1、 项目推介会策划一、活动背景（也可以是 XXX 公司介绍）二、活动目的1、借助 XXX 推介会的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升 XXX 的整体品牌形象。2、增强客户的信心,挖掘潜在品牌客户。3、巩固和丰富 XXX 的品牌形象 ,借势提升其未来的行 业核心竞争力。三、活动主题简约时尚 吸引眼球四、活动时间注意时间安排要错开受邀人员的正常上班时间五、活动地点结合会议规模，合理安排六、组织结构主办单位协办单位承办单位法律顾问七、会议邀请对象1、客户：项目方新老客户 工委会员2、嘉宾：政府相关领导工委相关领导XXX 公司相关领导相关本地商会及行业协会领导3、媒体：专业媒体（待落实） 八、会
2、议活动内容九、推介目的诉求重点：投资实力、发展前景、需求项目、合作形式。十、会议前期筹备工作1、制定工作时间表（倒计时）， 该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、 审核审批人等栏目。2、由 XXX 部 负责参会人 员的邀约工作。 （结合工委会员基础，安排活动）3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体 职责分工如下：客户邀请组 （主要跟进 客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）客户接待组 （主要跟进 客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP 客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客 户临时需求的解决）媒体邀请组 （主要跟进 各专业媒体
3、的邀请和到会的落 实，以及新 闻报道通稿的落实）策划包装组 （主要跟进 与外包策划包装制作公司的流程 对接、 现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）节目组（主要跟 进节目、主持人、礼 仪、 发言稿、串场词的落实）后勤保障组 （主要跟进 会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会 议服务所需物品的采 购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）工程保障组 （主要跟进 会议现场的电路保障、 协助策划包装组会场布置及撤场保障）安保应急组 （主要跟进 会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的
4、招领、会 场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）序号 事项 完成时间 负责部门1 会议时间最终确定 会议召开前 30 天 最好具体到人2 与会议活动合作单位签约 会议召开前 30 天3 会议地点最终确定 会议召开前 30 天4 请柬准备 会议召开前 30 天5发 出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数会议召开前 30 天6电话与酒店沟通，下 订金预订场地和住宿房间会议召开前 30 天7 正式发出会议邀请 会议召开前 25 天9 礼品、接待服务项目筹备 会议召开前 25 天10 邀请领导出席会议 会议召开前 25 天11 招商说明会向客户公布的政策的
5、确定 会议召开前 20 天12 招商说明会多媒体演示文件 会议召开前 20 天13 邀请新闻媒体 会议召开前 20 天14 摄影摄相人员邀请 会议召开前 20 天15 新闻通稿、 发言稿 会议召开前 20 天16 电脑及视听设备 会议召开前 20 天17 展架及展示内容 会议召开前 20 天18会议 物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备会议召开前 20 天19礼仪人员及相关礼仪用品(胸花、胸卡、签字笔、合同书、香槟酒等)会议召开前 10 天20 派发礼品准备 会议召开前 10 天结合需要进行布置十一、会议活动内容流程安排（按照时间顺序，安排整个活动间的流程）签到环节会场门口设签到背景板、签到台
6、；礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。中场酒会（例）上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来 宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。现场整体布置构想酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸， 营造高雅氛围；酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。十二、具体要求（例）序号 项目1 统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会 议活动前一天电话邀请确认。2相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放
7、礼品领取证）3 所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取4 嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资料（1套/人）5 接待处设置在大堂进出口处注：对于比较重要关键的步骤进行要求提醒十三、部门协作与工作分解（例）（佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同完成会议活动）序号 项目负责分管部门配备工作人员数目（各部门穿插换场使用）1 嘉宾接待2 宴席安排3 贵宾名单4 现场秩序与控制5 现场控制、请柬设计、宣 传品设计6 发言稿7 防雨准 备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷8 礼宾花9 现场保洁10 宣传资料11 车辆、水、饮
8、料、香槟12 宴会厅、酒店布置13 电器电源14 现场 礼仪 、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪15 其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排16 现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩 序十四、会议后期工作序号 事项 负责部门 招商意向洽谈跟进 跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关 资料 会后总结十五、物料清单（例）序号 事项 需要数量企业宣传资料套装（项 目专题宣传 片、项目宣传资料）400 套2 会议场地布置物料3 驱风清凉油、仁丹 5 盒十六、费用支出（例）种类 名称 说明 单位 数量 单价 小计 备注布场费用 酒店方收取, 项 1 12500 12500 按 4 小时计算会议场租 酒
9、店方收取 席 1 25000 25000 按 4 小时计算餐饮、场租餐费鸡尾酒会（每位168 元）+自助餐（每位 138 元）项 400 306 122400 此费用按 400 人用餐计算签到背板 6*3.5MH,桁架绷高精喷绘 项 1 3000 3000 尺寸待最后确定红地毯布置全场走道铺设红地毯 项 1 3000 3000 尺寸待最后确定舞台主背景10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置 LED项 1 15000 15000 尺寸待最后确定采访背景板6*3.5MH,桁架绷高精喷绘 项 1 3000 3000 晚宴主背景6*3.5MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置投影项 1 800
10、0 8000 签到物料 签到本、笔一套， 项 1 1000 1000签约本 签约本 20 本 本 20 40 800 签约笔 签约笔 10 支 支 10 120 1200 领导胸花 胸花 30 朵 个 30 12 360 重要领导佩戴胸花台花 台花七盆 盘 7 220 1540台花为签到台一盆；领导席三盆；主持台一盆；签约台盆花 2 盆证件 工作证、停车证各 30 张等 套 60 8.5 510 物料制作邀请函 份 200 7.5 1500 只给重要领导，其他给 电子邀请函租赁物料舞台LED6*3.4MH,高清屏幕，租赁平方 24 1800 43200 晚宴投影180 寸投影幕+10000 流
11、明投影仪项 1 10000 10000 主持人 男女主持各一名 人 2 15000 30000 赵 荣+ 俎江涛 或者罗洁+王鹏 摄影 现场拍照人员 人 2 1000 2000 摄像 全程录像，现场同步，高清摄像机 项 1 12000 12000 3 人摄像 礼仪 含服装 人 8 350 28002 名礼仪为领导佩戴胸花，2 名引导； 2 名在嘉宾休息室；2 名在会场工作人员 工作人员劳务费 人 15 200 3000工作人员有：统筹、跟主持、催场、音频视频播放、物料统筹等人员费用工作人员餐饮 项 1 1500 1500 其它 运输费含 2 台大巴，从珠江新城接送嘉宾到会场项 1 10000
12、10000 包括现场设备运输等 313310 会议活动整体设计、活动执行费总费用 15% 项 1 143410 21511.5 活动公司费用税费 总费用 10% 项 10.0% 33482 总 合 计 368303.5 以上费用未包括住宿费 备注：由于场地尚未实际测量过，此 报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15%的上下幅度 调整，特此知会。备注：1、由于场地尚未实际测量过，此 报价涉及的具体大小尺寸，以及 实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15%的上下幅度调整，特此知会。附件：安保预案为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后
13、各 项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管， 谁负责”的原则 全面加强安保 岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会 场内外正常秩序 维护为重点，充分考虑各种可能的突发状况，认 真制定应急预案 ，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进行量化、 细化、深化，层层 分解，目标到人，并 纳入到会后总结考核之中。二、人员编制根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：1、防断电、火灾小组职责：联系会场物管方和 电力局，确定会议当天供电情况（有无断电
14、安排）。会议召开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源 总闸，防止意外或人 为原因造成断电情况。会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如 配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等 设备设施完好情况（获得会场室内平面图）。会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺，是否 过期，消防栓、消防斧等是否损坏。安排一位工作人员负责坚 守安全通道大门，正常情况下可配合维持现场秩序，紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。 （在该
15、名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器）2、会场外围秩序疏导组公司邀请交通管理部 门 ，在会场四周主干道路口增设交通安全管理人员。组织 2-3 名同事协助会 场方保安，保 证参加会议活动的车辆能够安全、及 时地停放至指定停车位，最好能人 车分离。 严防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。3、人员安保组分人群、分时间段提供各类客户的安全保障服务。三、宾客住宿期间的保护范围赴会的各界嘉宾，根据宾客级别，安排不同档次的房间居住。安保人员遵从以下几点保障宾客的住宿安全：与酒店保安部门建立联 系，保证宾客在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通（如：心脏病、高血压）。在每间嘉宾 房间显著位置挂置事先打印出的 该宾馆紧 急通道路线图，以及指定后勤人员的联系电话，方便 宾客在有特殊情况时联系我们。四、招商会现场的安全保护工作处于本次会 议的安全级别评 估，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小，故食物、饮 料、酒水等不在监管范围。如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。在会场内设 置 2-4 名游 动或假扮宾客的安保人员，便于及时处置突发事件。
