1、财政审计的数据采集方法浅谈财政审计的数据采集方法浅谈财政审计的数据采集方法转自中国审计论坛-辽宁省辽阳市实例分析按照审计法的有关规定，审计部门负责对市本级政府各部门及下级政府预算的执行情况和决算进行审计。随着计算机技术的快速发展，会计电算化应用得到了广泛的普及。财政作为开展会计电算化核算较早的经济管理部门，也紧随着各项应用技术的发展和更替,在财务软件上不断弃旧从新。对于审计工作来说，财政部门日常业务核算所形成的电子数据就成为了对其开展计算机辅助审计时所要获取的重要资料。目前，辽阳市、县两级财政部门的业务数据核算系统主要集中在“用友”和“金算盘”两种财务软件上，另外，在一些下设科（股）室的业务核
2、算中，还包括个别根据实际需要而另行开发设计的非主流小型财务应用系统，如县级农财股采用的“农业财务管理平台”等。从主要的应用方向上来看， “用友”财务软件问世已有多年，各方面配套技术较为成熟，它将财务核算、财务管理、财务分析等功能融为一体，现已发展到以 SQL-Server 作为后台数据服务的C/S（客户端/服务器）网络运行模式的大型财务应用系统，特别是其 NC 管理模块支持的网络集中控制分布式加密技术尤为值得称道；“金算盘”财务软件的发展也很迅速，与“用友”系统不同之处是其后台数据服务采用 Oracle 作为数据库支持，但是，在其版本分类上，专项应用产品也较多，数据可*性强，适合于网络化应用。
3、可以看出，财政部门业务核算形成的电子数据具有“平台支持各异、系统构成复杂、数据格式多样”的三个主要特点。在实际工作中，应该根据具体的审计要求，充分考虑审计工作效率、审计成本和审计人员的操作适用性三方面的协调关系，按照各类数据的不同特点，对数据进行采集、整理和深入的分析。下面，对具体的数据采集方法作简要说明：一、用友财务系统（U8.52）的数据采集方法一般说来，财政部门的业务范围涉及到的有关单位和部门较多，业务核算量较大，相应地都安装使用了一些功能完善的大型财务应用软件系统，正如将要例举的用友 U8 财务系统，其规范化程度较高，留给审计人员进行数据采集的模块化接口和具体操作方法也较多，归集整理后
4、,主要有以下几种：（一）DTS 导出法打开程序菜单中“Microsoft SQL Server”下的“企业管理器” ，按“控制台根目录”“Microsoft SQL Servers” “SQL Server 组”CARDIOGRAM(Windows NT) “数据库”“UFDATA_001_2004”“表”的顺序，逐层找到实际存储数据的关系表，右击“表” ，执行弹出菜单中“所有任务(K)”“导出数据(F)”项，利用“DTS 导入/导出向导” ，按提示步骤完成数据表的导出，其中将涉及“选择数据源” 、 “选择目的” 、 “指定表复制和查询” 、 “选择源表和视图” 、 “保存、调度和复制包” 、
5、 “查阅指定信息完成操作”6 个设置界面。并且，从经验上来看，dBASE和文本文件格式是两种数据可*性较高的导出格式，通常情况下，不会发生数据的异变或缺失，兼容性强，适用于各种数据库平台，是导出数据时所选择的常用格式类型。注：“CARDIOGRAM(Windows NT)”为 Microsoft SQL Server服务器名称；“UFDATA_001_2004”为数据库名称（用友名称定义规则：UFDATA_账套编号_年度） 。另外，不必将所有的数据表都导出来，应根据实际情况将不需用的数据表剔除。具体方法，既可以在企业管理器右侧窗口中直接找到所需数据表，单独执行导出操作；也可以在“DTS 导入/
6、导出向导”-“选择源表和视图”阶段，部分选取进行导出。从审计应用层面上看，主要的数据表有：1.accinformation：账套参数表，包括财务和购销存模块设置选项中定义的所有参数，如启用时间、系统年度等等。2.ap_closebill：收付款结算表，主要记录收款单、付款单的内容。3.ap_detail：应收应付明细表，主要记录已结算的采购发票和已审核的销售发票所形成的应收应付记录。4.ap_vouch/s：应付/收单主子表，记录销售已审核的代垫费用单，应收、应付单等的表头和表体记录。5.ap_vouchtype：单据类型表，主要记录应收应付系统所使用的各种单据的类型和代码。6.current
7、stock：现存量表，写入存货的不同自由项、所在仓库到目前为止的结存数量和结存件数。7.customer：客户档案表，写入客户的记录。8.dispatchlist/s：发货单、委托代销结算单主子表，主表写入表头内容，子表写入表体内容。9.Dsign：凭证类别表，定义凭证类别的记录。10.endispatch/s：委托代销发货单主子表。11.gl_accass：辅助总账表，写入带有辅助核算科目的期初余额以及凭证记账之后带有辅助核算科目的记录。12.gl_accsum：科目总账表，写入科目的期初余额和凭证记账之后科目的增加变化记录。13.gl_accvouch：凭证及明细账表，写入带有个人往来、供
8、应商往来、客户往来的科目的期初余额及所有模块填制的凭证的明细记录。14.gl_mccontrol：科目并发控制表，写入科目的锁定记录，在没有任何操作的前提下，此表应为空。15.gl_mvcontrol：凭证并发控制表，写入凭证的锁定记录，在没有任何操作的前提下，此表应为空。16.l_mend：结账状态表，记录各模块结账至何月的记录，其中：bflag 代表总账/ bflag_ap 代表应付/ bflag_ar 代表应收/ bflag_ca 代表成本/ bflag_fa 代表固定资产/ bflag_fd 代表资金管理/bflag_ia 代表存货/ bflag_pu 代表采购/ bflag_wa 代
9、表工资/ bflag_st 代表库存/bflag_sa 代表销售。17.ia_subsidiary：存货核算存货明细账表，写入存货的期初余额、所有出入库单据上存货的成本明细记录，其中凭证号字段(ipzid)、单据类型字段(cvoutype)、仓库编码(cwhcode)、暂估标志（0-未暂估未报销、1-暂估、2-报销）(flag)等字段特别重要。18.ia_summary：存货核算存货总账表，写入存货的汇总成本记录。19.inventory：存货档案表，写入建立存货时的明细记录。其中是否批次(binvbatch)、启用日期(dsdate)字段特别重要。20.lockvouch：单据锁定表，写入各
10、种单据的锁定记录。在正常不操作任何功能的前提下，此表应为空。21.mainbatch：批次主文件表，写入计价方式是个别计价的存货或者是批次管理的存货的记录，其中是否出空字段(bisnull)特别重要。22.maxvouch：最大单号表，写入购销存模块所有单据的单据号的当前号记录数。23.purbillvouch/s：采购发票主子表，写入采购发票的表头表体记录。主表写入表头记录，其中自动编号字段（pbvid） 、发票类型（专用、普通、运费、农收、废收、其他）字段（cpbvbilltype） 、发票号字段(cpbvcode)重要。子表写入表体记录，其中子表自动编号字段（id） 、采购发票主表 id
11、 号字段(pbvid)、累计付款字段（ioritotal 原币、itotal 本币）等字段较重要。24.rdrecord/s：收发记录主子表，写入各种出入库单据（包括存货期初）的记录。25.salebillvouch/s：销售发票主子表，其中子表的累计收款字段较重要。26.vouchtype：单据类型表，写入购销存模块中所有的单据类型的代码。27.St_totalaccount：库存总账表，写入存货所在仓库的月汇总记录。28warehouse：仓库档案表，写入建立仓库的信息，其中计价方式字段（cwhvaluestyle） 、期末处理会计月份字段（cmonth）特别重要。29sa_account
12、：销售总账表，写入存货销售的汇总记录。注：数据表的命名方法为：模块代码_表名。其中：ap 代表应付；ar 代表应收;gl 代表总账;wa 代表工资；fa 代表固定资产;pu代表采购；sa 代表销售；st 代表库存;ia 代表存货；fd 代表资金管理;ca 代表成本等。（二）数据库备份法在实际工作中，笔者曾经遇到过这样的情况：“用前述DTS导出法进行数据的采集，在DTS 导入/导出向导设置时，无论选择何种类型的数据格式，当完成该向导的全部操作后，系统都会出现如函数绑定失败或初始化 COM 未能创建 DTS包的实例等字样的错误提示，致使无法将所需要的数据表导出。 ”针对这个问题，用友公司的技术人员
13、做出了解答：“一些财政部门采用的 SQL-Server 并非微软的正版授权软件，用友财务系统根植其上，其前台应用端并不会受此因素影响，一切业务操作均可正常进行，但在提供后台数据库服务的 SQL-Server 端进行数据管理的某些操作时，常常就会产生一些系统错误，致使用户的操作失败。 ”因此，“DTS 导出法”就不适用于此种情况。为了解决这个问题，经过多次试验，笔者发现，利用数据库的备份操作完全可以实现另一种方式的数据采集，具体步骤如下：1.通过“企业管理器”找到所需数据库（方法同“（一） ”） ，执行弹出菜单中“所有任务(K)”“备份数据库(B)”项，在“SQL-Server 备份”的“常规”
14、页签上，选择相应的“数据库（B） ”，在“名称（N） ”框中对其命名（常为：数据库名称_备份） ；再点击“添加”按钮，确定备份数据库的存储位置和文件名称（确定后会显示在“目的”框中） ；最后，点击界面下方的“确定”按钮，立即执行数据库的备份，此时会出现备份进度提示，当备份结束后提示将自动消失。2.将备份文件通过网络或移动硬盘、U 盘等存储介质转存到审计人员的计算机中。同样地，打开其本机 SQL-Server 的企业管理器，在操作界面的左侧结构树中，找到“数据库”节点，右击，执行弹出菜单中“所有任务(K)”“还原数据库(R)”项，在操作界面（主界面） “常规”页签上的“选择：”单选项目栏次内选中
15、“从设备（M） ”，点击“选择设备（E） ”按钮，在出现的“选择还原设备”界面上，点击“添加”按钮，在又出现的“选择还原目的”界面上，点击“文件名（F） ”框右侧的“. ”按钮，在“备份设备位置”下面的文件存储结构中找到需要还原的备份数据库后，依次点击“确定”返回主界面即可；再切换至“选项”页签，此时在“将数据库文件还原为（S） ”框内，将会出现两条“逻辑文件名”和“移至物理文件名”的详细信息（如，Ufmodel_log D:U8SOFTZT0092004UFData.ldf日志文件、Ufmodel D:U8SOFTZT0092004UFData.mdf数据文件） ，按照信息内容所示，建立相应
16、文件夹（如，D:U8SOFTZT0092004构建数据库物理存储位置） ，选中“在现有数据库上强制还原（F） ”复选框，点击“确定”立即执行数据库的还原，此时会出现还原进度提示，当还原结束后提示将自动消失。3.打开程序菜单中“Microsoft SQL Server”下的“查询分析器” ，以“Windows 身份验证（W） ”或“SQL Server 身份验证（Q） ”连接到 SQL Server，再按“服务器名称”“数据库名称”“用户表”的顺序，逐层找到其下实际存储数据的各个关系表（如，dbo.aa_ColumnDic） ，然后进行其它后续操作。注：aa 为还原后的数据库名称。此处，需要强调
17、的是，常规的处理方法一般是直接右击所需的数据表，执行“打开（O） ”项，对其进行“另存为（V） ”操作，存为导出文件*.CSV，很多数据库软件如 Access 等都支持对*.CSV 文件的导入，使用起来还是比较方便，但是，由于财务系统中存储的关系型数据表的特定结构较为复杂，经过反复测试，发现按照这种方式进行操作，导入数据时的出错率很高，某些数据表的部分字段内容无法正确读入数据库应用端，出现了乱码和缺失现象，所以，建议大家尽量不要采用这种方式。更安全稳妥的方法是，右击打开的数据表，执行“全选（S） ”项，将全部数据内容复制后，再粘贴到一个空白的文本文件中，保存，形成采集完成的数据文件。这里，如果
18、右击打开数据表时，发现“全选（S） ”操作项为灰色的限制应用状态，那么，应在确定上部工具栏的数据库选择框中显示为当前数据库的前提下，在查询命令窗口中，键入如“select * into aaa from gl_accvouch”这样的命令，生成一张名为 aaa 新数据表，它与原数据表 gl_accvouch所包含的数据内容完全一致，然后打开 aaa，此时即可以实现对数据内容的全选操作。从“数据库备份法”不难看出，在实际工作中，往往会因为被审计单位的软硬件配置状况、系统维护管理能力和计算机应用水平等各种因素，给我们的数据采集工作带来许多不必要的麻烦，这就要求我们有时需要屏弃常规的思路和方法，用细
19、致的分析和创新的思路去解决遇到的难题。（三）表单输出法财政部门的整个业务核算体系构成较为复杂,业务核算数据分布在预算、国库、非税收入、社保等多个具体部门，由于各部门开展电算化核算的启用时间各不相同、业务核算复杂程度各异，所以，难免会产生各种各样的差别。比如说，在对县级财政部门的决算情况进行审计时，了解到其非税收入管理局和预算股均安装使用了用友 U8 财务系统进行业务核算，前者的安装使用时间较早，采用的是具有后台数据管理服务功能的完整 SQL 版本；而后者的安装使用时间较晚，参考了前者的使用经验，为了最大限度地节约成本，使用的是仅提供用户端应用功能的桌面版本。这样，在对预算股的数据进行采集时，由
20、于受其功能性因素的限制，就不具备前述“DTS 导出法”和“数据库备份法”中所涉及到的 SQL-Server 方式的数据采集条件，那么，如何在这种情况下进行数据的采集呢？根据国家会计核算软件数据接口标准和有关法规的规定：“所有会计核算软件在功能设计上，都必须具备符合国家标准或者行业标准的数据接口；已投入使用的但没有设置符合标准数据接口的，被审计单位应根据审计机关的要求将数据转换成能够读取的格式输出。 ”换句话说，这些在功能设计上的数据接口，就是审计人员进行数据采集时最直接有效的途径。现以前述预算股为例，将具体步骤说明如下：1.打开程序菜单中“用友 ERP-U8”下的“企业门户” ，在“注册【企业
21、门户】 ”界面上，正确选取或填写“服务器” 、 “操作员” 、“密码” 、 “账套” 、 “会计年度” 、 “操作日期” （操作日期必须设定在账套所属会计年度内的任意一天）等各项内容，然后点击“确定”进入“企业应用标准套件”界面。2.在左侧的“业务工作”树状结构中，按“财务会计”“总账”“账表”的顺序，找到其业务核算的“总账” 、 “余额表” 、“明细账” 、 “序时账” 、 “多栏账” 、 “综合多栏账” 、 “日记账”和“日报表” ，逐个双击打开即可进行查阅。以“明细账”为例，双击“明细账” ，在出现的“明细账查询条件”界面上，选中单选项目“月份综合明细账” ，在它右侧的下拉列表中选择“4
22、1 预算指标” ，然后，在月份的始、止两框内分别定义为“2004.5” （建账时间）和“2004.12” （结账时间） ，点击“确认”后，就打开了其 2004 年度预算指标科目（科目代码为 41）的明细账。3.在打开的预算指标明细账上方，找到“输出”字样（左四位置） ，将鼠标停留在其上面，就会出现“数据输出”提示字样，点击“输出” ，出现“另存为”对话框，在该对话框上部的“保存在（I）：”处指定文件的存储位置，再在“文件名（N）：”处填写文件名，然后在“保存类型（I）：”处选择适当的数据输出类型（包括 dBASE、Excel、FoxPro、文本文件等多种数据格式） ，最后点击“保存” ，完成数
23、据表的输出操作。其它账表的输出操作与“明细账”的操作基本一致，就不再赘述。另外，如果条件允许，审计人员还可以在自己的计算机上安装一套正版的用友 U8 财务系统，建立一个与被审计单位相同的操作环境。实施审计时，打开被审单位计算机上的“用友 ERP-U8”“系统服务”“系统管理”模块，选择工具栏上的“系统（S） ”“注册（R） ”，以系统管理员（admin）的身份登陆后，再执行“账套（A） ”“输出（X） ”项，对账套资料进行备份输出，再把生成的“UFDATA.BA_”和“UfErpAct.Lst”两个文件拷贝到审计人员自己的计算机中，通过本机的“系统管理”模块将刚备份的账套文件导入进来，打开“企
24、业门户” ，即可实现账表内容的查看了。这种做法的实际运用效果虽好，但其成本费用较高，需要购买或者租用软件配套的硬件设备“加密狗” ，没有相应的经费保证，很难实现。二、金算盘财务软件的数据采集金算盘企业管理软件是国内最早通过中国软件评测中心评测的网络版企业管理软件，主要涵盖“综合生产、账务、报表”等几个模块。账务系统形成的账套文件以“*.gdb”命名，备份账套文件以“*.gac”命名，和其它同类软件一样，这种备份账套数据的导入导出功能只能作为数据传递或交换的手段，除非构建与之完全相同的应用软件环境，否则无法直接读取使用；系统设计上通过多级口令保护数据安全，并对用户的账务数据实行科目权限、模块功能
25、权限、工作组权限等安全保护措施，程序中断时也不会影响到数据安全。经过实践证明， “金算盘”安全可*、功能完善、易学易用，并且在审计时，将内部数据导出的方法也很简便，主要有：（一）账套备份法打开程序菜单中“金算盘软件 8e”下的“账套管理系统” ，在出现的登陆界面上输入授权的用户名和密码，进入该功能模块，再按菜单上的“账套”“账套备份”“选择账套 oracle 导出”的顺序，找到导出设置窗口，在此处的备份类型中选择“备份到Access 数据库” ，命名导出的备份文件名称，选择存储路径后，完成一个账套数据的导出操作。在实际业务核算中，经常会出现一个部门一个年度内设置多个账套分项进行核算的情况，比如
26、社保部门就将基本养老保险基金、失业保险基金、工伤保险基金、生育保险基金分别放在了四个账套之中，所以，应该对其逐一进行导出，切勿遗漏，这样才能全面考核其实际业务情况。采用这个方法进行数据采集时，会形成“*.ldb”和“*.gdb”和两类文件，抛开“*.ldb”文件不管，只需将“*.gdb”文件的扩展名更改为“.mdb” ，就将其改为了标准的 ACCESS 数据库，但是，此时双击打开数据库，会提示“请输入数据库密码” ，表明数据库有密码保护。遇到这种情况，可以询问被审计单位的计算机管理员或查阅系统说明书来获悉备份账套数据库的密码。在财政部门，大多数的业务核算终端都是由专门的计算机技术服务公司安装调
27、配的，具体的业务操作人员并不知道账务系统的详细设置状况，也很少知道如“备份账套数据库密码”这样的重要信息，这样，就使审计工作遇到了一些障碍。解决这个问题并不十分困难，在 Internet 上可以免费下载的软件工具比较多，如可在 http:/ 上，下载了一款叫做“crackaccess”的 ACCESS 密码破解小程序，轻而易举地就可将密码内容破译出来。然后，再以“独占方式（V） ”打开数据库，输入正确的密码，在菜单上找到“工具（T） ”“安全（T） ”“撤销数据库密码（D） ”，将原密码去除，保存后，数据库采集过程操作完毕。（二）数据接口导出法“金算盘”财务软件的数据表导入导出接口内核采用了文
28、本文件格式作为导入导出文件的标准。通常，在执行导出操作后，会生成两种类型的数据文件：一种是数据表文件，以“*.dat”命名；另一种是格式说明文件，它伴随数据表的导出在相应的存储路径下由系统自动生成，并命名为“format.ini” ，其中包含版本号、数据库平台、数据源、具体数据表的结构说明（即“数据字典” ）等重要信息。在某一个业务核算账套的范围内，需要取得的最主要的数据表文件即凭证表 Voucher.dat，它是存储日常业务核算内容的主要数据文件,记载着所有业务的详细信息；另外，还需要对账套结构树中“基础设置”项下的：Account.dat、AcntIni.dat、Area.dat、Bal.
29、dat、BudgetAc.dat、CashItem.dat、Class1.dat、Employee.dat、EmpType.dat、FixedDef.dat、FixedIni.dat、FixMet.dat、FixType.dat、Font.dat、Term.dat、Tplate.dat、TScheme.dat、UseType.dat、VouType.dat、Customer.dat 这样一些起辅助作用的数据表导出来，它们分别记录了如科目、部门、余额等辅助账务核算的重要信息。从数据库的设计原理上看，这种“主-辅”两类数据表物理上相互独立、逻辑上相互作用的设计理念，其最主要的目的是为了尽量缩小凭证
30、表中各要素的实际存储规模，避免产生大量的数据冗余，便为建立简单高效的字段索引，提高多表关联下的记录查询速度。也就是把一些使用频率较高的信息内容，如科目、部门、人员等对应编码化，在凭证表中实际存储的只是这些项目的对应代码而非真正的具体名称，即所谓凭证信息与分录信息的存储分离。这种方法的具体操作步骤如下：1.以授权的用户名和密码登陆“金算盘账务系统”后，在“文件”菜单下找到“打开账套”项，执行后，在弹出的界面上选择需要导出数据的对应账套名称,如“辽阳县国库 2003/GADATA0002”，确定后，再执行“文件”菜单下的“数据导出”项，在弹出界面的左侧账套结构树中，分别在“账务”和“基础设置”项下
31、，勾选需用的数据表，再设定导出文件的具体存储路径（如“E:ZW” ） ，最后，点击“导出” ，数据表的导出操作完毕。2.以凭证表 Voucher.dat 为例：在导出文件的存储路径下，利用“复制/粘贴”功能，建立凭证表的副本，如“复件Voucher.dat”，将该副本的文件名称改为“Voucher.txt” 。运行 Microsoft Access，新建一个空数据库，并使其处于打开状态，此时，运行“文件”菜单下的“获取外部数据”“导入”项，在弹出的窗口中，将“查找范围（I） ” 、 “文件名（N） ”、 “文件类型（T） ”对应设置为“E:ZW” 、 “Voucher.txt”、 “文本文件” ，点击“导入” ，按出现的“导入文本向导”提示步骤，完成相应操作，该数据表采集过程操作完毕。其它数据表的操作方法与“凭证表”完全一致，就不再赘述。至此，对上述两种财务软件所涉及的共 5 种数据采集方法做了简要的说明，请大家给予批评指正。
