对 待 ， 注 意 适 应 对 路 。 要

42、特 别 注 意 ， 只 要 是 新 发 生 的 带 有 重要 动 向 性 ， 导 向 性 ， 苗 头 性 ， 政 策 性 ， 突 发 性 的 问 题 ， 就 要 及 时 采 报 。2 信 息 收 集 原 则 ： 决 策 方 案 在 实 施 过 程 中 ， 必 然 会 出 现 主 客 体 状 况 的 变 化 ， 秘 书 人 员应 及 时 追 踪 反 馈 不 断 变 化 的 信 息 ， 使 决 策 机 构 和 决 策 者 准 确 掌 握 情 况 ，及 时 调 整 、 修 订 、 完 善 决 策 方 案 。 秘 书 信 息 工 作 的 超 前 原 则 是 由 以 下 两 方 面 因 素 确 定 的

43、： 第 一 ， 任 何信 息 总 是 产 生 、 传 递 在 事 物 及 其 状 态 变 化 之 后 ， 再 快 的 信 息 ， 也 有 滞后 性 ； 第 二 ， 领 导 必 须 有 所 预 见 ， 走 在 事 物 运 动 的 前 面 。 这 就 要 求 秘书 抢 时 间 ， 争 主 动 ， 超 前 收 取 信 息 ， 向 领 导 提 供 “预 测 性 “信 息 。如 果 凡 事 总 是 事 后 了 解 ， 提 供 “马 后 炮 “信 息 ， 那 就 作 用 甚 微 。 客 观 上 说 ， 凡 是 信 息 都 是 有 用 的 。 因 此 ， 对 于 办 公 自 动 化 程 度 很 高的 单 位

44、 或 部 门 来 说 ， 信 息 多 多 益 善 ， 因 为 再 多 的 信 息 也 可 存 入 电 子 计算 机 ， 查 询 和 使 用 十 分 方 便 。 但 对 于 主 要 依 靠 手 工 方 式 处 理 信 息 的 单位 和 部 门 来 说 ， 不 宜 无 限 制 地 搞 过 多 的 信 息 简 报 、 快 报 、 摘 报 、 内 参等 等 ， 而 是 必 须 针 对 工 作 需 要 ， 利 用 信 息 分 类 标 对 所 接 触 的 信 息 ， 迅速 加 以 判 别 ， 分 出 哪 是 有 效 信 息 ， 哪 是 无 效 信 息 ， 从 而 对 信 息 选 优 。信 息 的 分 类

45、和 加 工 方 法 ： 即 信 息 处 理 能 力 ， 是 指 秘 书 工 作 者 对 于 信 息的 读 取 、 存 储 、 整 合 和 生 成 能 力 。 秘 书 辅 助 决 策 等 职 能 的 发 挥 ,很 大 程 度 上 取 决 于 其 分 析 、 综 合处 理 信 息 的 能 力 。 在 广 博 的 信 息 中 ， 充 斥 着 大 量 的 信 息 垃 圾 、 信 息 干扰 ， 如 果 不 能 对 其 进 行 筛 选 ， 去 粗 取 精 、 去 伪 存 真 ， 准 确 无 误 地 识 别 、理 解 信 息 的 含 义 ， 将 失 去 信 息 的 价 值 和 意 义 ， 甚 至 导 致 决

46、 策 的 失 误 。在 第 二 次 世 界 大 战 中 ， 盟 军 为 在 欧 洲 开 辟 第 二 战 场 ， 全 天 候 、 多 维 度对 德 军 散 布 大 量 虚 假 信 息 ， 造 成 德 军 参 谋 人 员 处 理 失 误 ， 为 德 军 决 策层 提 供 了 错 误 的 战 略 预 判 ， 最 终 成 就 了 军 事 史 上 著 名 的 “霸 王 行动 ”。 因 此 ， 秘 书 工 作 者 在 处 理 信 息 过 程 中 需 要 解 放 思 想 、 开 阔 眼 界 ,运 用 科 学 的 方 式 。（二）档案的管理8秘 书 还 要 做 好 企 业 的 档 案 管 理 工 作 。 相

47、对 有 一 定 的 档 案 管 理 设 施 的 大企 业 ， 私 营 企 业 的 档 案 管 理 工 作 比 较 繁 琐 。 一 些 制 度 不 规 范 的 私 营 企业 中 ， 秘 书 甚 至 要 从 零 开 始 ， 帮 助 企 业 建 立 一 定 的 档 案 管 理 体 系 ， 规范 档 案 的 归 档 、 输 出 工 作 ， 使 档 案 管 理 更 加 规 范 ， 也 方 便 以 后 工 作 中的 信 息 查 询 。1 文 件 管 理 目 的 和 适 用 范 围 目 的为 确 保 与 体 系 （ 包 括 质 量 管 理 体 系 和 环 境 管 理 体 系 ， 以 下 同 ） 相 关 文件

48、 的 可 靠 性 及 有 效 性 ， 使 对 体 系 有 效 运 行 起 重 要 作 用 的 各 个 场 所 ， 均能 得 到 相 应 文 件 的 有 效 版 本 ， 防 止 使 用 失 效 或 作 废 的 文 件 ， 以 保 证 体系 有 效 运 行 。 适 用 范 围本 管 理 办 法 适 用 于 公 司 各 部 门 使 用 的 、 与 体 系有 关 的 文 件 ， 并 包 括 有 关 的 标 准 和 需 方 提 供 的 图 样 等 外 来 文 件 。2 管 理 职 责 总 经 理 办 公 室 负 责 对 上 级 和 外 部 一 般 性 文 件 的 收 、 转 、 发 和 统 一 归档 ，

49、 并 负 责 组 织 、 编 制 、 更 改 和 管 理 公 司 一 般 性 文 件 。 体 系 认 证 办 公 室 负 责 有 关 体 系 文 件 的 收 、 转 、 发 和 统 一 归 档 ， 并 负责 组 织 、 编 制 、 更 改 和 管 理 公 司 的 体 系 文 件 。 受 控 文 件 的 文 件 管 理 员 负 责 文 件 更 改 通 知 单 的 存 档 ， 并 依照 文 件 更 改 通 知 单 ， 对 更 改 过 的 文 件 使 用 的 有 效 性 负 责 。 采 购 计 划 、 合 同 及 合 同 评 审 等 文 件 ， 由 各 部 门 归 口 管 理 。3 文 件 的 审 批 公 司 管 理 性 文 件 由 总 经 理 审 批 。 公 司 技 术 性 文 件 由 主 管 领 导 审 批 。 采 购 计 划 、 合 同 及 合 同 评 审 等 文 件 由 公 司 主 管 领 导 负 责 审 批 。 新 编 制 的 文 件 和 修 订 /更 改 后 的 文 件 均 应 以 发 文 登 记 表 的 形 式 ， 明确 文 件 的 发 放 范 围 和 数 量 ， 并 交 相 应 文 件 审 批 人 审 批 ， 此 书 面 材 料 一并 作 为 有 关 资 料 与 受 控 文 件 一 起 存 档 。 受