1、房地产集团公司甲供材管理流程1 甲供材管理流程 1、流程图 甲供材管理流程 1核算部招采部 设计部监理单位 工程管理部 审核 / 审批部门 （ 岗位 ）施工单位开始确定甲供材范围及技术要求确定甲供材范围及技术要求录入 E R P 系统审核 审核审核 /审批招标 / 议标流程组织供货甲供材拨付P D A 办理 出 / 入库单接收材料 ， 并在送货单签字盖章签字签字审核工 程 部 、 核 算 、招 采审批 ： 城市 / 独立项目公司工程副总YN NYYNN审核数量Y通知工程部材料进场通知监理 、 施工单位参与验收组织材料验收参与 参与 参与必要时参与退货是否合格签收送货单Y N1234567891
2、 01 11 21 31 4 1 51 6Y1 7甲供材管理流程 2审核 / 审批部门 （ 岗位 ）财务部核算部招采部工程管理部施工单位移交出 / 入库单接收 接收 接收材料发票报销流程建立台账 建立台账组织对账协助对账协助组织施工单位对账配合对账扣减甲供材费用组织竣工对账协助竣工对账竣工对账上报结算资料审核审核 /审批扣减超额超用部分结束1 81 9 2 0 2 12 22 32 42 52 62 72 82 93 0YYNN3 1协助对账备注：本流程图及制度中的“下属公司”指城市公司、独立项目公司2 流程要素2.1目的：加强甲供材管理，规范甲供材流程，有效控制甲供材的成本。2.2适用范围：
3、（1）本流程适用于房地产集团及下属各城市公司、独立项目公司的甲供材管理。（2）甲方专项分包材料不适用本规定。2.3阅读范围：房地产集团工程系统、核算系统、财务系统、物资系统、设计系统全体成员。3 职责3.1工程管理部（指独下属公司工程管理部或项目部，下同）（1）根据公司制度规定，负责在签订合同签确定甲供材范围和技术要求；（2）根据现场实际进度，审核施工单位上报的材料需求计划，并录入公司采购 ERP系统中；（3）负责甲供材料、设备进场验收的准备；（4）参与甲供材料、设备进场验收；（5）负责办理甲供材料、设备的入库和出库工作；（6）负责协助对结账工作。3.2招采部（1）按照制度规定的程序，组织甲供
4、材料设备的采购；（2）组织材料、设备供应商按计划供应材料、设备；（3）组织甲供材料、设备的进场验收；（4）负责不合格甲供材料、设备的退货。3.3核算管理部（1）根据预算，审核施工单位甲供材计划的需求量；（2）负责建立甲供材料、设备台账；（3）协助财务管理部定期进行甲供材料、设备对账；（4）根据预算，定期从施工单位进度款中扣除甲供材料、设备款；（5）负责甲供材料、设备的结算。3.4财务管理部（1）负责建立甲供材料、设备台账；（2）定期组织甲供材料、设备对账。3.5设计管理部（1）负责在扩初阶段，按照材料选定定板流程的规定，确定主要材料、设备的选型要求。（2）参与石材、瓷砖等设计公共部位精装修材料
5、、外墙饰面材料和屋面瓦的验收。4、主要程序4.1甲供材范围的确定（1）在扩初阶段，设计管理部结合项目的档次和定位，负责按照材料选定定板流程 ，组织材料选定定板工作，确定主要材料、设备的选型。（2）在招标阶段，工程管理部负责根据公司规定，按照施工实际情况，并结合设计部确定的主要材料、设备选型，就甲供材的范围和技术要求提出建议，纳入招标文件，经评审通过后纳入正式合同文本。4.2甲供材的计划管理（1）施工单位根据项目进度编制甲供材材料计划；（2）监理单位根据现场监督情况、项目进度审核施工单位提报的甲供材材料计划；（3）下属公司工程管理部（项目部）根据项目实际进展情况及现场情形进行审核；（4）下属公司
6、核算部根据预算，审核施工单位甲供材需求数量的合理性；（5）项目公司招采部对采购计划的准确性，技术参数的完整性进行审核；（6）下属公司工程管理部/项目部负责将甲供材材料计划录入公司采购ERP系统中；（7）城市公司项目总监审核甲供材计划（独立项目公司无此步骤） ； （8）城市公司或独立项目公司工程副总审批甲供材计划。4.3甲供材的采购甲供材由招采部根据公司有关招投标的管理规定组织采购。4.4甲供材的验收（1）在甲供材进场前，招采部负责提前通知工程管理部甲供材具体进场时间，工程管理部负责做好甲供材进场验收准备。验收准备工作包括：通知专业工程师、监理单位、施工单位准备参加验收；安排物资存放场地；安排物
7、资卸货要求；准备专业的验收工具；明确验收程序和要求；准备样板材料等。（2）甲供材物资到场后，项目公司招采部根据洽谈时明确的技术参数，组织项目工程部、监理单位与施工单位、供应商共同验收，涉及到石材、瓷砖等公共部位精装修材料、外墙饰面材料和屋面瓦的，还需要通知设计管理部验收。同时把验收的结果填写到验收表单上。并且验收表单上须要求共同验收的工程部专业工程师、监理进行签字确认。（3）凡是进行封样招标的，必须对照封样产品进行验收。（4）施工单位、监理单位、专业工程师、设计管理部（如参加验收的） 、招采部需共同在送货单上签字确认，并注明验收结果，施工单位还需盖章。供应商应提供一式四份的送货单，其中，供应商
8、一份、工程部一份、招采部一份、施工单位一份。（5）材料经验收不合格的，由招采部负责组织退货；材料需要经送检方才能确定是否合格的，由施工单位负责送检，若检验不合格，由施工单位提交检验报告，招采部安排退货。（6）因型号、参数、技术标准、材质、数量要求报错，到货后不能使用者，责任由计划提报部门负责；到货物资型号、参数、技术要求、材质、数量与采购计划不符，造成到货后不能使用和库存物资积压者，由项目公司招采部负责处理；（7）甲供材验收后发现签收数量与实际数量不相符的，由施工单位承担全部责任。验收时，发现接收物资质量与样品或合同、会签单要求不符的，如属招采部未提供样品或未进行合同交底的，则由招采部负责退赔
9、并承担责任；如样品已移交（或合同已交底）但不按样品（合同）验收的，则由工程管理部和招采部共同承担责任。（8）在对进场材料检查时，发现有不符合合同约定或不符合国家相关标准的材料，参与验收的三个部门当场作出处理意见；对于影响功能和结构安全的材料和退货后不影响工程进度的材料，必须无条件退场，作出退场决定后，项目公司工程部发出退场通知单，项目公司物资部协调供货商对材料进行退场处理；对于不影响功能和结构安全，且工期较急，能作降级使用的材料，项目公司物资部对现场实际使用的材料进行市场询价，并按会签流程对扣款金额进行的审核、审批，根据审批的金额，物资部直接到工程部办理负数入库单，在总额上作相应扣除。4.5甲
10、供材的出、入库管理（1）在物资进场验收后，项目工程管理部须在3天内办理完入库、出库手续，出、入库日期为物资实际的到场日期，写明所使用楼号、施工单位名称等详细信息。其中，入库单须由招采部经办人、工程管理部经办人、工程部经理共同签字确认；出库单需要由施工单位、工程管理部经办人、招采部经办人共同签字确认。（2）施工单位指定的材料领用人，须提前在项目工程部备案，备案资料包括施工单位委托证明（盖施工单位公章） 、领用人身份证。（3）甲供材原则上实行零库存管理，入库、出库须在材料验收合格后即办理完毕。（4）施工单位领取甲供材后，须开具等额的工程总包发票，涉及到的税金由我司承担。发票由下属公司工程管理部负责
11、催要，并及时移交财务管理部。如施工单位不配合开具发票，当期工程款给予止付。（5）工程管理部办理完出、入库后，及时登记台账，并将出入库单据移交相关部门存档。具体是：1）入库单、出库单第一联（存根）及送货单复印件，移交工程部留存；2）入库单、出库单第二联交采购经办人作发票审批、报销使用。采购人员在办理发票审批时，必须提供送货单（原件）和入库单、出库单，如缺少一份不得审批发票。3）入库单、出库单第三联（材料）及送货单（原件） ，交项目公司财务，项目公司财务凭该联入库单建立台账（甲供材一览表 ） ，且在2日（自然日）内将相关数据录入采购管理系统。第四联，移交核算部，核算部及时登记台账，并每月装订成册，
12、根据公司规定存档。（6）对拖延入库手续，导致结算、核算、成本分析等滞后、失误的，其一切责任均由入库人员承担。4.6甲供材的对账管理4.6.1日常对账每月26日30日各相关部门核对上月26日至本月25日的物资供应量、货款支付金额等数据。（1）供应商与采购经办人、项目公司财务的对账：由招采部牵头，与供应商核对对账期间内的物资供应量、支付金额、欠款金额等数据；财务管理部协助完成该项工作。（3）项目公司与与施工单位的对账：由财务管理部牵头，联合核算部、工程部与施工单位核对对账期内的物资供应量，确保数据真实，并根据对账结果，更新甲供材台账（甲供材一览表 ） 。（4）每次对账后，须形成对账单，对账参与人员
13、共同签字确认。（5）对账后，核算部根据对账确认的甲供材数量，从施工单位当期工程款扣除甲供材金额。原则上，施工单位申领的甲供材，需一次性从当期工程款扣除甲供材料款。4.6.2竣工对账工程竣工后一周内，财务管理负责牵头，联合核算部与施工单位、招采部、工程部就甲供材进行一次全面对账。4.7甲供材的发票审批与报销（1）采购经办人在支付物资款前必须先由供应商提供物资发票；（2）招采部采购经办人在办理材料发票报销时，需提供物资发票，并附送货单和出库单、入库单，若送货单与出库单、入库单不一致，则不予以报销，责任由工程管理部承担。4.8结算审核（1）施工单位上报结算资料时，须提供竣工对账后的甲供材明细台账。（
14、2）下属公司核算部按照合同约定，就施工单位结算资料中的甲供材用量进行审核，并对超用部分提出扣减金额。其中，甲供材超用量的，按合同约定扣减对应的费用。原则上，施工合同应按以下要求约定甲供材扣减规则：超用量在10%以内（含）的，按原价扣减；超用量超过10%的，按原价的1.2倍扣减。 。（3）控股集团工程审计中心对核算部审核的甲供材扣减金额进行审核，并将审核确认后的扣减金额通知项目公司核算部。（4）核算部和财务部根据审计报告按甲供材结算价和实际供应量进行审核，并对合同中超供部分的金额进行核减，下属公司财务管理部负责扣款。5 支持性附件备注：带“”标志的可在办公平台“门户信息资料中心”中下载电子版，不
15、再印刷。序号文件名称 文件编号1 甲供材一览表 FDC-WZ-LC011-BD001公司甲供材一览表使用部位情况 甲供材核对情况序号领料单编号领用单位材料名称规格单位领用数量采购单价采购总价使用楼栋使用部位财务核算施工单位2 甲供材管理准则（FDC-WZ-ZZ006）序号奖罚要点 奖罚金额扣分分数奖罚权行使人 备注1工程管理部将材料计划提交（包括录入采购 ERP系统）延误或办理入库延误的罚款50200 元/次相应扣0.5-2分独立项目公司或城市公司总经理、项目公司总经理、区域公司物资管理经理2各级审核延误而影响项目生产、进度的罚相关责任人 5001000元相应扣0.5-1分独立项目公司或城市公司总经理、区域公司物资管理经理3未组织进场材料验收，造成质次的罚相关责任人 200元/次相应扣0.2分独立项目公司工程副总、项目公司总经理、区域公司物资管理经理、贸易检查组、票据审计部4材料入库、对结账、发票审批等办理不及时，造成不良后果的罚相关责任人 100元/次相应扣0.1分独立项目公司工程副总、项目公司总经理、贸易检查组12
