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英文商务信函在对外贸易中的应用.doc

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1、英文商务信函在对外贸易中的应用 曹亚新 江苏联合职业技术学院金陵分院 南京金陵中等专业学校 摘 要: 商务英语信函是一种广泛应用于商业领域的行业信函, 其用途是在商业事务中传递信息。随着经济全球化的快速发展和互联网信息技术的进步, 商务英语信函在现代贸易活动中逐渐占据更加重要的地位。该文从商务英语信函在对外贸易中的作用角度进行深入论述, 以期全面了解英文商务信函的实际作用并为现代对外贸易的发展进步提供良好的借鉴和有益的思考。关键词: 英文商务信函; 对外贸易; 作用; 作者简介:曹亚新 (1980) , 女, 江苏泰州人, 硕士, 研究方向为综合英语、商务英语、计算机英语。收稿日期:2017-

2、07-15Received: 2017-07-15英语作为世界上通用的语言, 随着贸易全球化的不断发展, 国际贸易活动中的信息传递以英语为主的趋势变得更加显著, 而商务英语作为对外贸易中的主要用语, 其存在不仅使得对外贸易更加规范和合理, 同时也更加便利了国际间贸易往来。但是随着对外贸易形势的变化, 英文商务信函的种类和使用情况都面临较大的变化, 而如何在现今对外贸易环境中更加良好的发挥英文商务信函的作用为贸易服务便成了具有重要意义的研究课题。1 英文商务信函和对外贸易环境的概述英文商务信函作为国际间贸易往来中重要的信息传递媒介在如今的现实应用愈加频繁, 以专业的贸易术语写就的商务信函在促进交

3、易双方交流和沟通方面具有重要的意义, 其不仅可以联络业务, 同时也可以完善相互之间的感情。根据商务信函的不同可以大致分为询问函、答复函、请求函、商洽函、告知函等不同的形式, 而每种不同英文商务信函各自具有不同的作用和书写方式, 因而表现出不同的作用及职能。随着我国经济发展进入新常态, 在当前经济下行压力增大的经济背景下, 需要对区域经济发展规划格局和思路进行重新谋划和研究, 这就需要充分调动国际国内两类不同的资源, 统筹区域发展和对外开放两个大方向。早在 2013 年 9 月, 习近平主席再访中亚和东盟时, 便先后提出了名为“丝绸之路经济带”和“21 世纪海上丝绸之路”的战略构想, 这一战略构

4、想赋予了古丝绸之路新的活力与内涵, 也对现代对外贸易的新形势提供了全新的道路, 为亚洲和泛亚经济合作和区域发展提供了新的契机, 党的十八届三中全会明确提出要推进“丝绸之路经济带”“海上丝绸之路”建设, 形成全方位开放新格局。同时, 其落地实施的速率也不断加快, 2015 年 3 月 28 日, 经过国务院授权, 国家发改委等三部委联合发布推动共建“丝绸之路经济带”和“21 世纪海上丝绸之路”的愿景与行动。相关的金融支持机制安排如丝路基金和亚洲基础设施投资银行加上原来的金砖国家银行, 三足鼎立的金融支持机构为新形势下的对外贸易提供了有力支撑。2 英文商务信函在对外贸易中的应用2.1 为企业维持与

5、客户的关系服务就传统意义而言, 英文商务信函在企业面对对外贸易竞争愈加激烈的形势下能够更好地维护与客户的交易关系而选择的一种服务方式。是企业为了提高核心竞争力而通过相应的信息技术以及互联网技术来协调和解决企业与客户在营销、服务等方面的不同意见, 从而提升其管理方式与沟通方式, 也是为客户提供创新式的个性化客户交互和服务的过程。具体到我国现代对外贸易而言, 其应用英文商务信函可以强化客户管理, 现代企业的客户管理主要针对的是客户对企业相应服务或者经营理念的理解程度, 由于企业与客户的关系紧密, 且直接面对客户进行服务与沟通, 因而客户是企业最重要的资产也是企业赖以生存和发展的关键所在, 随着工业

6、化时代与信息化时代的交融, 客户关系管理概念有了新的发展, 在服务业领先的西方国家, 客户关系管理不仅是一种针对客户与企业关系的选择和维护系统, 更是一个获取和保持可获利客户的方法和过程。业已成为世界领先的企业管理与经营理论、商业理念和运作模式, 对于企业的客户关系的维持与保障具有重要意义。对于不同的涉及对外贸易的行业而言, 客户关系管理的内容更加宽泛, 同时对于客户关系的管理具有更加重要的作用。而应用英语商务信函对客户与企业之间相互需求与良好关系的直接维护和联系会更加突出经济全球化下企业对客户资源的重视, 这是因为信函与现代快捷通信方式具有较大的不同, 其少群发以及用语的谨慎与斟酌都能给企业

7、的海外客户以更大的信心和被重视感, 有助于帮助国内企业维持与海外企业的良好交流习惯, 借以形成更完善的合作机制。应用英文商务信函在现代对外贸易中具有一定的现实可能性, 因为其首先是一种模式, 其次是一种选择机制。就其作为对外贸易管理模式而言, 其应用层面在于企业的市场营销和服务、技术支持等领域, 是为既有客户提供与企业的紧密联系而进行的一种管理工作, 而作为一种选择机制而言, 客户关系管理可以完善对优质客户的选择, 并进行与重点客户之间的关系深化。2.2 有助于提升客户满意度客户满意度对于现代企业而言, 既重要又容易忽视相关的细节。比如客户在技术方面的需求和面临的问题是否能得到产品生产方的及时

8、回复和解决之类的问题。而这类简单而基础的企业管理问题却随着如今对外贸易形势的不断扩大发展而被不同程度的忽视, 这多半是由于对客户的需求分析不到位而导致对客户管理的缺失。而应用英文商务信函与不同国籍和使用需求的客户进行及时沟通与联系之后, 企业对于客户的选择和实际需求有了较为深入的了解, 从客户的身份、需求的偏好、对品质的要求、实际运用的环境以及历史合作的次数和合作的时间频率等都有了较详细的了解。因而在实际的运营和管理中就会更加突出重点, 将客户可能的需求及时地进行了解, 通过切实、贴心的服务为客户提供有质量、效率保障的对应服务是目前大型海外贸易企业应用英文商务信函最为直接的目的, 而通过这一管

9、理系统的应用也可以最大限度地提升客户满意度, 使得客户对特定的企业品牌有一定的依赖度与好感度, 因而会将客户与企业的关系进一步加固。2.3 有助于降低企业的营销成本众所周知, 对于企业客户关系的管理是企业经营管理中的一项重要事务, 同时也需要投入资金、时间、人力成本来进行细致的维护和管理, 而应用英文商务信函是对于企业与客户关系之间明确而简洁的管理方式, 它针对的是企业的经营与客户的选择之间的关系, 因而企业在实际的经营过程中通过应用英文商务信函这种简单、便利的联系方式可以更经济的实现对客户资源与信息的管理, 因而有助于降低企业花在营销方面的成本, 增加对企业内部建设的投入, 更好地提升企业整

10、体的质量建设。2.4 有助于建立“以顾客为中心”的企业文化顾客是企业经营的核心, 顾客的需求是企业需要不断完善和发展的方向。在我国对外贸易的传统经营模式中对于顾客的角色已经有了相应的重视与考虑, 包括推出贵宾服务和定制化服务等经营决策都是处于对顾客地位的肯定而达到的, 对于对外贸易中的顾客而言, 他们需求更贴心的服务与完美的体验, 这也是当今时代对外贸易建立与服务过程中的现实需求与要达到的目标, 而这个目标的根本来源就是建立以“顾客为中心”的现代化企业经营服务理念, 应用英文商务信函而不是即时发送信息或普通的电联都有助于完善现代跨国企业服务理念。虽然这只是一个小的环节, 但也可以体现出一家致力

11、于实现全球贸易的现代化企业的专业能力与态度。“顾客为中心”的企业文化要求企业实现在营销和服务的配置方面处处以顾客的实际想法和需求来进行, 面对不同的客户实现不同的经营与管理方式, 这也是应用现代化客户关系管理理论的核心要点, 如果企业对于顾客的重视程度没达到一定的高度就不可能实现根据顾客的现实想法来进行服务, 如同两个人之间彼此不了解、不关怀一样, 最终只能是形同陌路, 分道扬镳。企业的客户关系管理与人际关系的管理和维护相同, 需要企业高度重视客户的内心需求与情感的表达, 在细节之处体现关怀, 在总体方面呈现其对于顾客关系的创新思考。只有把顾客当作经营的中心和相关决策的目标才会更加有利于企业在

12、现代化经济体系中的发展和壮大, 实现企业的繁荣与更大的市场份额。2.5 有助于促进组织机构变革, 完善部门间协作目前我国跨国贸易企业普遍存在着组织机构繁多, 部门冗余的问题, 而庞大且臃肿的组织机构会严重影响到部门间协作的进展。为了在对外贸易中最大限度的保障其效率进而达成经济利益, 就必须完成对组织机构的变革, 而通过英文商务信函应用在与客户的沟通与联系便可体现出对新形势下企业部门间相互配合的重要性。首先, 应用商务信函可以整合销售、市场、财务、技术等部门与客户服务相关的业务成分, 进行信息在各部门间的互联互通, 如销售部门会针对客户的具体需求推荐其购买的产品类型, 市场部门依据具体的数据分析

13、某一类客户的选择偏好, 进而针对性地做出服务模式的革新, 贴近具体客户的实际需求。其次, 通过销售以及技术支持等部门通过英文商务信函为客户服务的实际案例, 企业内部的整体意识得到强化, 不同部门的服务人员都是为企业的经营理念和客户的实际需求而服务, 因而这有助于破除传统观念中各部门间信息封锁、各自为政的局面。企业要善于把自己经营思路调整为适应性强, 主动性好的综合服务体系, 在对客户进行服务时, 要密切配合, 将合作和商榷的信息通过商务信函进行直接、全面的传输, 杜绝怠惰或者效率低下的情况发生。3 结束语本文通过对我国企业目前在应用英语商务信函与国际客户进行沟通与联系的问题进行了相应的阐述。主

14、要对企业应用英语商务信函的重要作用进行了分析, 提出了英语商务信函可以有效改善企业与客户之间的关系, 营造彼此相信和尊重的对外贸易环境的重要作用, 而同时, 英语商务信函在完善与客户的关系过程中也会促进企业内部的建设和发展。这意味着英语商务信函这一简单的商业应用在现代商务领域内的重要作用。通过本文的研究相信会对企业的实际经营产生较好的影响。同时, 企业的英语商务信函的研究也是一个社会学范畴, 针对这一实际课题进行的研究可以用来指导相应不同类型企业在与客户关系的维持和建设上更上一层楼, 如此看来企业应用英语商务信函在未来会有非常大的发展空间, 而来自于企业核心资源之一的客户必将是实现酒店快速发展的重要因素。参考文献1齐佳音, 韩新民.客户关系管理是我国企业战略研究的当务之急J.软科学, 2015, 15 (4) . 2罗纳德S.史威福特.客户关系管理加速利润和优势提升M.北京:中国经济出版社, 2013. 3张文莉.商务英语信函在对外贸易中的作用J.中国商贸, 2016 (7) .

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