1、办会的技术含量有一本书叫怎样开会 101 招，把会议前准备工作列出 101 条。本书自称提供了 正式会议和非正式会议各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会， 全书 101 条简明扼要的提示，有助于你提高开会能力，使会议开得高效成功云云。书中 列出的一些条目，如“使用圆桌可使会议定调为非正式会议”、“不要用很舒服的椅子， 以防与会者打瞌睡”，应该说，对提高会议效果有一定的帮助作用。但有些建议看似言之有理，其实并不一定实用。如“座位之间应有一臂之长的距离”这要看会议的规模和会场容量的大小，设若参会的人较多，可用的会议室空间有限， 座位之间非要留一臂之长距离？摆不下那么多座椅，难道
2、让其他与会者站着听会？再如 “不要打断别人的发言，而要让他们畅所欲言”这种建议完全是书生们不切实际的 凭空想象。一场会议组织的成功与否，关键之一就是控制好会议的时间。有些会议之所 以开得拖沓冗长，令与会者昏昏欲睡，甚至悄悄溜号，就是因为会议主持人不负责任或 者碍于情面，不去果断制止个别人脱离议题信马由缰地扯淡，把两个小时的会开成四个 小时，这是应当竭力避免的。组织会议，机关人俗称“办会”，这确实是一门学问，特别是一些大型会议，策划 人和组织者十分劳心费神。正式的会议大致涉及以下内容：会议的主题、类别、规格、 规模、时间、地点、会期、议程、会议形式、议事内容、会场布置、邀请领导和嘉宾、 参会人员
3、范围、文件材料起草、开幕式闭幕式安排、大会发言与分组讨论、通知下发时 间、车辆接站、住宿就餐标准、参会人员合影、新闻媒体报道、安全保卫和交通保障、 参观考察、纪念品发放、经费预算、会议善后事项等，这一大堆事项，会前都得理清讲 明，还要责任到人。因此，会议组织单位一般都分设秘书组、会务组、材料组、生活组 等临时机构，来分头应付方方面面的事务。一场大型会议下来，会议组织者都累个半死。说是一门学问，教科书上是学不来的，主要靠实战经验。有经验的组织者，都善于 抓住要点，驾轻就熟。就普通的中小型会议来说，有些技巧是可以借鉴的。无论什么会议，都需要有听众，会场越满，说明会议组织得越成功。参会人员的满 座率
4、，对会议组织者来说是第一头等大事。一般来说，满座率达到 90%以上是最佳，80% 也算成功，倘若只有 60%，会场就显得空荡了。如果满座率只有一半或一半以下，这个 会就不好开了。你想，领导步入主席台上，下边黑压压一片，讲起话来就充满信心；如 果台下稀稀拉拉，势必让领导丧气，局面就很难堪。因此，会议组织者的首要问题，是 如何保证会场的满座率。技巧之一，按照听众人数选择合适的会议室，而且要把可能缺席的人数估摸出来扣 除。比如有 500 听众的会议，你订了 300 人的会议室，当然坐不下啦。500 听众的会议， 你订 700 人的会议室，到时肯定会让你难堪。根据到会人数，扣除缺席的，500 听众的
5、会议订 400500 座的会议室比较合适。技巧之二，为了保证一定数量的到座率，在下发了会议文件通知以后，还要用电话 逐个单位落实到会人员数。技巧之三，对一些重要会议，采取发放会议券的方式，在会议券上印明会议时间、 地点、座号，并记录领票单位。这样，开会时哪些位置空缺，就可以按图索骥，找缺席 单位问罪，或者公开通报批评。会议期间听会人员中途退场，是令组织者最头疼的事情。组织者就想了许多办法， 比如将会议入场券分发到各单位后，还要电话索要参会人员的姓名、职务，记录在案。 会议开始后，有专人用摄像机对空缺的座位录像，然后对照参会人员名单，下发文件广 为通报批评。害得那些想中途想逃会的人无计可使，只有
6、乖乖地坐着听完主席台上所有 人的讲话。还有些组织者为防止中途退场，会议开始后干脆将会议室的出入门锁上，直 到会议全部程序结束才打开放人。这已经涉嫌限制人身自由了，最好不要采用。有一次会议上，一个单位领导赶上那几天便秘，会议中间上洗手间蹲了二十多分钟， 回来后听旁边的人说自己座位被录像了，赶紧找到会议组织者说明情况，组织者答应会 后将他从记录中删除。可事后会议组织者把这事忘得一干二净。两天后，批评通报下来 了，这位领导的名子赫然在上，把这老兄气了个半疯，跑去找人家理论，吵了个一塌糊 涂，非要组织单位再下一份文件为他正名，消除影响。红头文件是很严肃的，组织单位 当然不会为他一个人另行发文。这老兄感
7、到受了天大的委屈，逢人便骂。除了保证参会率以外，还有许多事项需要注意。 一是主席台上的座次，这在有着几千年礼仪传统的中国是十分讲究的。按照讲礼仪的金正昆教授说法，以左为上是我国传统习俗，目前我国主要是在政务礼仪中比较通行， 其他社交场合如商务交往乃至国际交往，都遵守国际惯例以右为上。根据中办掌握的原 则：左为上，右为下。当领导同志人数为奇数时，1 号首长居中，2 号首长排在 1 号首 长左边，3 号首长排 1 号首长右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1 号首长、2 号首长同时居中，1 号首长排在居中座位的左边，2 号首长排右边，其他依次排列。 组织者对于上主席台就座的领导，一定不能乱
8、了次序。一般情况下这没问题，因为官员 的职务定位很明确，而且排名的先后顺序组织部门有定论。但也有特殊情况，让会议组 织者无所适从。有一个市召开两部门联席会议，挂常委的市领导坐中间，A 局和 B 局两局长分坐两 侧，但两局长谁左谁右不好定夺，工作人员不敢造次，商量来商量去，最终也定不下来， 此事不便打搅常委，只好向两位局长请示。好在 A 局长比较明智，说这个会让 B 局长 上座吧，他年龄比我大，这才给工作人员解了围。对于有些已经退下来的领导上主席台就座，座次安排就比较麻烦。退下来以前是正 职还是副职？如何与现任领导比拼？这时就要权衡一番了，有时还要论任职时间长短， 在本地资历和威望等等，很要费一
9、番神。90 年代某市的一次会议上，主席台上安排了市 人大一位退休的老主任出席会议，会议组织者把这位曾担任过正市级的老同志，安排到 现任常务副市长之后的座次，这老同志去了一看台签，二话没说调头就走了，弄得组织 者很尴尬。事后听人说，他走时生气地甩下句：“越来越不懂规矩了！”二是会议的议程安排，谁主持会议，谁主讲，谁补充，谁作总结，都有一定的讲究， 并慢慢行成了惯例。一般来说，单位的副职主持会议，正职作主讲明确目标，部署 任务，安排工作，阐述方法步骤云云。与会的最高级别领导（一般是邀请上一层级的） 最后讲话。主持人会大声宣布：“现在，请大家用热烈的掌声，欢迎某某领导为我们作 重要指示！”一阵掌声之
10、后，这位最高级别首长便高屋建瓴，指点江山，侃侃而谈。三是会议上颁发奖励证书和奖牌。工作会议和专门的表彰会议，有一项重要程序是 颁发证书和奖牌，这也是个关键环节，很容易出现混乱。事前要把在会上领奖的人员组 织好，集中到一排就座，并分成几组，定好哪些人是第一批上台领奖，哪些人是第二批 上台领奖，第三批，第四批每个领奖人对应主席台上一位领导。还要把递送奖牌的 礼仪小姐备齐。届时，会议主持人宣布颁奖开始，音乐响起，这边，礼仪小姐身着礼服 捧着证书或奖牌款款走上主席台，将证书或奖牌交到领导手中；那边，领奖人分组上台， 接过领导手中证书或奖牌，与领导合影拍照、录相。这个环节的要点是，每个步骤之间要衔接好，
11、有一个步骤出现纰漏，就亮了场。经 常出现的问题是，颁奖开始后，某个领奖人上卫生间未归，或到外面打手机去了，会议 组织者马上就得派工作人员顶替，绝不能让领导手里捧着奖牌找不到颁发对象。笔者亲眼目睹过一次会议颁奖笑料：颁发集体荣誉奖牌时，由于奖牌做的比较大， 宽度大概有一米五。主席台上八位领导接过礼仪小姐送来的奖牌后，要翻转到正面后才 能向受奖者颁发。可是奖牌过于宽大，台上领导站位又比较密，翻起来很不容易。台下 听众全盯着八位领导在艰难笨拙地翻转大奖牌，有些忍俊不禁。台上一位矮小的女领导 在翻转时没抓牢，奖牌一下滑落下来，正好砸到面前受奖者的脚面上，这人哎呀一声大叫，瞬间跳将起来，惹得台下一片哄堂
12、大笑。事后，总结会议不足时，大家一致认为， 以后再不要做那么大的奖牌了。这里需要说明的是，按照惯例，人大政协领导被邀出席会议，通常是不安排讲话的。 按机关习惯，党委政府属一线，人大政协是二线。一线领导作指示，二线领导不作指示。不明白者会问，为什么人大政协领导不作指示？究其原因，我认为与中国行政体制 相关。人大固然是权力机关，政协也是参政机构，但多少年来，人大与政协领导的组成 都是从党委政府退下来的老同志担任，既然已经退居二线了，就不要再指手划脚了，免 得干扰一线领导的工作。那为什么还要参加会议呢？答案是为了提高会议级别和档次。宣传部门都有一个规 定，有四大班子领导参加的会议和活动，电台、电视台
13、、报社等新闻媒体必须给予报道。 而没有四大班子领导参加的，可报可不报。一线领导一般都很忙，有的一天要串几个会 议，他们要么迟来，要么早走，哪有时间陪着你们把会议开到底。二线领导却有时间陪 着你们开会，起到支撑会场的作用。有的部门开会，邀请不到一线领导，就把二线领导 邀去在主席台坐着，整个会议也不让二线领导讲一个字，会议的规格上去了，新闻媒体 报道了，这叫做“供菩萨”。因此机关人都说，人大政协的老头们没啥事干，他们的工 作就是“陪会”。有人会问，让二线领导开会又不让他们讲话，他们乐意吗？有没有意见？我的看法 是没有意见，一来这已经形成惯例，大家都认可；二来这些个老头儿们基本无事可做， 闲着也是闲
14、着，为啥不去开会呢？经常出席会议，上上电视报纸，说明你还活跃在当地 的政治舞台上，还有一定的影响力，何乐而不为？所以经常可以看到，有些老领导坐功 练得确实过硬，在主席台一坐就是两三个小时，而且一言不发，却没有一点怨言，真得 佩服他们的政治觉悟和政治纪律。假如会议主持人动了恻隐之心，点名让这些老同志讲几句，他们是很乐意讲的。在 某次教育工作会议上，会议主题是全面提高当地的教育质量，努力使本地的升学率迈上 一个新台阶。当原定会议程序全部进行完毕后，会议主持人象征性地征询主席台上的人 大副主任，说某主任，你还讲不讲了？没想到这位老领导说，好吧，我也讲一点意见。 然后这老头就打开了话匣子，滔滔不绝地讲个不停。说什么抓升学率重要，但素质教育 更重要，如今学生负担已经很重了，我小孙子才上小学三年级，他背的书包连我都提不 动。小小年纪作业多得吓人，每天 11 点以前没有休息过。他们正是长身体的时候，这 样下去会压挎了孩子们的 他的这个讲话与会议宗旨整个拧了劲，简直是拆台，搞得 会议上下一片窃窃私语。事后会议主持人吃了一顿狠狠的批评，可见善心发不的。
