1、分院综合管理系统需求,日期：2011-03,中国移动通信集团设计院有限公司,第 2 页,分院现状,分院目前使用院本部建设的统一信息平台实现功能 公文收发 财务管理 知识共享 项目管理 人力资源管理,第 3 页,分院现状,管理中存在的问题 资产管理、会议管理、车辆管理的多项工作还局限于手工操作，管理方式落后，管理水平低。 解决方案因资产管理、会议管理、车辆管理等多项工作各分院在实际管理中存在多样化，院本部无法统一建设统一管理。分院需要建设一套管理系统对院本部的统一信息平台进行补充优化，提高分院的管理水平。,第 4 页,系统需求,根据建设原则，分院需求分为两期建设 第一期功能需求 资产管理 易耗品
2、管理 礼品管理 电子公告 部门通知 规章制度 网上投票 印信管理,第 5 页,系统需求,第二期功能需求 车辆管理 资产维修 会议管理 投稿管理,第 6 页,第一期功能需求,1、资产管理 存在问题：1）虽然分院资产管理借助了院本部条码系统管理，但由于条码系统本身的功能缺陷，分院资产还以excel表格管理，对于资产的查询统计费时费力，需要花费大量的时间进行。2）资产的调配和借用还以纸质申请进行流转，以excel进行登记，对于查询统计工作会浪费大量精力。3）资产信息只掌握在管理员手里，上级领导无法查询统计。4）资产盘点工作只能依靠资产登记的excel表格，逐个盘查，工作量大，效率低。,第 7 页,第
3、一期功能需求,实现功能： 针对公司的各类固定资产进行统一的管理，包括从资产采购申请、资产台帐登记、资产查询、资产借用等。在资产管理中记录公司固定资产信息。实现对资产的网上实时的监控，方便领导的管理和员工的查阅。资产管理主要完成以下功能：1）能够处理公司对资产的采购申请。 2）对公司内部的所有资产进行登记分类管理，记录资产属性和资产状 态等信息，系统提供用户对资产进行各种方式的查询。3）完成对资产的调配和借用处理。,第 8 页,第一期功能需求,资产采购 资产采购是指申请人提出采购申请，然后提交给部门主管、负责部门主管、公司领导等逐级审批的过程。 流程：,第 9 页,第一期功能需求,资产台账管理
4、主要实现对整个公司的资产台帐进行统一的管理，对公司资产进行分类登记。新增资产 新增资产由院资产管理员录入系统，提供excel标准模版批量导入。,第 10 页,第一期功能需求,资产调配 由调入部门资产管理员申请，资产管理员（或计算机管理员）调配，并能纪录资产的所有使用人及使用时间。 流程：,第 11 页,第一期功能需求,资产减少 院资产管理员根据相应批复将资产状态进行相应调整，状态包括在用、停用、毁损和已报废。,第 12 页,第一期功能需求,资产借用 流程：,第 13 页,第一期功能需求,设备维护记录 设备维护记录主要记录计算机类设备的硬件故障及维修，由使用人员提出申请，电子类资产管理员进行详细
5、记录。 综合查询统计 实现按照部门、类别、使用年限、使用人等多个条件或组合进行查询资产信息及维修记录并统计，能导出excel文件。 资产盘点 由分院资产管理员发起，选择资产盘点，系统自动将部门资产列表以邮件形式发至部门资产管理员邮箱，提供经部门资产管理员确认后的资产列表以及从财务ERP中导出的列表与系统比对，标示盘点结果的差异性，为资产管理员及财务会计提供基础数据。,第 14 页,第一期功能需求,2、易耗品管理 存在问题： 1）易耗品出入库由管理员登记采用excel表格，员工无法了解库存的种类和数量，不知如何领用。 2）领用申请采用纸质登记，保存和查询费时费力。 3）易耗品分类统计浪费大量时间
6、。 4)上级领导无法实时了解易耗品的情况。,第 15 页,第一期功能需求,实现功能： 主要包括易耗品类别维护、易耗品入库、易耗品出库(易耗品的领用)这三个主要的部分。 易耗品类别维护主要是设置系统有哪些易耗品。 易耗品入库主要是易耗品的登记入库，同时调整易耗品的库存。 易耗品的出库也就是易耗品的领用，易耗品领用申请通过后调整易耗品的库存数量并能综合查询统计 。 流程：,第 16 页,第一期功能需求,3、礼品管理流程：,第 17 页,第一期功能需求,4、电子公告 存在问题： 院本部信息平台公告栏分院没有发布权限，公司级的公告都以简信方式发布，简信有时效性对于特殊公告无法长期保留。 实现功能： 对
7、于公司级的公告以网上方式进行起草、审批、发布和查阅。 流程：,第 18 页,第一期功能需求,5、部门通知发布部门内部通知的一个平台。 流程：,第 19 页,第一期功能需求,6、规章制度 存在问题：分院发布的规章制度，目前在院本部信息平台发文管理中查找，因发文管理模块功能的限制，查阅已发布的制度操作繁琐，不易查找。 实现功能： 公司内部管理所形成的各种形式的规章制度发布并能方便查阅。 流程：,第 20 页,第一期功能需求,7、网上投票 用户创建调查主题，创建调查选项。然后所有用户都可参与投票，最后可以查看调查结果，查看调查选项的分布情况 8、印信管理 存在问题：目前审批流程采用纸质流转，不利于今
8、后保存及查询。 实现功能： 实现各类印章使用的网上审批流程，提供查询功能。,第 21 页,第一期功能需求,印信管理流程：,第 22 页,分院现状,第二期功能需求 车辆管理 资产维修 会议管理 投稿管理,第 23 页,第二期功能需求,车辆管理 存在问题： 1）车辆申请采用纸质申请，不利于保存和统计。 2）车辆各类信息由车辆管理员本机登记，汇总统计和分析需要大量时间，工作效率不高。 3）无法实时提供车辆的使用情况。,第 24 页,第二期功能需求,实现功能： 车辆档案：主要完成车辆档案信息的登记，记录车辆的使用情况，车辆的年检情况，车辆的维修记录等相关信息。同时实现为领导提供车辆的查询和车辆的使用统
9、计等功能。 用车申请：包括本公司车辆使用申请和租借车辆使用的申请，车辆使用结束记录车辆使用耗油、行驶里程等情况。,第 25 页,第二期功能需求,流程：,第 26 页,第二期功能需求,资产维修 存在问题： 1）纸质申请不便保存。 2）资产维修情况的统计不方便。 实现功能：实现资产维修申请的电子化流转并能自动登记资产的维修记录，有利于资产管理员了解资产的运行情况。,第 27 页,第二期功能需求,车辆维修流程：,第 28 页,第二期功能需求,其他维修流程：,第 29 页,第二期功能需求,会议管理 存在问题： 会议组织者无法获得会议室的占用情况，会议室使用发生冲突。协调会议室使用浪费人力和时间。 实现功能： 会议管理主要包括两个部分的内容，分别是会议申请处理过程以及会后形成会议纪要的处理过程 ，如下图所示：,第 30 页,第二期功能需求,会议申请流程,第 31 页,第二期功能需求,会议纪要流程,第 32 页,第二期功能需求,投稿管理实现投稿流程电子化、统计部门及员工个人投稿情况。,中国移动通信集团设计院有限公司,谢谢,2011-03,
