1、办公软件使用技巧交流与分享2010年5月 分享目的 通过这个平台 把我平时工作中常用的office技巧及部分数据分析工具使用与大家做个分享 希望对大家以后工作有所帮助 第一部分 摘要 1 同一word文档 多种页码 纸张方向实现技巧2 word与邮件集成技巧3 取消自动替代后续文字4 批阅模式下修改文件5 如何用A4纸打印小手册6 如何使用冻结 拆分 组合窗口7 excel高级筛选如何使用8 excel单元格密码保护 文档密码保护9 excel单元格如何换行 处理筛选复制结果 alt 10 设置单元格内容仅供选择 设置单元格有效性 目录 word excel 办公软件10项小技巧 1 页面布局
2、 插入分隔符 下一页2 点击页面出 取消 链接到前一页 3 随意设置分隔符之后页面方式 与之前的不方式任何干扰 1 同一word文档 多种页码 纸张方向实现技巧 案例文件word 需要做本手册 要求封面 目录编码与正文不同 1 点击邮件 开始邮件合并 使用邮件合并向导2 选择电子邮件 浏览EXCEL表3 插入合同域 预览结果4 合并 发送邮件 2 word与邮件集成技巧 案例文件wordexcel 部门员工绩效考核成绩出来了 需要邮件一一通知他们 按insert建 3 取消自动替代后续文字 案例文件word word输入文字为何后面的文字会消失 4 批阅模式下修改文件 案例文件word 1 点
3、击审阅2 选择修订3 修改文件 如何让修改文件自动生成修改记录 5 如何用A4纸打印小手册 案例文件word 1 打印缩放 每版两页 如何用A4纸打印小手册 6 如何使用冻结 拆分 组合窗口 案例文件excel 1 点击视图2 选择拆分 移动拆分框3 点击冻结窗口1 点击数据2 选择所需组合的行3 点击组合 excel数据量大 如何才能更快捷的查阅各项数据 7 excel高级筛选如何使用 案例文件excel 1 点击数据2 选择高级筛选3 输入查找范围 条件 显示区域 且 条件同行 或 条件分行 各科成绩出来了 我要筛选有90分以上的人员 我的excel有保密信息 需要设置密码 我的excel
4、部分单元格不允许修改 8 excel单元格密码保护 文档密码保护 案例文件excel 1 选择另存为其他格式2 点击工具 选择常规选项3 设置密码 保存如何取消密码保护 1 选择允许修改的单元格 点击单元格属性2 点击保护 设置不锁定 保存3 点击审阅 设置工作表保护 数据保密 我的excel单元格内如何换行 9 excel单元格如何换行 案例文件excel 方法一 在记事本文件里编辑好 然后复制至单元格方法二 按住ALT ENTER建强制换行 10 设置单元格内容仅供选择 案例文件excel 1 点击数据 选择数据有效性2 设置序列 输入出错警告3 保存 我有份离职情况表需要下发给部门人员
5、要求只能选择离职类别 第二部分 摘要 1 数据引用函数 vlookup2 条件判断函数 IF sumif3 字符串提取函数 MID left right4 提取年月日函数 year month day5 绝对引用 6 求最值函数 min max7 计算指点条件单元格数函数 countif8 将数值向下取整为最接近的整数 INT9 字符串连接 concatenate10 提取系统时间函数 now today 目录 案例excel EXCEL常用10项函数 第三部分 摘要 目录 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 二 制作领导想要的图表 图表制作 EXCEL数据分析及图表制作 一 灵活统计想要数据
6、 透视表的使用 创建数据透视表的步骤 1 规范您的数据列表 数据库 2 明确您的问题 要求3 使用数据透视表向导4 调整透视表结构 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 规范数据表 1 首行由标签组成 每一个标签描述的是下面整列的内容 该标签也称为字段2 每一个字段都是唯一的3 不包含空白行或列 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 明确您的问题 要求 统计各公司性别分布情况 统计各公司各部门的性别分布情况 统计各公司在职人员的的性别分布情况 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 操作要点 1 增加字段 拖放 2 在行字段 列字段 页字段之间转换 拖 放 3 显示明细数据 双击 4 排序5 添加 删
7、除汇总6 增加计算字段 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 案例实现 统计各公司性别分布情况 统计各公司各部门的性别分布情况 统计各公司在职人员的的性别分布情况 二 制作领导想要的图表 图表制作 图表制作要点 1 创建图表标准四步曲2 识别 修改及美化图表的八要素3 如何在图表中使用次坐标轴4 如何在图表中插入对象5 如何创建动态图表 二 制作领导想要的图表 图表制作 1 创建图表标准四步曲 一 灵活统计想要数据 透视表的使用 二 制作领导想要的图表 图表制作 2 识别 修改及美化图表的八要素 图表标题 命名 设置图案 字体和对齐方式坐标轴 显示或隐藏 设置图案 刻度 字体 数字格式和对齐方式
8、网格线 显示或隐藏 设置图案 刻度图例 显示或隐藏 设置图案 字体和位置数据标志 显示或隐藏 设置图案 字体 数字格式和对齐方式数据表 显示或隐藏 设置图案 字体背景区域 设置图案数据系列 设置图案 次序 重叠比例 分类间距和系列线 二 制作领导想要的图表 图表制作 3 如何在图表中使用次坐标轴 次坐标 二 制作领导想要的图表 图表制作 4 如何在图表中插入对象 二 制作领导想要的图表 图表制作 5 如何创建动态图表 第四部分 摘要 目录 Officeoutlook三技巧 1 Outlook邮箱账户设置2 如何使邮件自动分类 邮件规则设置 3 如何使家里的电脑跟公司电脑都能收到同一封邮件 服务器保存副本设置 THANKYOU 知识的传承在于分享非常愿意与一起大家分享
