档 案管理系统软件选购策略探讨.pdf

1、档 案 管 理 系 统 软 件 选 购 策 略 探 讨 以 厦 门 大 学 为 例厦 门 大 学 档 案 馆 连 念 蔡 秋 才 吴 爱 华一、引言当 前 ， 各 个 高 校 都 在 加 强 档 案 信 息 化 建 设 ， 由 于 档 案 管 理 系 统 的 应 用 是 档 案 信 息 化 建 设的 关 键 组 成 部 分 ， 所 以 高 校 非 常 重 视 档 案 管 理 系 统 的 建 设 ， 碍 于 人 才 、 经 费 、 保 障 条 件 等 的限 制 ， 绝 大 部 分 高 校 都 采 取 外 购 档 案 管 理 软 件 的 方 式 进 行 档 案 信 息 化 建 设 。 然 而 ，

2、面 对 各 家软 件 公 司 提 供 的 各 式 各 样 、 奢 简 不 一 的 系 统 方 案 ， 如 何 决 策 采 购 适 合 本 单 位 的 档 案 管 理 系 统 ，是 高 校 档 案 工 作 者 面 临 的 棘 手 难 题 。 由 于 档 案 管 理 系 统 采 购 涉 及 使 用 单 位 需 求 评 估 、 系 统 功能 评 估 、 系 统 服 务 商 能 力 评 估 、 系 统 服 务 商 开 发 案 例 质 量 、 系 统 报 价 等 诸 多 因 素 ， 以 下 笔 者结 合 厦 门 大 学 申 请 教 育 部 改 善 基 本 办 学 条 件 专 项 档 案 信 息 化 建

3、设 修 购 经 费 的 工 作 ， 试 对 这 些内 容 进 行 探 讨 。二、系统采购前期调研系 统 采 购 前 ， 不 管 是 向 上 级 部 门 申 请 经 费 还 是 发 包 采 购 项 目 ， 都 需 要 对 本 单 位 的 档 案 业务 需 求 、 建 设 目 标 、 基 础 条 件 等 进 行 充 分 调 研 ， 为 后 续 系 统 建 设 方 案 的 评 估 建 立 基 础 的 评 判标 准 ， 内 容 包 括 ：（ 一 ） 系 统 建 设 必 要 性1.大 力 推 进 电 子 档 案 接 收 的 必 然 要 求传 统 的 纸 质 文 件 归 档 的 方 式 不 但 耗 时 耗

4、 力 、 浪 费 资 源 ， 而 且 不 利 于 档 案 长 期 有 效 保 存 ，利 用 极 为 不 便 ， 如 果 能 够 将 电 子 文 件 直 接 归 档 ， 则 可 以 从 根 本 上 解 决 上 述 问 题 。 随 着 高 校 办公 自 动 化 系 统 的 建 设 ， 无 纸 化 办 公 逐 步 推 进 ， 由 此 产 生 了 大 量 的 电 子 文 件 及 电 子 档 案 无 法 及时 、 有 效 、 完 整 地 归 档 ， 大 量 有 价 值 的 电 子 档 案 面 临 危 机 ， 迫 切 需 要 建 立 电 子 档 案 接 收 管 理中 心 对 这 些 电 子 文 件 进 行

5、 集 中 、 有 效 管 理 ， 确 保 电 子 文 件 得 到 妥 善 保 管 。2.信 息 资 源 共 享 的 需 要随 着 网 络 信 息 的 发 展 ， 高 校 各 部 门 的 办 公 系 统 、 业 务 系 统 、 网 站 系 统 相 继 建 成 ， 但 由 于标 准 不 统 一 ， 所 产 生 的 电 子 文 件 分 散 保 管 、 信 息 不 全 ， 档 案 信 息 不 能 充 分 共 享 。 建 立 标 准 统一 的 电 子 文 件 档 案 接 收 管 理 中 心 ， 借 助 校 园 网 络 平 台 ， 实 现 与 办 公 自 动 化 系 统 、 教 务 管 理 系统 等 的

6、信 息 互 联 ， 对 各 系 统 中 产 生 的 电 子 文 件 资 源 进 行 归 档 采 集 ， 统 一 管 理 、 提 供 利 用 ， 可实 现 各 立 档 单 位 各 类 电 子 文 件 信 息 资 源 共 享 ， 还 可 以 为 高 校 的 文 化 建 设 、 内 部 管 理 、 对 外 宣传 报 导 等 提 供 信 息 保 障 。3.依 法 管 理 档 案 工 作 的 需 要依 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 ， 各 级 档 案 部 门 、 单 位 应 当 依 法 保 管 包 括 电 子 文 件 在 内的 所 有 载 体 信 息 ， 成 立 档 案 保 管 和 利 用

7、 中 心 ， 以 档 案 馆 为 依 托 ， 妥 善 保 管 各 类 应 长 期 和 永 久保 存 的 电 子 档 案 信 息 。 因 此 ， 档 案 部 门 有 义 务 、 有 责 任 建 设 数 字 档 案 馆 综 合 管 理 平 台 ， 实 现对 全 校 各 立 档 单 位 产 生 的 有 价 值 电 子 文 件 的 有 效 管 理 。4.节 约 管 理 成 本 的 需 要无 纸 化 办 公 相 对 于 纸 质 化 办 公 ， 电 子 文 件 相 对 于 纸 质 文 件 ， 其 保 管 条 件 、 运 作 成 本 要 求较 低 ， 建 设 高 校 数 字 档 案 综 合 管 理 平 台

8、， 及 时 对 各 立 档 单 位 形 成 的 电 子 文 件 进 行 集 中 统 一 管理 ， 将 比 传 统 的 办 公 方 式 下 各 立 档 单 位 的 分 散 管 理 要 节 约 大 量 成 本 ， 减 少 重 复 劳 动 ， 提 供 工作 效 率 ， 且 易 于 专 业 化 管 理 。5.数 字 档 案 资 源 建 设 的 需 要数 字 档 案 资 源 建 设 必 需 对 历 史 档 案 进 行 数 字 化 加 工 ， 数 字 化 是 数 字 档 案 建 设 最 基 础 的 工 作 ，传 统 载 体 的 档 案 经 扫 描 、 OCR识 别 等 技 术 手 段 加 工 成 数 字

9、档 案 形 式 ， 既 起 到 了 对 历 史 传 统 档案 的 有 效 保 护 和 存 储 的 作 用 ， 同 时 也 将 使 得 这 些 传 统 档 案 的 查 询 、 调 阅 更 加 便 利 。6.丰 富 查 阅 、 利 用 档 案 的 方 式 、 提 高 服 务 水 平 的 客 观 需 求伴 随 社 会 发 展 中 信 息 建 设 的 蓬 勃 发 展 ， 愈 来 愈 多 的 政 务 单 位 通 过 运 用 信 息 化 技 术 提 供 了形 式 多 样 的 信 息 化 便 民 服 务 功 能 ， 提 升 了 办 事 效 率 和 服 务 水 平 。 本 系 统 的 建 设 也 应 充 分

10、借 鉴这 些 政 务 单 位 的 实 践 案 例 ， 进 一 步 丰 富 查 办 档 案 和 利 用 档 案 的 方 式 方 法 ， 借 助 信 息 化 技 术 提供 更 加 便 利 的 网 络 化 服 务 功 能 ， 从 而 提 高 自 身 的 工 作 效 率 和 服 务 水 平 。（ 二 ） 系 统 建 设 可 行 性调 查 本 单 位 信 息 化 建 设 的 现 状 ， 包 括 ： 现 有 的 档 案 管 理 软 件 应 用 情 况 、 基 础 软 硬 件 支 撑情 况 、 馆 藏 档 案 数 字 化 情 况 ， 以 及 校 园 信 息 化 平 台 上 的 各 业 务 系 统 与 档 案

11、 管 理 系 统 对 接 情 况等 。 在 此 基 础 上 ， 对 比 国 家 数 字 档 案 馆 建 设 指 南 的 标 准 ， 做 出 差 距 分 析 报 告 、 设 定 建 设 目 标 。目 标 要 根 据 各 单 位 的 实 际 情 况 ， 分 阶 段 设 定 。 例 如 ， 厦 门 大 学 档 案 信 息 化 总 目 标 是 高 水 平 的档 案 信 息 化 和 数 字 档 案 馆 建 设 ， 具 体 为 ： 依 靠 厦 门 大 学 信 息 化 基 础 设 施 建 设 环 境 ， 以 先 进 的信 息 技 术 为 手 段 ， 集 成 建 设 适 应 厦 门 大 学 数 字 档 案 管

12、 理 、 保 存 、 利 用 需 要 的 管 理 系 统 和 网 络应 用 平 台 ， 推 动 馆 藏 档 案 资 源 的 数 字 化 ， 增 量 档 案 电 子 化 ， 快 速 实 现 对 档 案 信 息 资 源 的 数 字化 、 网 络 化 管 理 ， 分 层 次 多 渠 道 提 供 档 案 信 息 资 源 利 用 和 服 务 。 阶 段 性 目 标 ： 1、 开 发 一 套与 我 校 信 息 化 发 展 水 平 相 适 应 的 ， 能 很 好 管 理 电 子 文 件 、 电 子 档 案 以 及 其 他 信 息 资 源 的 综 合性 档 案 管 理 系 统 ； 2、 实 行 馆 藏 历 史

13、 档 案 的 数 字 化 ； 3、 最 终 建 设 一 个 能 实 现 数 据 集 成 、 系 统集 成 、 业 务 流 程 集 成 、 面 向 用 户 的 服 务 集 成 ， 建 成 一 个 能 确 保 数 字 信 息 资 源 长 期 保 存 的 数 字档 案 馆 。三、系统建设方案根 据 数 字 档 案 馆 建 设 指 南 、 数 字 档 案 馆 系 统 测 试 办 法 、 “ 十 三 五 ” 国 家 信 息 化 规划 等 文 件 依 据 ， 制 定 档 案 管 理 系 统 总 体 软 硬 件 建 设 方 案 。（ 一 ） 系 统 基 础 支 撑 体 系 需 求项 目 应 遵 循 “ 规

14、范 设 计 、 强 化 安 全 ， 整 合 资 源 ” 的 原 则 ， 为 建 立 数 字 档 案 馆 综 合 管 理 平台 提 供 一 个 稳 定 、 可 靠 的 系 统 支 撑 平 台 ， 该 系 统 支 撑 平 台 主 要 包 括 网 络 通 信 系 统 、 服 务 器 、存 储 及 备 份 系 统 和 安 全 系 统 等 。1.网 络 系 统 建 设 需 求数 字 档 案 馆 综 合 管 理 平 台 网 络 建 设 ， 应 充 分 依 托 现 有 网 络 资 源 ， 网 络 系 统 符 合 国 际 规 范和 标 准 ， 具 有 开 放 性 、 可 靠 性 、 安 全 性 、 可 互 连

15、 性 、 可 互 操 作 性 和 可 扩 充 性 ， 并 考 虑 未 来 网络 的 发 展 与 变 迁 ， 具 有 易 于 扩 展 、 升 级 和 维 护 的 特 点 。 此 外 ， 还 应 充 分 考 虑 系 统 目 前 的 需 求和 未 来 的 发 展 。 网 络 能 够 提 供 足 够 的 带 宽 ， 满 足 用 户 对 应 用 和 带 款 的 基 本 要 求 ， 并 保 留 一 定的 余 量 供 扩 展 使 用 ， 降 低 网 络 传 输 的 延 迟 ； 网 络 应 已 提 供 丰 富 的 接 口 形 式 ， 以 满 足 各 个 系 统及 外 部 其 他 系 统 的 接 入 。 网 络

16、 系 统 主 要 包 括 局 域 网 、 教 育 网 与 互 联 网 ， 并 且 进 行 三 网 物 理 隔离 。 2.主 机 及 存 储 系 统 建 设 需 求主 机 及 存 储 系 统 要 求 做 到 规 范 化 、 科 学 化 ， 坚 持 一 体 化 原 则 ， 并 具 有 满 足 需 求 、 可 扩 展 、按 功 能 统 一 集 中 和 管 理 功 能 。 该 项 目 需 求 包 括 服 务 器 系 统 暨 数 据 库 服 务 器 、 应 用 服 务 器 等 ，存 储 备 份 系 统 包 括 磁 盘 阵 列 等 提 供 一 个 安 全 、 可 靠 、 长 期 运 行 的 支 撑 环 境

17、 。3.系 统 安 全 建 设 需 求为 保 障 系 统 数 据 的 安 全 性 、 保 障 系 统 的 正 常 运 行 ， 项 目 应 按 照 安 全 等 级 保 护 二 级 要 求 构建 ， 数 字 档 案 馆 系 统 集 成 商 应 具 备 相 应 的 保 密 资 质 ， 并 严 格 按 照 有 关 安 全 保 密 规 范 要 求 进 行项 目 设 计 、 系 统 开 发 和 项 目 实 施 。 因 为 档 案 系 统 的 业 务 特 点 和 信 息 的 敏 感 性 决 定 了 系 统 可 能承 受 来 自 各 个 方 面 的 攻 击 ， 如 犯 罪 团 伙 的 破 坏 ， 黑 客 的

18、恶 意 攻 击 。安 全 建 设 作 为 档 案 管 理 系 统 建 设 的 重 要 组 成 部 分 ， 总 体 考 虑 包 括 ： 防 病 毒 系 统 、 防 火 墙 系 统 、入 侵 检 测 、 漏 洞 扫 描 和 网 络 审 计 设 备 等 在 内 的 安 全 措 施 。 系 统 主 要 从 物 理 安 全 、 网 络 安 全 、系 统 安 全 、 应 用 安 全 和 管 理 安 全 等 几 个 方 面 构 建 安 全 保 障 体 系 。（ 二 ） 数 字 档 案 馆 应 用 系 统 需 求1.按 照 数 字 档 案 馆 基 础 网 络 架 构 、 主 要 技 术 路 线 与 软 硬 件

19、 配 置 基 本 要 求 ， 集 成 建 设 适 应馆 藏 档 案 基 础 数 据 和 今 后 一 定 时 期 内 数 字 档 案 增 长 规 模 的 数 据 管 理 、 满 足 数 字 档 案 馆 各 项 管理 与 服 务 需 求 的 基 础 设 施 。2.开 发 或 应 用 具 备 “ 收 集 、 管 理 、 存 储 、 利 用 ” 等 功 能 要 求 的 数 字 档 案 管 理 系 统 ， 实 现档 案 管 理 各 业 务 环 节 的 自 动 化 、 网 络 化 。3.全 面 推 进 馆 藏 数 字 档 案 基 础 数 据 库 建 设 ， 优 先 建 立 馆 藏 档 案 的 文 件 及

20、目 录 数 据 库 ， 逐步 进 行 传 统 载 体 档 案 的 数 字 化 转 换 ， 积 极 推 进 电 子 文 件 的 接 收 和 管 理 ， 建 立 各 类 数 字 档 案 资源 库 群 。4.应 用 先 进 技 术 和 相 关 管 理 手 段 ， 保 证 数 字 化 档 案 信 息 资 源 的 可 靠 、 可 信 和 长 期 可 用 ，减 少 数 字 档 案 对 软 硬 件 的 依 赖 性 ， 从 而 使 数 字 档 案 具 备 传 统 档 案 所 具 备 的 原 始 性 、 凭 证 性 和长 期 可 读 性 。5.运 用 多 种 技 术 手 段 ， 针 对 不 同 利 用 对 象

21、， 通 过 不 同 渠 道 ， 实 现 档 案 信 息 资 源 分 层 共 享 ，方 便 、 快 捷 满 足 各 类 用 户 利 用 需 求 。6.配 套 建 设 数 字 档 案 馆 保 障 体 系 ， 确 保 数 字 档 案 馆 系 统 安 全 和 数 字 档 案 信 息 安 全 。（ 三 ） 信 息 量 预 测分 析 信 息 量 主 要 包 括 两 方 面 ： 静 态 的 存 储 容 量 和 动 态 的 数 据 流 量 。一 般 文 本 文 件 或 版 式 文 件 经 过 封 装 后 形 成 的 电 子 文 件 封 装 包 所 包 含 的 数 据 量 平 均300KB， 对 于 现 在 的

22、 网 络 系 统 所 具 有 的 带 宽 来 说 ， 系 统 所 需 要 的 带 宽 是 较 少 的 ， 因 此 数 据 流量 对 网 络 系 统 的 负 载 较 轻 。 系 统 应 考 虑 数 据 库 和 应 用 软 件 本 身 安 装 所 占 空 间 、 数 据 库 索 引 空间 、 临 时 数 据 中 转 、 中 间 结 果 存 储 等 的 需 要 ， 以 及 预 留 20%的 存 储 空 间 和 RAID 5 的 数 据 冗余 保 护 ， 除 此 之 外 ， 还 要 考 虑 系 统 除 了 电 子 文 件 和 电 子 档 案 ， 还 需 接 收 音 频 、 视 频 、 声 像 等档 案

23、 的 存 储 空 间 。四、系统评估系 统 应 当 遵 循 整 体 性 、 开 放 性 、 稳 定 性 等 原 则 。 系 统 应 选 择 恰 当 的 开 发 工 具 和 技 术 路 线 ，正 确 处 理 各 子 系 统 或 模 块 的 关 系 ， 形 成 一 个 整 体 。 并 能 随 着 信 息 技 术 的 不 断 发 展 和 档 案 管 理的 最 新 要 求 而 具 有 兼 容 性 和 扩 展 性 。 系 统 应 采 用 先 进 、 成 熟 、 稳 定 的 技 术 ， 保 证 系 统 的 稳 定 、可 靠 和 安 全 。（ 一 ） 系 统 非 功 能 需 求1.系 统 数 据 备 份 和

24、 恢 复 策 略 ， 能 够 定 时 备 份 数 据 库 ， 并 可 以 在 突 发 故 障 时 予 以 恢 复 。2.系 统 稳 定 性 ， 系 统 必 须 稳 定 可 靠 ， 能 够 确 保 各 项 工 作 正 常 运 转 ， 特 别 是 保 证 数 据 库 的存 储 和 备 份 安 全 。 全 面 提 高 操 作 系 统 、 数 据 库 、 应 用 服 务 器 、 应 用 系 统 等 各 个 环 节 的 系 统 稳定 性 。3.系 统 响 应 时 间 ， 在 客 户 端 执 行 打 开 数 据 表 显 示 数 据 响 应 时 间 3秒 以 内 ， 在 网 络 稳 定 的环 境 下 操 作

25、 性 界 面 单 一 操 作 的 系 统 响 应 时 间 0.5秒 ， 百 万 数 据 单 次 检 索 客 户 端 响 应 时 间 2秒 ； 目 录 和 全 文 检 索 ， 显 示 查 询 结 果 的 响 应 时 间 均 不 超 过 3秒4.系 统 兼 容 性 。 系 统 支 持 主 流 浏 览 器 ， 如 IE7.0、 IE8.0、 搜 狗 浏 览 器 、 360浏 览 器 等 ；支 持 主 流 操 作 系 统 ， 如 WinXP、 Windows vista、 Windows7、 Windows8、 Linux、 等 等 ； 支 持32位 和 64位 的 操 作 系 统 。5.系 统 支

26、持 并 发 用 户 数 大 于 200 人 ， 同 时 在 线 人 数 大 于 200 人 。6.系 统 应 具 有 良 好 的 可 扩 展 性 ， 在 增 加 新 的 档 案 类 型 、 档 案 报 表 、 档 案 统 计 等 功 能 时 不需 要 重 新 开 发 。7.系 统 应 具 有 统 一 美 观 的 界 面 、 详 尽 方 便 的 帮 助 、 友 好 的 提 示 和 简 便 的 操 作 等 。（ 二 ） 对 系 统 功 能 需 求 进 行 评 估数 字 档 案 管 理 系 统 应 具 备 “ 收 集 、 管 理 、 保 存 、 利 用 ” 四 项 基 本 业 务 功 能 ， 以 及

27、 用 户 权限 管 理 、 系 统 日 志 管 理 、 数 据 备 份 与 恢 复 、 系 统 及 其 数 据 安 全 维 护 等 功 能 。 数 字 档 案 管 理 系统 还 应 当 采 取 必 要 措 施 保 证 馆 藏 数 字 档 案 信 息 ， 特 别 由 电 子 文 件 归 档 形 成 的 电 子 档 案 信 息 的可 靠 和 可 用 。对 系 统 功 能 的 考 察 不 是 单 纯 地 取 决 于 有 或 无 、 多 或 少 ， 还 应 考 虑 功 能 运 行 的 实 际 效 果 优劣 、 系 统 部 署 的 匹 配 性 高 低 等 等 。档 案 管 理 的 共 同 特 征 决 定

28、 这 些 档 案 管 理 系 统 同 质 化 的 部 分 ， 因 此 ， 我 们 进 行 评 估 的 重 点就 是 去 找 它 们 的 不 同 之 处 ： 一 方 面 在 这 些 相 同 功 能 部 分 找 细 节 的 不 同 ， 另 一 方 面 就 是 看 看 它是 否 还 能 在 基 础 工 作 之 外 为 高 校 档 案 工 作 做 得 更 多 。1.收 集 功 能对 于 高 校 档 案 馆 ， 其 档 案 的 主 要 来 源 是 学 校 各 职 能 部 门 ， 各 部 门 都 具 有 自 己 的 信 息 系 统 ，如 办 公 自 动 化 （ OA） 系 统 、 教 务 管 理 系 统

29、、 研 究 生 管 理 系 统 、 科 研 管 理 系 统 等 ， 系 统 应 实 现与 这 些 系 统 的 无 缝 链 接 ， 实 现 对 这 些 系 统 的 信 息 进 行 收 集 。 通 过 制 定 相 关 数 据 交 换 接 口 标 准 ，实 现 在 线 和 离 线 脱 机 数 据 文 件 的 导 入 。 系 统 对 数 据 包 进 行 (准 确 性 、 完 整 性 、 可 用 性 、 安 全性 的 检 测 ， 对 检 测 通 过 的 数 据 接 收 进 系 统 。（ 1） 历 史 数 据 导 入 ， 系 统 支 持 常 有 数 据 库 文 件 格 式 的 数 据 导 入 导 出 ，

30、包 括 Excel、 DBF、Access等 。（ 2） 纸 质 档 案 数 字 化 ， 对 于 数 字 化 加 工 的 扫 描 件 、 音 频 、 视 频 等 数 字 化 成 果 ， 系 统 提供 批 量 挂 接 功 能 ， 可 以 一 次 性 将 多 个 或 一 批 电 子 文 件 与 数 据 库 中 的 档 案 目 录 建 立 对 应 的 关系 。 数 字 化 加 工 涉 及 到 扫 描 图 片 挂 接 的 环 节 ， 因 此 考 察 是 否 有 更 加 高 效 的 批 量 实 施 方 式 。（ 3） 数 据 录 入 维 护 ： 支 持 馆 藏 历 史 档 案 的 案 卷 级 数 据 的

31、 录 入 和 文 件 级 数 据 的 录 入 ， 提供 信 息 的 录 入 、 修 改 、 删 除 功 能 ； 支 持 电 子 文 件 （ 包 括 扫 描 影 像 文 件 、 超 大 型 文 件 ） 上 传 ；支 持 文 本 型 和 图 片 型 文 件 的 在 线 标 准 PDF格 式 转 换 ； 提 供 界 面 的 数 据 类 型 、 长 度 等 有 效 性 控制 ， 防 止 错 误 数 据 产 生 ； 提 供 档 案 录 入 模 板 的 自 定 义 ， 增 加 系 统 的 适 应 性 。2.管 理 功 能系 统 能 对 所 接 收 的 各 类 数 字 档 案 信 息 进 行 整 理 、 对

32、 比 、 分 类 、 著 录 、 挂 接 、 鉴 定 、 检 索 、统 计 等 操 作 。系 统 能 够 按 照 设 定 的 分 类 方 案 将 数 字 档 案 信 息 存 到 系 统 中 ， 并 过 滤 重 份 数 据 ， 进 行 重 新分 类 、 编 号 。 能 够 辅 助 人 工 完 成 档 案 的 开 放 鉴 定 工 作 ； 辅 助 完 成 馆 藏 实 体 档 案 编 目 、 整 理 、出 入 库 管 理 等 工 作 。系 统 能 进 行 定 制 化 分 类 ， 根 据 高 校 档 案 实 体 分 类 法 及 学 校 档 案 实 际 情 况 进 行 分 类 ， 对 档案 产 生 的 领

33、 域 范 畴 ， 结 合 记 述 的 内 容 性 质 ， 对 档 案 进 行 分 类 管 理 ； 系 统 著 录 能 包 括 著 录 规 则中 要 求 的 所 有 项 目 ， 尽 量 完 整 记 录 档 案 内 容 和 形 式 特 征 ； 能 自 动 生 成 按 照 设 定 规 则 生 成 档 号 ，并 保 证 档 案 的 唯 一 性 ； 系 统 提 供 数 字 化 副 本 、 电 子 档 案 与 条 目 数 据 的 自 动 批 量 挂 接 ， 挂 接 规则 可 以 灵 活 设 置 ， 系 统 根 据 设 置 规 则 进 行 挂 接 校 验 ， 如 果 有 误 ， 自 动 形 成 挂 接 错

34、误 说 明 ， 挂接 成 功 系 统 自 动 记 录 每 份 文 件 数 字 化 副 本 的 页 数 、 特 种 载 体 文 件 的 时 长 、 大 小 等 摘 要 信 息 ；系 统 应 具 有 强 大 的 查 询 检 索 功 能 ， 包 含 各 项 目 字 段 的 简 单 查 询 、 模 糊 查 询 和 组 合 查 询 等 各 种功 能 检 索 ； 系 统 支 持 跨 库 检 索 和 全 文 检 索 两 种 方 式 ， 跨 库 检 索 是 在 多 个 档 案 库 之 间 进 行 检 索 ，输 入 要 检 索 的 信 息 ， 自 动 在 选 择 的 库 中 进 行 检 索 ； 全 文 检 索

35、是 在 挂 接 的 全 文 通 过 OCR识 别 ，建 立 全 文 索 引 库 ， 输 入 全 文 内 容 中 的 关 键 信 息 进 行 检 索 系 统 可 以 对 各 类 档 案 数 据 进 行 统 计 ，并 且 根 据 需 要 绘 制 出 与 之 相 对 应 的 统 计 图 表 ； 系 统 鉴 定 功 能 对 保 管 期 限 已 到 的 文 件 级 、 案 卷级 、 归 档 文 件 档 案 进 行 鉴 定 ， 以 决 定 是 否 有 继 续 保 存 的 价 值 ， 如 果 有 修 改 保 管 期 限 及 记 载 修改 情 况 ， 继 续 保 存 ， 否 则 经 人 工 确 认 后 进 行

36、 销 毁 ； 为 了 确 保 数 据 的 安 全 ， 系 统 中 设 置 了 日 志管 理 功 能 ， 实 现 各 种 系 统 日 志 的 跟 踪 管 理 。 使 用 户 能 查 看 所 有 的 登 录 信 息 和 系 统 操 作 日 志 信息 。 3.保 存 功 能系 统 能 够 实 现 对 数 字 档 案 长 久 的 安 全 保 存 ， 包 括 两 方 面 的 要 求 ， 一 是 长 久 保 存 策 略 的 确定 ， 二 是 存 储 架 构 选 择 。选 择 符 合 国 家 标 准 的 格 式 对 数 据 进 行 保 存 ， 定 期 对 载 体 及 其 硬 件 环 境 进 行 读 取 、

37、测 试 。系 统 通 过 对 档 案 数 字 资 源 存 储 形 式 、 存 储 环 境 及 存 储 过 程 进 行 有 效 的 管 理 ， 从 而 确 保 档 案 数字 资 源 在 长 期 保 存 过 程 中 的 真 实 、 完 整 、 可 用 与 安 全 。 同 时 系 统 按 照 长 期 保 持 要 求 ， 提 供 了数 字 档 案 分 类 存 储 、 格 式 转 换 、 数 据 备 份 等 功 能 。4.利 用 功 能数 字 档 案 管 理 系 统 应 当 根 据 档 案 信 息 的 利 用 需 求 和 网 络 条 件 ， 实 现 档 案 查 询 、 资 源 分 布 、信 息 共 享

38、、 开 发 利 用 等 。对 于 高 校 档 案 馆 ， 系 统 通 过 局 域 网 、 校 园 网 、 互 联 网 提 供 不 同 的 服 务 。 基 于 局 域 网 建 设面 向 档 案 馆 人 员 和 来 馆 利 用 人 员 的 馆 内 档 案 利 用 服 务 平 台 ； 基 于 校 园 网 建 设 面 向 校 内 各 立 卷部 门 及 教 职 工 、 学 生 的 档 案 信 息 共 享 平 台 ； 基 于 互 联 网 建 设 面 向 校 友 和 社 会 公 众 的 公 共 档 案信 息 服 务 平 台 。评 估 重 点 在 于 是 否 能 够 提 升 档 案 利 用 附 加 值 、 提

39、 升 对 外 服 务 水 平 。 例 如 ， 运 用 毕 业 生 电子 学 籍 档 案 数 据 ， 提 供 出 国 留 学 的 中 英 文 成 绩 单 及 学 历 学 位 证 明 ； 以 及 提 供 档 案 馆 日 常 业 务的 网 上 预 约 、 审 核 、 查 询 结 果 的 邮 件 推 送 ； 来 馆 办 理 人 员 的 自 助 身 份 验 证 和 登 记 等 等 。 这 些多 样 化 的 针 对 查 档 利 用 的 服 务 功 能 ， 一 方 面 简 化 了 查 办 档 案 的 过 程 ， 另 一 方 面 也 能 提 高 档 案馆 自 身 的 工 作 效 率 和 服 务 水 平 。（

40、三 ） 对 系 统 运 行 、 维 护 进 行 评 估根 据 各 信 息 系 统 的 实 际 情 况 不 同 ， 系 统 运 行 与 维 护 阶 段 在 整 个 系 统 生 命 周 期 中 所 占 的 比重 在 60%80%之 间 。 因 此 ， 对 系 统 运 行 进 行 管 理 和 提 高 软 件 的 可 维 护 性 十 分 重 要 。系 统 应 对 系 统 的 运 行 进 行 控 制 ， 记 录 运 行 状 态 ， 进 行 必 要 的 修 改 与 扩 充 。 在 系 统 运 行 中遇 到 故 障 ， 应 尽 可 能 快 地 恢 复 系 统 运 行 ， 尽 量 减 少 故 障 对 业 务

41、运 营 的 不 利 影 响 。对 于 硬 件 设 备 故 障 ， 在 主 机 故 障 时 需 要 启 用 系 统 备 份 进 行 恢 复 。对 于 数 据 库 故 障 ， 根 据 不 同 故 障 使 用 不 同 的 恢 复 方 法 。 在 系 统 运 行 过 程 中 发 生 故 障 ， 利用 数 据 库 后 备 副 本 和 日 志 文 件 将 数 据 库 恢 复 到 故 障 前 的 某 一 致 性 状 态 。对 于 软 件 故 障 ， 采 取 软 件 容 错 技 术 ， 提 高 系 统 的 可 靠 性 。（ 四 ） 对 系 统 文 档 进 行 评 估软 件 文 档 是 软 件 产 品 的 重

42、要 组 成 部 分 ， 可 以 帮 助 用 户 更 好 地 使 用 和 维 护 软 件 。 文 档 应 尽量 使 用 自 然 语 言 ， 使 用 用 户 领 域 的 术 语 ， 尽 量 做 到 简 明 ， 保 证 清 晰 、 易 懂 。总 体 来 说 ， 档 案 管 理 系 统 所 要 为 我 们 实 现 的 基 础 工 作 ， 即 是 基 于 档 案 的 收 、 管 、 存 、 用而 展 开 的 信 息 化 的 业 务 流 程 管 理 ， 然 后 既 要 有 针 对 实 体 纸 质 档 案 的 这 些 管 理 功 能 ， 同 时 还 要有 数 字 校 园 背 景 之 下 针 对 电 子 档

43、案 的 相 同 业 务 流 程 的 管 理 功 能 。五、系统服务商评估系 统 服 务 商 是 指 提 供 软 件 系 统 及 其 实 施 方 案 的 软 件 企 业 ， 对 它 的 评 估 ， 主 要 是 了 解 该 企业 是 否 具 备 相 应 的 资 质 ， 以 及 它 在 档 案 业 界 的 成 功 案 例 和 口 碑 。（ 一 ） 资 质 评 估1.软 件 企 业 需 具 备 以 下 资 质 ： 软 件 企 业 须 通 过 ISO 质 量 体 系 认 证 ； 软 件 须 通 过 CMM(能力 成 熟 度 模 型 )认 证 ； 软 件 产 品 须 通 过 公 安 部 认 可 的 软 件

44、 安 全 测 评 机 构 测 评 ； 在 同 行 业 （ 最好 是 高 校 档 案 馆 ） 必 须 有 三 家 以 上 成 功 实 施 案 例 ； 企 业 的 相 关 软 件 证 书 ， 以 及 项 目 组 技 术 人员 的 各 种 资 历 证 书 及 工 作 经 历 等 。2.软 件 企 业 对 档 案 的 业 务 掌 握 程 度 ， 特 别 企 业 在 高 校 档 案 馆 的 成 功 案 例 。 每 个 行 业 的 用户 需 求 都 不 完 全 相 同 ， 它 是 长 期 在 该 部 门 工 作 中 形 成 的 业 务 知 识 能 力 ， 在 某 领 域 工 作 的 时 间越 久 ， 对

45、该 行 业 的 工 作 理 解 便 越 深 。 开 发 人 员 必 须 对 每 个 工 作 细 节 都 要 熟 悉 ， 若 不 掌 握 工 作程 序 ， 开 发 的 软 件 就 不 适 用 。 因 此 要 考 察 企 业 的 相 关 业 绩 ， 即 完 成 同 类 或 近 类 开 发 任 务 的 业绩 来 判 断 其 技 术 能 力 。 同 类 业 绩 是 证 明 企 业 技 术 能 力 的 重 要 资 料 ， 若 有 同 类 业 绩 ， 说 明 其 做过 这 项 工 作 ， 若 没 有 这 类 业 绩 ， 说 明 其 没 有 做 过 这 项 工 作 ， 如 果 后 期 真 的 完 成 不 了

46、 ， 给 用 户造 成 的 损 失 将 无 法 弥 补 ， 至 少 时 间 损 失 是 这 样 的 。（ 二 ） 案 例 评 估了 解 一 家 软 件 企 业 的 产 品 实 力 ， 最 有 效 的 办 法 就 是 直 接 考 察 他 们 做 过 的 案 例 。 这 个 部 分的 评 估 可 以 分 成 如 下 三 个 步 骤 进 行 。第 一 ， 要 求 软 件 企 业 对 系 统 进 行 演 示 ， 重 点 介 绍 企 业 对 高 校 档 案 馆 工 作 业 务 流 程 的 理 解 。这 个 环 节 是 考 察 企 业 对 项 目 理 解 的 程 度 ， 因 为 软 件 开 发 的 前 提

47、 就 是 企 业 必 须 熟 悉 业 务 工 作 的过 程 ， 而 这 个 过 程 绝 非 能 在 简 单 的 几 个 工 作 日 内 掌 握 ， 不 熟 悉 业 务 就 可 能 使 开 发 周 期 变 长 ，产 生 时 间 成 本 。第 二 ， 对 系 统 案 例 中 的 采 购 方 单 位 进 行 实 际 走 访 ， 了 解 他 们 的 使 用 感 受 和 评 价 ， 最 好 能再 结 合 他 们 的 指 导 ， 亲 身 体 验 系 统 主 要 功 能 模 块 的 操 作 。第 三 ， 就 是 对 不 同 软 件 企 业 所 提 供 的 系 统 案 例 进 行 横 向 对 比 。 档 案

48、管 理 的 共 同 特 征 决 定这 些 档 案 管 理 系 统 同 质 化 的 部 分 ， 因 此 ， 我 们 进 行 评 估 的 重 点 就 是 去 找 它 们 的 不 同 之 处 ：1.在 相 同 功 能 部 分 找 细 节 的 不 同即 便 是 那 些 大 体 相 同 的 功 能 部 分 ， 我 们 也 可 以 在 细 节 之 处 区 分 他 们 的 不 同 ， 分 析 其 中 的优 劣 和 适 配 性 。 优 劣 的 比 较 主 要 指 系 统 业 务 流 程 的 合 理 性 以 及 运 行 效 率 的 高 低 等 等 。 例 如 ，数 字 化 加 工 涉 及 到 扫 描 图 片 挂

49、 接 的 环 节 ， 我 们 主 要 评 估 这 里 面 是 否 有 更 加 高 效 的 批 量 实 施 方式 。 另 外 的 ， 匹 配 性 的 考 察 ， 主 要 是 分 析 该 系 统 的 各 项 功 能 设 计 与 实 现 是 否 能 与 本 单 位 的 客观 条 件 充 分 匹 配 。 例 如 有 些 软 件 企 业 开 发 的 系 统 重 点 是 针 对 政 务 单 位 或 企 业 的 档 案 管 理 ， 而在 高 校 档 案 馆 中 缺 乏 实 际 运 用 案 例 ， 这 样 的 系 统 匹 配 性 自 然 会 比 较 差 ； 再 比 如 针 对 电 子 档 案的 归 档 管 理 ， 必 然 涉 及 到 对 高 校 各 部 处 业 务 系 统 的 数 据 采 集 ， 这 里 面 可 以 有 不 同 的 实 现 方 案 ，软 件 企 业 是 否 能 够 提 供 多 种 定 制 化 的 对 接 ， 就 是 我 们 考 察 的 重 点 。2.看 看 它 是 否 还 能 在 基 础 工 作 之 外 为 我 们 做 得 更 多进 一 步 地 ， 我 们 再 针 对 这 些 系 统 各 自 不 同 的 特 色 功 能 进 行 考 察 、 评 估 。 评 估 重 点 在 于 是否 能 够 提 升 档 案 利 用 附 加 值 、 提 升