1、第四节 秘书实务及其工作范围,一、什么是秘书实务？ 就是指秘书和秘书机构的 日常业务活动。,二、秘书工作范围 随着市场经济的发展，我国的秘书工作范围越来越广泛。因此，要细化出秘书工作的范围，是比较困难的。就常规性秘书工作而言，主要有以下几个方面：,1、文字工作 从一定意义上说，秘书就是文字工作者。,所以说，文字功夫，便成为秘书的看家本领。,它包括三项主要内容： 一是文字的记录，包括电话记录，值班记录，来访记录，会议记录，大事记等； 二是文稿的撰拟，即起草各类文书，如通知、通报、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿等常用文种的撰拟； 二是文稿的校核，即对文稿的内容和格式进行审查。,2、文
2、书工作 就是对来往文书的收文处理和发文处理工作。它包括两项主要内容： 一是发文处理，即制发各种文书，如文书的起草、审核、签发、校对、用印和发文等； 二是收文处理，即办理各种文书，如登记、分送、拟办、批办、承办、催办以及清理，立卷、归档和销毁等。,一天，某公司老外经理坐车路过一个小菜市场，看见路边的小疏菜店摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老外经理的父亲是个农场主，他小时候跟父亲种过洋葱。来中国这么久了，第一次看到这么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。到办公室后，他让秘书苏云派人去给他买几个洋葱回来。,当苏云把洋葱放到他办公桌的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。为什么？,
3、原来当行政部的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上的泥巴洗掉。洋葱交给行政部的头儿后，头儿又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉。行政部的头儿把洋葱交给苏云，苏云又把洋葱上的红皮剥掉。,洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老外经理当初想要的那种洋葱了。老外经理面无表情地盯着桌子上那几个洋葱看了一会儿，头也没抬，没精打采地吩咐苏云：“把洋葱送到厨房去。”,这个案例说明：接受工作的时候，尽量多动脑想一想，尽量了解上司的真正意图，在此基础上，为上司提供真实有用的信息。,3、信息工作 就是信息的搜集、加工、传递、存贮和利用工作。 从某种意义上说，秘书部门是承上启下、联系各方的信息中心。 为领导工作提供
4、全面、准确的信息，是秘书义不容辞的重要职责。,4、协调工作 就是调整和改善部门与部门之间，工作与工作之间关系的工作。,5、信访工作 就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。 包括两项：一是办信，即办理人民群众来信；二是接访，即接待人民群众来访。 做好信访工作，可以密切党群关系，改进机关作风，排解群众困难，推动社会主义民主和现代化的进程。,6、会议工作 会议工作就是各种会议的筹备、组织、服务工作。 它包括会议议题的提出，会议计划的拟定，会议文书的制作，会议场所的布置，会议活动的安排，以及会后的收尾工作。,7、接待工作 就是对各类客人的迎送、招待和服务工作。 它包括对两类人的接待：一是对外宾
5、的接待工作；二是对内宾的接待工作。 做好接待工作，可以加强各方面的交流，密切各方面的关系，树立本单位的良好形象。,8、随从工作 就是跟随领导者到异地视察、调研、开会和参观等服务性工作。 它包括外出之前的准备、外出期间的安排和外出结束后的总结等工作。做好随从工作，可以保障领导者外出工作的顺利进行，减轻领导者生活的负担。 老大的幸福行政总监： “帮助董事长分担工作是我的职责。”,9、通讯工作 通讯工作就是对电话、传真等通讯设备的操作与管理工作。,10、保密工作 就是掌管重要秘密事项，使秘密不被泄露的工作。 它包括三项：一是文件的保密；二是会议的保密；三是办公设备的保密。,11、其他工作 就是领导临
6、时交办的事项和 对突发性事件的处理。,三、秘书工作原则：,1、准确原则 是对秘书工作的质量要求。 秘书工作是单位工作和领导工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和单位工作负责。秘书工作的准确性，很大程度上可以保证领导工作的准确性，保证单位工作的正常运转。,秘书工作的准确性，涉及的方面很多，总的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。,2、及时原则 是对秘书工作的效率要求。 秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到及时、高效，不积压、不拖延、不扯皮。对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、重要部署和突发性事件，
7、秘书人员更要反映灵敏，讲究效率，注意速度。,计划,统筹,3、严谨原则 是对秘书工作的作风要求。 在秘书工作中有大量的琐碎具体的事务性工作，因此严密、周祥和谨慎，就成为秘书工作的优良作风。经验表明，粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的不良作风，是绝对做不好秘书工作的。,4、同步原则 是对秘书的运行要求。 秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书的关系是一种工作上的主辅关系，就是说秘书工作的运行及其态势，必须以领导工作为主导，以满足领导工作的需求为目标，与领导工作同步，不能我行我素，或“你动我不动”。任何游离于领导工作、凌驾于领导工作、滞后于领导工作的行为都是与此原则背道而驰的。,5、保密原则 是对秘书
8、工作的纪律要求。 保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的重要组成部分，也是秘书工作的原则。任何一位从事秘书工作的人员都必须严守党和国家的秘密，不得有失泄密的行为发生。,第一章练习： 一、概念：秘书 秘书学 秘书实务 二、问答： 1、秘书的职业特征有哪些？ 2、怎样理解秘书学的学科特点？ 3、简述秘书工作的原则。,三、从以下几件事中，可以看出顾雍是怎样一位丞相，他具备哪些秘书品格？ 顾雍，孙权的秘书19年，70岁卒。（1）顾雍先担任孙权所兼任会稽太守的郡丞（主任秘书），颇有治绩，却从不自夸；孙权为吴王后，封顾雍为侯，受封回家，家里人都不知道，他也不说。（2）顾雍当丞相后，十分深入，常到民间查
9、访政策的得失，然后向孙权密奏改进的办法。（3）所奏事宜，倘被见纳，归功于上。（4）所奏事宜，倘不见用，从不外泄内容。（5）每每朝中议事，他一向和颜悦色，从不以怒相争，却也从不放弃原则。,四、这位研究生为什么被录取？ 有一位研究生到冯玉祥那里应聘秘书。他满怀信心地走进冯玉祥的办公室，准备把自己的论文及证件交给冯玉祥，并准备回答冯玉祥提出的各种有关秘书方面的问题。可他万万没想到冯玉祥提出了一个他料所不及的问题： “你刚才所上的楼梯共有多少台阶？”冯玉祥问。 研究生一时瞠目结舌。可他一时情急生智，果断地反问道： “您能马上说出冯玉祥三个字的笔画么？” 冯玉祥高兴地哈哈大笑，决定聘这位研究生为他的秘书。,
