1、第3章 总账系统,用友管理信息化课堂,ERP-U8(v8.72),总账系统功能概述,系统初始化设置系统参数、设置会计科目体系、录入期初余额、设置凭证类别、设置结算方式。 日常业务处理 填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账以及查询和汇总记账凭证。 出纳管理 支票登记，查询银行日记账、现金日记账和资金日报表，编制银行存款余额调节表。 账簿管理 查询总账、日记账、明细账及辅助账。 期末处理 自动转账，对账、结账等。,一、系统初始化 二、日常业务处理 三、出纳管理 四、账簿管理 五、期末处理,资料 1、300账套总账系统的参数 不允许修改、作废他人填制的凭证，凭证审核控制到操作员 2、会计科目 (1)
2、指定“1001库存现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目。 (2) 增加会计科目,(3) 修改会计科目 “1121应收票据”、“1122 应收账款”、“2203预收账款”科目辅助账类型为“客户往来”(无受控系统)； “2201应付票据”、“2202 应付账款”、“1123预付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”(无受控系统)； “1605工程物资”科目及所属明细科目辅助账类型为“项目核算”。 3、项目目录项目大类为“自建工程”，核算科目为“工程物资”及明细科目，项目内容为1号工程和2号工程，其中1号工程包括“自建厂房”和“设备安装”两项工程,4、凭证类别,5、期初余额,6、结
3、算方式,1、应用前准备 2、设置系统参数 3、设置会计科目（指定、增加、修改） 4、设置项目目录 5、设置凭证类别 6、输入期初余额 7、设置结算方式,一、总账系统初始化,（1）引入“D： 300账套备份(2-1)基础设置”的账套备份数据。 （2）将系统日期修改为“2009年1月1日”， （3）以账套主管的身份注册进入企业应用平台,1、应用准备,（1）在企业应用平台“业务”选项卡中，执行“财务会计”|“总账”命令，打开总账系统。 （2）在总账系统中，执行“设置”|“选项”命令，打开“选项”对话框。 （3）单击“编辑”按钮 （4）按照资料要求操作,2、设置系统参数,注意：总账系统的参数设置将决定
4、总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意改变,（1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”窗口。 （2） 执行“编辑”|“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框。 （3） 单击“”按钮将“1001库存现金”从“待选科目”窗口选入“已选科目” 窗口。 （4） 用同样的方法指定“银行存款”科目 （5） 单击“确定”按钮,3、指定会计科目,注意： （1）被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是一级会计科目 （2）只有指定现金及银行总账科目才能进行出纳签字的操作 （3）只有指定现金及银行总账科目才能查询现金
5、日记账和银行存款日记账,3、指定会计科目,在“会计科目”窗口中，单击“增加”按钮，打开“新增会计科目”对话框 ，执行操作,4、增加会计科目,在“会计科目”窗口中，双击要修改的会计科目，或在选中要修改的会计科目后单击“修改”按钮，打开“会计科目_修改”对话框 ，执行操作,5、修改会计科目,提示： （1）“无受控系统”即该账套不使用“应收”及“应付”系统，“应收”及“应付”业务均以辅助账的形式在总账系统中进行核算。 （2）在会计科目使用前一定要先检查系统预置的会计科目是否能够满足需要，如果不能满足需要，则以增加或修改的方式增加新的会计科目及修改已经存在的会计科目，如果系统预置的会计科目中有一些是并
6、不需要的，可以采用删除的方法删除。 （3）凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填制凭证时都需填制具体的辅助核算内容,5、修改会计科目,（1）新增项目大类 在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“项目目录”命令，打开“项目档案”对话框 单击“增加”按钮，打开“项目大类定义_增加”对话框 录入新项目大类名称 （2）指定项目核算科目 单击“项目大类”栏的下三角按钮，选择“自建工程”项目大类 单击“核算科目”选项卡 单击“”按钮，将工程物资及其下级明细科目从“待选科目”列表中选入“已选科目”列表 单击“确定”按钮确认,6、设置项目目录,（3）进行项目分类定义 单击“项目分类定义”
7、选项卡。 录入分类编码 （4）项目目录维护 单击“项目目录”选项卡，单击“维护”按钮，进入“项目目录维护”窗口 单击“增加”按钮，录入项目编号,6、设置项目目录,注意： （1）一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能属于一个项目大类。 （2）在每年年初应将已结算或不用的项目删除。 （3）标识结算后的项目将不能再使用,6、设置项目目录,（1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“财务”|“凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”对话框 （2）选中凭证的分类方式,7、设置凭证类别,注意： （1）已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。 （2）如果收款凭证的限制类型为借方必有“10
8、01，1002”，则在填制凭证时系统要求收款凭证的借方一级科目至少有一个是“1001”或“1002”，否则，系统会判断该张凭证不属于收款凭证类别，不允许保存。付款凭证及转账凭证也应满足相应的要求。 （3）如果直接录入科目编码，则编码间的标点符号应为英文状态下的标点符号，否则系统会提示科目编码有错误,7、设置凭证类别,（1）在总账系统中，单击“设置”|“期初余额”，进入“期初余额录入”窗口 （2）白色的单元为末级科目，可以直接输入期初余额,灰色的单元为非末级科目，不可以直接录入余额，必须待下级科目余额录入完成后自动汇总生成。 （3）黄色的单元代表对该科目设置了辅助核算，不允许直接录入余额，需要在
9、该单元格中双击进入辅助账期初设置，在辅助账中输入期初数据，完成后自动返回总账期初余额表中 （4） 单击“试算”按钮，系统进行试算平衡,8、录入期初余额,注意： （1）只需输入末级科目的余额，非末级科目的余额由系统自动计算生成。 （2）如果要修改余额的方向，可以在未录入余额的情况下，单击“方向”按钮改变余额的方向。(只能修改总账科目的余额方向) （3）总账科目与其下级科目的方向必须一致。如果所录明细余额的方向与总账余额方向相反，则用“-”号表示。 （4）如果录入余额的科目有辅助核算的内容，则在录入余额时必须录入辅助核算的明细内容，而修改时也应修改明细内容。,8、录入期初余额,（5）如果某一科目有
10、数量(外币)核算的要求，录入余额时还应输入该余额的数量(外币) （6）如果年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额及年初到该月的借贷方累计发生额(年初余额由系统根据月初余额及借贷方累计发生额自动计算生成)。 （7）系统只能对月初余额的平衡关系进行试算，而不能对年初余额进行试算。 （8）如果期初余额不平衡，可以填制凭证但是不允许记账。 （9）凭证记账后，期初余额变为只读状态，不能再修改,8、录入期初余额,（1）在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“收付结算”|“结算方式”命令，进入“结算方式”窗口 （2）录入结算方式,9、设置结算方式,1、实验准备 2、设置常用摘要 3、填制
11、凭证 4、审核凭证 5、出纳签字 6、修改凭证 7、删除凭证,二、总账系统日常业务处理,8、设置常用凭证 9、记账 10、查询凭证 11、冲销凭证 12、查询账簿,二、总账系统日常业务处理,(1)引入“D：300账套备份(3-1)总账初始化”的账套备份数据. (2)将系统日期修改为“2009年1月31日”,1、应用准备,按教材P39表3-5要求设置常用摘要 (1)设置常用摘要后可以在填制凭证时调用 (2)在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”|“其他”|“常用摘要”命令，打开“常用摘要”对话框 注意:常用摘要中的“相关科目”是指使用该摘要时通常使用的相关科目。如果设置相关科目，则在调
12、用该常用摘要时系统会将相关科目一并列出，可以修改,2、设置常用摘要,以“002王东”的身份填制记账凭证 经济业务资料见教材P39,3、填制凭证,F2 调用常用摘要，科目等资料 F5 增加凭证 F6 保存凭证 空格键 改变余额方向 “=”键 取借贷方差额 “-”键 红字金额,录入凭证的快捷键汇总,（1）在凭证填制完成后，可以单击“保存”保存凭证，也可以单击“增加”保存并增加下一张凭证 （2）凭证填制完成后，在未审核前可以直接修改 （3）如果凭证的金额录错了方向，可以直接按空格键改变余额方向 （4）凭证日期应满足总账选项中的设置，如果默认系统的选项，则不允许凭证日期逆序,3、填制凭证,（5）在填制
13、凭证时如果使用含有辅助核算内容的会计科目，则应选择相应的辅助核算内容，否则将不能查询到辅助核算的相关资料 （6）“=”键意为取借贷方差额到当前光标位置。每张凭证上只能使用一次。 （7）如果在设置凭证类别时已经设置了不同种类凭证的限制类型及限制科目，则在填制凭证时，如果凭证类别选择错误，在进入新的状态时系统则会提示凭证不能满足的条件，凭证不能保存,3、填制凭证,以“001周健”的身份审核凭证,4、审核凭证,（1）系统要求制单人和审核人不能是同一个人，因此在审核凭证前一定要首先检查一下，当前操作员是否就是制单人，如果是，则应更换操作员。 （2）凭证审核的操作权限应首先在“系统管理”的权限中进行赋权
14、，其次还要注意在总账系统的选项中是否设置了“凭证审核控制到操作员”的选项，如果设置了该选项，则应继续设置审核的明细权限，即“数据权限”中的“用户”权限。（3）只有在“数据权限”中设置了某用户有权审核其他某一用户所填制凭证的权限，该用户才真正拥有了审核凭证的权限。 （4）在凭证审核的功能中除了可以分别对单张凭证进行审核外，还可以执行“成批审核”的功能，对符合条件的待审核凭证进行成批审核,4、审核凭证,（5）在审核凭证的功能中还可以对有错误的凭证进行“标错”处理，还可以“取消”审核。 （6）已审核的凭证将不能直接修改，只能在取消审核后才能在填制凭证的功能中进行修改,4、审核凭证,以“003张平”的
15、身份进行出纳签字,5、出纳签字,（1）出纳签字的操作既可以在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行。 （2）进行出纳签字的操作员应已在系统管理中赋予了出纳签字的权限。 （3）要进行出纳签字的操作应满足以下3个条件：首先，在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”；其次已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作；再次，凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算内容的会计科目。 （4）如果发现已经进行了出纳签字的凭证有错误，应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改,5、出纳签字,修改第号付款凭证的金额为800元。 （1）未审核的凭证可以直接修改。
16、（2）已进行出纳签字而未审核的凭证如果发现有错误，可以由原出纳签字的操作员在“出纳签字”功能中取消出纳签字后，再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。 （3）如果在总账系统的选项中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则在填制凭证功能中可以由非原制单人修改或作废他人填制的凭证，被修改凭证的制单人将被修改为现在的修改凭证的人。,6、修改凭证,（4）如果在总账系统的选项中没有选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则只能由原制单人在填制凭证的功能中修改或作废凭证。 （5）已审核的凭证如果发现有错误，应由原审核人在“审核凭证”功能中取消审核签字后，再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。 （6）被修改的凭
17、证应在保存后退出。 （7）凭证的辅助项内容如果有错误，可以在单击含有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到错误的辅助项所在位置，当出现“笔头状光标”时双击此处，弹出辅助项录入窗口，直接修改辅助项的内容，或者按Ctrl+S键调出辅助项录入窗口后修改,6、修改凭证,删除第1号收款凭证并整理断号。 （1）未审核的凭证可以直接删除，已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接删除，必须在取消审核及取消出纳签字后再删除 （2）若要删除凭证，必须先进行“作废”操作，而后再进行整理 （3）对于作废凭证，可以单击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志 （4）作废凭证不能修改、不能审核，但应参与记账。 （5）只能对未记账凭证
18、进行凭证整理。 （6）账簿查询时查不到作废凭证的数据,7、删除凭证,资料要求见教材P39,8、设置常用凭证,由“001周健” 进行记账。 （1）如果期初余额试算不平衡不允许记账，如果有未审核的凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。 （2）如果不输入记账范围，系统默认为所有凭证。 （3）记账后不能整理断号。 （4）已记账的凭证不能在“填制凭证”功能中查询,9、记账,反记账功能的激活： 进入“期末-对账”界面，按CTRL+H键，激活恢复记账前状态功能，此时在总账系统的凭证菜单显示有“恢复记账前状态”命令，如需反记账可执行“恢复记账前状态”命令。执行该命令后凭证恢复为未记账状态。,9、记账,由“0
19、02王东”冲销已记账的第1号付款凭证。 （1）冲销凭证是针对已记账凭证由系统自动生成的一张红字冲销凭证。 （2）冲销凭证相当于填制了一张凭证，不需保存，只要进入新的状态就由系统将冲销凭证自动保存。 （3）已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账,10、冲销记账凭证,11、查询（凭证和账簿）,查询已记账的第1号转账凭证。 查询“管理费用”总账，并联查明细账及第2号付款凭证。 查询余额表并联查专项资料。 查询管理费用明细账。 定义并查询“应交增值税”多栏账。 查询客户往来明细账。 查询部门总账。,三、出纳管理,1、查询日记账 2、查询资金日报表 3、支票登记簿 4、银行对账,（1）执行“出纳”|“现金日
20、记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。 （2） 单击“确定”按钮，进入“现金日记账”窗口,1、查询日记账,注意： （1）只有在“会计科目”功能中使用“指定科目”功能指定“现金总账科目”及“银行总账科目”，才能查询“现金日记账”及“银行存款日记账”。 （2）既可以按日查询，也可以按月查询现金及银行存款日记账。 （3）查询日记账时还可以查询包含未记账凭证的日记账。 在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“过滤”按钮，通过输入过滤条件快速查询日记账的具体内容。 （4）在已打开的日记账窗口中还可以通过单击“凭证”按钮，查询该条记录所对应的记账凭证,1、查询日记账,2、查询资金日报,执行“出纳”|
21、“资金日报”命令,3、支票登记簿,执行“出纳”|“支票登记簿”命令，按教材P55要求登记转账支票。,4、银行对账,执行“出纳”|“银行对账”命令,四、总账期末业务处理,1、定义转账分录 2、生成机制凭证 3、对账 4、结账,1、定义转账分录,含义：对月末发生的固定业务（如待摊费用的分摊、借款利息的计提、工资的计提、折旧的计提等），利用“转账定义”功能定义转账凭证的内容，每月月末可自动生成转账凭证，无需手工输入。 （1）设置自定义结转凭证 实验资料见教材P63。,1、定义转账分录,（2）设置对应结转转账凭证 实验资料见教材P63。由001周健增加“222102应交税费未交增值税”科目 对应结转不
22、仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一(一个转出科目)对多(多个转入科目)的结转。 对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)，如果有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。 对应结转只能结转期末余额,1、定义转账分录,（3）设置期间损益结转转账凭证 实验资料见教材P63。损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目,2、生成机制凭证,（1）生成自定义结转及对应结转的转账凭证 由于期末转账业务的数据来源为账簿，因此，为了保证数据准确应在所有业务都记账后再进行期末转账业务的操作。 如果有未记账凭证，则系统会给予提示，
23、如果确认该笔未记账的业务对此时正在结转的业务没有影响可以选择继续，否则停止当前操作。在将未记账凭证记账后再进行期末转账业务的操作。 注意：生成这两张凭证后，必须要进行审核、记账操作，以免影响下一步期间损益结转的正确性。,2、生成机制凭证,（2）生成期间损益结转凭证 注意：生成期间损益结转凭证前，必须将所有未记账凭证进行记账，以保证损益类科目的完整性。 注意：生成期间损益结转凭证后，必须将该张凭证审核记账，以保证报表数据正确。转账凭证生成的工作应在月末进行。如果有多种转账凭证形式，特别是涉及到多项转账业务，一定要注意转账的先后次序。 通过转账生成功能生成的转账凭证必须保存，否则将视同放弃。 期末
24、自动转账处理工作是针对已记账业务进行的，因此，在进行月末转账工作之前应将所有未记账的凭证记账,3、对账,（1）执行“期末”|“对账”命令，打开“对账”对话框。 （2）单击“试算”按钮，出现“试算平衡表”。 （3）单击“确定”按钮，单击“选择”按钮，在是否对账栏出现“Y”标志，选中要对账的月份。再单击“对账”按钮，系统开始对账，并显示对账结果,4、结账,以“001周健”的身份进行结账操作。 （1）执行“期末”|“结账”命令，打开“结账”对话框 （2）按照向导进行操作,4、结账,注意：结账时应注意：1.结账只能由有结账权限的人进行。 2.本月还有未记账凭证时，不能结账。 3.结账必须按月连续进行，
25、上月未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。 4.若总账与明细账对账不符，不能结账。 5.如果与其他系统联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。,4、结账,结账时应注意：6.已结账月份不能再填制凭证。 7.结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。 8.取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6。,第3章 总账管理,复习思考题 1.录入期初余额界面的白色、灰色、黄色单元格分别代表什么含义？ 2.修改凭证时有哪些注意事项？ 3.已记账的凭证应如何进行修改？ 4. 应如何删除记账凭证？ 5.生成期末转账凭证时要注意些什么？ 6 在什么情况下不允许结账？ 7 不能进行出纳签字的原因有哪些？,上机实验,实 验 一 总账系统初始化 实 验 二 总账系统日常业务处理 实验三 出纳管理 实验四 总账期末业务处理,本章参考资料,会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版），王新玲、汪刚主编，清华大学出版社，第3章 总账管理 财务软件实用教程（用友通标准版10.2），孙莲香主编，清华大学出版社：第2章 总账管理 初级会计电算化应用教程（金蝶KIS专业版），龚中华、何亮主编，人民邮电出版社：第6章 账务处理,
