1、,管理者的沟通平台高效会议,李家强,培训内容,单元一：高效会议基础 单元二：会议准备 单元三：六顶思考帽与会议互动 单元四：会议主持人技巧 单元五：会议参与者技巧,会议1前的民意调查,请回答附录1中的问题,会议1,议题：无效会议的原因 会议形式：讨论 选出会议主持人 会议时间：10分钟,无效会议的原因,无效会议的原因,其它沟通渠道比开会更有效 目的、目标不明确 与会者与会议主题关系不大 缺乏恰当的程序控制 时间、场地选择不当 ？ ？,单元一：高效会议基础,工作会议的种类 会议的功能 会议的价值 会议成本 举行会议的原则,工作会议的种类,例会(常规会议)：在既定时间、由既定人员参与的会议。会议的
2、议题和议程较灵活。 临时会议：根据需要，由会议组织者事先计划、发起的会议。公司中大多数是这种类型的会议。,会议的功能,发布信息 解决问题与决策 协调工作 总结汇报以激励员工 检查、监督工作进展,会议的价值,从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 从质上来看，有效的会议可以为企业节省时间、金钱，增强效率 评估会议的价值，要兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度”,会议价值的估算方法一,会议成本= 2ABT + 会议实际费用A：全部员工小时平均工资的3倍乘以2：会议引起管理工作停顿造成的损失B：与会者人数T：开会小时数会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具
3、及文件印刷费等,会议价值的估算方法二,会议成本= 与会者小时平均工资 x 会议时间成本 + 会议实际费用会议时间成本：与会者会议准备、旅行时间，会议秘书、会议服务人员工作时间，及会议时间的总和,举行会议的原则,如果事情能够用比会议更有效的方式解决，就不要开会。 每次会议都要有明确的目的，并让与会者都知道。 只召集与会议有关的人参加。 议题不宜多，不要超出议题范围或临时增加议题。 严格遵守议程及会议时间。 不需要分开的会就合并在一起开。能在例会上解决的问题，就不要再开临时会议。 与会者要做好会前准备，不要到会场后现场想问题。 如果会议不需要了，不要害怕取消。,会议以外的沟通渠道,业务通讯 布告栏
4、 录像 部门告示 发给全体员工的个人信件 电子邮件,公司定期报告 公司手册 雇员信息摘要 公司内部刊物 电子布告栏 公司内部无线电广播,不该开的会,无明确议程的会 不清楚与会者应该是谁的会 决定已作出，只是为了例行公事的会 不知道需用多少时间的会 成本过高的会,单元二：会议准备,确定会议目标及议程确定会议时间选择开会地点确定与会人员准备适当的视听辅助设施避免“上司效应”,确定会议目标,预先决定开会目的 并把会议目标清楚简洁地陈述出来,会议议程实例,确定会议议程的注意事项,议题简明扼要，最好包含一动词 对每一议题规定时限 如可能，在每一议题下注明具体的发言人 需让与会者会前必须了解的情况，应制作
5、成附件或说明 提前散发议程表，可邀请收件人提出意见或建议 在会议开始时可邀请与会者补充提出议题 根据事情的缓急而不是重要性由主持人或与会者共同决定是否包括临时提出的议题 修改议程：一般将新议题放在会议前期而非后期讨论 给新议题划拨时间，修正其它议题应用时间，尽量将会议时间保持在最初计划的水平,确定开会时间,最好的开会时间一般是周二至周四的上午8：00-11：00或下午2：00-4：00 最差的时间是周一上午和周五的下午及午饭后时间 整个会议的持续时间不应超过2小时(以60-90分钟为宜)，单个议题所用时间也应该会前规划好 例会最好两周一次，或者最多一周一次。多数机构将例会安排在周二的早上,选择
6、会议地点,若希望轻松地交换意见，可选择某个参与者的办公室 若是协议磋商，找个处于双方中间地带的饭店会议室 若要显示权威性，找个让自己觉得舒服自在的地方 杜绝电话干扰,确定与会人数,4-7人比较理想，10人勉强，超过12人效果就较难保证了 人数过多的工作会议可能导致的情况 ： 参与度悬殊 与会者感到不受重视 主持得不到与会者有效配合 人数太少的工作会议会很难有高质量的讨论,确定与会人员资格,跟讨论题目有直接关联的人 可提供无法从他处取得的资讯，使讨论能更有效率地进行 发言具代表性，能为其团体负责,会议中的角色,主持人：过程导演 任务领导：与议题直接相关的责任人，确定具体的任务目标，侧重最终结果，
7、评估有关信息，衡量讨论结果的满意程度 会议记录员：记录会议行动过程和结果，掌握时间，帮助主持人适时小结及确认共识 作为资源的与会者：提出自己的想法和掌握的信息，帮助任务领导完成任务，达到目标,准备适当的视听辅助设施,挂板纸适于讨论及总结 电脑投影有助于讲话清楚明确 声象资料活跃会议气氛,上司效应,开会时由于有上司的主持或参与，气氛拘谨、紧张、难熬甚至让与会者有受威胁感。 一位企业家将自己主持过的会议比喻成“置身在一个葬礼上” 表现形式： 上司讲话滔滔不绝，不让别人发言 与会者把上级看成是威胁者、无所不知者 上司把开会作为训话的工具,避免“上司效应”,“上司效应”是有效会议的大敌 管理者一定要防
8、止“上司效应”的产生 如公司已有这样的现象，管理者要努力改变,单元三： 六顶思考帽与会议互动,过程控制行为,引发行为,反应行为,澄清行为,引发行为,反应行为,澄清行为,澄清行为 (续),过程控制行为,检验理解+总结回顾同与会者产生误解的关系 (横轴百分比为两种行为占行为总数的比例),互动交流行为辨别练习,请参考附录2,六顶思考帽（参考附录3）,白帽子： 中性的事实与数据帽, 处理信息的功能 黄帽子： 乐观帽, 识别事物的积极因素的功能 黑帽子： 谨慎帽, 发现事物的消极因素的功能 红帽子： 情感帽, 形成观点和感觉的功能 绿帽子： 创造力之帽, 创造解决问题的方法和思路的功能 蓝帽子 ：指挥帽
9、, 指挥其它帽子，管理整个思维进程,您的思维倾向,我们每天都会用到这些帽子里的任何一顶, 但是个人会倾向于忽略他们最常用的帽子。下面哪顶帽子你用起来感到最舒适?帽子1:帽子2:,这是哪一顶帽子?重组会让我们延迟3个月。 我对合并并不感到高兴。 我们的产品是市场上最贵的。 它会在社区里提高我们的知名度。 让我们发给参加者免费样品。 让我们小结一下目前为止我们所有的观点。 王经理告诉我他会为人事问题感到担心。 我们已经尝试过可员工并不配合。 我们的服务物超所值。 我很关心员工的士气。 我们已经准备好为决定负责了吗?,一个想法被负面地理解了。 会议进入到一个有争议的主题。 所有人都对某一个想法过于热
10、情。 同样的老想法不断出现。 没有会议议程。 你们正在推出一种新产品。,下列情况下您会要求用哪顶帽子？,互动行为与六顶思考帽的对应关系,六顶帽子戴起来的一般顺序为：,“蓝帽子”，决定分析问题的程序； “白帽子”，先把同主题相关的事实和信息罗列出来； “黄帽子”，有关主题“利”的部分； “黑帽子”，有关主题“弊”的部分； “红帽子”，考虑主题可能给自己和他人带来什么情感反应； “绿帽子”，针对主题提出新的见解。 除了“蓝帽子”必须先戴以外，其他颜色的帽子戴的顺序可以灵活，但须保证的是在某一时间段内只戴一顶帽子，即集中思考主题的一个侧面后再考虑另一个侧面，从而对主题作出全面深入的分析。,会议2,将
11、六顶思考帽及互动行为运用到会议中 选出新一位会议主持人 议题：选择谁与你们同行？(背景资料请参阅附录4) 会议时间：10-15分钟,会议2总结,会议是否达成共识？ 主持人运用了什么技巧帮助了会议进展？ 与会者运用了什么技巧帮助了会议进展？ 哪些行为阻碍了会议进展？ 这是一次成功的会议吗？为什么？,单元四：会议主持人技巧,会议主持人的责任 会议主持人思考帽与互动交流行为技巧的运用 激发创意的有效方法 达成决定的有效方法 会议纪要 管理者主持会议的注意事项,会议主持人的责任,营造和谐气氛 照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避
12、免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度,会议主持人互动交流行为的运用,主持人应善于,程序性提议 支持与反对 检验理解 总结回顾 了解情况,征求建议 提供情况 邀人加入 阻挡参与,主持人应善于戴的帽子为：,主持人应善于戴的帽子为：,蓝帽子 白帽子 绿帽子,激发创意的有效方法： 水平思考工具,随机词 概念提取,随机词,从字典或报纸中随意选择一个名词这个名词与要解决的问题距离越远越好,问题 随机词 联想 创意方案 CEO与表现出色的员工每月吃 共进晚餐一次，加深交流。 主管和同事拿着奖品出其不意碰杯庆贺 地闯进员工办公室为员工颁奖。 如何认可员工 厨房 管理层在每月一次的晚
13、宴上向 表现？ 聚会场所 员工敬酒。 安排一个有很多员工在场的场厨师 合，向表现好的员工致谢。 每周为表现好的员工提供一次免费餐饮服务。,会议3,重新选出会议主持人 议题：公司会议的改善措施 现阶段练习：运用随机词方法提出创意 时间：10分钟,概念提取：如何减轻压力？,概念提取的操作方法,会议3（续）,议题：公司会议的改善措施 现阶段练习：运用概念提取方法提出创意 时间：10分钟,达成决定的有效方法,投票表决法名义群体法打分法逆向头脑风暴法德尔菲法,投票表决法,少数服从多数 但投票要在充分的讨论之后进行，不能仓促行事，否则主观性过强,名义群体法 (Nominal Group Technique
14、),主持人提出讨论题目； 参与者各自将意见匿名写在纸条上，不许讨论，一张纸条上只写一个意见； 由主持人或指定人员将纸条收集以后，依次将意见抄写在大家都能看到的记事板上；同样的意见统计票数。此时也不进行任何讨论； 待将所有意见抄写完毕后，参与者对每一条意见进行讨论，但大家不知道每一条意见的提出者是谁（因此叫名义群体）。此时还可发挥头脑风暴引申观点的优点对已经提出的意见加以完善；通过讨论和评估，与会人员再一次匿名对已提出的意见的优劣做出排序，一般选出3-5项。 最后综合所有成员的排序，选择最多的意见就是最佳意见。,名义群体法的好处,防止一言堂 防止自信心较低而表达力又不强的人的好主意被埋没 提出的
15、想法质量一般比头脑风暴法得出的要高,打分法,明确企业和团队的优先事项 列出绝对要求，即决策必须遵循的原则，按重要性赋值 列出希望达到的目标，亦按重要性赋值 为备选方案分别打分 总分最高的为最佳方案；如果得分相同，绝对要求分值最高的为最佳方案,打分法示例,1）明确优先事项列出绝对要求分值 最重要 10 8 6 4 最不重要 2 ,列出希望达到的目标分值最重要 10 8 6 4 最不重要 2 ,打分法示例 2) 评价备选方案,总分,总分,总分,总分,总分,总分,逆向头脑风暴法,将备选方案写出来遵循头脑风暴法的程序，对每一方案寻找缺陷挑出缺点最少，而且最有可能用来解决问题的方案作为最佳方案,德尔菲法
16、,类似名义群体法，但成员不允许见面开会；往往用来征求专家意见 步骤：1、确定问题，向成员分发仔细设计的问卷2、每个成员匿名地、独立地完成第一组问卷3、每一组问卷结果集中在一起整理4、将意见比较统一的结果分发给成员，再次请他们提出方案5、重复3、4两步直到取得最终方案,会议纪要,会议的备忘录（简称会议纪要）要保证准确而清晰 保证备忘录的顺序与议程的顺序一致 简短，写成笔记形式，用数字标出每一点 确保缺席者能理解 会议主席要批准 备忘录要在1-2天内分发给有关人员,会议纪要的内容,会议名称 日期、地点、起止时间 出席者、缺席者 议程 每项议程的结论 特别事项,实例 ：,会议3（续）,议题：公司会议
17、的改善措施 现阶段练习：运用适当的达成决定方法确定最佳改善措施（3-5个） 完成会议纪要 时间：15分钟,会议效果评估,会议主持人和与会者都应在会后考虑： 是否达到会议目标？若否，为什么？ 下次会议如何提高效率？ 本次会议中主持人还可以做什么来提高会议效率？ 本次会议中与会者还可以做什么来提高会议效率？ 若不召开此次会议，能够以其它方式达到目标吗？ 根据以上问题设计会议效果评估表,管理者主持会议的注意事项,以饱满的工作热情及奋发进取的精神面貌出现在会议上，振奋与会人员的工作情绪。 男性领导要衣着整齐、面容整洁 女性领导可以穿色彩鲜艳一些，款式新潮一些的职业女装，做一个漂亮的发形并配一件精巧的头
18、饰 常务性例会，每次都尽量有新意。 紧紧围绕会议主题。 讲话简明扼要，风趣幽默，热情洋溢，中肯有力。,管理者主持会议的注意事项 (续),关注与会者的心理状态，引导、激发大家的思维活力，共同创造良好的会议气氛。 不要过早表态，而应集思广益，防止压抑与会者的积极性和创造性。 处理讨论离题时，要在冷静的基础上寻找契机尽早引导纠正，争取得到与会者和发言者本人愉快的接受。 把握时间长度。会议较长时，应重视与会人员的休息和娱乐。 会议结束后，要善于做总结。,单元五：会议参与者技巧,与会者会议前责任 与会者应注重的思考帽和互动交流行为 会后总结：管理者的良好习惯,与会者会议前责任,处理好会议通知，决定是自己
19、还是派他人参加 充分了解自己负责的议题，依据所提供的文件、资料，准备论证材料 即使未被指定发言，也要做好在会议中尽量表达的心理准备 努力去了解其他与会者对议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点 找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中,与会者应注重的互动交流行为,多做 内容性提议 支持 引申 检验理解 提供情况 邀人加入,少做 防守/反击 阻挡参与,与会者应善于戴的帽子为：,与会者应善于戴的帽子为：,绿帽子 黄帽子 白帽子 黑帽子 蓝帽子,会议之后做总结：一个良好的习惯,查阅会议记录，对与自己工作相关的信息作出标记 回顾会议过程，分析一下不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系状态 考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案 会议很可能是新的任务的开始，要考虑是否再次召开本部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中,会议4,重新选出会议主持人 议题：总结培训收获，如何应用到现实中去 时间：20分钟 目的：练习主持及与会技巧,祝愿您人生幸福，管理成功！,
