1、构建精细化预算定额体系, 优化商业企业成本管理 庄霞华 福建省烟草公司泉州市公司 摘 要： 预算管理在烟草行业已实施多年, 并取得了一定的成果。而预算定额体系的构建, 是烟草企业实施“基础管理上水平”的重要手段, 是全面预算管理工作由“制度化、粗放化”向“标准化、精细化”转变的根本措施。本文以泉州市烟草公司为例, 通过对预算定额体系的概念阐述, 分析企业原有预算定额体系存在的问题, 探讨烟草商业企业如何紧密结合卷烟营销、专卖管理、物流配送等业务环节, 建立覆盖费用开支、物耗能耗、资产配置、人力成本等方面的定额标准体系。关键词： 烟草商业企业; 预算定额; 体系建设; 面对国内日益严峻的控烟形势
2、, 以及行业卷烟销量增速回落、需求拐点逼近的现状, 国家烟草专卖局对行业的预算及成本管理工作提出了更高、更细的要求。在这样的背景下, 积极构建科学合理的预算定额体系, 将较大程度地提高烟草商业企业的精细化管理水平, 较好地实现企业各项成本的管理、控制和评价, 为完善企业费用管理流程、增强企业市场竞争力打下良好基础。一、预算定额体系的内涵与作用“预算定额标准”是企业为实现经营管理目标, 落实内部组织或岗位经济责任, 由行业或企业统一规定, 涉及行业、企业重要业务和管理事项的各类量、价、金额和比率标准。“预算定额标准”具有业务经常性、标准可测性、金额比重高的业务特点。科学合理的预算定额标准体系是精
3、益管理的基础, 是确保预算数据科学、可行的前提, 也是保证预算执行合法合规的必要条件。其有利于预算的过程控制, 能约束预算编制和执行主体按照预算项目定额标准编制预算和按预算定额标准花钱办事。有利于预算管理部门对预算项目进行合理性审核、分析与评价, 实现预算编制有标准、审批有依据、考核有奖惩、管理有促进。有利于资金的合理利用, 定额标准既是编制部门预算、审核预算计划的主要依据, 也是考核资金使用效果的重要标准。科学合理的定额标准是在综合考虑国家法律法规和行业、地方政府相关规定, 结合企业运营和管理状况, 通过对业务性质、工作量、人员、资产等数据资料综合分析的基础上建立的, 有利于企业提高资金使用
4、效益, 把有限的资金和资源用在刀刃上, 确保资金的优化配置。有利于提高预算透明度, 科学合理的定额标准体系的确立是一个全员参与的工程, 是一个科学化、系统化、标准化、公开化的过程。有利于企业实现对部门预算的标准化管理, 促进管理行为规范化, 增加预算的公信力和透明度;促进预算执行主体对预算执行差异进行自我分析和修正, 从而真正提高企业的预算管理水平。二、烟草商业企业原有定额体系存在的问题(一) 预算定额编制较为粗放从泉州市烟草公司原有的预算定额体系来看, 定额指标设置存在覆盖面较窄、划分较粗的情况。预算定额项目未能涵盖企业的所有经济内容, 如卷烟零售终端的定额, 未就其具体的设施、设备类型设置
5、详细标准;物流仓储、配送各环节的费用标准未进一步分类细化, 导致在实际执行中难以满足企业管理的需要。(二) 预算定额标准不科学在一定程度上, 预算定额的编制依据较为简单, 很多仍采用历史数据平均或经验估计。在费用管理初期, 历史数据的加权平均有其一定的合理性, 但随着精益管理的深入, 采用平均值的方式已无法适应管理需求。预算定额的实践结果也证明了简单加权平均并非制定定额标准的科学方法。(三) 预算定额执行及考核缺乏监督从既往的预算执行情况来看, 预算工作“重编制、轻执行”的情况仍然存在。其主要原因是预算执行的考核力度不够大, 一般为年度性考核, 且考核主要针对各基层财务部门, 考核总体力度不大
6、, 导致各预算主体及相关责任人的思想仍停留在“预算管理是财务部门的事”的老思想上, 对预算定额的执行重视程度不够。三、烟草商业企业预算定额体系的构建从以上分析中, 我们明确了预算定额体系构建的必要性和存在的问题。针对以上情况, 泉州市烟草公司也在预算定额体系构建上进行了有针对性的探索。(一) 建立动态高效的预算定额编制体系考虑到预算定额编制的合理性要求, 烟草商业企业需要从自身的经营状况出发, 充分了解各业务之间的差异性, 制定层次分明、执行简便的定额标准。因此, 泉州市公司将各业务的归口管理部门纳入到预算定额编制体系中来。各业务归口管理部门通过对上级标准的分析、对既往历史数据的对比分析、对实
7、际市场环境的调研和财务部门的费用管理要求, 从多个角度出发制定科学合理的定额标准。在此基础上, 市公司要求各归口管理部门做好标准的制定和维护工作, 根据企业的发展和外部环境的变化适时修订相关定额指标及标准。(二) 建立科学合理的预算定额标准体系1. 对预算定额体系进行业务分类首先是根据管理需要, 对烟草企业涉及预算定额标准的业务类型进行分类。主要分为“卷烟营销”、“专卖管理”、“物流生产”、“人力成本”、“通用费用”、“资产配置”六大类。分别制定了“卷烟零售终端预算定额指标表”、“专卖管理预算定额指标表”、“物流企业预算定额指标表”、“人力成本定额指标表”、“通用费用定额指标表”、“资产配置定
8、额指标表”共六类定额指标表。2. 对各类定额指标表的内容进行明确对于以上六类预算定额指标表, 分别从“指标名称”、“标准层级”、“控制强度”、“计量单位”、“标准值”、“归口管理部门”、“对应预算项目”七个方面对各类定额指标表的内容进行明确。3. 建立三级预算指标定额体系对定额指标表中的每项“指标名称”, 全面细化为三级预算指标。如“卷烟零售终端预算定额指标表”中的“指标名称”, 一级定额指标为“终端形象”、“终端信息化”、“消费环境”、“客户培训”四类。二级定额指标进一步细分为“陈列设施”、“宣传设施设备”、“宣传工具、“形象设施”、“PC-POS 扫码枪”、“终端消费体验区”、“资料费”、
9、“授课费”、“场地费”、“餐饮费”十类。三级定额指标则明确到具体的产品内容, 如“陈列设施”下属的“标准化立柜”、“个性化立柜”、“背柜”、“转角柜”“活动展示柜”、“固定展示柜”、“吊柜”、“烟架”等。并对每一项三级预算指标制定具体的预算定额标准。根据以上分类, 泉州市烟草公司建立了涵盖以上六大类、七方面、214 项预算指标的预算定额标准指标体系。该定额体系不仅是预算编制的依据, 也是业务管理的标准, 使业务部门经办人和财务审核人员能做到实施便捷、管理高效。(三) 将预算定额体系用于监督与评价由于制定了较为具体的预算定额体系, 使预算管理的监督与评价工作能够更加有利地开展。各预算主体能够利用
10、预算标准加强对预算执行过程的实施监控, 以便随时发现预算执行过程中存在的问题, 及时采取措施予以纠正行为或调整预算, 通过将预算定额标准运用到季度考核与年度考核中, 以对相关预算主体和相关责任人进行绩效扣罚的方式, 使预算定额的实施能够切实落地。同时, 预算定额体系的实施还将进一步完善泉州市烟草公司的对标管理工作, 使企业能够以行业内或行业外的一流企业作为标杆, 促进基础管理的优化和定额标准体系的建设。四、结论烟草商业企业预算定额体系的构建是一个循序渐进的过程, 需要企业上下联动的参与, 以及各业务环节与业务流程的紧密结合, 其在企业成本管理中的作用利益凸显。烟草商业企业需进一步认识到预算定额管理的重要性, 在如何提高预算定额管理的规范化、流程化与信息化等方面进行进一步探索与分析, 逐步完善烟草商业企业预算定额体系。参考文献1张邦栋, 烟草商业预算定额标准体系建设的思考J.新财经, 2012 (02) . 2葛金平, 浅论烟草商业企业定额预算管理体系的构建J.中国总会计师, 2015 (02) . 3张志, 浅谈烟草基层商业企业预算定额体系的构建J.现代经济信息, 2015 (02) .
