1、智尊宝全球移动办公室流程管理,深圳商智通电子商务有限公司,,流程概述,工作流程是网路架构式的工作流程管理解决方案，让您能够将繁琐的工作转换成工作流程，以便透明化并有效率地控制不同处理程序及工作。现在来看看工作流程如何为您服务有了工作流程，您可以享受众多优点： 您可以专注于工作中。不需要了解工作流程中的所有步骤。 您不会漏掉任何有优先顺序已提升的紧急工作。优先顺序会依准则设定升高。 您可以让适当的人员读取及编辑工作流程中适当的电子表单内容。 您不但能在文档中启动工作流程，而且也能在表单中启动，取决于您所定义流程类别。 您可以强化工作流程的流程安全性问题。 您可以追踪已启动的工作流程。. 您可以将
2、工作委派给其他使用者。 您可以监视每项工作的进度。,,流程示例说明,例如，您想要向公司申请年假。那么，可能的步骤就会有 请假范例 1. 填写请假表单。 2. 向主管提出申请，以取得核准。 3. 如果获得核准，再送交人力资源部门，取得进一步核准。 4. 如果获得核准，再送交董事长，取得最终核准。 5. 如果获得核准，便更新申请人的休假结余。 以上案例包含五个步骤。如果是规模庞大的公司，步骤可能会更复杂。此时，就需要本流程提供的流程监控来实时监控流程进度,,流程说明,工作流程是一组步骤和资料的集合，定义达成目标 所採取的路径，与工作程序的作业相关：工作的架构方式、负责执行的人员、相对的顺序为何、如
3、何进行同步处理、资讯如何流传以支援工作，以及如何追踪与监视工作。 工作流程基本上是结合开始工作流程的起点与结束的终点，如下图所示： 您可以看到，两个步骤之间是使用路径来完成连结。也就是说，当您开始工作流程时，就会一路走到结束步骤，完成工作。,,了解工作流程,若要为您建立适当的工作流程，您必须了解工作流程的三大主要因素： 因素 描述 参考 一般工作流程 工作流程类别 绑定电子表单的工作流程 选择工作流程类别 与上传文件结合的工作流程 单一步骤 工作流程传送方法 平行步骤 选择工作流程传送方法 回送步骤 合并步骤 批准工作 待办事项工作 是/否工作 决策点工作 工作流程步骤 自动完成工作 选择工作
4、流程步骤 触发子工作流程自动工作,,工作流程的一般操作,1. 系统管理员必须先建立工作流程群组，然后在流程设置的 群组 平台上为这些群组设定权限规则。 2. 系统管理员在流程设置 的 流程类型 平台上之 工作流程群组 下方建立工作流程。 3. 一般使用者可以在工作流程 的 提交 平台上启动工作流程。 依使用的类别而定，工作流程可以从上传文件或提交电子表单开始。 提交工作流程之后： 使用者可以在流程设置 工作清单 平台上，检视并处理自己的工作。 使用者可以在流程设置 的 追踪 平台上，追踪自己启动的工作流程。 使用者可以在流程设置的 排程 平台上进行规划，让一般工作流程于适当时间自动开始。 系统
5、管理员可以在流程设置的 监视 平台上监视所有工作流程。 系统管理员可以在流程设置的 委派 平台上，将一位使用者的工作流程委派给另一位使用者。,,了解流程群组,表单群组资讯 栏位 描述 群组名称 输入新增表单群组的名称。 描述 加入新增表单群组的描述。,,了解流程群组,存取权限资讯 项目 用法 1 规则清单视窗 显示已定义的权限规则。 2 使用者选择清单 提供 使用者角色/使用者帐户/使用者群组 等选择。 3 使用者选择视窗 显示 使用者角色/使用者帐户/使用者群组 的对应清单以供选择。 4 加入 为所选取的使用者角色/使用者帐户/使用者群组 加入新规则。 5 移除 在 规则清单 视窗中选取时，
6、移除已定义的权限规则。 为各对应存取权限选择允许 或 拒绝 ： 6 权限清单 允许：允许 使用者角色/使用者帐户/使用者群组 执行对应的动作。 拒绝：阻止 使用者角色/使用者帐户/使用者群组 执行对应的动作。 7 必要 将权限规则设定为强迫。 8 更新 更新已定义规则的权限设定。,,流程群组设置步骤,1.在 首页 的 事务 功能表上按一下 流程管理，然后选择流程类型 2. 按一下 新增 。 您便会存取工作流程群组设定画面 3. 输入 群组名称 。 4. 您可以选择性地输入描述 。 5. 在 存取权限资讯 中设定权限规则。 6. 按一下 储存 。,,设定工作流程群组权限规则的步骤,只有拥有权限的
7、人才可以存取工作流程群组。若要妥善管理群组，系统管理员必頇为每个工作流程群组设定适当的权限规则。系统管理员可以控制使用者的各项动作，包括建立、读取、变更、复制、删除、追踪、监视和分析群组中的工作流程。以下我们会告诉您设定权限规则的步骤。 您可以在建立工作流程群组 时设定权限规则，或者可以稍后再设定编辑这些规则。在这两种状况下所存取的工作流程群组设定画面都一样，所以我们会从这个画面开始，并著重在 存取权限资讯 方面。 1. 在使用者选择清单中选择目标 使用者群组 、使用者帐户 、使用者角色 ： 群组/帐户/ 角色的对应名称便会显示在使用者选择 视窗中。 2. 在 使用者选择 视窗中选择目标使用者
8、。 3. 按一下 加入 。,,设定工作流程群组权限规则的步骤,4. 在 权限清单 中设定权限规则。共有7 种权限规则供您设定： 动作 选取 允许 时所代表的意义 读取 使用者可以读取此工作流程群组中的所有工作流程。 建立 使用者可以在此工作流程群组中建立工作流程。 变更 使用者可以变更此工作流程群组中的群组资讯及权限规则。 复制 使用者可以复制此工作流程群组的属性，以建立新的工作 流程群组。 删除 使用者可以删除此工作流程群组。 监视 使用者可以监视此工作流程群组中的所有工作流程。 排程 使用者可以在此工作流程群组中启动工作流程。,,示例,尝试建立名为人力资源工作流程的新工作流程群组，以储存人
9、力资源部门的所有工作流程，而人力资源部门为使用者群组 中的成员。 提供描述：此群组包含与人力资源相关的工作流程。 允许人力资源部门中的所有成员在此群组中执行工作流程上所有动作。 允许其他使用者群组读取和提交此群组中的工作流程。步骤： 1. 存取工作流程群组清单。 2. 按一下 新增 。 您便会打开表单群组设定画面。 3. 在 群组名称 中输入人力资源工作流程。 4. 在 描述 中输入此群组包含与人力资源相关的工作流程。 您看到的结果应该如下图所示：,,示例,5. 在使用者选择清单中选取 使用者群组 ： 人力资源部门： 6. 选取 人力资源部门 。7. 按一下 加入 。 8. 按一下 权限清单
10、中的允许 ，授予 人力资源部门 所有权限。 9. 按一下 更新 。 其他群组： 10. 选取 使用者群组 中的所有其他成员。 秘诀 ：您可以按住键盘上的Shift 键，同时选取所有成员。 11. 按一下 加入 将成员加入 规则清单 视窗。 12. 在 规则清单 视窗中选取 人力资源部门 以外的任何一个群组。 13. 核取 读取 的 允许 栏位，以授予读取权限。 14. 按一下 更新 。然后选择保存即可。,,流程群组操作,编辑流程群组 步骤： 1.按一下变淡群组清单中的功能表或者按一下群组名称，然后按下页面上的编辑。编辑群组资料或者权限规则。按一下保存，完成编辑操作。删除流程群组 只要您拥有授权
11、，就能删除流程群组。 如果流程群组中包含任何已发行的工作流程，您将无法删除此流程群组。 步骤： 1. 在流程群组清单中选取目标流程群组的点按方块。 2. 按一下 删除 。 系统会提示您进行确认。 3. 按一下 确定 以确认删除。,,了解工作流程,建立工作流程群组之后，便可以开始建立各种不同的工作流程。工作流程结合了3项因素：类别、传送方法及工作流程步骤。您应该学习如何正确选择这些因素，以便建立及使用合适的 工作流程。 在本文档中，您会： 了解建立工作流程的平台 了解建立工作流程的一般步骤 学习如何选择工作流程类别 学习如何选择工作流程传送方法 学习如何选择工作流程步骤 学习如何允许工作流程中断
12、 利用案例学习如何设定工作流程,,工作流程设定界面,在 首页 的 事务 功能表上按一下 流程管理 选择流程设置 ，在流程清单中选择一个流程群组。选择您的目标群组，并在 群组名称 栏中按一下其名称，便会看见群组中的流程清单 按一下 新增 以开启流程设定画面 。,,工作流程界面说明,项目 用法 1 新增 建立新的工作流程。 2 删除 删除选取的工作流程。 3 待处理清单 仅显示清单中的待处理工作流程。按一下待发行清单 之后，便会看到按钮， 只显示工作流程的未发行的清单。 4选取方块 选取目标工作流程。 5 编辑 编辑工作流程详细资料。 6 工作流程代码 显示工作流程代码。按一下可以查看工作流程详细
13、资料。 7 版本 显示工作流程的版本。 显示已建立工作流程的状态：待处理 或 已发行 。 8 状态 待处理：工作流程尚未发行以供提交。 已发行：工作流程已可供提交。 9 描述 显示工作流程的描述。 10 类别 显示工作流程使用的类别。,,工作流程界面说明,名称 输入代码以识别工作流程。代码可以由字元和数字组版本输入工作流程的版本号码类别工作流程可以是一般工作流程，或与文档库和电子表单绑定工作流，如果选择后者就会多显示一个栏位：系结。系结选择工作流绑定的文档库或者表单工作流群组选取您要在其中建立工作流程的工作流程群组有效时间输入工作流程的有效期间 (透过 日期选择器 进行选取)启用中断定义工作流
14、程能否中断。按一下是 ，以选取可以中断工作流程的使用者，或选取中断控制工作流程描述输入工作流程的描述上传位置与该流程有关的文件存放位置。即选择一个文档库文件夹（上传文件必须是html格式）该位置会建立命名为追踪编号的资料夹状态待处理：工作流程尚未发行以供使用者提交。 已发行：工作流程已可供提交。,,工作流程界面说明,在您定义完基本资讯后，按一下 储存 便会显示工作流程常式画面，供您定义工作流程详细资料：1 步骤名称 显示步骤名称及其顺序编号。点击此名称，可编辑步骤 属性。2 选项 加入、移动或删除步骤。您可以选择新增平行或单一步骤添加好相应的步骤之后，点击发行就可以使用了。如果还没有编辑好，想
15、下次再修改，可以先保存，以后再修改。注意 工作流程发行之后，该流程便无法删除。,,工作流程步骤设置,工作流程步骤设定分成三部分，分别位于不同的索引标签上： 步骤资讯、相关的使用者、通知 (选择性) 。 当工作流程与表单系结时，工作流程步骤设定便分为四部分： 步骤资讯、相关的使用者、表单元素安全性、通知 (选择性) 。,,工作流程步骤设置,相关的使用者 设定工作流程步骤的存取权限。 栏位 描述 允许的使用者 定义处理此步骤的处理人员。您可以从使用者群 组/使用者角色/使用者帐户及特殊参与者选择。 在执行阶段指派核取时，先前步骤的拥有者会决定此工作流程步骤的处理人员。 筛选条件 筛选步骤处理人员以
16、及步骤处理人员所要报告的主 管。这种关係会在员工所属阶层 设定中定义。,,工作流程步骤设置,通知 (选择性) 设定此工作流程步骤的通知规则。 设定规则，在工作已到达/已完成/已过期时通知特定使用者。通知方法有两种： 通知 使用邮件：可以在电子邮件信箱中看到通知。 使用系统：可以在讯息收件匣中看到通知。,,工作流程步骤设置,在表单菜单栏上 设为子项目功能项是针对下一级所有菜单设置 显示此页面功能项是针对本菜单栏设置,,工作流程步骤设置,表单元素安全性 控制此工作流程步骤表单元素的存取 (此索引标签仅供与电子表单系结的工作流程使用) 定义要显示或隐藏的表单区段/页面，以及定义表单元素要 隐藏 、唯
17、读 、可编辑 或 可编辑 (强制) 。 下列为四种功能按钮： 项目 用法 先前的步骤 移到先前的步骤。 下一个步骤 移到下一个步骤。 完成 储存步骤属性。 取消 取消步骤设定。,,工作流程类别,一般工作流程 批准工作 供拥有者选择核准或 拒绝动作的工作。待办事项工作供拥有者执行的工作，必须遵循描述中的特殊指示，然后按一下继续 以完成此工作。会签工作供拥有者执行签字确认的工作。是否工作供拥有者选择是 或 否 动作的工作。决策点供拥有者做出决策的工作。您可以设定多个选择，让拥有者可以从中选择。自动完成将在没有任何人执行任何动作的情况下自动完成的工作。触发子工作流自动工作 此工作是专为启动不同子工作
18、流程所指定工作流程中断特定工作 此工作是专为中断控制的类别所指定。,,工作流程类别,与 电子表单系结的工作流程 表单值驱动工作与 文档库系结的工作流程 公用文件发行次要更新存回无更新存回主要更新存回,,选择工作流传送方式,设计工作流程时，您可以使用各种不同的传送方法，以便将所建立的步骤减到最少，并节省工作流程的处理时间，下面我们要介绍工作流程中的四种传送方法：单一步骤 平行步骤 回送步骤 合并步骤,,单一步骤,概念图解流程中的实际演示单一步骤会从一个步骤循序传送工作流程到下一个步骤。选择 加入单一步骤之间,,平行步骤,概念图解流程中的实际演示平行步骤会从一个步骤平行地传送工作流程到多个步骤。由
19、于可以同时执行不同的处理程序，因此，虽然工作量不会减少，却可以节省时间。选择 加入平行步骤,,回送步骤,概念图解流程中的实际演示如果有特殊理由，回送步骤可将工作流程传送回前一个步骤。一般来说，回送步骤会用在基于特殊原因而需重复处理步骤时。在大部分的情况下，回送步骤会用在决策步骤之后，例如，批准工作 或 决策点 。当一项决策比对相符时，路线就会回送并重复先前的步骤。 设定回送步骤的方法是，然后选择 新增平行步骤 ，然后在画面最上方选择回送 ，再选取所要回送的步骤名称,,合并步骤,概念图解流程中的实际演示合并步骤会将两个或两个以上的步骤合并成一个步骤。换句话说，多个步骤会传送到下一个单一步骤。工作
20、流程会等合并步骤之前所有工作都完成之后再继续。 合并步骤的设定方式是，然后选择 新增平行步骤 或 加入单一步骤之间 。然后，再于在步骤之后 中选择多个步骤,,移动与删除步骤,除了加入步骤的不同路线外，您可能需要移动步骤或删除无用的步骤移动步骤1. 若要移动单一步骤，选择 移动单一步骤 即可。 您便会存取下列画面： 2. 在 移到此步骤之后 中，选取要将目前步骤移到该处的目标步骤。 3. 您可以选取一并移动后续的步骤 以移动所有后续步骤。4. 按一下 储存 以确认移动。,,删除步骤,1. 若要删除单一步骤，选择 删除单一步骤 即可。 若要删除目前步骤之后的所有步骤，请选择 删除之后的所有步骤 。
21、 系统会提示您进行确认。 2. 如果确认要删除，请按一下 确定 。,,流程进阶设置,文件发布流(公共文件夹)表单提交流(绑定表单)中断不参与的工作流程触发子工作流程操作,,文件发布流设置,1.在文档库设置中创建文建夹2.创建工作流时，类别选择文件发布流3.在系结里选择你要绑定的文件夹名4.当选择文件发布流后，在设置流程步骤的时候，就会多出4项与文件有关的步骤类型,,文件发布流设置示例,设置流程步骤2相关部门审核决策的决策点设置流程步骤5，6 步流程类型为共用文件发行,,表单提交流设置,1.在表单设置中创建表单，如请假单2.创建工作流时，类别选择表单提交流3.在系结里选择你要绑定的表单名4.当选
22、择表单提交流后，在设置流程步骤的时候，就会多出两项与表单有关的步骤类型,,表单提交流设置示例,以表单驱动值为例，创建一个表单值驱动的工作流如果请假人是经理，直接提交给老板审批如果是职员，先提交给部门经理审批，审批通过但请假天数大于七天，提交给老板审批。1.设置判断请假人是否为经理，而走不同的审批路线在第2步中，步骤类型选择表单值驱动,然后设置驱动值路线,,表单提交流设置示例,2.职员通过经理审批后，判断请假天数设置驱动值路线,,表单提交流设置示例,一个完整的请假流程示图,,表单提交流设置示例,为了避免重复设计步骤，可以通过跳转步骤实现已有步骤之间的跳转如：步骤7和8 中的跳转跳转步骤的设置：在
23、添加步骤时，选择平行步骤，然后选择页面左上角的 回送，选择相应的步骤即可,,工作流程中断,工作流程中断的意思是中断工作流程的一般传送过程。一旦工作流程启用了中断功能，由许的使用者便可以在任何步骤进行中断。中断类型共有三种： 类型 用法 跳回较前步骤 中断目前的步骤，并跳回之前的步骤。您必頇 选择要回復的目标步骤。 工作流程取消 取消工作流程。中断后将不会处理所有步骤。 撤回步骤 撤回目前待处理的步骤，然后对应的拥有者将重新 执行该步骤,,设定流程中断用户,1. 在 启用中断 中选取是，和 中断核准工作流程 便会立即出现。2.按一下 选取要中断的使用者 以选取允许中断工作流程的使用者。 您便会看
24、到 选取中断要求提交者 画面,选取目标拥有者，然后确认.,,中断工作流程,对于不参与的流程，如有中断权限 （如在工作流程设置中董事长有中断相关流程的权 限），要进行中断操作时的相关操作1、对流程（如申请款项（现金）流程）设置有权限中断流程的用户： 2、对于其他用户触发的此流程3、有权限的用户进入工作流监控 （前提：对工作流监控此模块具有权限），新增查询条件如：申请款项（现金）流程4、进入已保存的工作流监控查询页面，对相关流程进行中断操作5、进入要中断的流程步骤6、进行中断操作7、选择中断类型，确认8、此流程已中断，取消成功,,触发子工作流程操作,创建子工作流注：子工作流的类型要设为普通工作流程
25、类型；子工作流的第二步要设为绑定到帐户或群组或角色，不能设为在执行中指定 1、建一个子工作流程 （普通工作流程）2、需触发子工作流的请假审核（触发子工作流）流程3、设置流程步骤为“子工作流自动工作”类型： 在借款审核流程（触发子工作流）流程中将第 8 步骤“人事备案”设为触发“人事备案”子工作流： 4、选择子工作流，选择第 1 步发行的工作流为需触发的子工作流程 5、自动触发子工作流,,工作流其它操作,操控工作流程 委派工作流程 追踪工作流程 监视工作流程,,操控工作流程,建立新的工作流程之后，您就可以进行操控。发行工作流程之前，您可以编辑工作流程的传送方法、类别、步骤等详细资料。编辑工作流程
26、1、点击菜单栏中的事务，选择流程管理-流程设置2、点击流程库中的“分配工作”，打开此工作流程训的检视清单3、在工作流程检视清单中按一下所需编辑的工作流前的4、编辑完后，点保存按钮即可完成编辑注意： 工作流程发行之后，您只能编辑 有效期间 、启用中断 、上传位置 ，以及每个步骤的资讯。但是，您无法编辑步骤类型 的资讯，因为它会影响工作流程常式删除工作流程 如果工作流程尚未发行，便可以删除此工作流程1. 选取目标工作流程的点按方块。 2. 按一下 删除，系统会提示您进行确认删除。刪除工作流程的另一個方法是在編輯頁面中按一下 刪除,,委派工作流程,工作流程中可以让您委派工作给其他使用者，因此如果您无
27、法处理您的工作，便可以指定其他人来处理。受委派的使用者会暂时从委派使用者处取得权限，以存取内容和相关的物件委派工作给特定使用者的步骤在 首页 的事务 功能表上按一下 代办工作 然后选择委派清单按钮2. 按一下 新增 。您便会存取委派设定画面 。 3. 按一下 来源使用者 中的 ，通过使用者选择器 来选择使用者。 4. 按一下 委派给 中的 ，通过使用者选择器 来选择要委派的目标 使用者。 5. 设定 开始日期 ，也可以选择性地设定结束日期 。如果未设定结束日期 ，委派会一直持续到来源使用者停止委派为止。 6. 选取通知方法，然后选择保存。,,委派工作流程,例如，董事长因出差，将2009 年 1
28、0 月9 日至2009 年 10 月11 日的工作委派给财务经理，并通过系统讯息通知财务经理。在这段期间内，董事长的工作流中的事务以及权限将由财务经理执行。设定应该如下图所示：,,追踪工作流程,当您已提交工作流程之后，就可以使用工作流提供的追踪功能来追踪工作流程进入界面的步骤：在首页中选择事务，然后选择代办工作，如图所示：了解工作流程追踪画面 栏位 描述 追踪编号 显示工作流程的追踪编号。按一下可开启工作流程追踪画面。 步骤名称 显示工作流程步骤的名称。按一下可开启工作流程步骤资讯 工作流程代码 显示工作流程代码。 到期日 显示工作流程步骤的到期日。 到达日期 显示工作流程步骤的到达日期。 来
29、自何人 显示工作流程步骤的 相关使用者/动作执行者 。,,监视工作流程,监视工作流程与追踪工作流程十分类似，但对进阶使用者来说，他们可以通过这项功能，在一个平台上监视所有已提交的工作流程。项目 描述 新增 建立新的查询范本。 删除 删除查询范本。 编辑 编辑查询范本。 查询名称 显示监视查询的名称。按一下查询名称以开启查询，监视已提交的工作流程。 开启工作流程群组，监视其中已提交的工作流程。 描述 显示查询的描述。 显示查询是否为公用。 为公用 公用： 非公用： 更新日期 显示监视查询的最后更新日期。 更新者 显示监视查询的最后更新使用者。,,监视工作流程,按一下查询名称，便会显示 查询结果选
30、择编辑查询条件。可以看到以下选项 项目 描述 工作类型 可以选择延迟的工作 /准时的工作/全部 。 日期期间 依日期期间筛选。 类别 依类别筛选。 优先顺序 依高/中/低 等优先顺序筛选。 工作流程群组 依工作流程群组筛选。 工作流程 依工作流程名称筛选。 追踪编号 依追踪编号筛选。步骤名称 依工作流程步骤名称筛选。 描述 依工作流程步骤描述筛选。 状态 依已提交/已核准/已拒绝/是/否/待处理/已完成/无回应 等状 态筛选。 提交者 依工作流程提交者筛选。 动作执行者 依动作执行者筛选。 相关物件 依相关物件筛选，一般是文件或电子表单。 工作注解 依工作注解筛选。 附件名称 依附件名称筛选。
31、,,监视工作流程的步骤,若要监视已提交的工作流程，只需执行几个简单步骤： 1. 在 首页 的 事务 功能表上按一下 流程管理 ，然后选择流程监控。您便会存取工作流程监视清单 。 2. 按一下 查询名称，选择目标查询范本。 您便会存取查询结果，也可以监视其进度。 3. 若要结束，请直接按一下 返回储存查询的步骤 1. 按一下 储存查询 ，存取下列画面： 2. 输入 查询名称 。 3. 选取 查询类型 ： 公用：允许所有使用者载入此查询。 私人：只有目前的使用者才能载入此查询。 4. 选取 新增 或 编辑 做为操作类型 。只有在您载入查询之后，才会启用编辑 。 5. 按一下 确认 以保存查询。,,感谢您的关注,
