1、电算化会计第6章 辅助核算,第4章 系统初始化,学习要点： （1）了解辅助核算的特点与作用，熟悉辅助核算的主要内容。 （2）了解往来辅助核算的意义，掌握往来核算的设置与操作方法。 （3）了解部门辅助核算的原理与方法，学会利用部门核算功能管理收入和费用。 （4）学习掌握自动转账凭证的编制方法，学会使用自动转账功能处理转账业务。 （5）了解项目核算的意义与作用，掌握项目设置技巧与项目账管理方法。,6.1辅助核算及其特点,所谓辅助核算，是指在账务处理过程中为提供比一般账务资料更为详尽的核算信息，或为提高会计信息的质量而采取的一些附加的核算手段。 账务处理中较有代表性的辅助核算主要运用在以下方面： （
2、1）往来账管理。 （2）银行对账管理。 （3）辅助项目管理。,6.1.1辅助核算的概念与类型,与传统的手工操作方式相比，辅助核算方式具有以下一些优势： （1）辅助核算在核算项目的设置和运用上比会计科目更具有灵活性。 辅助项目相对独立于标准的会计账簿体系，其操作与维护不受会计核算规范的约束，软件可根据其与标准账簿体系的关系灵活地定义项目操作的规程。 （2）项目共享特性打破了会计科目的树形结构体系，构筑起了账户间交叉引用的网状数据结构形式。 （3）辅助核算较好地解决了需有较多手工参与的核算内容的电算化问题。,6.1.2辅助核算的特点,6.2自动转账,为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的
3、摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先存入软件环境，即建立一项业务的转账模型的过程，称为自动转账凭证的定义。 根据自定义转账凭证生成实际的记账凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证称为机制转账凭证，简称机制凭证。 建立自动转账凭证的业务具有以下两方面的特点： 首先，这项业务属于每期都会发生的规范的转账业务，这些业务的处理有一定的时间性，也有一定的规律性； 其次，业务发生的金额是可以事先预知或可以被描述的。,6.2.1自动转账原理,自动转账凭证处理方式的优势： （1）可以快速完成期末转账凭证的生成。由于转账凭证由系统自动生成，可以只凭简单的操作指令便可生成较为复杂的记账凭证。 （2）可保证所
4、生成凭证的正确性。凭证的金额来自于系统中存储的数据，其正确性能得到系统的保障。 （3）保障业务的完整性。自动转账处理能通过内部程序控制，使用户不至于遗漏必要业务项目的处理。,6.2.1自动转账原理,1自定义转账凭证设置 自定义转账一般适用于以下业务内容： （1）费用分配与结转。如制造费用分配、应付福利费计提、待摊费用的摊销、无形资产摊销等。 （2）税金计提。如营业税、增值税等税金的计提等。 （3）具有配比关系科目的对应结转。如销售成本结转、期末损益结转等。,6.2.2自动转账凭证的设置,自动转账凭证多种形式的运用： （1）销售成本结转设置。是指根据定义在月末按一定的方法计算出库存商品的平均单价
5、基础上，计算出各类商品的销售成本，并对成本结转业务进行账务处理。 （2）汇兑损益结转设置。用于定义自动计算外币账户的汇兑损益，并在期末自动生成汇兑损益转账凭证。 （3）对应结转设置。又称平行结转，是指对于两个科目之间的下级科目一一对应的结转关系的定义。 （4）期间损益结转设置。是指在一个会计期间终了时对损益类科目余额结转凭证的设置。通常，将所有损益类科目的余额都转入“本年利润”科目。,6.2.2自动转账凭证的设置,转账凭证经定义之后，每月月末只需运行凭证生成功能即可快速完成凭证的编制，所生成的转账凭证将被自动追加到未记账凭证库中。 凭证生成后，系统会对凭证的类别、张数等作出报告，并提示用户确认
6、与保存。用户可在未记账凭证库中查询所生成的凭证。 自动转账的运用可以极大地提高账务处理系统的使用效率。但在账务处理系统运行初期，由于用户未掌握自动转账设置的技巧，可以不使用或少使用自动转账功能。随着软件应用的深入，应逐步增加自动处理的内容，直至将所有合适的转账凭证都用自动转账方式来实现。,6.2.3自动转账凭证的生成,6.3银行对账,用户定期将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对，会计上称为银行对账。 银行对账功能提供了录入银行对账的期初未达账项，录入银行对账单，进行自动核对或手工核对，并在此基础上生成银行存款余额调节表等系列化功能。 银行对账可采取计算机自动对账的方式，
7、也可采用人工核对方式，或者采取计算机自动对账与人工核对相结合的方法。 对账时通常以票据号（如支票号）、金额等作为核对标志，逐条进行查对。,6.3.1银行对账原理,银行对账数据录入包括银行对账期初数据录入和银行对账单录入。 银行对账也有一个启用日期，用户须在此日期录入最近一次对账中单位一方与银行一方的银行存款调节前余额，并逐笔录入启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达账项。 银行定期向单位传递对账单，用户须按期录入银行对账单。逐笔输入银行对账单的工作通常由单位出纳人员完成。 录入的银行对账单主要包括业务日期、结算凭证类型、凭证号、业务金额等内容，其中结算凭证号与业务金额是系统自动对账所必需的
8、，录入时必须仔细，防止因录入错误而使系统出现对账异常状况。,6.3.2银行对账数据录入,对账方式： （1）自动对账方式。自动对账是计算机系统根据对账依据将银行存款日记账与银行对账单自动进行核对，在核对相符情况下予以勾销的一种对账方式。 自动对账的对账依据通常有两种：一种是“票据号+方向+金额” ；另一种是“方向+金额”。 对于核对相符的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方打上勾对标记，并视为已达账项，同时对于在勾对栏未标上勾对符号的记录,系统将其视为未达账项。 （2）手工对账。手工对账是由用户对银行存款日记账的记录与银行对账单的记录进行核对，并勾对已达账项的对账方法。,6.3.
9、3对账及对账报告,余额调节表输出： 账项勾对结束后，为检查账簿记录是否正确，通用软件一般都具有自动编制余额调节表的功能。 系统将按照用户的需要，根据自动勾对与手工勾对的情况，在对账结束后自动编制银行存款余额调节表，用户只需点击相应的输出命令便可查询规范的余额调节数据。 多数系统中，软件所提供的银行存款余额调节表的格式与传统手工方式编制的余额调节表的格式完全相同。,6.3.3对账及对账报告,6.4往来核算与管理,往来业务是指单位在业务处理过程中所发生的涉及应收、应付、预收、预付等会计事项的业务。往来核算与管理是对往来业务进行专门的反映与控制的一种辅助核算方法。 往来业务可分为与外部单位的往来业务
10、和与内部个人的往来业务，与外部单位的往来业务又可分为客户往来业务和供应商往来业务。,6.4往来核算与管理,账务处理系统提供以下两种往来业务核算与管理的方法： （1）视同明细核算方式。当往来单位较少且相对稳定，应收账款或应付账款发生的频率较低，且往来对账的业务量不大时，可采用与手工记账方式相类似的处理方法，即按往来单位设置明细科目（按往来单位建立明细账），使往来核算体现在基本业务核算中。 （2）往来辅助核算方式。当单位往来业务频繁，清理欠款工作量较大时，可启用账务处理系统提供的单位往来辅助核算功能来管理往来款项。采用单位往来辅助核算后，往来单位不再以会计科目的形式出现，而是以往来单位目录的形式存
11、在。,6.4.1往来核算科目设置,往来数据包括往来期初数据和日常往来业务数据。 在录入账务系统期初数据时，需要同时录入往来业务的期初数。用户应在往来管理功能启用时整理出往来业务的当前余额，并将其按照系统规定的格式录入到初始化往来数据库中。 若某科目被指定了客户（或供应商）往来核算，则系统自动为该科目开设往来辅助核算账页。在录入账套期初余额时，系统同时要求输入往来辅助账的期初数据 对往来业务的日常辅助处理主要体现在填制记账凭证的环节上。当与往来单位发生往来业务而填制记账凭证时，系统即弹出辅助信息录入窗口，要求用户输入往来客户的名称、业务员姓名、业务号等各项往来辅助账信息。,6.4.2往来业务数据
12、录入,销账是指勾销已清账的往来业务的操作。 销账工作可以由系统自动完成，也可以由操作员逐项处理，或者采取自动与手工相结合的方式。一般会计软件均提供自动销账和手工销账两种基本销账方式。 自动销账是软件系统根据日常往来业务记录，对每一往来单位的往来账进行自动核对，并注销对应业务的一种销账方式。 销账依据通常有两种：一种是“往来单位+方向+金额”；另一种是“往来单位+方向+金额+往来业务号”。 执行销账时，对于核对相符的往来业务，系统将自动在往来账目中打上销账标志,并视为已清账项。,6.4.3往来销账,6.5部门核算与管理,部门辅助核算方式特别适用于部门和部门核算科目较多的单位或内部管理要求较高的单
13、位。 由于财务部门希望能及时掌握各部门各项收支的发生情况，各部门也希望随时了解本部门的各项收支发生数额，这对收支项目的部门辅助核算提出了客观的要求。 在采用部门辅助核算后，就可以将各部门作为辅助核算项目来设置，而不再将部门设置为各费用科目下的明细科目， 采用部门辅助核算方式不仅减少了会计科目和项目的数量，而且能很方便地输出按部门归集的各项收入与支出数据，有利于对部门业务的考核与控制。,6.5.1部门辅助核算设置,当把某一会计科目指定为部门核算科目，系统即为这一科目开设了部门核算辅助账。 在录入科目期初数据或输入记账凭证时，系统将自动弹出相应的辅助信息输入窗口，要求用户输入该项业务的发生部门、金
14、额等辅助信息。 在凭证过账时，软件自动将部门辅助数据登记到相应的辅助账簿，同时提供部门总账与部门明细账的查询输出功能。,6.5.2部门核算数据的录入,6.6通用项目核算与管理,所谓通用项目核算是指针对某些核算对象的特殊要求设置专门的核算项目，以提供核算项目的详细业务资料为目标所进行的一项辅助核算。 通用项目核算又被多数软件简称为项目核算，其特点在于，围绕一个专门的核算对象或核算内容，将所有发生在该对象上的各种收支进行归集，并以专项辅助账的形式予以输出。 与往来单位、部门等辅助核算内容不同的是，项目属于对需要分项核算的内容的一般性称呼，即项目可以有任意多种，如收入项目、费用项目、商品项目、成本项
15、目等。在单位会计核算中，可根据需要设置多个项目目录，以满足不同会计科目的辅助核算的需要。,6.6通用项目核算与管理,6.7本章小结,所谓辅助核算，是指在账务处理过程中为提供比一般账务资料更为详尽的核算信息，或为提高会计信息的质量而采取的一些附加的核算手段。辅助核算有三种基本类型：一是扩展的明细核算功能，二是扩充的系统功能，三是便捷的操作手段。 与明细核算相类似，辅助核算主要为某些账户提供详细的核算资料，但在数据流程和操作规范方面又不同于一般的明细核算。由于辅助项目的定义和使用比较灵活，往往不受有关会计科目使用规范的限制，而且，辅助核算跟手工操作方式下传统意义上的辅助账又完全不同。所以，辅助核算
16、成为电算化方式下被广泛采用的由账簿主体派生形成的对基本账务数据的一种多方位核算形式。,6.7本章小结,账务处理中的辅助核算功能主要运用在往来账管理、银行对账管理和辅助项目管理等方面。 辅助核算方式具有明显优势。这些优势表现在：第一，辅助核算在核算项目的设置和运用上比会计科目更具有灵活性；第二，项目共享特性打破了会计科目的树形结构体系，构筑起了账户间交叉引用的网状数据结构形式；第三，辅助核算较好地解决了需有较多手工参与的核算内容的电算化问题。 自动转账是指通过用户的设置，由系统自动生成指定业务的标准化记账凭证的一种操作功能。包括自定义转账、期间损益结转、汇兑损益结转等。通过自定义转账方式自动生成
17、记账凭证，在会计业务处理中具有快速处理期末业务、保证凭证正确性和保障业务完整性等优势。,6.7本章小结,银行对账是指为避免银行存款账目发生差错，单位将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对的核算业务。银行对账可采取计算机自动对账的方式，也可采用人工核对方式，或者采取计算机自动对账与人工核对相结合的方法。 往来核算与管理是对往来业务进行专门的反映与控制的一种辅助核算方法。从原理上看，账务处理系统提供以下两种往来业务核算与管理的方法：一种是视同明细核算方式，另一种是辅助核算方式。在辅助核算方式下，用户需要设置往来核算项目，并建立往来核算科目与往来项目间的联系。以便系统自动处理往来总账和明细账，从而完成往来余额统计、打印催款单和输出账龄分析表等工作。,6.7本章小结,
