1、浅谈电子文件的长期保存和利用彭净（广州市机关信息网络中心 广东广州 510635）摘要：随着现行文件越来越多地以电子文件的形式产生，电子文件的管理难题摆在了人们面前。怎样长期保留有价值电子文件、如何确保电子文件在整个生命周期内的质量完整？尤其是当产生电子文件的软硬件环境不复存在的情况下，如何确保未来的用户仍能查阅这些电子文件？一直是国内外档案界研究和探讨的热门话题。本文以我国对此问题的主要研究为基础，并以国外解决此问题的一些方法为参考，分析、介绍解决电子文件长期保存和利用的一些对策。关键词：电子文件；保存；利用1.电子文件长期保存和利用存在的问题1.1多样性。不同背景和作用生成的电子文件，在收
2、集、保管和利用方面与纸质文件的收集、保管和利用大不相同；不同信息类型的电子文件，由于技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩方式也大相径庭。所以，由多种机读格式产生的电子文件，在保证其真实性、完整性、可靠性方面的技术难题很多，而能有效解决这些难题的方法却很少。1.2复杂性。电子文件如果只限于单纯的文字处理，因其技术含量较低，标准化程度还是比较高的。随着多媒体技术的发展，电子文件成了复杂的多信息混合物。一是在文本处理上可以签署图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使得同一份文件的不同信息存放在不同的数据库中；二是信息技术更新太快，使电子文件离开了特定环境就失去可读性；三是电子文件有易复制、修改、
3、删除的特点，还可根据所需变换输出字体、字号，既使档案“原件”的概念变得难以确认，又使传统的字迹鉴定技术无法分辨其原始性；四是为适应计算机硬、软件技术不断更新换代，需对电子文件不断变换鉴定载体和鉴定格式。1.3耐久性。在信息技术高速发展的过程中，软硬件、数据格式、网络模式的生命周期相对较短。物理介质的保存方式也无法满足长期保存的要求，尤其是当保存方案本身属于落伍时，不但解决不了问题，反而使问题更加复杂化。1.4变化性。随着各种格式的增加，数据的类型也变得越来越复杂（不仅包括网络和相关数据库，还包括OA文件、地理信息文件和网页等）。电子文件因制作方便而产生比以往更多的文件，加上用户总是根据自身需要
4、不断地修改和补充，使得保管期限很难划定。电子文件对背景信息和元数据具有很强的依赖性，如果背景信息与内容信息分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义也不具有凭证价值。元数据也因其隐含性容易被忽视，一旦元数据丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。1.5规模性。随着电子文件无限制的增长，档案工作者的工作负担会远远超出自身的技术能力。随着电子政务、电子商务的快速发展，信息数据的增长规模将越来越庞大。2.电子文件长期保存和利用的对策2.1档案部门提前介入电子文件的运行和管理。一些国家将档案管理延伸到文件管理中。如加拿大的文件保管期限表，提出“电子文件从生成时起就建立档案管理”的要求，并通过编制
5、通用软件包，实现电子文件与纸质文件的统一管理。据报道，美国通用公司将“微型全息存储”应用到日常消费中。这项全息存储技术的原理是：通过三维模式在一张标准DVD光盘上最大限度地开发存储空间，使容纳的数据量相当于20张蓝光DVD光盘或者100张标准DVD光盘的容量。我国也在积极寻求电子文件的管理对策。一是提出了电子文件归档分三步走：（1）由档案部门和文书处理部门合作，在电子文件形成或收到的同时，对列入归档范围的文件进行逻辑归档；（2）在有逻辑归档标识的电子文件办理完毕后，由专人对电子文件进行真实性和完整性检验，检验无误的制成纸质文件，与该电子文件的物理载体建立互联同时归档；（3）对有逻辑归档标识的电
6、子文件定期进行物理归档。二是定期统一把符合归档条件的电子文件信息联机传送，按档案的统一格式集中存储到脱机载体上。三是对具有保密要求的电子文件，按相关法规制订保密措施，严防涉密电子文件在网络开放。2.2规范电子文件管理途径，加快相关标准的制定。加快相关标准的制定，使电子文件的归档管理做到有章可循，保证电子文件从生成到归档管理上的连续性和规范性，这是最终确定电子文件法律地位的必要条件。目前，国际上有PDF等标准4个；国内已经出台的档案信息化和电子文件管理方面的国家、行业、地方标准多达21部，正在制订和修订的档案信息化标准有18个。各地方性电子文件标准也在陆续出台中。2.3加强法制建设，逐步形成完善
7、的电子文件管理法律体系。电子文件的长期保存与利用需要法律支撑，没有法律支持的电子文件就没有保存意义。我国档案行政主管部门正会同政府信息产业部门，联合制定电子文件管理办法，确认电子文件的法律地位，规定用统一的软硬件设施来管理电子文件；同时，加强归档管理，增设相应的机构，行使监督、检查、指导的职权。2.4使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境。针对电子文件对设备依赖的特性，一些国家采取相应措施，使电子文件脱离原来的软、硬件环境，达到长久保存的要求。如挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将ORCLE数据库文件以展开方式存储，去掉了元数据库复杂的索
8、引结构，使电子文件的保管不再受元数据库的条件限制。在日后需要使用这些电子文件时，可通过SQL结构化查询语言检索。虽然效率较低，但通过SQL仍可重建原始数据库的逻辑结构。美国国家档案与文件署与国家科学基金会合作开发了ISO标准，并已在2007年试行，整个系统预计到2011年4月正式完成。该系统从统一性和综合性层面支持电子文件管理，而忽略对实现这个系统的信息技术构架的定位。它的功能（服务）在于：无论身处何地，公众都能通过因特网利用政府电子文件，并能从国家档案馆、总统图书馆和联邦文件中心发送、检索电子文件。该系统在支持档案馆的电子文件管理过程中，支持所有电子文件原创者和档案馆保存电子文件的集成方法，
9、且支持范围延伸到所有电子文件管理的基本过程。与系统支持电子文件管理的方法和如何定位其他类型的电子文件不同，这个系统还支持对利用电子文件所产生的信息、信息记录者以及形成电子文件的全过程管理。总部设在加拿大的大不列颠哥伦比亚大学的多学科合作项目“永久保护真实电子文件国际研究”（INTERPARES），其重点研究方向就是保存真实电子文件的必要条件。我国目前还未发现采用上述方法的尝试，原因是我国信息化建设起步较晚，信息技术相对落后，加之幅员辽阔，情况复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否恢复其原有的模式尚存在争议。2.5对电子文件法律地位问题的解
10、决。档案的基本价值是凭证价值和参考价值，尤以凭证价值最为重要。虽然，目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，但是，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备凭证效力。在电子文件的法律效力问题还没有很明确的解决方法之前，面对大量产生的电子文件，不少国家已对此作出规定，即以严格的管理程序来保证电子文件的凭证作用。如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。目前我国对电子文件的凭证作用也没有很明确的规定，只是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上。例如，具有法人资格部门的计算机系统产生
11、的电子文件记录对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，解决这个问题除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。2.6加强对电子文件管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。面对大量出现的电子文件，档案人员光懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件管理知识，才能跟上时代步伐。可从三个方面进行培训：（1）分期分批对档案人员进行电子文件管理知识的培训；（2）采取“走出去请进来”的方法，组织档案人员学习外单位在电子文件管理方面取得的经验；（3）召开现场会，及时总结经验和教训，拓宽业务见识，增强业务素质。2.7加快档案信息资源建设进程，提高电子文件利用的质量。现阶
12、段，在做好电子文件归档管理工作的同时，要继续采用通用标准和先进技术，做好传统载体档案的数字化工作，整合安全完备的信息资源。针对传统用户与网络用户并存的现实，在构建档案信息资源体系时，找到实体资源建设和数字化资源建设之间的“虚”“实”平衡点，在基于用户需求的网络服务平台上，满足多样化用户的利用需求。此外，提高用户信息素质，也是档案信息资源服务部门的职责。在构建复合服务模式时，应培育和引导用户提高信息利用素养：（1）培养信息意识。通过日常宣传和网站推广等措施对用户进行档案信息意识教育，提升全社会档案意识，增强用户利用档案信息资源的自觉性。（2）培养信息获取能力。针对档案信息资源的特点和利用要求，提
13、升用户利用档案信息的能力，让用户既可在传统利用服务模式下查阅所需信息，又能在网络环境下检索所需的资源。（3）培养信息道德。通过对用户进行信息道德教育，提高用户信息道德水准，减少档案信息利用风险。2.8构建知识创新与服务的大平台知识网格。知识网格是伴随着互联网的迅速发展而创建的服务平台，它使整个互联网变成一台巨大的超级计算机，像电力网供电一样，能将相兼容的任何设备，在任何时间、任何地点插入网格，实现计算、存储、数据、信息、知识、专家等资源的全面共享。它的本质特征不是网格规模，而是协同工作、资源共享，消除资源孤岛。在知识网格中，灵活的、可扩展的信息服务体系结构，能够保证资源信息提供者和信息服务者的
14、广泛分布性，避免由于单个信息服务实体的失败导致其他资源信息服务不能正常提供服务。知识网格中的所有元数据构成元数据目录，这种目录结构系统具有层次和分布式的特性，不但不会破坏现有系统的元数据描述方法，还能与它们很好地交互、融合。总之，电子文件的长期保管和开发利用，是档案界不可回避的使命，机遇和挑战并存，档案工作者应以积极的态度，努力提高自身素质，更新知识储备，完善电子文件长期保存和利用的管理方案与技术措施，以饱满的热情和充足的信心，迎接知识网络时代的到来！网络环境下文档管理工作的应对策略余厚洪面对一系列新情况、新变化，视而不见、回避问题显然无济于事，必须寻找跻身网络社会的路径，使网络环境下的文档管
15、理工作获得长足发展。 1.推行电子文档的逻辑管理 传统文档载体与信息“二位一体”不可分离，电子文档的信息可以在载体之间传递与迁移，正是这种不同的特性使两者管理的主要方式截然不同：传统纸质文档以物理管理为主，电子文档以逻辑管理为主。所谓物理管理，就是按照形象思维的方式，以文档的物质载体为出发点来进行文档管理的工作方式。所谓逻辑管理，就是按照抽象思维的方式，以文档的信息内容为出发点来进行文档管理的工作方式。特别值得一提的是，电子文档的虚拟化逻辑管理，将传统档案管理的种种不可能转变成虚拟空间的种种可能，如：档案信息按照不同的逻辑命令进行自由组合；深入到字词（有具体含义的实词）级管理，能实现对电子文档
16、全文检索与管理；实现网状多媒体互动式阅读。可见，电子文档的逻辑管理是超越传统意义上的逻辑管理。 2.确保文档信息的长期可读 保证电子文档长期可读，是对信息进行利用和研究的出发点。国家档案管理部门应当与IT部门合作，讨论与研制“绝对”电子版的长期保存问题2，因为许多电子公文不一定都可能产生硬拷贝供档案馆长期管理。在管理过程中，对于保存数据的电子载体，应经常进行检测，判定被检测载体是否需要重写或更新，对检测出错的载体进行有效的修正或更新，以防突然损坏造成数据丢失，需要长期保存的数据还得及时做好转换工作。在进行有效性验证时，建议做到：每满1年对电子文档形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查
17、登记；每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施；设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，不兼容时应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年；磁性载体存贮的电子档案，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。 3.维护电子文档的信息安全 电子文档管理是一种风险管理，在管理过程中，应特别重视：（1）防范病毒侵袭。运用防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测技术等从网络边界、网络传输和计算机主机不同层次建立病毒控制制高点，建立纵深的病毒防御体系；（2）控制非法存取。通过用户合法身份的确认和检验，将没有使用和管理权限的用户挡在系统之外。在此基础上，确定
18、每一用户的不同使用权限，将其分为基本存取权限、数据检索权限、数据处理权限、独立于数据值与数据值有关的存取权限、与时间或地点有关的存取权限等；（3）合理进行数据备份。除运用硬磁盘保存、磁带保存、光盘保存等进行简单数据备份，还可运用EMC磁盘阵列方式、本地双机热备份方式、双机异地热备份方式等进行数据备份。针对内部人员威胁信息安全案件频仍的现象，出现了不少内网行为管理系统，如网络监控与审计系统、文件权限集中管理系统、实时透明文件加解密系统等，这些系统的严密性不断增强，最终目标是不给任何人（包括有文件浏览、编辑权限的“自己人”）留所谓的“机会”。 4.保证文档信息的真实可靠 真实性是信息的生命。保证电
19、子文件的真实性要采取专门的技术措施，例如：用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理；以密码形式存储并有防删改措施；自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作（无论是否被允许）都进行实时登记，在客户端记录下来形成日志，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。电子文档从形成到开发利用，中间经过很多环节，电子文档信息在运行中每一个环节都有被更改或丢失的可能性。因此，除了拥有完善的信息安全技术以外，还需要根据电子文档的特点和管理要求，建立一套完整的管理体系，对电子文档从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理。鉴于电子文档是由人来操作完成的，加强对电子文档制作和
20、管理人员的资格审查与管理，着力提高他们的行为安全可靠性，显得格外重要。总之，只有与时俱进，用发展的眼光，遵循创新突破的原则开展文档管理工作，才能让文档工作在现代化建设中展现独特的魅力、发挥应有的价值。电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及测略研究一、电子档案与纸质档案在保管中的差异比较1、法律效力上的差异。对于传统纸质档案，原始性界定容易，其法律凭证效力不容否认。而对于电子档案，由于原始性界定困难，引起人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。电子档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠技术真正攻克电子档案原始性的界定关，这是解决电子档案法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法
21、律上明确电子档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。2、技术保存环境的差异。电子档案与纸质档案在保存技术上最大的差异就是技术寿命的差异。纸质文件一旦形成，其制成材料纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。因此，纸质档案的寿命受保存技术的影响仅仅限于传统的自然保存环境的保护技术。电子档案则不然。它的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存储
22、技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。3、保护措施的差异。对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面：一是防，二是治。防，就是防止或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，主要是改善档案的保护条件。治，就是对已经损坏或存在不利于永久保存因素的档案进行处理，修复已遭损坏的档案，尽力恢复其历史原貌，增强抵抗外界不利因素的能力。电子档案在自身特性以及保存环境上都与纸质档案有着巨大的差异。要保证电子档案的长久利用，除了保存，还需要经常进行维护工作，依据其特性对电子档案进行保存与维护的工作就要对所保存电子文件的物理特性、逻辑特
23、性有较为详细的了解与掌握。4、自然保存环境对载体影响的差异。纸质档案与电子档案载体性质的不同，造成了电子档案与纸质档案在对保存环境的要求上，有着很大的差异。不适宜的温、湿度，灰尘，磁场和机械振动，光线和有害气体对纸张和对电子档案载体都有着不同形式，不同程度的影响。（1）温、湿度影响的差异。由纸质档案与电子档案的载体性质可知，不适宜的温、湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化。而电子档案载体受温湿的影响方式截然不同，不适宜的温度和湿度会使磁性载体和光盘载体的寿命减少，会加速各种因素对
24、它作用，导致制品发脆。尽管磁性载体材料的盘基(带基)是聚酯，一般可耐较高的温度，但长期放置在高温下会使它变形；温度的变化会使聚酯基膨胀或收缩，这种物理性能的变化，会影响盘基(带基)的稳定性，也影响盘基(带基)与磁性涂层的接合。比如光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下很易变形，而光盘的表面只要有稍微的弯曲，都会影响激光束精确定位和数据读写。湿度大，磁性载体涂层中的粘合剂易吸水、粘连、脱落，使涂层移位和变形，造成记录的信息丢失。另外，涂层中的粘合剂还是霉菌和各种微生物极好的营养物质，因此湿度过高，会助长磁性载体材料中的粘合剂长霉、水解，导致磁性氧化物分离变成许多碎片并产生斑点，使磁性载体材料
25、变质，其上面的档案信息就会永远失去使用价值。同样湿度过低，对磁性载体和光盘载体也会产生不利的影响，输片时，盘基(带基)容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏载体。另外，如长期处在低湿条件下易使盘基（带基）变脆，使用时易断裂。可见，温、湿度对电子档案和纸质档案的影响程度是不同的。（2）灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏，是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁。化学损坏，是指灰尘中所含的化学成分会不同程度的引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作
26、用而毁坏，造成记录信息消失。生物损坏，是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。灰尘可以损坏纸张也可以损坏电子档案载体。只是相对于纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过各种修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子档案载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部甚至全部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，防止灰尘对电子档案载体的危害有特别重要的意义，在电子档案形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）外来磁场和机械震动影
27、响的差异。磁场和机械振动对纸质档案几乎没有任何影响，而对电子档案的磁性载体则是最重要的影响因素之一。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度在记录和读出信息时起着决定性作用，随着磁性涂层剩磁的消失，磁性载体所记录的信息将会荡然无存。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层剩磁退磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。事实上，在我们周围的环境里，存在着多方面的电磁干扰，如电动机、发电机、变压器、电视机、放大器等。经调查，30奥斯特的外磁强度就会对磁性载体产生磁化效应，外磁场强度超过50奥斯特能产生明显的退磁，就有可能将磁性载体上的信息抹掉，使磁性载体材料失去应有的功效。因而要防
28、止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械振动。（4）光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子档案的破坏力更大。有害气体（主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等）具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基（带基）老化、变质和磁粉脱落，使电子档案信息丢失。光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基（带基）老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。5、
29、管理模式的差异。对传统纸质档案，各国大多采取了集中统一管理的模式。而对电子档案来说，其物理结构和逻辑结构往往是不一致的，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子档案的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。因此，在我国电子档案的管理模式有集中统一管理和分布式管理的模式。6、管理人员素质要求的差异。电子档案的保管在理论上、技术上的要求比纸质档案严格的多，难度也相对大一些。因此要加强电子档案的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质和专业素质，同时应鼓励竞争，力求高效
30、多能，以适应档案工作不断发展的需要。二、电子档案的管理策略研究 （一）改善电子档案宏观管理的对策1、加快相关标准的制定。由于电子档案涉及的技术环境相对复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全，易于操作。例如，挪威等国的“NOARK文件登记簿标准”等，就是在ICA的档案著录规则基础上针对电子文件管理的要求制定的规范。我国也正在抓紧电子文件管理的各项相关标准的制定，如已制定了“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理规范”等标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、
31、统计等方面做出较细致的规定。还有像军队系统为解决信息系统标准不一致而导致的电子档案管理困难的问题。制定了国家军用标准军队文书档案目录数据库结构与著录格式，使“军队公文档案信息网络系统”的研制建立在科学规范和全军统一的档案数据管理标准基础上。国家还应制定电子文件归档细则，电子邮件类公文归档程序与规则，网站资源归档与管理规范，电子档案管理办法等相关标准与规章，以完善电子档案管理的标准体系，确保电子档案的安全管理。2、加强电子档案的安全防护工作。做好电子档案的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子档案制成材料质量关，提高电子档案载体的保存寿命，为电子档案的长期保存打下基础。二是保
32、证计算机网络系统的实体安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用权限和文件属性等，这在一定范围。内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库的备份与恢复工作，保证档案信息与数据库的安全、完整。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。最后是不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。3、加强对电子档案管理知识的培训。随着办公自动化在我国的广泛应用，电子档案也大量地出现在人们面前。在这种情
33、况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理等相关知识，才能跟上时代步伐，确保对电子档案的安全管理。各级档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子文件和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去学习兄弟单位关于电子文件与电子档案管理经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。（二）改善电子文件微观管理的对策面对大量涌现的电子档案，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子档案管理中的问题采取措施。1、档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理。各国的档案管理工作一般都是与文件管理
34、工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子档案与纸质档案的统一管理。我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责，又档案部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议；在电子文
35、件的形、积累、归档和电子档案的保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件等元数据必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质档案或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上，且必须是双套异地保存；具有保密要求的电子档案，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施；涉密电
36、子档案严禁上开放网络等等。2、对电子文件采取分布式管理。由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞，所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。目前我国对电子文件和电子
37、文件的分布式管理尚未得到普遍认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。3、使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管。针对电子文件对设备的依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将ORACLE数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子文件时，可通过SQL结构化查询语言检索，只是效率较低，不过通过SQL还可重建原始数据库
38、的逻辑结构。我国也采用此类方法的进行尝试，取得了一定的成果。如上海港务局从实际出发，专门制定了归档电子文件和电子档案管理的试行办法，规定列入归档范围的电子文件归档时，必须将相关电子文件集中卸载至光盘、磁带、磁盘等载体材料上脱机保存，向档案部门归档，由档案部门集中保存。4、对电子档案真实性问题的解决。由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子档案的真实性要采取专门技术措施。电子签名无疑是解决电子文件真实性、可靠性的一条对策。电子签名，电子合同，电子认证的法律效力的解决可以通过电子签名与签名效力等同，电子合同、电子文件符合书面形式要求的规定，电子形式的要约和承诺有效，电子记录
39、和电子文件在满足一定的条件下具备证据力的规定等来解决。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，以保证电子文件的真实可靠性。中华人民共和国人民代表大会常务委员会第十一次会议于2004年8月28日通过了中华人民共和国电子签名法并已国家主席胡锦涛公布，将于2005年4月1日起试行。为解决电子档案的真实性提供了法律依据。我们只有认清电子档案与纸质等载体档案的异同，才能做到对电子档案的保护及管理提出正确的要求，既坚持档案管理基本原则，又不妨碍电子档案根据自身的特殊性，创建自己的保管方法、技术和标准。只有如此，才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的管理，才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又能加强纸质等载体档案的管理，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。
