1、打造九段工作的团队-九段秘书,高级讲师：陈铁刚,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,课程内容,秘书工作的重要性会议安排如何做到九段？如何做才是九段秘书？如何做才是九段助理？5W2H分析法四象限时间管理法自我工作评价演练,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,我忘记了！我通知了！我不知道！我不会做！我们总是很忙，可总是提供不了老板要的结果！上级本想让你分担一些事情，谁知你有更多问题来问他，最后上级变成了你的助理！做了很多事情，却没有一个让老板满意,您是否有过类似的经历？,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,一个优秀的秘书需要具备：,有追求负责任
2、重视细节,为什么做秘书比如何做好秘书更重要！,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,但是，一个优秀的秘书最需要具备：,结果思维,提示：做事之前，给自己30秒钟的时间思考：做这件事情，我需要的结果是什么？,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了,案例：开会,电话打完就可以了吗？,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,一段秘书的做法：发
3、通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。,例：会议安排,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,二段秘书的做法：抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,四段秘书的做法：勤准备发通知，落实
4、到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关
5、人员。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,七段秘书的做法：定责任发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,八段秘书的做法：追结果发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务
6、的实际完成情况，并及时汇报领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,要做到九段才算成功,结果意识强化,结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,九段秘书之间的最大差别就在于：,结果思维,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每
7、个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,一段秘书的做法：递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。,常规性的秘书,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,二段秘书的做法：做提醒递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,三段秘书的做法：审资料递资料,排行程、做提
8、醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不符合流程的就退回去不往上交。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,四段秘书的做法：汇工作递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,五段秘书的做法：做分析递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,六段秘书的做法：帮汇总递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮
9、助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,七段秘书的做法：追措施递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,八段秘书的做法：追结果递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪措
10、施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,秘书要做到九段才算成功,结果意识强化,结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,九段助理,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来；
11、帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议；帮助领导分析直接下属的工作计划是否支撑公司或部门的战略，并给出自己的建议；帮助领导把本周、本月的工作结果汇总起来并且分析完成好的地方固化成流程，不好的地方给出改进措施的方案；根据公司的整体战略及领导自己的年度、季度、月度的战略目标来分解领导自己的季度、月度及每周的工作计划并把做好的初步计划按照要求的时间提交给领导；根据领导修改完成的季度、月度及每周的工作计划下发并且把目标计划分解给领导的直接下属、通知到一对一的责任人；重要事项要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导；每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性
12、结果及时汇报给领导；把以上工作系统化流程化。,例：助理的工作计划,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,一段助理的做法：排行程传递资料，把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,二段助理的做法：审资料传递资料、排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如有错的和不符合流程的就及时返回。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,三段助理的做法：汇工作排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季
13、把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,四段助理的做法：析结果排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,五段助理的做法：帮汇总排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来并根据公司战略把领导下周或下月的工作计划做好初步的安排。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,六段助理的做法：追措施排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导
14、自己工的作结果及下周、下月的工作计划并做好初步的安排，并根据公司战略和领导工作计划来分析直接下属的周、月工作计划是否支撑公司战略和领导的工作计划，完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属在规定时间内再次提交计划和措施并及时提交领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,七段助理的做法：追结果排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导自己的工作结果及计划并做好初步安排，分析直接下属的工作计划是否支撑公司战略及完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属再次提交计划和措施并及时提交领导，并根据领导的计划和下属的措施每天、每周、每月来提醒或协助责任人完成计
15、划并追踪结果及时汇报领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,八段助理的做法：再指令排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导自己的工作结果及计划并做好初步安排，分析直接下属的工作计划是否支撑公司战略及完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属再次提交计划和措施并及时提交领导，每天、每周、每月来提醒或协助责任人完成计划并追踪结果，如结果未完成：根据领导的计划和责任人的措施立即追发二次指令然后及时汇报领导。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,九段助理的做法：做流程把上述过程做成标准化的“助理”工作流程，让任何一个没有做过助理的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,优秀的助理最重要的特质：,跟自己较劲！,为什么做助理比如何做好助理更重要！,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,人生处处是学场人生事事是机会人生人人为我师,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,Thank You!,高级讲师：陈铁刚,找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台,
