Excel文字输入技巧 Excel文字输入技巧.doc

1、Excel 文字输入技巧 Excel 文字输入技巧在使用 Excel 电子表格 时，有 时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排，此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。一、直接输入文字在输入词组时，若正好在词组中间需要换行， 则不能用词组进行输入，只能把 词组拆开输入。用这种方法输入文字后，当我 们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原来整齐的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排 ”的方法分别对每段文字进行排版。方法是：文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置回车换行。接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单填充”项，再点击“段落重

2、排 ”，则余下的文字就会整齐排版。二、定义相关格式输入文字1.合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击“ 格式单元格对齐”，在文本控制栏下选中“合并单元格”及“ 自动换行”。接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。2.插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框

3、内按要求整齐排版。让 Excel2000 自己操作 让 Excel2000 自己操作一、自动打开文件在 Excel 2000 中有一个名叫 XLSTRAT 的文件夹，默认位置为：C:Program FilesOfficeoffice，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以我们只要将要自动打开的 Excel 文件复制到该文件 夹下，你每次打开 Excel 2000就会自动运行 XLSTRAT 文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省下“打开文件 ”这一步了。但是，有许多朋友并不想将它放在 XLSTRAT 文件夹下，而将这些文件存放在某个专门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹

4、下的文件不能自动打开，所以我们只能将这个文件夹设置为“替补启动 目录”，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下：打开需要自动运行的 Excel 文件，再执行“ 工具/选项”命令，打开“ 选项”对话框，选择“ 常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个文件所在的目录，接着再单击“ 确定” 就可以将 该文件自动打开了。二、自动保存文件大家一定会对 Word2000 中的文件自动保存功能大加 赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突然断电时可以恢复一些。其实 Excel2000 也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它。1.加载宏单击“ 工具” 菜单中的 “加载宏”命令，打开

5、加载宏对话框。然后将“自动保存”(应该是最后一项) 设置为选中状态，单击“确定”退出。经过上述操作后你只要点击一下“工具 ”菜单，里面就出现了“自动保存” 项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。2.设定自动保存时间单击“ 工具” 菜单下的 “自动保存”命令，打开自动保存对话框，系统默认的自动保存时间间隔为 10 分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置，如笔者把这个时间设置成 5 分钟一次。如果选中其中的“保存前提示 ”项，则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完成后单击“确定”即可。EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法 EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法 刘冠军在 Exc

6、el 中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将 Excel 中最常见的一些错误信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。(1)#错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。解决方法：适当增加列的宽度。(2)#div/0！错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。(3)#N/A错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入

7、#N/A，公式在引用这些单 元格时，将不 进行数值计算，而是返回#N/A。(4)#NAME？错误原因：在公式中使用了 Microsoft Excel 不能识别的文本。解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果名称存在拼写错误，修改拼写 错误。(5)#NULL！错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。(6)#NUM！错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。(7)#REF！错误原因：当单元格引用

8、无效时，将产生该错误信息。解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“ 撤消”按钮以恢复工作表中的单元格。(8)#VALUE！错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，将产生该错误信息。解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值。Excel 在会计中的应用 Excel 在会计中的应用Microsoft Excel 是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥出特有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就Excel 在会计工作中的应用作一些 简要介绍。一、制作会计报表由于会

9、计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度 报表之分，还有单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会 计报表，内部会计报表、外部会计报表等类型，根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其 报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企业难以承受。用 Excel 制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需要。下面以制作“ 资产负债 表” 为例， 讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel 工作表 ”的

10、第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后， 输入标题，字号选择“20 24 号字或小初至二号字 ”，字体一般采用“宋体字” 并加粗；第二行留作填写“编 制单位、日期”等项目，其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可：选定单元格，在“ 格式”栏中选取“单元格式”，再点击“数字” ，选择“日期” ，从 类型中将“1997 年 3 月 4 日”或“ 一九九七年三月四日” 这是 Excel 的内存模式，这两种模式会产生不同的日期方式 选定，确定后，在该单元格中输入日期(可直接用数字输入)，如输入“2000/10/1”(“00/10/1”、“2000-10-1”、“00

11、-10-1”等都可以) ，回 车后，单元格内马上显示出“2000 年 10 月 1 日” 或“二年十月一日”的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对应关系输入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部或右侧选择一个空单元格，在其中输入“=资产总计数据单元格-负债和所有者权益总计数据单元格” ，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为“0” ，如是其他数字，就要及时查找原因和更正。二、汇

12、总报表上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作，相信使用 Excel 进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工作效率。根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具”菜单中的“选项”命令，出 现“选项”对话框。单击“常规”标签，在 “新工作簿内工作表数” 的数值框内 输入想要的工作表数目(在一个工作簿里最多可包含255 个工作表)， “确定” 后点击“ 新建”，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为“00” ，制作好会计报表表样；将下属单位依次编号为“01，02，0320”(假设有 20 个

13、单位)，并相应更改其工作表标签名称。然后按下述方法进行操作：打开被复制的工作表(即“00”工作表)；按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令；单击第一个空白工作表标签(“01”工作表 )，按住“Shift” 键点击最后一个工作表标签(“20”工作表)，即选中所有要复制的工作表；单击要复制工作表的第一个单元格，使用“粘贴”命令，即复制出多个相同内容的工作表。在“00”(汇总) 工作表中汇总的第一个单元格中 输入“=SUM(01:20！B5)”，后面的“B5”指单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：选中该存放公

14、式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按住鼠 标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据 结尾完成公式的复制。 这样 ，你的 汇总工作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中(注意编号)，所有的汇总工作就完成了。三、网上合并工作表上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各个单位都已联网，那么 报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步 骤如下：1.打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击“ 工具”菜单中的“共享工作簿”选项 ；在“ 共享工作簿 ”对话框中单击“编辑 ”选项卡；选中“允许多用户同时编辑，同时允

15、许工作簿合并”复选框；单击“高级”选项卡，在“ 修订”栏中选定“保存修订记录 ”单选按钮 ，然后在文本框中输入天数(根据报表修改及报送时间设定)，单击“确定” 按钮；2.单击“ 文件” 菜单中的 “另存为”选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个备份取不同的名字，发往下属单位(如果下属单位未联网， 则可用软盘)，由下属 单位在自己编号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态；3.收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作簿，单击“工具”菜单中的“合并工作簿 ”，此时会出现提示保存共享工

16、作簿；在“ 将选定文件合并到当前工作簿 ”对话 框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中(按住 Ctrl 或 Shift 键依次单击各个文件名) ，单击“确定”按钮后，所有的工作即自动完成。Excel 中用自动运行宏提高工作效率 在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个 Excel 文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel 的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。假设我们在 Excel 文件的工作表 Sheet1 中有一个销售日报表如下图：(图)下面我们在这个文件中建

17、立一个 Auto_Open 宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：1. 取消工作表保护；2. 把“ 当日销售” 列里的数据 值复制到“上日销售”一列；3. 将日期增加一天；4. 恢复工作表保护。具体做法如下：1. 在“工具” 菜单上选择“ 宏”子菜单，打开“宏”对话框，在 “宏名”一栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字 输错了，否则宏不会自动执行。2. 在宏编辑状态下，把下面 VBA (Visual Basic for Application) 语句输入到 Auto_Open 下面：Sub Auto_Open() Sheets(“Sheet1

18、”).Activate取消工作表保护ActiveSheet.Unprotect将当日销售值拷贝到上日销售一栏x = MsgBox(“把当日 销售值拷贝到上日销售 栏吗？”, vbYesNo) If x = vbYes ThenRange(“B5:B8”).CopyRange(“C5”).SelectSelection.PasteSpecial Paste:=xlValuesApplication.CutCopyMode = FalseEnd If将日期增加一天x = MsgBox(“把日期增加一天 吗？”,vbYesNo)If x = vbYes ThenRange(“C2”)= Range(

19、“C2”)+ 1End If重新保护工作表ActiveSheet.ProtectEnd Sub将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下 Auto_Open 宏是如何为你工作的吧。如果你想用 Auto_Open 完成其它的操作而又不知道如何用 VBA 语句直接建立宏，Excel 的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为 Auto_Open。关于录制宏的方法请参阅一般的 Excel 功能手册。用 Excel 合并会计报表 我看了电脑报2001 年 4 月 2 日第 13 期Excel 在会计中的应用一文，其中提到利用 Execl 汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据手工输

20、入子报表中，如果下属单位较多，每次都 这样操作甚是麻烦。下面介 绍我在实际工作中摸索出的一种合并会计报表的方法：利用 Execl 可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能来合并报表。这种方法可一劳永逸解决每次手工输入的问题，只要每次将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，就轻松完成了报表合并！应用此法的前提是：所有的下属单位上报的报表都是 Excel 格式的工作簿文件，具体上报文件可以用磁盘或 E-mail 方式传送文件。此法的思路是：建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中，再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单

21、位的工作簿文件建立链接关系(将下属单位的报表数据引用到对应的分表中)；最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。1.给每个单位上报的报表文件指定文件名。如：A1.xls、A2.xls并把下属单位的报表文件存放在指定的目录。2.建立汇总工作簿。在其中建立 1+N 张工作表，“1” 表示第一张是汇总工作表，“N” 表示下属单位的个数，有 N 个下属单位就建立 N 张分表。然后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”“ 格式” ，复制到分表中。这是为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时，因两个工作表的格式不同，而在分表中产生链接值为零的单位格。3.建立分表与各单位

22、报表文件的链接关系。先打开一个下属单位的工作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格(注意：不是工作表中所有的单位格，如果不幸你将分属不同文件的两个工作表中的所有单位格建立了链接关系，那么你的电脑必定死机！)复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中点击“粘贴链接”，就建立了该单位报表与所属子表之间的对应链 接关系。链接的下属单位报表文件作了任何改变，都会立即在所对应的分表中反映出来。然后， 对其它的单位的报表和所属子表如法建立对应链接关系。4.将分表数据汇总到汇总工作表中。用Excel 在会计中的应用一文中介绍的方法在第

23、一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。(函数公式为：“=SUM(A1:An!Xn)”：“SUM”为求和函数， “A1”表示要汇总的第一张工作表名，“An”表示要汇总的最后一张工作表名， “Xn”表示要 汇总的单元格。)这样，我们就完成了汇总报表的编制工作。以后每月只要将下属单位上报的报表文件拷贝到指定的目录中，就轻松完成了报表的合并。你也试试吧，只要开 动脑筋，巧妙运用办公软件，就能提高工作效率， 轻松 实现办公自动化！用 Excel 制定产品最优组 合决策 我们在这里用的是 Excel2000/XP(以下简称 Excel)中的“ 规划求解”功能，具体可以选择“工具 ”菜单中的 “规划求解”命令

24、。如果你没看到“规划求解”菜单项，可以先单击“工具 /加载宏” 菜单项，出 现加载宏对话框，选中“规划求解”，然后按 “确定”按钮即可 (图 1)。一、实例假设某企业生产甲、乙两种产品，每种 产品都要经过部门一和部门二进行加工才能完成，具体情况见附表(图)。 各部门可利用的最大生产能力是：部门一为500 小时，部门二为 480 小时。要求：根据以上条件确定甲乙两种产品的最优生产组合，以使企业获得最大的贡献毛益。思路分析：若以 X 代表甲产品实际产量，以 Y 代表乙产品实际产量，以 S 代表能获的最大贡献毛益。则目标函数是：S=(17-14) X+(15-13)Y 相应的约束条件有：2X+Y50

25、0 ，1.5X+2Y480，X0，Y0。二、操作过程1.在 Excel 中新建一工作表，名字任意，录入相应原始资料，格式如图 2：2.设置好相应的公式。B5=B3-B4 ，C5=C3-C4(该公式可从 B5 复制过来)；B9=B6*B8+C6*C8，B10=B7*B8+C7*C8；B11=B5*B8+C5*C8。刷新之后，B5、 C5的结果马上就显示出来，分别是 3 和 2。3.单击“ 工具/ 规划求解” 菜单项， 弹出规划求解参数 对话框，作如 图 3 的设置，然后按“ 求解”按钮， 则弹出规划求解结果对话框，直接按“ 确定”按钮，就可看到正确的答案了(图 4)。结果说明安排生产甲产品 20

26、8 件，乙产品 84 件，既能使两个部门的生产能力得到充分利用，又能让企业得到最大的贡献毛益 792 元，怎么样，够快够爽吧 三、运用要点1.使用 Excel 来自动计 算，关 键是设置好规划求解参数对话框里的约束条件。在这个实例中主要是作了如下的约束条件设置：B10480、B9500；B80、C80；B3、B4、C3、C4 分别等于它们原来的数据(这是因为 B11 的公式中间接地用到了这四个单元格，可参看第 2 步，为防止它们的变动影响到结果的准确性，要让它们固定不动。你只要多换几个角度，就知道 这样做的重要性了)。2.在“规 划求解结果 ”对话框中，你还可以在“报告” 选项卡中选择让 Ex

27、cel自动生成一种或多种分析报告。Excel XP 数据分析应用指南 Excel 之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍 Excel XP 数据分析的主要手段和操作方法。一、数据的排序与筛选排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图 1 所示的“ 学籍管理表”为例，介绍数据排序与筛选的操作方法。 1.数据排序(1)数据清 单：Excel 排序和筛选的操作 对象是“数据清单”。它是在工作表首行的 单元格内输入列标记(相当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作)，在列标记以下各行依

28、次输入数据(相当于数据库是的一条条记录)而构成的表。其基本结构如图 1 所示，与 Access 数据表基本相同。(2)常规 排序：Excel 数据清单中的列 标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你需要根据“年龄” 、“总分” 等数值关键字(字段)对数据清单排序，只须将图 1 中的“ 年龄” 或“总分”选中，然后点 击工具栏中的“升序排序”或“ 降序排序”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排列。如果你需要按姓氏笔划对图 1 数据清单排序，则应选中图 1 中 B1 单元格，点击“数据 排序” 菜单命令，在打开的对话框中点击“选项” 按钮打开“排序选项”对话框。选中“笔画排序

29、”选项，根据图 1 中的数据排列方向选择“按列排序” 选项，点击“确定”按钮后返回到 “排序”对话框。将其中的“有标题行”选中，然后打开 “主要关键字”下拉列表，选择其中的“姓名”选面，最后 选中排序方式(“ 升序”或“ 降序”)并确定，数据清 单就会根据姓名的笔划重新排列。如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开“ 排序”对话框，在“次要关键字”和“第三关键字”下拉列表中选择即可。(3)自定 义排序：如果你要求图 1 中的数据按照“广东省” 、“云南省 ”、“四川省” 、“山西省” 和“河北省”的顺序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。首先你要建立一个自

30、定义序列：点击“工具选项” 菜单命令，打开“选项”对话框中的“ 自定义序列”选项卡。 选中左边“自定义 序列” 下的“新序列”选项，此时光标就会在右边的“ 输入序列 ”框内闪动，你可以输入“广东省” 、“云南省” 等自定义序列，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自定义序列添加到“自定义序列” 框内备用。自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“ 排序选项”对话框中的“自定义 排序次序” 下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根据需要 选择“升序”或“降序”，“ 确定”后即可完成数据清单的排序。注

31、意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中“ 排序”对话框中的“升序”排列，否 则应该选择“降序”排列。2.数据检索从数据结构的角度看，图 1 所示“数据清单”就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：点击“ 数据记录单 ”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件” 按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单” 按钮。你可以在对话框的相应字段中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫” 回车，则姓名是“李小丫 ”的数据就会 显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用、=、等逻辑符号。例如点击“条件” 按钮后在“ 总分

32、”框内输入“500” ，表示检索“总 分” 大于 500 分的所有记录，回 车后“新建 ”按钮上方就会显示“1/6”字样，说明 6 条记录中的第一条符合条件。点击“上一条”或“下一条” 按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示“4/6” 、“5/6”字样。3.自动筛选上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，仅靠“记录单”进行检索就不能满足你的需要。此时可以使用Excel 的自动筛选功能，具体操作方法是：点击“ 数据筛选自动筛选” 菜单命令，数据清单的列标记(字段) 右侧会显示一个下拉按钮。如果你需要将总分大于 500分的记录全部筛选出来，可以点击“总分”下

33、拉按钮，选择“自定义” 选项打开“自定义自动筛选方式” 对话框。点击“总分”下面第一行右 侧的下拉按钮，选择“ 大于”选项，然后在其右边的框内输入“500”，选中两行中间的“与” 后确定，工作表就会显示所有符合筛选条件的记录。当然，筛选出来的记录还可以再次筛选。假如你要将总分大于 500 分中“性别”为“女”的记录筛选出来。可以按相同方法打开“性别”下拉列表选择“ 女”，则“张晓菲”的记录就会显 示在工作表中。自动筛选出来的数据可供进一步分析，也可以打印或复制到其他工作表。如果你要清除筛选结果，点击“数据筛选自动筛选 ”菜单命令即可。另外， 执行数据自动筛选时，如果“自定义自动筛选方式”对话框

34、中的两个条件需要同时满足，则应选中“与”选项，否则应当选中“或”选项。4.高级筛选虽然“ 自动筛选” 操作 简单，但是可供使用的筛选条件有限。为此，Excel 提供了“高级筛选 ”功能。它能够使用各种条件对数据清单进行筛选，其功能强大和使用灵活远非“ 自动筛选”可比。(1)条件区域：使用高级筛选必须在工作表中构造区域，它由条件标记和条件值构成。条件标记和数据清单的列标记相同，可以从数据清单中直接复制过来；条件值则须根据筛选需要在条件标记下方构造，是执行高级筛选的关键部分。构造高级筛选的条件区域需要注意：如果条件区域放在数据清单的下方，那么两者之间应至少有一个空白行。如果条件区域放在数据清单的上

35、方，则数据清单和条件区域之间也应剩余一个或几个空白行(一般不要这样设计，这样影响其他功能使用数据清单)。(2)单列多条件：如果某一个条件标记下面输入了两个或多个筛选条件，我们将其称为单列多条件，你只要在条件标记下自上而下依次输入筛选条件即可。例如你需要列出图 1 中年龄大于 17 和年龄小于 17 的学生名单，只需在图 1 条件标记“ 年龄”的下方 D10 和 D11 单元格输入“17”和“=85”即可。(4)多行 单条件：构造高级筛选条件有这样的要求：如果多个筛选条件需要同时满足，它们必须分布于条件区域的同一行，这就是所谓的“与”条件，否则筛选条件必须分布于条件区域的不同行，也就是“或”条件

36、。假如你要在图 1 中找出“性别” 是“男” ，或“语文”成绩“=80”，或“化学”成绩“=90”的所有记录。可以在 图 1 条件区域的C10 单 元格内输入“男” ，然后在 G11 单元格内输入 “=80”，最后在 J12 单元格内输入“=90”即可。(5)两列两 组条件：如果你需要在图 1 中寻找物理成绩大于等于 90 的男生或者物理成绩大于等于 80 的女生，可以按照如下方法构造条件区域。C10、 C11 单元格内分别输入“男”和“女”，接着在 H10、H11 单元格内分别输入“=90”和“=80” 即可。(6)执行 筛选操作：数据清单和条件区域建立完毕，你就可以执行数据筛选任务了，具体

37、操作方法是：点击“ 数据筛选 高级筛选” 菜单命令，在打开的对话框中首先选择筛选结果的显示方式，若选择“在原有区域显示筛选结 果”，则像自动筛选那样在数据清单中显示结果；否则就要在“复制到” 框内指定 筛选结果的显示位置。接着点击“数据区域 ”框，选中数据清单所在的区域，使该区域的绝对引用进入框内；再用相同方法完成对“ 条件区域 ”的绝对引用。点击“确定 ”按钮，就会在你选择的位置显示筛选结果。如果你选择“ 在原有区域 显示筛选结果” ，则筛选完成后只能看到结果而看不到原来的数据清单。此时点击“数据筛选全部 显示”菜单命令，即可恢复原来的数据清单。二、数据的分析与求解Excel 提供了多种数据

38、分析手段，从函数、分析工具库、加载宏等，一直到数据透视表和数据透视图。下面介绍以函数和加载宏为主的若干分析工具。1.成绩分布频率分析学生成绩分析的一项重要任务，就是统计各分数段中的人数，为研究成绩分布提供基础数据。下面以图 1 为例， 说明如何计算550500、500450、450400、400350，以及小于 350 分数段内的人数。首先在图 1 中的 M2：M6 区域依次输入 550、500、450、400、350，表示统计上述分数段内的成绩个数。当然，你可以根据数据分析的具体要求，选择其他方式划分数据分段方法。接着在 M2:M6 区域右侧预留相同大小的单元格区域(N2：N6)，作为存放数

39、据统计结果的位置。上述工作完成后，选中存放统计结果的区域(N2 ：N6)，在编辑栏内输入公式“=FREQUENCY(L2:L7， M2:M6)，最后让光标停留在公式的末尾。按下Shift+Ctrl 键敲回 车， 编辑栏内将显示“=FREQUENCY(L2:L6，M2:M6)”(大括号表示这是一个数组公式)，N2：N6 区域就会显示各分数段中的成绩个数。注意：数组公式“=FREQUENCY(B2:B6 ，C2:C6)”可以对一组或多组数值进行多重计算，并得出一个或多个计算结果。数 组公式中的大括号“ ”不能用手工输入，只能按组合键 Shift+Ctrl+Enter 自动生成。2.对象相关性分析教

40、育教学研究的任务之一是了解各学科之间的相互关系，例如数学的学习是否对物理成绩有影响。而商品销售领域，也需要分析两组数据(单位可以不同)之间 是否相关。例如空调和冷饮的销售量与气温之间的关系，或者商场的客流人数与销售额是否相关等等。这里仍然以图 1 所示的“学籍管理表” 为例，我们的任务是分析这些学生的物理成绩是否与数学成绩相关。分析的操作方法是：选中数据清单中的一个空白单元格，在编辑栏内输入公式“=CORREL(F2:F7，I2:I7)”，回车即可得到数学和物理成绩的相关系数。这个计算结果有以下三种情况：如果物理成绩中的高(低)分与数学成绩中的高(低) 分对应，说明这两个数据集合是正相关。计算

41、结果应该是一个小于 1 的实数，它越接近于 1，说明两者相关性越强；如果物理成绩中的低(高)分与数学成 绩中的高( 低) 分对应， 说明这两个数据集合是负相关。计算结果应该是接近-1 的实数，它越接近于-1，说明两者负相关越强；如果上述计算结果接近零，说明这两个集合中的数据互不相关。另外，为了保证分析结果的准确性。用于分析的两个数据集合中的数据个数不能太少，一般应在 30 个以上。如果你将图 1 中的数学成绩换成一段时间内的商场客流量，同时将物理成绩换成同一时间内的商场销售额。运用相同的方法进行计算，就可以得知客流量与销售额是否相关，从而为制定营业策略提供依据。3.方差分析在质量检验等领域，经

42、常需要检验两个对象的平均值是否存在差异。例如两个班级的数学课分别采用了不同的教学方法，我们需要通过期中考试成绩检验两种方法是否存在实质性差异，以便对教学改革的成果做出判断。再如，一种手机经过改进，我们要了解两种手机的通话距离是否存在实质性差异。就可以随机抽取数目相同的两种手机，在不同条件下测试它们的通话距离，从而了解手机的改进是否有效。在上述两个例子中，影响实验结果的因素只有一个。我们将其称为单因素实验，对应的方差分析就是单因素方差分析。下面我们以不同教法的两个班级的数学课为例，说明单因素方差分析的操作方法：假设这两个班级的期中考试数学成绩分别存放在 A2:A46 和 B2:B46 区域，请你

43、将光标放在该区域以外的任意一个单元格。点击“ 工具数据分析”菜单命令，在打开的对话框中选中“ 方差分析： 单因素方差分析” ，“确定” 之后打开同名对话框(如无此 选项， 请检查你的 Office XP 安装方式)。其中“ 输入区域” 让 你输入数据区域的单元格引用，它由两个或两个以上按“列”或“行”排列的相邻数据区域组成，我们这个实例应当输入“S|AS|2:S|BS|46”(可以用鼠标选中区域的方法输入)；“ 分组方式”用来确定 输入区域中的数据如何排列。由于两个班级的成绩分别存放在 A、B 列，所以应当选中“ 分组方式”中的“列”选项；又由于 A1、B1 单元格带有班级代码，故应将“标志位

44、于第一行”选中；它下面的“0.05”称为显著性水平，一般取默认值 0.05 即可；“输出区域” 必须输入一个空白单元格引用，用来确定计算结果存放区域左上角的位置；如果你选中了“新工作表组 ”，就需要在右侧的框中输入该工作表的名称；若选中了“新工作簿” ，则可以创建一个新的工作簿，并在其中粘贴计算结果。以上设置完成后点击“确定” 按钮，就可以在选定区域内输出分析结果。其中的“组间”就是影响成绩 的因素(不同教学方法)， “组内” 就是误差，“总计”就是总和，“差异源”则是方差来源，“SS”就是平方和， “df”称为自由度(上例为 1)，“MS”就是均方， “F”称为 F 比， “P-value”

45、则是原假设 (结论) 成立的概率(这个数值越接近 0，说明原假设( 实验班和对照班的数学成绩没有显著差异)成立的可能性越小，反之原假设成立的可能性越大)， “Fcrit”为拒绝域的临界值。假如上面两个班级的计算结果是“P-value” 等于 0.1，因此在 显著性水平0.05 的条件下原假设不成立，实验班和对照班的数学成绩有显著的差异，说明教学方法对成绩有显著影响。4.实现利润分析上面介绍的内容属于统计分析的范畴，目的是大量数据中寻找统计规律。而在企业管理等领域，管理人员则要了解不同因素或方案对经营目标的影响。例如确定四季度的销售利润总额以后，如何确定其他开支的数额，才能保证完成销售利润目标等

46、。下面介绍一个分析实例：假设某企业四季度的销售利润指标定为 1650 万元，如果其他条件保持不变，销售收入需要增加多少。由于 销售利润与销售收入不是简单的线性关系(例如销售收入增加 2 万元，销售利润同比增加 1.5 万元)，而要受到多种因素的制约。例如增加销售收入就要加大销售成本和费用，还要缴纳更多的营业税。使用手工解决这类问题非常麻烦，需要根据销售收入与成本的关系逐步计算。如果利用 Excel 的 单变量求解命令，就可以快速计算出结果，甚至可以针对不同情况反复计算。下面介绍这个问题的求解方法：设 Excel 工作表A2、B2、C2、D2 和 E2 单元格分别存放“销售收入”、“销售成本”

47、、“销售费用” 、“营业税”和“销售利润”的数值。根据经验， “销售成本” 约占“销售收入”的 8%，“销售费用”约占 “销售收入”的 25%，“营业税”约占“销 售收入” 的 10%。据此可以建立“销售收入”与其他因素的数学关系，这是执行单变量求解的关键。根据上面的分析，可以选中 E2 单元格，在编辑栏输入公式“=A2-(A2*0.08+A2*0.25+A2*0.1)”。点击“工具单变量求解” 菜单命令，在打开的对话框中可见 E2 自动进入“目标单元格”。接着在 对话框的“目标值 ”内输入“1650”，在“可变单元格”框内输入“S|AS|2”(也可以将光标放入框中，然后点击 A2 单 元格)

48、。上述操作完成后点击“确定” 按钮，就会弹出“单变量求解状态” 对话框，说明已经求得一个解，而且目标值和“当前解”相同。与此同时，你可以在 A2 单元格中看到求出的 “销售收入”，上面 这个例子的计算结果是 2894.737 万元，即要想完成 1650 万元的销售利润指标，销售收入必须达到2894.737 万元。5.成绩评价分析上面的实例讲解的是目标设定以后，实现这个目标必须满足的条件。但是实际中往往存在这样的问题，就是实现目标的某个或多个条件发生了变化，它会对结果产生哪些影响。下面以图 1 所示的“学籍管理表为例” ，说明某个学生单科成绩发生的变化，会对全体学生的总平均分有什么影响。假如我们

49、要分析学生“赵明君” 的“数学”成绩 提高到了 70、80 或 90 分，全班学生的总平均分的变化情况如何。由于 这种分析只涉及一种数据(“ 赵明君”的“数学”成绩)，所以称之为单变量数据表。分析的具体操作过程是：在 F10、F11、F12 单 元格中，依次 输入 70、80 和 90。然后在第一个数据(70)的上一行，而且位于该数据列右边的单元格(即 G9)中输入公式“=SUM(F5:K5)” ，敲回车计算出结果。然后在这个公式右边的单元格(即 H9)中输入总平均分计算公式“=AVERAGE(L2:L7)”，再次敲回车计算出结果。接着选中含有待分析数据(70、80、 90)和个人总分及总平均分计算公式在内的单元格区域(F9:H12)，点击“数据模拟运算表” 菜单命令打开相应对话框。因为我们要引用的数据放在列方向，所以必须将光标放入“ 输入引用列的 单元格” ，点 击“赵明君”的“数学”成绩所在的单元格(即 F5)，让它的 绝对引用“S|FS|5”进入“输入引用列的单元格”，确定即可看到如图 2 所示的计算结果。如果模拟分析数据(70、80、 90)是沿着行存放(例如 F9、G9 和 H9)，就应该在第一个数据