1、Word论文排版注意事项学报编辑部 李新根2008年10月17日,论文的分类,学术论文（一般投稿论文）学位论文（毕业论文） 投稿论文相对毕业论文来说篇幅较短，一般为600010000字之间，也有三五千字的，不过篇幅太短也就不可能将问题论述得很深刻，这也是为什么我们学报对论文字数有一定要求的原因。学术论文的排版要求不高，不像毕业论文要分章节目，而且每章的页眉内容都不一样，也不用像毕业论文那样需要生成目录。简单地讲，一般的投稿论文就像毕业论文中的其中一章。,一、学术论文排版需要注意事项,1.论文的层次标记2.论文的版芯3.脚注的插入4.参考文献的标注规范,（一）层次标记,论文除论文题目之外一般还有
2、表示层次的序号或编号，而且自然科学与社会科学论文的表示不太相同，这与毕业论文不一样，毕业论文都是按照科技论文的体例来书写层次编号。 先说自然科学也就是科技论文。各层次标题一律用阿拉伯数字连续编码，不同层次的2个数字之间用下圆点（.）分隔开，末位数字后面不加点号；各层次的第1个序码均左顶格书写，最后一字序码之后空1个字距接写标题。 而哲学社会科学方面的论文，一般以“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”来表示层次。,科技论文层次格式,社科论文层次格式,11.11.1.1(1),一、（一）1.(1),注：（1）科技论文层次的标注是固定的，也就是说“1”之下再有层次只能以“1.1”、“1.2”表示
3、，也就是说不能跳跃，更不能反向使用。而对哲学社会科学论文，“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”可以跳跃使用，但不能反向使用，即“一”之下可以直接以“1.”或“（1）”表示，但“1.”之下不能再以“一”或“（一）”表示。有很多作者不注意，层次反向使用的情况较多，给人的感觉就是层次混乱。 （2）在书写科技论文层次编号时，在表明不同级别章节的每两个层次号码之间加“圆点”，圆点加在数字的右下角，但终止层次的号码之后不加圆点，如“1.1”，“1.2.3”。但社会科学论文中的阿拉伯数字编号只有一个数字，要么加小括号，要么在右下角加圆点，如“（1）”和“1.”。,（二）版芯设置,一般学术期刊的投稿启事
4、中并没有对版芯做出特别说明和要求，但有的作者可能是厉行节约，将版芯设置得过宽，也就是充分利用页面的宽度和高度，将页面设置中的“页边距”数值修改成很小甚至为零，特别是打印出来之后，整张纸全是密密麻麻的文字，四周没有一点空白，这让编辑和审稿人阅读起来非常疲劳。另外，编辑和审稿人想要指出问题和进行批注都没有地方。这样排版和打印出来的稿件很难给编辑留下好的第一印象。很有可能被编辑一带而过甚至被搁置一边，相信这并不是大家希望得到的处理结果。 恰当的做法是：不对页边距进行修改，采取系统默认状态。另外，行间距一般设置成1.5倍，这样方便编辑对论文内容进行修改和提出问题，尤其是在打印稿上。,（三）脚注的插入,
5、论文中有时候会需要在当页插入脚注，用以对某些内容进行注释。但有的作者特别是年纪大一点的老师不太明白如何使用。他们看到别人论文中的脚注的形式，但不明白如何操作，就直接在当页的底部用下划线画一条短线，然后在短线下面填写注释的内容。但一旦在前面在增加内容的话，这被当成“注释”的内容就会串到下一页的开始，因为这“注释”其实就是一部分正文的内容。 正确的做法是：将光标放在需要插入脚注的位置，然后打开“插入”菜单，点击“脚注和尾注”，选择“脚注”，在“选项”中可以根据需要选择“编号格式”、“编号方式”和“起始编号”。“编号格式”一般选“，”，“编号方式”一般选“每页重新编号”，“起始编号”一般选“1”。,
6、（四）参考文献的标注规范,参考文献是指为撰写论文而引用的有关文献资料。按规定，在学术论文中，凡是引用前人（包括作者自己）已发表的文献（也包括没有发表的学位论文、论文集，互联网上的相关内容）中的观点数据和材料等，都要对它们在文中出现的地方标明，并在文末按国家标准的著录格式列出参考文献表。 作用：表明作者对该学科领域的了解程度和广度。表明作者的求实精神和对他人成果的尊重。区分开你与他的研究成果。引用他人成果不加标注有剽窃之嫌。（论文中引用文献原文的部分不宜太多，太多就有抄袭之嫌。）具有索引作用，便于读者查找原始文献。节省论文篇幅。论文中的有些内容，凡已有文献刊载就不必详述，给出参考文献即可。期刊评
7、价需要。期刊的影响因子就是通过统计各期刊的参考文献得出的。在一定时间内（2年），一本期刊上的论文被其他已发表论文引用（在文后参考文献列出）得越多，影响因子就越高。 所以，一定要重视参考文献的著录。,参考文献标注方法,参考文献一般有两种标注方法：“顺序编码制”和“著者-出版年制”。 “顺序编码制”即按引用文献出现的先后顺序，在文献的著者或成果叙述文字的右上角用方括号标注阿拉伯数字编排序号，在参考文献表中按引文的序号依次著录。 “著者-出版年制”即在论文中引用前人成果时，在被引用的著者姓（中国著者指姓名）之后，紧接着用圆括号标注出版年，以此作为引文与参考文献之间的关联。如在论文中只引用成果内容而未
8、引出著者，则在引用结束处用圆括号标注著者姓和出版年，以“，”分开，参考文献表按著者字序和出版年排序。 一般的学术期刊大都采用“顺序编码制”。,1 参考文献著录项目,a.主要责任者(专著作者、论文集主编、学位申报人、专利申请人、报告撰写人、期刊文章作者、析出文献作者等)。多个责任者之间以“,”分隔。注意在参考文献中不得出现缩写点。b.文献题名；c.文献类型及载体类型标识；d.其他责任者(一般指译者，古籍善本指勘、校、注者)；e.版本(初版省略)；f.出版项(出版地、出版者、出版年)；g.文献出处或电子文献的可获得地址；h.文献起止页码；i.文献标准编号(ISBN，ISSN)。,2 参考文献类型及
9、其标识,根据国家标准规定,以单字母方式标识以下各种参考文献类型:,对于其他未说明的文献类型，建议采用单字母“Z”。对于数据库(database)、计算机程序(computer program)及电子公告(electronic bullet in board)等电子文献类型的参考文献，建议以下列双字母作为标识:,电子文献的载体类型及其标识,对于非纸张型载体的电子文献,当被引用为参考文献时需在参考文献类型标识中同时标明其载体类型。采用双字母表示电子文献载体类型:磁带(magnetic tape)MT,磁盘(disk)DK,光盘(CD-ROM)CD,联机网络(online)OL,并以文献类型标识/载
10、体类型标识表示包括了文献载体类型的参考文献类型标识。 如:M/CD光盘图书(monograph on CD-ROM)； DB/MT磁带数据库(data base on magnetic tape)； CP/DK磁盘软件(computer program on disk)； J/OL网上期刊(Journal online)； DB/OL网上数据库(data base online)； EB/OL网上电子公告(electronic bullet in board online)。 以纸张为载体的传统文献在引作参考文献时不必注明其载体类型。,3 文后参考文献表编排格式,参考文献按在正文中出现的先后次
11、序列表于文后,表上以“参考文献:”(左顶格)或“参考文献”(居中)作为标识；英文文章后的参考文献表上以“References:”(左顶格)作为标识;参考文献的序号左顶格,并用数字加方括号表示,如1、2、,以与正文中的指示序号格式一致。每条文献只与一个序号相对应，当文献题名等内容相同而仅页码不同时,可将页码注在正文中的指示序号后。每一参考文献条目的末尾均以“.”结束。,不同类型文献的著录格式,a.普通图书(包括专著、教材等)、会议论文集、资料汇编、学位论文、报告(包括科研报告、技术报告、调查报告、考察报告等)、参考工具书(包括手册、百科全书、字典、图集等) 序号主要责任者.文献题名:其他题名信息
12、(任选)文献类型标识.其他责任者(任选).版本项(任选).出版地:出版者,出版年:起止页码(当整体引用时不注). 1刘国钧，陈绍业，王凤翥.图书馆目录M.北京:高等教育出版社，1957:15-18. 2昂温G，昂温P S.外国出版史M.陈生铮,译.北京:中国书籍出版社，1988. 3辛希孟.信息技术与信息服务国际研讨会论文集:A集C.北京:中国社会科学出版社，1994. 4张筑生.微分半动力系统的不变集D.北京:北京大学数学系数学研究所，1983.,b.期刊文章 序号主要责任者.文献题名J.刊名(建议外文刊名后加ISSN号),年,卷(期):起止页码. 11何龄修.读顾城南明史J.中国史研究，1
13、998(3):167-173. 12金显贺,王昌长,王忠东,等.一种用于在线检测局部放电的数字滤波技术J.清华大学学报：自然科学版，1993，33(4):62-67. 13闵周植.“东方美学的前景”笔谈:全球化时代东方美学的角色J.文史哲，2001(1):16-18. c.报纸文章 序号主要责任者.文献题名N.报纸名,出版日期(版次). 14谢希德.创造学习的新思路N.人民日报，1998-12-25(10). d.标准(包括国际标准!国家标准!规范!法规等) 序号标准编号,标准名称S. 15GBPT1615921996,汉语拼音正词法基本规则S.,e.专利 序号专利所有者.专利题名:专利国别,
14、专利号P.出版日期. 16姜锡洲.一种温热外敷药制备方案:中国,881056073P.1989-07-26. f.档案 序号主要责任者.文献题名:原件日期B.收藏地:收藏单位(收藏编号):起止页码. 17叶委员剑英关于安平事件调查结果的声明:1946-09-09B.中央档案馆. 18国务院外国专家局的报告:1958-12-11B呼和浩特:内蒙古自治区档案馆(全宗252，目录1，卷宗57):65-67. g.古籍(1911年以前出版、无现代版本但有据可查的善本) 序号主要责任者.文献题名O.其他责任者(包括校、勘、注、批等)刊行年代(古历纪年)及刊物机构(版本).收藏机构. 19沈括.梦溪笔谈O
15、.元大德九年茶陵刊本.北京图书馆珍藏. 20杨炯.杨盈川集O.民国8年商务印书馆四部丛刊影印刊刻本. 21纪昀.纪文达公遗集:卷十六O.清嘉庆年间刻本. 22唐李复言.续幽怪录O.明抄说集本.朱文钧藏.,h.各种未定义类型的文献 序号主要责任者.文献题名Z.出版地:出版者,出版年. i.析出文献 序号析出文献主要责任者.析出文献题名文献类型标识PP.原文献主要责任者(任选).原文献题名.出版地:出版者,出版年:析出文献起止页码. 23钟文发.非线性规划在可燃毒物配置中的应用C/赵玮.运筹学的理论与应用中国运筹学会第五届大会论文集.西安:西安电子科技大学出版社，1996:468-471. j.电
16、子文献 对于载体为“DK”、“MT”和“CD”等的文献，将对应的印刷版的文献类型标识换成文献类型标识/载体类型标识(包括DB/MT和CP/DK等)；对于载体为“OL”的文献,除了将对应的印刷版的文献类型标识换成文献类型标识/载体类型标识以外，尚需在对应的印刷版著录项目后加上发表或更新日期(加圆括号)、引用日期(加方括号)和电子文献的网址。 24萧钰.出版业信息化迈入快车道EB/OL.(2001-12-19)2002-04-15. http:/Pnews/20011219/2001121900191html. 25万锦坤.中国大学学报论文文摘(1983-1993)DB/CD.英文版.北京:中国大
17、百科全书出版社,1996.,4 外文文献的引用格式,各类外文文献的文后参考文献格式与中文示例相同，其中题名的首字母及各个实词的首字母应大写，期刊的刊名可用全称或按ISO4规定的缩写格式，为了减少外文刊名引用不规范所造成的引文统计及链接误差，建议以(SXXXX-XXXX)格式在刊名后加ISSN号。例: 30JONES R M. Mechanics of Composite MaterialsM. New York: McGraw-Hill Book Company,1975. 31Marcel Merle. Sociologie des Relations InternationalesM.4t
18、h ed. Paris: Dalloz,19881 32 日本環境厅.環境白書M.東京：株式会社，2000：103-104.,5 中文参考文献的英译表达,中文文献在中文论文中被引作参考文献时，应以上述规定的中文格式表达，在以英文书写的论文中可以中文格式表达，也可译为英文格式表达，但应在该条参考文献最后加注“(in Chinese)”。如: 33戴树森,费鹤良,王玲玲,等.可靠性试验及其统计分析M.北京:国防工业出版社,1983. 在英文论文中也可写成: 34DAI Shu-sen, FEI He-liang, WANG Ling-ling, et al. Reliability Test an
19、d Statistical AnalysisM.Beijing: National Defense Industrial Press,1983.(in Chinese)当被参考文献缺少英文名称时，可用汉语拼音表达，后加“(in Chinese)”。,6 文献重复引用标记,同一作者的同一文献在一篇论文中被多次引用时，在文后参考文献表中只出现一次，其中不注页码；在正文中标注首次引用的文献序号，并在序号的角标外著录引文页码。例: 主编靠编辑思想指挥全局已是编辑界的共识1,然而对编辑思想至今没有一个明确的界定,故不妨提出一个构架参与讨论。由于“思想”的内涵是“客观存在反映在人的意识中经过思维活动而产生
20、的结果” 21194,所以“编辑思想”的内涵就是编辑实践反映在编辑工作者的意识中，“经过思维活动而产生的结果”。中国青年杂志创办人追求的高格调理性的成熟与热点的凝聚3,表明其读者群的文化的品位的高层次。“方针”指“引导事业前进的方向和目标”2354。 参考文献: 1张忠智.科技书刊的总编(主编)的角色要求C/中国科学技术期刊编辑学会建会十周年学术研讨会论文汇编.北京:中国科学技术期刊编辑学会学术委员会，1997:33-34. 2中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典K.修订本.北京:商务印书馆,1996. 3刘彻东.中国的青年刊物:个性特色为本J.中国出版,1998(5):38-39
21、.,7 参考文献与注释的区别,参考文献是作者写作论著时所引用的已公开发表的文献书目，或有明确收藏地点的善本、档案，一般集中列表于文末。 注释是对论著正文中某一特定内容的进一步解释或补充说明，以及未公开发表的私人通信、内部资料、书稿和仅有中介文献信息的“转引自”等类文献的引用著录，一般排印在当页地脚。 参考文献序号用方括号标注(如1、2),而注释用数字加圆圈标注(如、)。,二、毕业论文排版需要注意的事项,（一）页眉页脚的制作（二）目录的制作（三）图表和公式的自动编号（四）制表位的使用（五）其他技巧,（一）页眉页脚的制作,要求：自摘要页起加页眉，眉体可用单线或双线（二等线、文武线），页眉说明5号楷
22、体，左端“东北大学硕士（博士）学位论文”，右端“章号章题”。 操作技巧：主要用到“视图”“页眉页脚设置”，其步骤如下： 1）在每一章最末加入分节符。方法：“插入”“分隔符”“分节符类型”（下一页）。不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。 2）光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二
23、章的标题，完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。,3）页脚的制作。方法相对比较简单，论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后，光标移到第一章，点击“视图页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。 注：（1）页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动
24、更新即可，不用手动修改各章的页眉页脚。 （2）论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。,（二）目录的制作,目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，“标题9”，分别对应大纲级别的19。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。下文中的目
25、录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。,目录的制作步骤,1)修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题13的格式。2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1
26、”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，既麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。,3)提取目录。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。,（三）图
27、表和公式的自动编号,自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“科技与社会关系示意图”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。,在文档中引用这些编号时，比如“如图11
28、所示”，分两步做。 1）插入题注之后，选中题注中的文字“图11”，不是后面的说明文字，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题注文字“图11”做成了一个书签。 2）在文中需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“图11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。 至此，我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题
29、注“图11”改为“图12”，文档中的“图11”也会自动变为“图12”。,公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1”，点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。 交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。,注：（1）题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。 （2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。 （3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。,
