1、1 山 东 铝 业 公 司中国铝业山东分公司关于进一步加强办公用品管理的通知公司各单位、机关各部室：根据公司“奋战六十天，减 亏五千万” 的 总体工作要求，为进一步加强管理，厉行节约，杜绝浪费，降低办公费用，现就办公用品管理的有关要求强调如下：一、严格预算管理（一）办公用品由总经理（党委）办公室统一负责监督购置和平衡发放。（二）各部门（单位）须指定一名管理员负责办公用品计划报送、申领、分发、登记等工作。（三）各部门（单位）根据本单位办公用品消耗和使用情况，每月 25 日前编制并通过基础管理信息平台提报下月办公用品购置领用计划，填写办公用品申请购置计划表，部门（单位）负责人审批签字后报总经理（党
2、委）办公室。（四）总经理（党委）办公室设办公用品管理员对各部门（单位）提交的计划进行审核汇总，报总经理（党委）办公室主任批准，并向各部门（单位）反馈审核后的购置计划。（五）总经理（党委）办公室负责备用办公用品计划的编制，确保常用办公用品保持合理库存。2二、办公用品购置与保管（一）总经理（党委）办公室办公用品管理员将审核批准后的办公用品申请购置计划汇总表提交物配中心，由物配中心按采购程序转营销中心，营销中心按计划组织招标和比价采购。比价和招标采购视情况每季或每月组织一次。（二）总经理（党委）办公室办公用品管理员和营销中心业务人员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比。（三）临时急需的
3、办公用品，由使用部门（单位）提出申请，经部门（单位）负责人确认，报总经理（党委）办公室审批后按程序购置、发放。（四）办公用品采购完毕，由营销中心业务人员和总经理（党委）办公室办公用品管理员共同转交物配中心保管。（五）各单位报送集中采购计划时，应严格按照附件 3、4 所列范围提报。不在上述范围之列的办公用品，各单位、各部门也须提报采购计划，经总经理（党委）办公室同意后自行采购。集中采购和自行采购计划表须分别填报。（六）笔记本电脑、台式电脑、复合机、速印机、空调机等属于固定资产范畴的办公用品，按照固定资产购置程序办理。不能以修理费的形式采购显示器、电脑主机、键盘、鼠标、优盘、移动硬盘、电话机、音箱
4、及其他电脑零配件等办公用品。复印机、打印机添加墨粉，可由单位自行采购，以修理费形式报销。（七）各单位如需印制工作记录本、值班记录本等，原则上应3 由公司内部有印制能力的单位（前进印务、颐丰印务等）承印，杜绝效益外流。（八）在公司控亏增盈的特殊时期，一律停止购买各类大型办公用品，如确因工作需要必须购买的，应单独向公司请示。三、办公用品的发放及领用（一）日常办公用品发放及领用1. 按照“勤俭节约、杜绝浪费”和“ 利于工作”的原则，办公用品尽量按区域分配。每名员工根据实际工作需要配备必需办公用品。2. 次月 5 日前，物配中心管理员要在认真核对各部门（单位）月度购置计划及其办公用品申领单的基础上，据
5、表单如实发放所列物品和填写办公用品领取登记表。领取部门管理员要签字确认。（二）耐用品以及办公设备，已按标准发放，原则上不再增补。如重复申领，应书面说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失需承担赔偿责任。四、办公用品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时，应严格按照有关程序进行交接回收办公用品。五、费用结算办公用品使用实行月度结算，由财务部负责从各部门（单位）办公费中列支。各单位、各部门要牢固树立厉行节约、勤俭持家4意识，大力压缩办公费用。总经理（党委）办公室会同物配中心根据各部门（单位）办公用品领用情况出具报表并转财务部（分公司各部门和单位在领取办公用品时，ERP 系统已自动转至所属成本中心，报表可不必报送）。自行购买的办公用品开具发票应如实填写，详细列示物品清单，保证账物相符，否则财务部门不予报销。对于应集中采购而自行采购的办公用品，原则上也不予认可报销。六、本通知自下发之日起实行。附件：1办公用品申请购置计划表2办公用品申领单3备品备件类办公用品4材料类办公用品二一二年十一月二十二日
