1、JINZHI (DONGGUAN) LIMITED东莞市锦织针织有限公司Dept.部 门 Department财务部Company Management Procedure Doc. No.文件编号 Rev: 版本 1TITLE: Probation and Confirmation标 题 : 请款管理规定Page 1 of 1应收账款管理制度 2007-10-23 08:42:18| 分类： 默认分类 | 标签： |字号大中小 订阅 应收账款管理制度 第一章：总则 第一条：为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售公司的产品，同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全，防范经营
2、风险；并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。 第二条：本制度所称应收帐款，包括发出产品赊销所产生的应收帐款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付帐款、其他应收款三个方面的内容。 第三条：应收帐款的管理部门为公司的财务部门和业务部门，财务部门负责数据传递和信息反馈，业务部门负责客户的联系和款项催收，财务部门和业务部门共同负责客户信用额度的确定。清欠办负责合同的审核，归档，和应收款的呆坏账清理。稽查办负责应收款及其帐务的巡查监视监督。 第二章：客户资信管理制度 第四条：信息管理基础工作的建立由业务部门完成，公司营销部应在收集整理的
3、基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份，由销售经理复核签字后一份保存于清欠办，一份保存于销售办，销售经理为该档案的最终责任人，客户信息档案包括： A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、业务联系人、财务负责人、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间，业务种类等。这些资料是客户管理的起点和基础，由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集来的； B、客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等； C、业务状况：包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力
4、和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况； D、交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。 第五条：客户的基础信息资料由负责各办事处的业务员负责收集，凡于本公司交易次数在两次以上，且单次交易额达到 1万元人民币以上的均为资料收集的范围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内完成并交销售经理汇总建档。 第六条：客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥慎保管，确保不得遗失，如因公司部份岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。
5、第七条：客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随时汇总整理后交销售经理定期予以更新或补充。第八条：实行对客户资信额度的定期确定制，成立由信息中心、销售经理、财务经理、在总经理（或主管市场的副总经理）的主持下成立公司资信管理工作小组，按季度对客户的资信额度、信用期限进行一次确定，并维护到 ERP 系统中去。 第九条：“资信管理工作小组”对市场客户的资信状况和销售能力在业务人员跟踪调查、记录相关信息资料的基础上进行分析、研究，确定每个客户可以享有的信用额度和信用期限，建立信用额度、期限表，由销售部门和财务部门各备存一份。 第十条；初期信用额度的确定应遵循保守原则，根据过去与该客
6、户的交往情况（是否通常按期回款），及其净资产情况（经济实力如何），以及其有没有对外提供担保或者跟其它企业之间有没有法律上的债务关系（潜在或有负债）等因素。凡初次赊销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和信用期限的 50%，如新客户确实资信状况良好，须提高信用额度和延长信用期限的，的必须经“资信管理工作小组”形成一致意见报请总经理批准后方可。 第十一条：客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整，公司资信管理工作小组应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时予以跟踪调整。 第三章：产品赊销的管理 第十二条：在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，必须由经办业务员先填写赊销
7、请批单，由业务经理严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后仓库、信管、财务管理部门方可凭单办理发货手续； 第十三条：财务部门内主管应收帐款的会计每十天对照信用额度期限表核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况，严格监督每笔帐款的回收和结算。及时把应收回来的账款和开出发票的录入系统。销售办要随时检查信用的底数，便于及时和业务员沟通，预防因为其他原因导致正常业务开展不顺。 第十四条：凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。 第十五条：业务员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务经理
8、和清欠办会签后方可盖章发出。 第十六条：对信用额度在 50 万元以上，信用期限在 3 个月以上的客户，业务经理每年应不少于走访一次；信用额度在 100万以上的信用期限在 3 个月以上的，除业务经理走访外，主管市场的副总经理（在有可能的情况下总经理）每年必须走访一次以上。在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级，并根据认证管理要求填写“客户满意度调查表”。 第四章：应收账款监控制度 JINZHI (DONGGUAN) LIMITED东莞市锦织针织有限公司Dept.部 门 Department财务部Company Management Proced
9、ure Doc. No.文件编号 Rev: 版本 1TITLE: Probation and Confirmation标 题 : 请款管理规定Page 1 of 1第十七条：财务部门应于月后 5 日前提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表，提交给总经理、主管市场的副总经理和稽查办。 第十八条：业务部门应严格对照信用额度表和财务部们报来的帐龄明细表，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副总经理。 第十九条：业务人员在与客户签定合同或的协议书时，应按照信用额度表中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络
10、。 第二十条：财务部门应于月后 5 日前向业务部门、主管市场的副总经理（总经理）提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表，该表由相关业务人员核对后报经业务主管市场的副总经理（总经理）批准后安排进行账款回收工作。 第二十一条：业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损公司形象。外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款；款项收回时业务员需整理已收的帐款，并填写应收帐款回款明细表， 第二十二条：清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间，业务员在外清收帐款，每到一客户，无论是否清结完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程。 第二十三条：业
11、务员收帐时应收取现金或票据，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章是否为发票印章。 第二十四条：收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款； 第二十五条：收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过 3 个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写价格调整表告知
12、相关部门并在相关资料中做好记录； 第二十六条：业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经 发现，分别给于罚款或者予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。 1、收款不报或积压收款； 2、退货不报或积压退货； 3、转售不依规定或转售图利； 编制人： 编制日期：审批人：生效日期：为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。 一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录： 二、事前控制：（签约到发货） 从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进
13、行交易。 对客户的审查内容（5W）： 1、who 人员素质，销售业绩，社会关系 2、where 地理位置，物流配送情况 3、when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历 4、what 信用档案，有无不良纪录 5、why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景 JINZHI (DONGGUAN) LIMITED东莞市锦织针织有限公司Dept.部 门 Department财务部Company Management Procedure Doc. No.文件编号 Rev: 版本 1TITLE: Probation and Confirmation标 题 : 请款管理规定Page
14、1 of 1对客户的评定等级 A 类客户，回款 2 个月内 B 类客户，回款 5 个月内 （最好预付一部分货款） C 类客户，回款 8 个月内 （必须预付一部分货款） D 类客户，回款时间相当长，不可靠 （必须货款两清） 签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。 在销售合同中应明确的主要内容 ： 1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等； 2、明确双方的权利义务和违约责任； 3、确定合同期限； 4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避
15、免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）； 5、电话订货，最好有传真件作为凭证。 合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。 三、事中控制：（发货到收款） 1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪） 收账策略如下： A 类客户，按常规合同 B 类客户，最好预付一部分货款 C 类客户，必须预付一部分货款 D 类客户，必须货款两清 2、回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季
16、度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。 1、产品结构为多品种、多规格； 2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同； 3、产品出现平调、退货、换货时； 4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款； JINZHI (DONGGUAN) LIMITED东莞市锦织针织有限公司Dept.部 门 Department财务部Company Management Procedure Doc. No.文件编号 Rev: 版本 1TITLE: Probat
17、ion and Confirmation标 题 : 请款管理规定Page 1 of 1以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。 四、事后控制：（欠款到追收） 1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企
18、业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的 1/3（ 如期限是60 天，最后收款期限不能超过 80 天）；如超过，即马上采取行动追讨。 2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。 追款三步骤： 、联系：电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆 销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。 、信函： 期限 实地
19、考察 保持压力 确定追付方式 销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。 、走访：资信调查 合适的催讨方式 销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不 应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。 3、对已拖欠款项的处理事项 ： 、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备； 、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性； 、追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师函，视情况及时发出； 、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义； 、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。 五、预警管理 1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。 2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。
