1、市场经济下办公室职能作用的提升 李芳 江苏旅游职业学院 摘 要： 市场经济下提升办公室职能作用关系着企业的持续、稳定发展, 针对办公室职能作用中的问题, 从创新提效率、管理树形象、完善激励制度三个方面提出解决策略。关键词： 办公室职能; 作用提升; 作者简介：李芳 (1982) , 女, 江苏淮安人, 硕士, 江苏旅游职业学院讲师, 研究方向:秘书、文档管理。收稿日期：2017-9-21Received： 2017-9-21办公室是企业、机构的核心部门之一, 就像企业、机构的大脑, 承担着接收信息、处理信息、执行决策等等重要任务, 还肩负着企业、机构对内、对外的协调工作, 因此, 企业的生存和
2、发展必须依赖办公室职能作用的有效发挥, 特别是在市场经济下企业的办公室资源更要得到有效的开发和利用, 大力提升其职能, 只有这样才能为企业在竞争激烈的环境中谋求更好地发展和壮大途径。一、市场经济下办公室的职能分析市场经济形势下, 办公室职能发生了很大变化, 其责任更加重大, 任务更加艰巨。首先, 办公室是一个综合工作部门, 它要更好地肩负起上传下达的责任, 对下联系群众, 对上能给企业高层提出真实的、可靠的、有效的建议和意见, 以促进企业的持续发展。其次, 办公室是企业的对外窗口, 代表着企业的形象。因此, 办公室不仅要协调好企业内部的各个部门之间的工作, 使其更好地合作, 促进企业整体管理效
3、益的提高。还要树立企业对外的良好形象, 协调好企业与外界的工作关系及负责好企业的策划、宣传等工作。再次, 办公室是企业文化产生和传播的重要部门, 企业文化又承载着企业的精神财富, 因此办公室有责任维护和创造企业文化, 使企业员工更好地团结起来, 更大地发挥其能力。所以, 市场经济下办公室职能的提升, 首先要提升办公室人员的综合素质, 使其更好地为企业、为员工服务。第一, 注重引导办公室人员主动学习, 积极充电。学政治、学理论、学业务, 以便在工作中能够抓住重点, 提高办公室人员解决问题的效率。第二, 重视办公室人员综合品质的提升。市场经济下, 办公室人员要有高尚的品质, 才能充分地发挥办公室职
4、能。例如, 办公室人员要虚心, 只有虚心学习、虚心求实, 才能适应不断变化的经济市场, 对获得的各类信息进行准确的判断、筛选, 并提出有效的解决方案, 更好地为企业解决问题, 赢得发展机遇。又如, 办公室人员要团结友爱, 具有合作精神。办公室一旦不团结, 企业的各种工作、业务就会受到影响。例如, 上级命令不能很好地传达和执行;广大员工的意见不能及时地反应、处理, 以致拖延、积累成更大的麻烦。总之, 市场经济下办公室职能的提升需要办公室人员具有更高尚的品质, 虚心、求实、谨慎、团结、谦逊、无私。第三, 办公室职能作用的提升要注重员工综合能力的提升, 在市场经济下, 企业面对很多新的机遇和挑战,
5、这就需要办公室人员有很强的沟通能力、协调能力、文字能力和语言表达能力, 这些都是做好办公室工作的根本。此外, 企业相关的规章制度及这些制度的执行等等也影响着办公室职能作用的提升。二、当前办公室职能作用发挥的现状1. 工作效率不高。工作效率不高是当前办公室职能提升面临的最大问题, 可分两种情况, 一种情况是工作人员综合素质、综合能力不足, 办公室工作大多时候在执行命令、交换信息, 对于信息的处理能力较差, 不能在企业面临决策出给出恰当的、正确的建议。用通俗一点说, 办公室就像一个“小媳妇”, 成为一两个高层的附属品, 听话干活, 活干的好坏都无关紧要, 责任能推脱就推脱, 工作能干多少就干多少,
6、 这种情况下办公室就如同虚设, 办公室的职能作用难以更好地发挥。另一种情况是办公室的“能人”太多, 有时间“互掐”, 没时间“真干”, 这种现象在市场经济体制下的办公室非常常见, 在某些时候能够激发办公室员工的潜能, 但同时也影响到了办公室人员的工作效率, 不利于办公室职能作用的提升。2. 服务理念欠缺。办公室是个特殊的部门, 发展至今很多人还认为它是企业的“清闲衙门”, 办公室一些人员缺少服务精神, 总是坐等事情找上门, 而不主动的把问题处理在萌芽阶段。例如, 企业的一些报表需要办公室及时地统计、分析、汇总, 如果负责这个工作的人员拖拖拉拉, 认为这是其他部门的事, 每天都等着别人把所有的材
7、料、文件送过来, 自己再送出去, 那么这些材料、文件所包含的信息数据就很难被有效利用, 办公室的职能作用并不能发挥到最好。又如, 在处理一些事件上, 办公室人员缺少主动性, 缺少主动寻找解决问题的责任心和热情, 那么事件的处理结果可能会受到影响, 看似解决了, 实际上并没有最大限度维护企业的利益, 也没有最好地为企业的持续发展考虑。这些都是传统的工作理念带来的负面的影响, 很不利于企业的发展和创新, 也不利于办公室职能作用的发挥和提升。3. 激励制度不完善。激励体制的不完善会影响到员工为企业服务的积极性, 会导致其消极怠工, 甚至产生对企业的仇视心理。办公室是企业员工激励体制的建设者、参与者和
8、建议者, 但他们也是企业的员工, 如何协调好办公室员工的奖惩制度, 是当前提升办公室职能作用的关键。目前大多数企业面临的问题就是对办公室激励制度的忽视或放纵。忽视导致的结果就是办公室人员“没干劲”, 反正做事做好做坏一样, 何必那么费力, 还容易得罪人, 这就使一些人在处理事情上不积极、不主动, 能拖就拖, 能不干就不干。放纵导致的结果一样严重, 过于放纵的办公室管理体制会让员工觉得自己这样做已经很好了, 抹杀了他们进步的欲望和决心, 办公室人员的综合素质难以提升, 办公室职能作用的发挥就难以提升。同时, 也可能导致办公室人员工作状态松散、纪律不严明、工作生活状态懒散, 这样的员工怎么全心全意
9、为企业工作, 有怎能发挥他们的最大能力把事做好。因此, 完善的激励制度对于办公室职能作用的提升一样有着非常关键的影响。三、市场经济下提高办公室职能作用的策略1. 勇于创新, 提高工作效率创新是市场经济对企业的最基本要求, 办公室工作是企业工作的核心之一、重点之一, 培养办公室人员的创新精神是很有必要的。在市场经济形势下提升办公室职能的作用, 一方面, 要树立办公室人员的创新思想, 增强他们的开拓进取精神和服务精神。例如, 在事情的处理上, 我们通常是这样做的, 能不能有更好的方法, 提出意见, 讨论、总结、反应给高层, 这将大大的提高办公室工作的效益。社会在发展, 市场经济也在不断的变化, 没
10、有创新意识那是不行的。例如, 随着电子商务的发展, 办公室对工作人员的各方面要求都在不断提高, 这种情况下, 如果缺少创新意识, 坚持原有的、固定的工作模式, 工作效率怎么能提高。因此, 市场经济下要重视员工创新意识的培养, 以便提升办公室职能工作。另一方面, 要注重办公室工作过程创新方法的应用。例如文件的起草, 在动笔前我们不仅要对相关的资料进行详细的研究, 还应深入基层, 对相关的事件进行真实的体验, 与基层工作人员交换意见, 这样在文件起草过程中才能把问题看得更透彻、更明白, 为企业高层提出更有价值的建议和意见。总之, 经济市场下, 办公室工作不能按部就班, 要不断地创新和改进, 这样才
11、有利于办公室职能作用的提升。2. 加强管理, 树立良好形象办公室管理是一门非常深奥的学问, 在办公室管理中一方面要培养员工的创新精神, 另一方面又要引导员工继承和发扬企业的优秀文化;一方面要培养员工的开拓进取精神, 另一方面又要引导员工实事求是、虚心谨慎;一方面要培养员工果断利落的处事精神, 另一方面又要养成员工的服务精神。这就说明了一点, 办公室管理要适度, 要有质量。在办公室工作实践中, 办公室人员是企业一些制度决策制定的参与者和执行者, 同时也是企业规章制度所要约束的一个群体, 要让办公室员工认识到他们并没有“特权”, 和其他员工一样都是企业的“主人翁”和“奉献者”, 他们也必须遵循企业
12、优胜劣汰的人才选拔制度, 以此激发其潜力, 使其忠心的、全心全意的为企业服务。同时, 也要让他们认识到办公室工作的重要性, 激发他们的责任感和奉献精神。在管理中, 要循序善诱, 不断地完善管理的方法和制度, 使办公室人员能够主动地配合管理, 树立良好的企业形象, 再以企业的良好形象影响自身、激励自己, 不断地提高自己的学习能力、综合素养和个人品质, 使办公室职能作用的发挥有个新的高度。3. 完善办公室工作激励制度办公室激励制度制定的目的就是提高员工的综合素质、综合能力, 培养他们的学习意识、优秀品质及综合素养。因此, 办公室工作激励制度的完善不仅是制定有效的规章制度, 还要有可行的执行方案。市
13、场经济下提升办公室职能作用就需要提高办公室人员的工作状态, 提高他们的工作效率, 提高他们的服务精神、创新精神等等。因此, 办公室工作激励制度, 首先, 要让办公室人员认清自己的岗位性质, 实行竞聘上岗制度, 对于企业而言每一个岗位都需要最优秀的人才, 对于人才而言, 企业的岗位总有适合你的, 不一定是办公室, 以此激励办公室人员更加奋进, 不断地提升个人的工作主动性和工作能力, 以便提升办公室办公的综合水平, 提升办公室的职能作用。其次, 重视办公室各个岗位的业务考核, 办公室工作不是聊天、喝茶, 也不是抢着去做别人的事, 把自己该干的事扔到一边。这就要求办公室管理过程中明确办公室各岗位的岗
14、位职责, 在办公室激励制度实施中注重对岗位工作能力和员工协作能力的考核, 以此激发员工的潜力, 使其更好地在自己的岗位上放光发热, 为企业、为员工多做贡献。再次, 采取优胜劣汰制度, 提高办公室人员的危机意识和责任感, 使其勇于承担责任, 积极履行职责。例如, 员工的福利待遇管理中往往会出现各种各样的问题, 作为办公室相关人员应积极地了解现实情况, 及时地协调员工之间的矛盾, 并发现和处理可能存在的隐患, 这就是尽职尽责。在这种积极的心态下, 办公室职能作用也能更好地发挥。第四, 所谓激励制度, 不仅有罚, 还要有奖, 对于办公室人员的管理单凭一些规章制度、条条框框是不够的, 还要注重对办公室
15、人员的引导, 利用物质奖励和精神奖励引导其自觉、自省, 能够积极地参与办公室的相关培训, 不断地提高个人的综合素质和能力, 这样才是办公室职能作用稳定、持续提升的有效策略。参考文献1高海燕, 试论市场经济下办公室职能作用的加强J, 中国商贸, 2015 (4) :22-23. 2刘静焱, 卞国东, 新形式下国有企业办公室职能管理浅议J, 改革与开放, 2017 (3) :118-119. 3刘延松, 浅析办公室职能作用的有效发挥J, 办公室业务, 2012 (A8) :89-90. 4任献策, 做好谋划工作充分发挥办公室职能作用J, 办公室业务, 2014 (1S) :7-8. 5赵敏静, 发挥领导小组办公室职能作用努力开创新常态下科普工作新局面J,科技创新与品牌, 2016 (1) :75-76.
