1、万科地产工程付款业务流程梳理及优化方案2014/09万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08目录1. 业务流程分析的主要方法 12. 工程支付流程的整体概述 42.1. 范围 42.2. 目标 62.3. 总体原则 62.3.1. 财务总体原则 62.3.2. 成本总体原则 83. 工程支付流程现状与优化方案 .103.1. 合同管理流程 .103.1.1. 流程现状与问题 .103.1.2. 合同管理总体流程（101） 123.1.3. 合同撤销流程（102） .173.2. 付款流程 203.2.1. 流程现状与问题 .203.2.2. 有合同付款流程（103） 223.2.3. 工程
2、款抵房款（108） .323.2.4. 有合同付款撤销流程（104） 353.2.5. 无合同付款流程（105） .393.2.6. 无合同付款撤销流程 423.2.7. 无合同付款成本调整流程（107） .443.2.8. 成本费用流程（111） .463.2.9. 样板房建设费用流程（112） 503.2.10. 自用水电费转成本流程（113） .533.2.11. 前期项目费用转移到新项目（114） .553.2.12. 境外付款流程（116） .583.2.13. 收购项目业务处理流程（117） .603.3. 合同结算流程 .623.3.1. 流程现状与问题 .623.3.2. 合同
3、结算流程（109） .633.3.3. 结算撤销（反结算）流程（110） .673.4. 收款流程（115） .693.5. 月末处理（118） .723.1. 报表（119） 78Page 1 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/081. 业务流程分析的主要方法业务流程的分析主要分为三个部分，流程现状的分析、流程改进建议及实施优先级的定义，如下图所示：图 1.业务流程分析的主要方法流程现状流程现状分析部分将描述当前的流程和以及流程中存在的问题。流程图示例：Page 2 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08签约流程营销 （ 销售助理 ）客户 财务 （ 会计 ）
4、财务对账银行阶段开始缴首期款 / 楼款签合同认购转签约状态收首期款 / 楼款收据导入 E A S拿到合同 / 收据申请贷款结束按季度对账直接缴定金是否申请贷款是否银行放款是否有明细明源系统录入总额无明源系统录入明细有导入 E A S导入 E A S收款单分录信息提交收款单明源系统录入明细生成凭证结转单图 2.业务流程图示例从万科的情况来看，本次项目重点从风险和效率两个方面来做重点分析。对每一个流程，都从以下的几个角度进行分析，审视每个流程是否存在这样的问题，再考虑是否能优化，以及怎么样才是改进的最佳方案。风险a) 准确性（是否有业务过程中缺乏审核或确认环节）b) 完整性（是否有后端需要的业务信
5、息前端业务系统无法提供或只提供部分信息）c) 人工操作（是否有人工导入导出的业务点）效率a) 明确的流程（是否业务工作内容及标准清晰、分工明确、各一线公司执行标准一致的流程、管理标准化）b) 人工操作（是否有大量人工录入的工作）c) 重复工作（是否有业务在前后端需要重复录入的情况）d) 报表有效性（是否有报表缺失或需要优化提高业务对账效率）e) 术语不一致（是否前后端系统有业务或基础数据语言前后定义不一致的情况）Page 3 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08流程改进建议基于上述梳理和识别的问题，将给出流程的改进建议，包括业务规则的定义、未来流程的描述以及系统实现的需求。其
6、中系统实现的需求主要从三个方面进行描述：对业务系统（明源、PDC、EAS 、运营平台）的改造需求，业务系统间的集成需求，主数据方面的需求等。这些需求将作为业务系统后续进行改造的依据。表 1.流程改进建议的核心内容分析这些需求后，将详细描述这些需求的实现界面，界面元素和控制逻辑。使业务人员能够确认系统改造的方案能满足业务需求，从而实现业务流程在信息系统上的固化。在全集团范围内推行这些里程，也促进了万科集团业务管理的标准化。名词注释1. 合同：工程支付流程中，如果没有特别说明，“合同”都包括“补充合同”在内。流程图 流程说明 业务规则 业务系统改造需求 系统间集成需求 主数据需求Page 4 of
7、 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/082. 工程支付流程的整体概述2.1.范围目前工程支付相关功能主要通过 PDC、EAS、K2 以及知本家等相关系统来完成，因为跨多个系统，所以主要问题存在于流程的通畅性、数据重复录入和一致性等方面。总体流程如下图示：图 3.工程支付总体流程图示例在对工程支付流程分析后，确定了如下的子流程。下文的流程蓝图，业务规则和 IT 需求均是针对这些子流程展开论述。序号 流程名称 子流程名称 流程编号01 合同管理流程 合同管理总体流程 10102 合同管理流程 合同撤销流程 10203 付款流程 有合同付款流程 10304 付款流程 工程款抵房款流程 10
8、805 付款流程 有合同付款撤销流程 10406 付款流程 无合同付款流程 10507 付款流程 无合同付款撤销流程 10608 付款流程 无合同付款成本调整流程 107Page 5 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/0809 付款流程 成本费用流程 11110 付款流程 样板房建设费用流程 11211 付款流程 自用水电费转成本流程 11312 付款流程 前期项目费用转移到新项目 11413 付款流程 境外付款流程 11614 付款流程 收购项目业务处理流程 11715 合同结算流程 合同结算流程 10916 合同结算流程 结算撤销流程 11017 收款流程 收款流程 115
9、18 月末处理 月末处理 11819 报表 报表 119表 2.工程付款流程清单要解决的主要问题：1、 成本拆分数据和财务核算数据的一体化。目前动态成本主要在 PDC 中管理，财务核算通过 EAS 完成，两个系统中基本的成本科目体系有差异，PDC 中对动态成本的变更、调整都难以和财务核算保持一致，差异比较大。最终要实现成本和财务的一体化，要做的工作很多，时间和资源上可能也无法一次性满足，但是可以逐步向这个方向前进，分阶段执行。2、 前端业务系统如何和后端财务系统有效集成。目前大部分的付款在 PDC 中发起，而财务核算在 EAS 中完成，这样前端的PDC 业务系统和 EAS 财务系统需要有效的集
10、成、协同、保证业务连贯性和数据一致性。比如在 PDC 中付款签收后， EAS 中对应的付款单生成、凭证生成乃至资金中心或者网银的付款，这整条业务线在软件操作中是否顺畅。如果付款失败或者错误，能否方便回退业务等等。总之，要力争达到像在一个系统中操作的体验。3、 业务系统的职责划分问题，即需要明确哪些业务分别在哪个系统中完成。由于系统切换原因，有些原来完全在 EAS 或者知本家系统中完成的业务逐步转移到 PDC 中处理，在这个过渡过程中，PDC 逐步占据业务处理的主导地位，不需要在老系统中处理的业务数据不需要再向老系统导入。比如，只有老项目/分期的合同才需要导入到 EAS，新项目/分期的合同没有必
11、要再导入。Page 6 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/082.2.目标对流程的分析，我们主要从质量、成本、风险和效率四个维度来审视每一支流程。结合万科实际情况，我们重点分析流程中的风险和效率问题。通过流程的梳理和优化，我们希望能降低业务运作过程中的风险，提高流程效率。对于业务系统的数据而言，通过管理规则的执行，流程的规范和系统的实施，提高业务数据的准确性，及时性和一致性。并且尽可能通过自动化的接口实现业务数据在多个系统中的传输。风险a) 准确性（是否有业务过程中缺乏审核或确认环节）b) 完整性（是否有后端需要的业务信息前端业务系统无法提供或只提供部分信息）c) 一致性（是否
12、有同样的业务数据在两个或多个系统中不一致的情况）d) 人工操作（是否有人工导入导出的业务点）效率a) 明确的流程（是否业务工作内容及标准清晰、分工明确、各一线公司执行标准一致的流程、管理标准化）b) 人工操作（是否有大量人工录入的工作）c) 重复工作（是否有业务在前后端需要重复录入的情况）d) 报表有效性（是否有报表缺失或需要优化提高业务对账效率）e) 术语不一致（是否前后端系统有业务或基础数据语言前后定义不一致的情况）2.3.总体原则2.3.1.财务总体原则1. 工程支付管理和财务管理等业务操作，在各个一线公司将实现管理流程的统一化和标准化。明确岗位职责和系统操作规范。2. 所有的工程付款业
13、务都要从 PDC 系统中发起和录入，通过系统自动生成 EAS 系统的财务凭证，达到数据一致的目标。Page 7 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/083. 对无合同付款的金额进行控制，如果付款对象不是政府的无合同付款金额超过 1 万则必须先签订合同，然后通过合同付款办理（不含政府报批报建）。对变更签证的金额和比例进行控制，如果金额和比例中有一个不符合项，则必须办理补充合同。（需要和其他专业达成一致）4. 从 PDC 系统传输到 EAS 的付款操作和结转操作都必须先由财务人员在 PDC 系统中进行签收和审核，只有通过签收和审核的单据，才能进行下一步操作导入 EAS 中。5. 建立
14、 PDC 成本科目和财务成本科目的映射关系， 使用新的六大类（一级科目：5002）科目体系。6. 有合同付款单默认按照合同成本审核结果执行拆分，付款单在签收导入 EAS 前必须指定明确的借贷方科目。7. EAS 凭证中对成本类科目进行限制，不允许在付款单和凭证上手工录入、修改或者删除成本类科目。如果需要新增、修改或者删除，必须从 PDC 系统发起。8. 付款单从 PDC 导入到 EAS 后，在 EAS 中的付款单只允许修改付款银行，对应生成的凭证不允许修改。结转单从 PDC 导入 EAS 生成的凭证不允许修改。9. 付款审批统一为线上审批，不允许线下审批。10. PDC 中的结转单允许手工录入
15、。11. 付款单统一按照发票金额进行拆分。(需要集团确认是按照实付金额还是发票金额拆分。如果按照发票金额，上线之后财务和成本的初始化问题还需要讨论)12. 结算时要求必须将发票全部补齐，否则不付结算款。结算价小于发票金额的，以结算价为准。13. 成本上的合同结算按照合同类别分别要求合同结算时间。财务上具体的控制方法：（1） 在审批环节给付款单增加一个勾选的字段“是否提交结算资料”。办理合同进度款付款时，如果累计付款比例大于等于 80%（能够按照工程项目自定义比例），则在审批过程中提醒成本部人员确认是否需要提交结算资料，如果成本部在审批中确认要求提交结算资料而没有提交，则不能继续付款。（2） 在
16、合同条款中，将提交结算资料的时效信息进行明确。（3） 关闭的项目分期不能发起合同、付款（保修款除外）。项目分期由成本部人工判断后关闭。14. 通过 PDC 的成本费用处理的相关费用类型为：土地使用税、土地契税、行政管理费、资本化利息、收购成本、拆迁补偿费（仅深圳公司使用）。Page 8 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/0815. 成本类科目的核算项目统一为工程项目分期。16. 月末按照完工进度形成的差异预提，预提科目明细到 8 大类。17. 不允许在 EAS 中做成本类科目的手工凭证。2.3.2.成本总体原则1. 合同的押金无法收回时，需要将押金转成本。由财务部手工录入一张付
17、款金额为 0，发票金额等于无法收回的押金金额的付款单，然后在审批过程中，由成本部选择合约进行成本拆分。2. 有合约的合同需要在 K2 审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在 K2 审批过程中手工拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。财务付款时自动根据合同拆分结果进行拆分。3. 合同在归档时自动判断并导入 EAS，如果导入 EAS 失败，则整个归档失败。4. 付款时没有合同的无合同付款单，以后如果签订了合同，需要将付款归属到对应的合同上，同时删除该付款的成本拆分。5. 对无合同付款的金额进行控制，如果付款对象不是政府的无合同付款金额超过
18、1 万则必须先签订合同，然后通过合同付款办理（不含政府报批报建）。对变更签证的金额和比例进行控制，如果金额和比例中有一个不符合项，则必须办理补充合同。（需要和其他专业达成一致）6. 无合同付款单按照发票金额进行成本拆分。所有的后补发票都必须审批，其中无合同的需要成本部审批。(需要集团确认是按照实付金额还是发票金额拆分。如果按照发票金额，上线之后财务和成本的初始化问题还需要讨论)7. 通过 PDC 的成本费用处理的相关费用类型为：土地使用税、土地契税、行政管理费、资本化利息、收购成本、拆迁补偿费（仅深圳公司使用）。这些费用都需要进入动态成本。财务负责录入并选择合约后系统自动拆分，需要成本部提供这
19、几类费用与合约的对应关系。最后由成本部进行审核确认。8. 对收购项目项目而言，成本需要按照实际业务将原来已经发生的成本转换到现有成本科目体系中。9. 结算时要求必须将发票全部补齐，否则不付结算款。结算价小于发票金额的，以结算价为准。Page 9 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/0810. 关闭的项目分期不能发起合同、付款（保修款除外）。项目分期由成本部人工判断后关闭。11. 月末财务部根据完工进度做预提，需要成本部根据 6 大类科目，分别提供各项目分期的完工进度。12. 每月最后一天，需要进行 PDC 成本系统月结，保留当期动态成本数据。Page 10 of 83万科集团业务
20、流程梳理及优化方案2014/083. 工程支付流程现状与优化方案3.1.合同管理流程3.1.1.流程现状与问题合同管理流程合同经办部门 成本部门创建合同 提交审批归档按照新老分期将合同金额拆分到新分期和老分期合同成本拆分P D C 新分期合同人工选择判断是否进 E A S ?P D CK 2E A S选择合约规划开始审核确认拆分结果审批完成结束否合同调整 P D C 动态成本导入到 E A S 合同E A S 合同是E A S 老分期合同取消核准选择已归档合同合同人工选择新老分期拆分调整原合同成本拆分E A S 动态成本管理人工选择确定成本拆分P D C 成本拆分图 4.合同管理流程现状问题
21、M101：合同从 PDC 导入 EAS 时需要人工选择且运行效率低。Page 11 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08在 PDC 系统使用以前，动态成本是在 EAS 中完成的，在 PDC 系统使用以后，所有的合同都从 PDC 录入，但是老项目/ 分期的合同还需要导入 EAS 中做动态成本的拆分及控制。目前哪些需要导入 EAS 是通过人工判断后批量导入的，这样做主要有两个问题：（1） 后期通过人工批量选择导入缺乏实时性且成批导入时对系统性能影响大，效率低。（2） 付款单和结算单也需要导入 EAS，在后期导入这些业务单据时才发现对应的合同未导入，再回头查找合同并导入，导致工作反
22、复，效率低。问题 M102：合同审批过程中是否进行 PDC 成本审核是由人工判断的。在 K2 中对合同进行审批时，是否进行成本审核是由人工自主判断并执行的，需要通过业务规则进行一定的控制并要求及时审核以提高效率。问题 M103：合同的撤销流程不够完善，有时需要从后台直接修改数据。目前合同的撤销主要是指撤销导入到 EAS，对于实际需求上的一些撤销工作需要进一步完善，比如需要修改合同的项目分期，需要通过 IT 部门从后台直接修改，不规范并容易导致数据不一致或者数据错误。Page 12 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/083.1.2. 合同管理总体流程流程图及流程说明合同管理流程合
23、同经办部门 成本部门创建合同 提交审批归档是否进 E A S ?P D CK 2E A S开始成本部确认 “ 是否进 E A S ” ，“ 是否进成本 ”是否有合约规划 ？成本审核是手工调整审核确认拆分结果审批完成否结束合同调整 P D C 动态成本自动导入到E A S 合同E A S 合同是（ 设置 “ 是否进E A S ” ， “ 是否进成本 ” 的默认值 ）E A S 动态成本管理自动将合同号导入 E A S 核算项目否成本手工拆分导入是否成功是归档人员手工调整否人工及其它图 5.合同管理流程合同管理总体流程步骤 说明 分工 输出创建合同 人工创建合同 合同经办人 合同提交审批 将创建的
24、合同提交K2审批 合同经办人Page 13 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08成本部确认是否进EAS，是否进成本成本部在审批过程中可以根据实际情况对合同上“是否进EAS”，“是否进成本”的默认值进行修改成本部是否有合约规划 系统判断合同是否有对应的合约规划 系统成本审核 如果有对应的合约规划，则选择合约，由系统自动拆分成本成本部 成本拆分结果手工调整 选择合约自动拆分后，可以手工对拆分结果做调整成本部 成本拆分结果成本手工拆分 如果没有对应的合约规划，由成本部手工将合同进行成本拆分成本部 成本拆分结果审核确认拆分结果 对成本拆分结果进行确认。这个过程在实际中其实是融入在成本
25、审核过程中的成本部调整PDC动态成本 成本审核完成，系统自动更新PDC动态成本相关信息系统审批完成 合同审批完成。审批完成后，系统会自动设置审批完成标志。系统 审批完成的合同归档 由归档员将合同归档，在归档过程中，会判断是否需要导入EAS，如果需要导入，则自动执行导入归档员 归档结果是否进EAS 系统在归档时自动判断是否需要导入EAS 系统自动导入到EAS合同 如果需要导入EAS，系统自动执行导入 系统 EAS合同导入是否成功 EAS系统返回是否导入成功 系统归档人员手工调整 如果导入失败，需要归档人员手工调整合同后再次执行归档归档员EAS动态成本管理 合同导入EAS后，进入EAS动态成本管理
26、流程EAS EAS动态成本自动将合同号导入EAS核算项目如果合同不需要导入EAS,系统自动将合同号导入到EAS对应的核算项目中系统 EAS核算项目表 3.合同管理总体流程业务规则1、 在项目和分期上能够识别新老分期，在合同上增加一个字段“是否进 EAS”。在 PDC 中创建合同并选择项目分期后，系统自动根据项目分期上的定义，如果是新项目分期默认不Page 14 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08进 EAS，如果是老项目分期则默认进 EAS。然后在合同的 K2 审批过程中成本部可以对合同上“是否进 EAS”的默认值进行修改。2、 在合同类别上标识此合同类别默认是否进成本，同时
27、在合同上增加字段“是否进成本”。在 PDC 中创建合同并选择合同类别后，系统自动根据合同类别上的定义设置“是否进成本”的默认值，在 K2 审批的过程中成本部门可以对“ 是否进成本”的默认值进行更改。3、 合同上需要区分出进成本的金额和押金金额。成本拆分时只将需要进成本的金额进成本，老项目分期的合同导入 EAS 时，也只导入需要进成本的金额。4、 有合约的合同需要在 K2 审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示 “合同没有对应的合约”，然后由成本部在 K2 审批过程中手工拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。财务付款时自动根据合同拆分结果进行拆分。5、 合同按照选择的合约规划
28、类型进行自动拆分后，应该可以显示拆分的结果，并允许手工调整成本科目对应的金额。6、 在合同归档时，系统自动判断，如果是老项目/分期，则将完整的合同导入 EAS 并自动添加到 EAS 的核算项目中；如果是新项目/分期的合同只将合同号导入 EAS 核算项目中。如果导入失败，则整个归档失败，由归档管理员查找原因并解决后，再重新执行归档。7、 从 PDC 导入 EAS 的合同，不允许在 EAS 中做修改。8、 对于涉及到外币付款的合同，在 PDC 合同、补充合同、变更单以及结算单上增加汇率字段，录入汇率后系统自动将外币转换为本币并保存，成本拆分时按照本币金额拆分。IT 需求PDC 系统的改造需求：序号
29、 需求编码 需求描述01 PDC101001 要通过增加标识或者其它方法识别哪些项目、分期是新项目、新分期。02 PDC101002 在合同类别上标识出是否需要进成本。03 PDC101003 合同上要能够标识出“是否进EAS”、“是否进成本”，并在合同创建时，能够根据合同类别、对应的项目和分期等信息自动对这两个标识设置默认值。增加这个两个标识后，对于历史数据，不要求升级。04 PDC101004 按照合约规划对合同进行成本审核后，允许查看审核结果并允许人工调整拆分到的成本科目和金额。Page 15 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/0805 PDC101005 合同归档后，自
30、动将需要进入 EAS 中的合同导入到 EAS 中。采用新的接口方式后，原先人工选择导入的接口从业务上的要求来讲，可以去掉。去掉的时机请根据 IT 实施进展判断。06 PDC101006 变更单下发时，系统会自动判断变更单下是否存在需要导入EAS的指令单，如果存在，则将变更单连同需要导入EAS的指令单一起导入到EAS 中。07 PDC101007 合同归档后，如果此合同不需要进入EAS进行成本管理，则需要自动将合同号导入到EAS的核算项目中。08 PDC101008 PDC系统能够检查以前的项目分期相关的合同中哪些已经导入或者未导入到EAS系统。09 PDC101009 需要对原来的导入接口进行
31、改造，将获取甲方、乙方以及合同导入的接口统一到合同的导入接口中，变成一个接口调用。10 PDC101010 在PDC中能够检查哪些或者哪个合同没有导入EAS 。11 PDC101011 合同上需要区分出进成本的金额和押金金额。成本拆分时只将需要进成本的金额进成本，老项目分期的合同导入EAS时，也只导入需要进成本的金额。12 PDC101012 合同归档时，如果合同导入EAS失败，则整个归档失败，由归档管理员查找原因并解决后，再重新执行归档。13 PDC101013 有合约的合同需要在K2审批过程中进行成本审核，没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过程中手工
32、拆分，如果没有做成本拆分，则不允许审批通过。财务付款时自动根据合同拆分结果进行拆分14 PDC101014 对于涉及到外币付款的合同，在PDC合同、补充合同、变更单以及结算单上增加汇率字段，录入汇率后系统自动将外币转换为本币并保存，成本拆分时按照本币金额拆分。表 4.PDC 系统的改造需求K2 系统的改造需求：序号 需求编码 需求描述01 IKP101001 在合同审批过程中允许成本部调整“是否进成本”、“是否进EAS”。如果进成本，则在审批过程中对于有合约规划的合同需要进行成本审核（参照合约规划对合同进行成本拆分），没合约的合同在审批过程中提示“合同没有对应的合约”，然后由成本部在K2审批过
33、程中手工拆分,否则不允许完成审批。表 5.K2 系统的改造需求EAS 系统的改造需求：序号 需求编码 需求描述01 EAS101001 从PDC导入EAS 的合同，不允许在EAS中修改。02 EAS101002 EAS导入接口需要做好封装，在导入合同时校验甲方、乙方是否存在。如果甲方不存在，Page 16 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08直接返回错误信息；如果乙方（供应商）不存在，由EAS自动增加。表 6.EAS 系统的改造需求PDC 与 EAS 系统的接口需求：序号 需求编码 需求描述01 IPE101001 PDC合同导入。合同归档时，系统自动根据合同上“是否进EAS
34、”判断是否导入EAS。如果需要进EAS，则自动调用此接口，将PDC 合同导入到EAS中。合同金额只导入需要进成本的金额。02 IPE101002 PDC合同调整。工程类合同的调整通过变更合同或者补充合同进行，订单类合同可以直接调整原合同，比如物质采购合同。归档后点击修改可以进行调整，然后再次审批完成后，自动调用此接口，将修改内容同步到EAS中。03 IPE101003 PDC补充合同导入。补充合同归档时，系统自动根据合同上“是否进 EAS”判断是否导入EAS。如果需要进EAS，则自动调用此接口，将PDC的补充合同导入EAS。04 IPE101004 PDC变更单导入EAS。一个变更单下一般包括
35、多个指令单，指令单对应于具体的合同。变更单下发时，系统会自动判断变更单下是否存在需要导入EAS的指令单，如果存在，则将变更单连同需要导入EAS的指令单一起导入到EAS 中。指令单是否进EAS ，是否进成本，取决于它对应的合同。05 IPE101005 PDC变更指令单导入EAS。同第6 条变更单首次导入。06 IPE101006 在合同归档时，系统自动判断，如果是老项目/分期，则将完整的合同导入EAS并自动添加到EAS的核算项目中；如果是新项目/分期的合同只将合同号导入EAS核算项目中。表 7.PDC 与 EAS 系统的接口需求工程付款流程主数据需求序号 需求编码 需求描述01 MDM1010
36、01 PDC 系统中的部分合同、付款单以及结算单需要导入 EAS，这三类单据都用到项目/分期数据，在导入时，如果不匹配，无法成功导入，所以项目/分期数据需要通过主数据平台进行管理。02 MDM101002 项目公司需要在 PDC 系统与 EAS 系统进行一致化的同步。03 MDM101003 新方案中要求付款单导入 EAS 付款单后，在 EAS 中不允许修改导入的付款单及其对应的凭证，这样要求在 PDC 中必须在签收时指定正确的核算项目。目前供应商是一个非常重要的核算项目，需要在 PDC 和 EAS 中保持一致。04 MDM101004 财务科目需要在 PDC 系统与 EAS 系统进行一致化的
37、同步。表 8.工程付款流程主数据需求Page 17 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/083.1.3.合同撤销流程流程图及流程说明合同撤销归档合同经办部门 成本部门开始撤销归档合同撤销导入E A S是否已经导入E A S是否E A S 自动检查是否符合撤销业务规则并执行撤销调用 E A S 撤销接口撤销导入是否成功 ？自动更改合同状态是合同结束修改合同重新审批 、 成本审核人工处理未通过P D CE A S返回撤销状态人工及其它归档这里常见的修改点是什么 ？P D C 自动检查并撤销相关业务检查是否通过 ？是否图 6.合同撤销归档合同撤销流程步骤 说明 分工 输出Page 18
38、 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08表 9.合同撤销流程业务规则1、 EAS 的合同修订功能需要屏蔽，合同的补充、变更以及撤销修订功能，都通过 PDC 发起，在 PDC 中完成录入并审核后，对于需要在 EAS 中管理动态成本的，在业务处理中自动从PDC 导入到 EAS 中。2、 所有合同的归档撤销流程由 PDC 系统发起。PDC 通过单独的页面或者功能菜单触发撤销流程。3、 撤销时，必须进行业务规则检查并执行相关业务撤销操作。比如检查合同是否已经导入EAS，如果已经导入，必须先撤销导入。撤销导入能否成功，依赖于 EAS 内部的业务规则判断。如果撤销导入失败，则整个合同撤销失
39、败。4、 如果合同已经发生实际付款，则不允许撤销。5、 撤销归档成功后，才允许修改合同的部分字段信息（需要 PDC 结合合同逻辑以及业务要求细化出哪些字段）。6、 撤销归档后的合同在修改完成后，通过审批或者免审，再次归档。在归档中需要导入 EAS的，自动执行导入。（如果觉得撤销归档后需要重新审批后才能归档这个过程比较繁琐，可以针对这种情况设置为免审或者定义比较简单的审批流程，比如可以把现在要求 IT 后台修改的审批流程做在这个过程中。）7、 撤销条件：（1）PDC 中没有对应的付款申请；（2）已经拆分的，必须先删除拆分再撤销；（3）已经有相关的补充合同或者变更单的，需要先删除补充合同和变更单后
40、才能撤销。IT 需求PDC 系统的改造需求：序号 需求编码 需求描述01 PDC102001 只有撤销成功后，才能进行合同相关字段的修改。这种状态下不允许删除合同，哪些字Page 19 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08段能修改，也需要进行控制。02 PDC102002 撤销修改完成后，再次提交审批，审批通过后才能再次执行归档。归档时的逻辑和初次归档时是一致的。03 PDC102003 PDC 中增加合同撤销的专用页面或者功能按钮，并处理和 PDC 内部相关的撤销逻辑；如果导入 EAS 的，需要调用 EAS 提供的接口，撤销导入；如果没有导入 EAS 的，需要调用 EAS
41、提供的接口，删除导入到 EAS 核算项目中的合同号。以上的撤销逻辑中，任何一个执行失败，整个撤销不能成功完成。表 10.PDC 系统的改造需求EAS 系统的改造需求序号 需求编码 需求描述01 EAS102001 EAS 中需要屏蔽合同修订功能。表 11.EAS 系统的改造需求PDC 与 EAS 系统的接口需求序号 需求编码 需求描述01 IPE102001 PDC 合同撤销导入 EAS。在取消核准时，如果合同已经被导入到 EAS 中，则需要调用此接口先撤销导入。02 IPE102002 PDC 补充合同撤销导入 EAS。在取消核准时，如果补充合同已经被导入到 EAS 中，则需要调用此接口先撤
42、销导入。03 IPE102003 PDC 变更单撤销导入 EAS。变更单取消下发时，如果变更单已经导入 EAS 中，则需要调用此接口撤销导入。04 IPE102004 PDC 变更指令单撤销导入 EAS。基于第 6 条的说明，在变更单撤销导入时，调用此接口，撤销和此变更单相关的已经导入 EAS 的指令单的撤销。05 IPE102005 新项目/分期的合同撤销导入 EAS 核算项目。在合同取消归档时，如果合同上标识为“不导入 EAS”，则将调用此接口将原来已经导入 EAS 核算项目中的合同号删除。表 12.PDC 与 EAS 系统的接口需求Page 20 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案
43、2014/083.2.付款流程3.2.1.流程现状与问题付款单流程合同经办部门 成本部门审批相关部门有合同付款单审批付款单签收根据 P D C 合同自动拆分 （ P D C ） 系统是是否进成本 ？E A S 付款单E A S 出纳付款单否新项目 / 分期 ？是E A S 成本付款单否E A S 动态成本P D C 手工成本拆分P D C 动态成本是系统图例 ：P D CK 2E A S新项目 / 分期 ？付款单签收 否无合同付款单付款单签收审批图 7.付款单流程现状问题 M104：成本科目和财务科目的对应关系目前 PDC 成本科目和财务成本科目没有对应关系，所以在 PDC 这边拆分付款单时难
44、以决定对应的借方科目，需要到 EAS 那边再次修改确认，比较麻烦，并且最终导致两边付款单不一致。Page 21 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08问题 M105：无合同的付款单是否需要进成本，需要财务和成本双方沟通，目前工作分工不明确。目前无合同付款单是否需要进成本，没有明确的分工由哪个部门或者岗位来确认，在操作沟通上比较繁琐。问题 M106：导付款单必须导合同( 强关联)，操作沟通繁琐。在目前的模式下，因为以下原因，付款单和合同建立了强关联：1、 从业务方面来讲，有在 EAS 中查看付款单的相关合同信息的需求。2、 从技术上而言，将付款单由 PDC 系统导入 EAS 时，
45、因为付款单和合同相关，合同是付款单的一个外键，所以需要同时将合同信息导入 EAS。问题 M107：动态成本和财务成本的科目分配差异由于在合同执行过程中合约规划的调整，合同随之进行成本拆分调整，付款单每次默认按照合同成本拆分的结果匹配到各个科目上，最终导致了差异。问题 M108：付款单的撤销流程不够完善，有时需要从后台直接修改数据。目前付款单的撤销主要是指撤销导入到 EAS，对于实际需求上的一些撤销工作需要进一步完善，比如需要修改付款单的项目分期，需要通过 IT 部门从后台直接修改，不规范并容易导致数据不一致或者数据错误。问题 M109：成本和财务没有有效集成，成本来自多个系统。目前成本数据分散
46、在 3 个系统中，包括 PDC、知本家和 EAS 中手工增加的凭证，即使是 PDC 系统，成本拆分的科目和财务上拆分也有比较大的差异，这些导致最终财务成本和动态成本不统一，难以对账，最终的月末结算工作量也比较大。Page 22 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/083.2.2. 有合同付款流程流程图及流程说明有合同付款流程合同经办部门 财务部门提交审批P D CK 2E A S有合同付款单创建付款单根据合同拆分结果自动拆分检查合同是否成本审核是合同成本审核否人工调整 ： 科目 、 金额审批完成出纳系统 - 付款单 （ 自动变为暂存 ）E A S 付款单检查入账科目合理性 ，借贷
47、科目完整性结算方式 、付款方式付款审核 、 审批资金中心支付资金中心支付本地网银支付网银支付支付完成手工更新自动导入网银及其它更新付款状态 、 付款银行 、 入账日期等信息付款方式生成 P D C 结转凭证导入 E A S , 生成E A S 总账模块凭证回写凭证号等凭证信息付款方式为“ 其它 ” 且付款金额为 0的E A S 出纳模块内部往来 、 保理 、 商票返回导入状态 、付款单号检查收付账户完整性检查收付账户完整性生成 P D C 结转单结转单财务审核并签收付款单付款单开始P D C 凭证生成 P D C 凭证结束结转单签收返回凭证编号等信息导入 E A S 总账模块自动生成凭证E A
48、 S 凭证图 8.有合同付款流程有合同付款流程步骤 说明 分工 输出创建付款单 由付款人员创建付款单 财务部 付款单检查合同是否成本审核 在付款单提交审批时，检查对应的合同是否做了成本拆分PDC系统 检查结果合同成本审核 如果合同未拆分，首先对合同根据合约执行拆分成本部 合同的成本拆分结果Page 23 of 83万科集团业务流程梳理及优化方案2014/08提交审批 将付款单提交审批 财务部 提交的付款单根据合同拆分结果自动拆分付款单根据合同的成本拆分结果，自动拆分到借贷科目，形成初始的付款凭证PDC系统 初始的付款凭证人工调整科目、金额 人工对科目的自动拆分结果进行调整补充，包括核算项目等财
49、务部 初始的付款凭证财务审核并签收付款单 财务对付款单进行审核签收，对拆分的借贷科目做检查确认财务部 签收的付款单生成PDC结转单 对于付款方式为“其它”且付款金额为0的付款单，在签收后自动生成结转单PDC系统 结转单结转单签收 财务对结转单进行签收，确认相关借贷科目等财务部 签收的结转单生成PDC结转凭证 结转单签收后，自动生成PDC结转凭证 PDC系统 PDC结转凭证结算方式、付款方式 系统自动根据结算方式和付款方式进行判断EAS系统检查收付账户完整性 对于需要实际付款的付款单，在EAS内部需要检查收付账户的完整性EAS系统付款审核、审批 资金中心对通过资金中心付款的付款单进行审核资金中心
50、 审核后的资金中心付款单资金中心支付 资金中心自动进行付款 资金系统 支付凭据本地网银支付 出纳 支付凭据支付完成 实际支付完成。如果是资金中心自动付款，则由系统自动完成；如果是通过网银付款，则需要人工操作确认支付完成系统或者出纳导入EAS，生成EAS总账模块凭证将PDC的凭证导入EAS，生成EAS中的凭证PDC系统 EAS凭证表 13.有合同付款流程业务规则1、 建立 PDC 成本科目和财务成本科目的映射关系，财务以成本科目体系为准，使用新的六大类（一级科目：5002）科目体系。在系统切换时，需要做好科目的迁移，分别按照如下的方式进行：a) 首先核对 PDC 中已发生金额和 EAS 中已发生
