1、青岛艺恒建筑劳务第四章 材料管理制度一、总则1、为规范公司内部材料管理，控制生产单位的材料消耗，减少材料浪费现象，降低成本，提高经济效益，制定本制度。2、材料内部控制包括材料的取得控制、材料的存储控制、材料的盘点控制和材料的发出内部控制等，具体包括材料的采购计划编制、材料的增加、材料验收入库、材料存储搬运、材料出库、材料调拨、材料退回、材料清查等环节。二、材料采购计划编制的内部控制1、各项目部在进入施工后由项目预算员、技术员根据施工图纸和工程进度计划要求编制主要材料需求总计划和年度主要材料需求计划(新开工项目，进入施工现场后15天内；跨年度项目，年初进入施工现场后5天内)，经项目经理审核签字后
2、上报经营合约部，经营合约部审核后上报机料物资部作为采购材料的总依据。2、各项目部每月25日前由项目预算员、技术员、材料员(仓库保管员、收料员)根据工程进度和施工计划及材料库存情况编制月度主要材料需求计划，经项目经理审核后在每月27日上报经营合约部，经营合约部审核后,28号前上报机料物资部。材料有特殊要求时采购员与供应方到项目部获取必要的设计图纸。3、零星材料需求计划的编制：每月1日和15日由项目仓库保管员根据项目需求及库存情况编制零星材料需求计划，报项目经理审核后在每月2日和16日前上报机料物资部，机料物资部根据各项目仓库库存情况确定是采购还是调拨。 4、项目部上报的各种材料需求计划单上都必须
3、要注明材料名称、规格型号、色标、数量及进场日期等(有分期分批进场要求的，必须注明分期分批进场的时间)。特殊情况以及需要紧急采购的，须在备注栏里注明原因。5、机料物资部必须准确掌握所在公司范围内所有项目材料的进、耗、存情况，以便于必要时在项目之间进行紧急调用。6、如果项目主要材料计划调整，必须在使用7天前提出，对因重大变更影响原来的采购计划(增加或减少采购)，应根据变更通知单由项目预算员、技术员编制材料变更计划，报经营合约部审核、备案后交机料物资部尽快和供应商联系调整材料供应，以期减少公司和供应商的损失。7、因为材料计划失误影响项目生产的，追究项目三人领导小组（项目经理、技术员、预算员）的责任，
4、具体由工程管理部实施处罚。8、因自购材料计划失误造成材料积压的，是编制计划人(预算员、技术员、项目经理)失误的追究编制计划人的责任，是收料员或仓库保管员提供数据不准确的追究收料员责任，具体由机料物资部实施处罚。9、每月10日前机料物资部将各项目上月材料采购计划与实际供应情况及调整后的计划进行对比，分析差异及原因，并及时提出意见交公司经理处理。三、材料采购合同的交底机料物资部在签定合同后，材料进入施工现场前必须对使用材料的项目经理、仓库保管员、收料员、技术员、预算员进行合同交底，必要时双方就交底进行记录，机料物资部进行合同交底的内容必须包括：合同订立的真实意图、供应商名称、供应材料名称、供应材料
5、数量、供应材料的规格型号、材料验收时执行的技术标准(技术标准资料由谁提供)、装卸方式(装卸由谁负责、装卸费用由谁承担)、不合格品的处理办法、材料的各种资料的索取方式、入库单开具时的注意事项、违约责任、不可抗力的处置等等。重大材料、设备还必须向常务副总、总经理、工程管理部、经营合约部进行交底。四、材料进场管理规定1、材料进场程序1)材料到达项目后门卫协助收料员对材料数量逐一进行检查，检查完毕后登记入门卫台帐。2)材料员核对材料生产厂是否与合同签订厂家一致，并认真检查材料出厂合格证明是否齐全，开具材料/设备验收单。3)材料员检查完毕后在材料/设备验收单上签字确认。2、材料进场管理要点1)门卫台帐必
6、须真实、及时、准确，材料名称、进场时间、规格、数量填写清晰。2)材料员必须认真核查材料的质量，质量证明材料必须齐全。3)值班人员、监证人员必须对材料的数量进行抽查并在项目值班记录上进行记录。4)检查完毕各责任人必须在材料/设备验收单上签字且必须对验收的结果的准确性负责。在检查过程中，发现数量不符，或是混有其它物料，以及其它特殊情况时应要求供应商或者送货人员立即修改，或者予以拒收。3、罚则1)收料员、门卫记录不及时、不完整对收料员、门卫各处以20元罚款。收料员、门卫弄虚作假，后补门卫记录或者材料/设备验收单各处以100元罚款。2)对于需要进行丈量、清点的材料发现目测、多记的每次罚款200元，工作
7、失职造成集体损失的，由材料员承担损失额的50。五、材料验收入库控制1、自购材料的验收入库1)验收准备：搜集材料采购合同、协议及质量标准等资料，准备精确的检验工具，计划堆放位置。危险品要隔离存放，并准备相应的安全防护措施等，做好验收准备。2)核对资料：材料验收前要认真核对资料，包括订货合同、装箱单、磅码单等与品种、规格、数量、交货时间核对，产品质保书、准用证、试验报告与有关质量标准核对，承运单位的运单和发货时间核对。3)检验实物：实物验收包括质量验收及数量验收。质量验收，包括外观质量和内在质量，外观质量以仓库保管员或收料员验收为主，内在质量由技术员和质量员共同把关验收，劳保用品、安全用品、设备等
8、由安全员共同参加验收。数量验收，由材料验收人员、门卫、监证人负责进行。计重材料一律按净重计算，计件材料按件数清点；按体积供应的应检尺量方；按理论换算供应者，应检尺换算计量；标明重量或件数的标准包装，除合同规定抽验方法和比例外，一般根据检查情况确定抽查比例，成套设备必须与主机、部件、零件、附属工具、说明书、质量证明书或合格证配套验收，配套保管。凡计重材料验收时，必须将理论重量和实际重量的计算过程写上。4)入库材料验收必须严格按照合同约定的相关条款进行验收，如收取材料和合同约定的条款不一致的，收料员应拒收，如不拒收造成损失的由项目经理对参与材料验收的人员进行处罚。5)在材料验收中如发现质量不合格等
9、问题，仓库及收料员应及时填写不合格产品报告，并尽快报告项目经理，由其上报机料物资部。在问题没有处理之前，将确定的不合格产品，隔离堆放，严禁投入使用。如工作马虎，混入工程使用，保管员应负失职之责任。6)材料入库必须在材料进入现场的当天(除地材)办理完毕。入库单相关签字人员分别为：主管：项目的项目经理，审核：项目的质量员或对口工种负责人，验收人：仓库保管员，材料员：材料采购员。7)材料入库单在月底汇总装订的时候必须将零星材料及辅助材料、低值易耗品等的入库单区分 。8)当材料出现退料现象,项目必须用材料入库单开具红字的退料单,在进耗存汇总表上的自购栏用负数反映。9）进场的面砖材料应按35%的损耗率进
10、行验收，然后根据此损耗率来确定该批材料的进场数量。10)材料送达项目后，项目相关管理人员必须严格按照公司材料管理制度规定进行验收。11)验收合格后，相关人员必须在验收单中签字确认，并及时办理入库手续。12)对于钢材等需要报相关质量检验部门监测的材料，在材料检测报告显示合格的，项目相关人员必须立即签字确认，并办理入库手续；对于不合格的机料物资部必须无条件退货，由此影响生产的对于机料物资部相关责任人处于50010000元罚款。2、甲供材料验收1)到业主或总包单位领取材料时，必须要凭项目经理、技术员和预算员签字的材料计划。2)业主或总包单位供应材料到现场后视同自购材料标准进行验收。但应向业主和总包单
11、位要求提供合格产品。3)业主或总包单位供应材料到现场后必须及时开出领货凭证,领货凭证中的各项要素必须填列齐全，甲供材料的单价由项目预算员确认。4)领取甲供材料总包单位和业主转帐的，转帐时项目收料员和预算员共同前往业主或总包单位处办理转帐手续，预算员对转帐材料单价负责，收料员对转帐材料数量负责。与甲方每月对帐签字时必须注明“价格待工程决算时按实调整”。(转帐时必须将我公司开给材料供应商的领货凭证收回，如对方财务已凭我公司领货凭证入帐的必须用文字说明)，对方的材料划帐单由项目经理、预算员、收料员签字后月底上交成本会计。对方不转帐的，必须在月底将所有的当月发生的领货凭证(除存根联)交成本会计。5)经
12、营合约部在签订建设工程合同时附加条款中应包括以下内容，甲供材料必须双方每月对帐、签字、转帐。6）项目经理负责安排人员对项目填制的水电费报表需和业主或总包方每月对清并双方签字盖章，达不到要求的每次罚该项目经理500元。3、甲方认价材料管理规定1）所有报业主认质认价的供应商必须经机料物资部批准后，方可报业主。2）需要报业主确认品牌或单价的材料,由项目部编制完计划，经公司成本会计、公司经理签字确认后机料物资部提交“报业主认定材料申报表”。3）在认价过程中若出现与甲方串通损害公司利益的行为，对相关责任人处于100020000元罚款，情节严重的开除。4）对于在施工过程中出现甲方要求指定供应商的行为，项目
13、经理必须及时与甲方进行沟通，确保我方的利益不受损害，原则上坚决不允许让步，特殊情况上报公司经理层评审后决策。若未按照上述流程进行评审而按照甲方要求进行采购，对项目经理、经营合约部、机料物资部处于5002000元罚款。六、材料的退货控制1、当日退料：如已开入库单，而入库单尚未给供应商或采购员的,原已开入库单作废重新开具，作废单据应粘贴在对应的存根联后。2、材料已办理入库手续，经权威部门检测或复试发现材料质量问题，收料人员填制不合格品报告，通知采购员将有质量问题的材料要求供应商处退货或调换，由收料人员开出红字入库单办理退货手续，调换回的材料按采购入库程序重新办理手续。3、材料的退货：采取红字冲销法
14、，程序：由采购员将要退货的材料领出，向仓库出具借条，采购员将材料退回供应商，并由采购员在一星期内凭供应商出具的合法手续(合法手续中必须注明是直接退款还是冲减原欠款)至仓库调换借条。然后由库管员开具红字入库单，并将红字入库单财务联和供应商的合法手续在两天内(如有困难的，必须当天电话或传真通知财务)由仓库保管员上交财务，并由财务进行相关账务处理。红字入库单材料联在月底随同报表交公司成本会计。4、红字入库单必须注明退货单位全称、规格、数量、金额、退料原因等。七、材料的储存、搬运控制1、材料的储存控制1)负责保管人员对材料的控制应进行数量的协调，使存储的材料保持最低的限度，以节约为本，但同时应满足生产
15、的需要，发现储备量低于安全量时，应及时向项目领导汇报，以使相关部门可以及时采购。2）应在生产作业开始之前做好材料准备，以确保生产的正常进行。3)材料的储存保管，原则上应以材料的属性、特点和用途规划设计仓库，并根据仓库条件考虑划区；凡进出量大的落地堆放(如镀锌铁丝、锥螺纹套筒等)，周转量小的用货架堆放(各种交流接触器等)；落地堆放按次序排列编号。除钢筋、砂石、红砖、砌块等一些不能进入仓库的材料外，其它所有材料都要进入仓库保管。4)材料堆放的原则是：在堆垛合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根据货物特点，必须做到过目见数，检点方便，成行成列。库外材料必须严格按照公司CI形象和项目施工组织设计平面布
16、置图上规定的地点放置，材料堆放必须整齐。5)仓库保管员、收料员对库存、代保管、待验收材料，以及存放在仓库中的设备、工具等负有保管责任。应坚持对仓库及场外材料的巡查和对材料的抽查制度，定期清理仓库中的呆滞料和变质物品。材料如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，仓库保管员、收料员应及时报告项目经理及成本会计，分析原因，查明责任，仓库保管员、收料员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的做法。6)仓库中保管的材料应根据其自然属性，依据储存条件和保管常识进行保管，使企业财产不发生责任损失，同类材料堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地。7)未经许可，非材料保管人员不得进入仓库，材料保管人员应负制止之责。8
17、)仓库内及其附近应置放消防设备，并于适当位置设置消防器材配。9)仓库应配置经技术监督局检定合格的度量和衡量器具，并应随时校正、妥善保管，以免发生收发料的差异，度量衡器至少每年需做一次总校正。10)各种材料应按类别、型号、规格等分开摆放，以“料位卡”标明材料名称及编号,并绘制各类材料存放位置图。11)易燃易爆的危险性材料应和其他材料隔离保管，并于明显处标示“严禁烟火”字样，仓库内及堆放易燃易爆材料地点任何人均不得抽烟，仓库内明火作业需经项目安全员批准。仓库保管员要认真学习使用消防器材和防火的知识。12)贵重材料应特别储存，并制定特别防范措施。2、材料搬运控制1)材料保管部门应该配置与材料性质相符
18、合的搬运设备，以免增加不必要的设备支出。2)搬运设备的操作和搬运工作的进行均应遵循安全的原则，以确保人员及材料的安全性。八、材料出库控制1、工程施工材料领用控制1)按“推陈出新，先进先出，按规定发料，节约用料”的原则发料。发料坚持“一盘底、二核对、三发料、四减数”的原则。违反发料原则造成材料失效、霉变、大料小用以及差错等损失，保管员应负经济责任。2)材料出库必须填写出库单，领料单应进行连续的编号。出库单应填明材料名称、规格、领料数量、材料使用部位。领料人签字，项目指定专人开出库单并在批准人栏签字做为批准人。3)属限额领料的材料,仓库保管员先凭限额小票发料，限额小票每月25日汇总开具出库单，领料
19、人由对口工种负责人签字。4)当预算员所核定的材料使用数量领用完毕，不论因何种原因需追加领用物料时，须经项目经理开具超额出库单。5)一旦出现超领现象项目经理(生产经理)必须召集预算员、技术员及分包进行分析原因。6)要求以旧换新的材料必须凭旧的材料和出库单到仓库领料,以旧换新率必须达到90%以上，每月由公司成本会计负责到仓库办理材料报废手续，达不到规定比率的罚仓库保管员100元。7)劳保用品的出库：根据发出量，每间隔五天汇总开一张出库单，出库单由仓库保管员开具，领料人和发料人全部由保管员签字。8)地方材料在每月25日倒拍出使用量，由收料员开出库单，对口工种负责人在领料人栏签字，批准人由项目经理签字
20、。9)钢筋消耗量每月25号由后场分包加工组长根据钢筋翻样表统计出每种规格的实际加工量，由后场加工组长开出出库单，使用部位写钢筋翻样表中的实际使用部位，领料人由分包钢筋负责人签字，批准人由钢筋翻样签字，发料人由后场钢筋组长签字后交项目收料员。 10)查出缺材料出库单，缺少的出库单中的材料金额由仓库保管员赔偿。11)仓库保管员不允许自己或伙同他人开出库单。如发现以上情况的，出库单中的材料金额由仓库保管员全额赔偿并重罚。12)材料出库单，应妥善保管，不得丢失。保管员月底将领料联装订保管在项目，材料联装订后随材料报表交公司成本会计，出库单存根联由出库单开具人月底交项目资料员保管。2、罚则1)仓库保管员
21、必须按照计划限额发料，严禁大额出库和一次性出库，不按限额领料单发料、大额出库的每次罚仓库保管员200元。2)低值易耗品以旧换新率必须达到90以上，每月由材料会计负责到仓库办理材料报废手续，达不到规定比率的罚仓库保管员100元。若被检查部门查出弄虚作假的，对仓库保管员罚款200元。3)超过材料使用计划，项目经理未开具超额出库单仓库保管员仍然按照出库单发放材料，此部分材料按照买入价格全额做入仓库保管员个人帐户。3、材料内部调拔1）自购材料调拔每周末仓库保管员要将项目材料节余和闲置情况书面通报公司成本会计，成本会计汇总后通知机料物资部，便于在公司内部调转使用。如不及时调运而导致材料长期积压的，罚仓库
22、保管员、成本会计各100元。公司内部不能调拨使用的材料，每月由公司成本会计汇总整理，追究相关人责任。上述调拨业务发生时，仓库保管员必须开具调拨单并及时反馈给成本会计，调出方及调入方必须及时按规定进行帐务处理。调拨单的“调出单位”栏和“调入单位”栏务必填写清楚，并且一定要填写到具体项目的具体核算单位。2）甲供材料调拔甲供材料调出方在调拨单上注明“甲供材料”字样,调入单位另做报表,备注中注明是甲供。因调拨发生的运输等费用由甲供材料调出方和运输单位签订运输合同，费用由调入方承担。自购材料调拔和甲供材料调拔必须分开开具调拔单，不得出现同一张调拔单中有甲供和自购材料。如发现同一张调拔单中同时开具自购材料
23、和甲供材料的罚调拔单开具人200元。4、材料的赠送控制1）把工地材料送给有关业务单位或个人，事先要征得领导同意，如果擅自送出去的或超出自己职责范围且未请示领导同意就送出去的，材料费要全额列入责任人帐上。2）赠送材料审批权限界定：赠送的材料价值300元以内由项目经理同意，3002000元由常务副总同意，2000元以上由总经理签字。3）对外给关系户干活或赠送材料的，不管是项目库存材料或另行采购的，都要经仓库办理入库与出库手续，发现手续不全的除原价赔偿外，对当事人处罚2001000元。4）材料赠送严禁弄虚作假、假公济私。一经发现，所送材料全额列入个人帐上，并处1000元以上罚款。5、现场废弃材料控制
24、1)项目清理下来的各种钢筋废料，由项目负责统一归堆，一律由公司派专人到现场过磅出售、收款。项目擅自出售，收回出售所得，每次罚批准出售人2000元，钢筋废料出售后项目不允许截留资金。不符合废料条件而出售的材料，每次罚项目经理2000元。发现把半成品、长料切断后出售的，一次罚项目2000元以上，相关人员罚款1000元以上。2)对于楼层内的临边安全防护必须使用1米以下的废弃钢筋进行围护，若发现使用可以用于工程施工的钢筋对安全员及项目经理处于1000元罚款。若项目废弃钢筋数量不够使用必须采用其它材料进行维护的，由项目经理上报公司常务副总，由公司内部调拨使用。6、分包领用材料控制1)分包方领用材料须严格
25、履行出入库手续。2)分包方须指定固定的一人或几人到我公司项目部仓库领取材料，该书面指定文件必须交项目部存档。被指定者须将本人签名字样交我公司仓库备案。3)对分包方包清工可实行材料核算承包制：每月将分包单位完成实物工程量中的定额含量材料(扣除节约率后)和实际消耗进行对比，项目部分析盈利、亏损原因，亏损原因及时通报分包队伍，分包队伍结算时按双方合同约定扣除分包队伍工程款，盈亏额我司与分包方按时70%与30%分配。4)对分包方根据材料清单对价格和数量一次性包死的，所进的材料由我公司验收把关，如发现偷工减料，对节余材料予以没收，分包方承担由此产生的一切损失，同时对分包方按分包工程总造价的10%进行罚款
26、。5)项目部须督促、引导分包方加强成本控制力度和现场材料使用管理，厉行节约，在保证工程质量的前提下减小材料损耗率，降低工程成本。6)如属于包工包料的，分包单位领取我公司的材料，项目必须每月办理清楚所领取材料的划拔手续。九、材料退回控制1、仓库对生产部门领用所退材料质量、数量等情况的验收，对于验收通过的材料才可以入库。2、由仓库根据验收情况编制红字出库单，应包括所退材料的品种、名称等。3、仓库应根据经过审核过的退料接收单进行退料业务的帐务处理，以确保帐实相符。4、现场材料当日未能用完的，必须定人保管，数量较多时应入库保管。现场剩余材料必须统一归还仓库。对故意浪费材料的行为，项目有权处以50100
27、元的罚款。十、材料盘点控制1、材料的盘点方法采用实地盘点法和技术测量法。2、盘点人员在执行盘点作业时应如实对盘点情况进行记录。3、盘点人员编制的盘点报告应包括盘点过程中的材料情况，并应对帐面数和盘点数之间的差异进行原因分析。4、成本会计必须保证每月不少于一次对项目材料进行不定期的盘点。5、库外材料(包括地方材料、甲供材料但不包括钢筋)必须在每月25日进行现场盘点，根据上月库存和本月进场量倒轧出本月消耗数量，将消耗数量输入进耗存报表，监盘人在进耗存报表上签字。十一、材料的其他控制1、仓库保管员和材料员每天将项目发生的材料信息同时输入存货核算软件速达3000和用友存货核算模块(如有)中的各自账套中
28、,每月26日按照公司要求出材料系统报表。并每月27日上交书面报表和电子文档，书面报表包括材料进耗存报表和甲供材统计表，电子文档资料包括当月的材料进耗存报表、供应商供应材料汇总表、采购员采购材料明细表、材料明细账。 2、保管员和材料员调动工作，必须办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出三份清单，写明情况，双方签字，公司成本会计监交。清单移交双方各执一份，公司成本会计处存一份，事后发生纠葛，仍由原移交人负责。对失职造成的亏损，照价赔偿。十二、仓库安全防火要求1、仓库保管员要遵守仓库防火安全管理规则。2、仓库保管员必须熟悉存放物品的性质、储存中的防火要求及灭火方法，要严格按照其性质、包装、
29、灭火方法、储存防火要求和密封条件等分别存放。性质相抵触的物品不得混放在一起。3、仓库内严禁吸烟和使用明火，并做到人走断电。4、仓库管理人员在每日下班前应对仓库巡查一遍，确认无火灾隐患后，关好门窗，切断电源后方可离开。5、仓库门窗等应当密实，物资不能储存在预留孔洞的下方。6、物品进入仓库前应该进行检查,确定无火种等隐患后,方准入库。7、随时清扫库房内的可燃材料,保持地面。 第十二章 采购管理制度 第一节 物资计划采购管理一、制定目的 1、为了进一步规范公司内部物资材料采购管理，使工程项目物资材料采购工作有序进行。2、明确各部门所需各种物资材料实行公司集中采购供应的要求，故特制定本制度。二、适用范
30、围 本公司范围内各部门所需的物资材料。三、权责职责1、需求部门负责物资材料计划的编制报送经营合约部、工程管理部、常务副总、总经理审核审批提交机料物资部。2、机料物资部负责公司所需物资的采购工作。四、物资计划采购管理办法1、材料计划的分类1）物资总计划；2）物资月计划；3）物资进场计划。2、计划的申报1）项目部负责材料计划的编制工作，编制完后报经营合约部。2）经营合约部会同常务副总负责对项目材料计划进行审核，审核完毕后提交机料物资部。3）机料物资部根据各项目库存材料的实际情况给合各项目所报计划的对比和核实后进行采购。3、计划的调整与变更1）项目部月度用料计划出现变更应提前通知机料物资部，以便调整
31、备料计划。2）常用物资的计划变更应于需用前10天通知机料物资部。3）计划变更应在机料物资部与供应商签订合同之前，否则造成的损失由相关人员承担。4、物资计划的准备1）机料物资部根据项目月度物资计划组织物资采购。2）机料物资部根据物资进场计划组织物资进场。3）备件备品、低值易耗品每15天申报一次。4）主要材料的备料时间为10天。5）大型材料设备的备料时间为45天。6）特殊材料设备的备料时间为60天。5、物资计划编制要求1）物资进场计划必须准确。2）物资进行计划中必须列明材料使用规格、型号、材质、数量、使用要求等参数指标及具体的进场时间。3）甲方指定品牌，项目部在提计划时必须说明，如没有说明，由此造
32、成的损失由申报计划人赔偿。4）甲方紧急变更情况，由工程管理部事先通报机料物资部经同意后方可自行组织询价并采购，但在采购前价格必须报机料物资部审核，作为票据审批的依据。5）对于上述情况发生的票据由经办人填写票据，项目经理证明，常务副总审核后方可审批。6）对于塔吊、人货电梯等生产用机械设备零部件出现损坏时，由项目经理通报机料物资部后自行组织采购。发生的票据由经办人填写票据，项目经理证明，机料物资部部审核后方可审批。6、物资计划提交时间1）物资总计划：项目开工后1个月内；2）物资月计划：每月28日前；3）零星物资计划：每月1日、15日前；4）物资进场计划：按第4-4条的物资计划的准备时间提交。7、材
33、料计划上报的责任划分1)项目部必须严格按照制度规定时间上报材料计划，在计划中列明供货时间、地点、质量、技术标准等要求。上报的计划中必须写明“以上核对无误”，填表人签字，且必须按照制度规定流程审核签字完毕，否则机料物资部有权拒收。如因甲方原因产生变更，需要变更材料计划，必须要有甲方相关证明；如因自身原因引起，写明“由于自身失误造成”。2)已经上报机料物资部的计划，如未能供应到位，项目部须进行催办，但不能重复提出计划，同样机料物资部也不能因此重复提出采购计划。3)机料物资部相关人员收到编制的材料申请计划后必须与总计划进行对比，发现存在较大矛盾的必须及时与公司成本会计进行联系，并进行确认。4)经营合
34、约部必须及时组织副总以及预算员再次对材料使用计划进行核定，并将核定结果上报机料物资部，对于计划与实际相差较大的副总必须按照制度规定对项目部责任人进行罚款。五、材料供应流程1、材料计划的收集1）机料物资部接到公司各项目部申报的材料计划后，应进行认真、仔细地审核。主要审核的内容有：计划单的审批手续是否完善、材料（设备）的规格、型号、单位、数量、质量要求等相关内容是否齐全。2）在审核完相关数据后应进行材料计划的签收。签收内容包括：签收人、签收的时间、需要说明的事项等。3）签收完成后机料物资部负责的材料（设备）的计划整理、汇总。2、集中采购的材料供应流程1）大宗材料、机械、设备、零星材料、低值易耗品、
35、小型手头工具、办公用品、地材等材料的集中采购。2）机料物资部将收到的大宗材料、机械、设备、零星材料、低值易耗品、小型手头工具、办公用品、地材等材料的计划汇总完毕后报采购员，且及时进行确认市场调研信息收集招投标合同签约供应材料。3）对于签订长期合作供应商协议的材料，材料员可通知供应商直接发货，对于未签订长期合作供应商协议的材料根据材料招投标有关程序要求执行。4）机料物资部为协调送货、收货的责任人，应及时与要货项目进行沟通、做好合同交底，并通知项目做好接货的相关准备工作，机料物资部应积极配合供应商、项目验收人员做好货物交接、验收工作，及时协调在交、接货过程中的各项事宜。5）在物资验收后，机料物资部
36、负责督促项目在当日内办理完各种入库手续。并且对入库单必须仔细审核。审核的内容有：审批手续的完整性、数量、单价等的正确性、单据的齐全性（地材收据、送货单原件、过磅码单等单据是否齐全）。6）机料物资部与供应商每月对、结帐一次，对、结帐周期为：上月的26日当月25日，对、结帐时间：每月的30日前。对、结帐的内容：当月帐期内所发生的数量、总货款及支付的款项等。3、材料的验收1）材料送达项目后，项目相关管理人员必须严格按照相关公司材料管理制度规定进行验收。2）验收合格后，相关人员必须在验收单中签字确认，并及时办理入库手续。对于地材必须开具地材收据。3）对于钢材等需要报相关质量检验部门监测的材料，在材料检
37、测报告显示合格的，项目相关人员必须立即签字确认，并办理入库手续；对于不合格的机料物资部必须无条件退货，由此影响生产的对于机料物资部相关责任人处于50010000元罚款。4）对于钢材、设备、机械等物资材料在送检期间，项目不允许使用，若出现使用现象视作检验合格。附表1： 青岛艺恒建筑劳务有限公司 附表2: 江苏青岛艺恒建筑劳务有限公司 项目月度物资材料计划序号材料名称规格型号技术要求单位数量进场时间备注批准： 审核： 制单：第二节 物资材料招投标管理一、制定目的规范物资招标采购活动,保证招投标双方的正当利益，控制、降低物资的采购成本。二、权责职责1、公司、项目技术部门或项目部负责提供招标物资材料的
38、质量要求和技术指标等工作。2、机料物资部负责物资招标信息的传递及权限内物资材料招标、商务洽谈、签定采购合同、采购供应等相关工作。3、公司经理层、部门负责开标、评审、检查督促工作三、物资招标标的界定1、大宗材料、机械没备、固定资产、地材或估算单笔总金额1万元以上10万元以下的物资招标(涉及到质保期或预付款的物资必须实行招投标制)，参加投标单位不得少于三家，机料物资部采取比质比价、竞争性商务洽谈方式组织招标采购，招标结果通过会签、合同评审后由机料物资部签定采购合同并执行采购。 2、采购估算单笔总金额10万元以上50万元以下（含50万元）的物资招标，参加投标单位不得少于五家。3、采购估算单笔总金额5
39、0万元以上的物资招标，参加投标单位不得少于七家。4、所有采购物资符合招投标要求的材料必须进入招投标程序，且会签、审批等相关流程完成后方可进入采购程序。5、零星材料、低值易耗品、小型工具、办公用品等材料不具备招投标的物资采购，必须执行先市场调研信息收集货比三家比质比价比服务会签采购供应的采购程序。四、招标程序1、招标小组根据物资计划和质量技术要求编制招标文件，招标文件根据不同的物资或采购金额可以采取投标邀请函和规范的招标文件等形式。招标方式采取比质比价、议标、邀请招标、公开招标。招标文件内容包括：招标程序、技术标、商务标三部分。1）招标程序包括：工程基本状况（名称、地点、规模）、招标范围、联系人
40、、联系电话、投标截止时间、投标地点、开标时间地点、评标办法、样品要求和投标单位的各项资质文件。2）技术标需明确物资的质量要求、技术标准和配置要求。3）商务标需明确物资的数量价格、付款方式、交货期、售后服务和其他优惠条件。 2、投标文件必须密封在规定的时间按时回收，超时作废标处理。3、开标前，有必要考察的招标物资需进行现场考察。现场考察分为投标单位考察和项目考察，考察内容包括核实公司状况（包括预审资料）、工厂状况（工厂规模、生产能力、质量控制能力、检测设备）、已完工和在建项目状况（工期满足情况、质量、甲方、监理反映，包安装项目还需要了解工人素质）。4、开标与评标1）开标开标应当在招标文件中确定的
41、时间进行。开标前必须检查投标文件是否密封完好，确认无误后，由开标人员当场拆封，宣读投标人名称、投标价格和认为必须的内容。开标过程必须有全面的记录，参加开标、评标人员全部签字。2）投标书审核 开标后，招标小组审查投标书是否完整，有无计算上的错误，文件签署是否合格，投标书是否大体编排有序且基本符合招标文件要求。 在详细评标之前，招标小组将首先审查每份投标书是否实质响应了招标文件的要求。实质上响应的投标应该是与招标文件要求的全部条款、条件和规格相符，没有重大偏离或保留的投标。如果投标书实质上没有响应招标文件的要求，招标小组将予以拒绝，投标人不得通过修改或撤销不合要求的偏离或保留而使其投标成为实质上响
42、应的投标。招标小组将对确定为实质上响应的投标进一步审核，看其是否有计算上或累加上的算术错误，修正错误的原则如下：如果用数字表示的金额和用文字表示的金额不一致时，应以文字表示的金额为准进行修正；当单价与数量的乘积和总价不一致时，以单价为准进行修正。只有在招标小组认为单价有明显的小数点错误时，才能以标出的总价为准，并修改单价。如果投标人提供的折扣数与按折扣率为基准计算的折扣数不一致时，以折扣率计算为基准进行修正。招标小组将允许修正投标书中不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致的或不规则的地方，但这些修改不能影响任何投标人相应的名次排列。3）评标评标小组人员由总经理室确定，由总经理或副总经理组成
43、5人以上奇数组成评标小组，采购额在100万元以上时评标小组应是7人以上的奇数组成。评标小组评标时应本着公平、公正的原则，对投标单位的技术实力、业绩、信誉、质量以及报价，经评标小组合议后，再选择几家合适投标单位进行商务洽谈。评估方式如下：技术质量占权重的25%价格占权重的30%资质占权重的2%业绩占权重的3%付款方式占权重的30%售后服务占权重的10%对以上六项指标分别评比，每个单项排出名次。1-7名分别得分10、8、6、5、4、3、2，投标单位不足七家时，得分按从高往低的顺序计取，每项得分乘以权重作为单项得分，以上六项得分合计是投标人的最终得分。投标文件技术部分评估必要时邀请公司或项目技术人员
44、参与，也可以邀请技术专家参加、指导技术标的评标工作。 5、对投标文件中不明确的问题，应该以澄清函的形式要求投标单位说明。6、商务洽谈1）商务洽谈采取竞争性谈判方式，对评标过程中发现的不确定或有可能改变因素进行沟通和确定，与投标单位达成共识，并请投标单位书面承诺。商务洽谈内容包括：价格、付款条件、交货期、货物配套物品和售后服务的承诺、货物的性能、质量和适应性。2）50万元以上材料、设备采购必须经过三轮以上的商务洽谈后形成中标建议，随着商务洽谈的深入拟中标单位应更明确。五、招标纪律1、不允许任何部门、个人将招标项目化整为零，或者与其他任何形式回避招标。2、招标方工作人员、评标人员不得接受任何投标单
45、位或个人的宴请、礼品、礼金，不得收受任何形式的贿赂。不允许采取任何不正当方式影响和防碍投标人公平竞争。3、招标活动中，招标工作人员与投标单位有利益关系必须遵循回避原则，退出该项招标活动。4、开标前任何部门和个人不能利用职务之便，向拟受益人透露投标单位信息。5、招标工作人员、评标人员在招标过程中有下列情形之一，根据违规程度给予责令整改、罚款或报公安机关追究刑事责任。1）应当招标采购而擅自采用其他方式采购，罚款500元。2）将招标项目化整为零或以其他方式规避招标采购，罚款500元。3）对潜在的投标供应商实行差别待遇或歧视待遇，给予警告处分。4）与投标单位串通，弄虚作假，罚款1000元。5）招标采购
46、过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益，没收不正当所得，罚款5000元后，根据违纪情节再给予相应行政处分。6）开标、评标、定标过程中泄露投标单位信息，影响公平竞争，罚款500元。7）应当回避而没有采取主动回避的行为，给予警告处分。8）担任招标、评标小组成员，私下接触供应商，罚款500元。6、机料物资部必须建立真实、完整的招标采购档案，妥善保管每项采购活动的文件资料，不得伪造、变更、隐匿、销毁任何资料。六、采购合同签订管理规定1、签订合同的事项1）本制度所称合同包括：专项经济往来，由国家统一制订的专项合同(如银行借款、担保抵押等)，当事人双方共同制订合同、协议。以下经济事项，应签订合同(协议)：2）采购价值在5万元以上(含5万元)或采购价值在5万元以下，但涉及到质保的材料采购；3）单项价值在5万元以上(含5万元)的机器设备或虽单项价值在5万元以下，但需提供保养、保修、运输、安装、分期付款的机器设备的采购；4）固定资产的购买；5）需支付预付款或定金的合同。6）其它有必要签订合同的经济事项。2、合同的签订权限在招
