1、第一章 采购管理概述第一节 采购概述一、采购的概念原始社会，人们满足生活的需求，基本上依靠自己生产，是“自给自足”的时代。为了生存，人类自己打野兽，肉可以吃，皮毛可以做衣物。随着人类社会的不断发展和进步，生产出现了剩余，人们满足自己需求的方式不再简单的依赖自己生产，于是开始出现了购买的方式。开始是物物交换，货币出现以后，开始用货币来交换物品，也就是我们现在最广泛采用的购买方式。但是， “购买”和“采购” ，在概念上不一样。例如我们已经站到了食堂的柜台旁，如果对打饭的师傅说，我“采购”四两饭，那肯定会引起哄堂大笑。这时只能说我“购买”四两饭。又例如，你在路上碰到一个采购员，你问他到哪儿去，干什么
2、？如果他说“我到江南去采购一批药材”和说“我到江南去购买一批药材” ，你就会理解成不同的意思。说“采购”的话，你可能就理解为他要到江南各地到处跑跑，选购许多不同品种的药材。说“购买”的话，你可能会理解为他要到江南某地某个药店去购买一批药材。这二者的意思实际上差别很大。那么，我们来分析一下， “采购”和“购买”有什么区别。采购应当包含着两个基本意思：一是“采” ，二是“购” 。 “采” ，采集、采摘也，是从众多的对象中选择若干个之意。 “购” ，购买也，是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中之意。所以所谓采购，一般是指从多个对象中选择购买自己所需要的物品的意思。这里所谓对象，既
3、可以是市场、厂家、商店，也可以是物品。因此，说“我到江南去采购一批药材” ，一般是说，我要到江南各地各个药店去选购一批药材的意思。从学术上看，它一般包含以下一些基本的含义：（一） 所有采购，都是从资源市场获取资源的过程（二） 采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程（三） 采购，是一种经济活动二、采购的类型（一） 按采购主体分类按采购主体分类，分为个人采购、家庭采购、企业采购、政府采购、事业单位采购以及集团采购（如事业单位采购、军队采购等）1、个人采购个人采购，是指个人生活用品的采购。一般是单一品种、单次、单一决策、随机发生的。带有很大的主观性和随意性。即使采购失误，也只影响个人，造成的损失不
4、至太大。2、家庭采购在家庭生活中，家庭成员为了家庭的生活需要，几乎每天都要发生采购活动。3、企业采购企业采购是市场经济下一种最重要、最主流的采购。企业是大批量商品生产的主体。为了实现大批量商品的生产，也就需要大批量商品的采购。4、政府采购政府采购是政府机构所需要的各种物资的采购。这些物资包括办公物资，例如计算机、复印机、打印机等办公设备及纸张、笔墨等办公材料，也包括基建物资、生活物资等各种原材料、设备、能源、工具等。5、其他采购其他如事业单位(如学校、医院、文体单位 )、军队等的采购活动，基本部分与政府采购差不多，也是一种集团采购，也是以公款购物为主。（二） 按采购方法分类1、 传统采购企业传
5、统采购的一般模式是，每个月的月末，企业各个单位报下个月的采购申请单报下个月需要采购的物资的品种数量，然后采购科把这些表汇总，制订出统一的采购计划，并于下个月实行采购实施。采购回来的物资存放于企业的仓库中，满足下个月对各个单位的物资供应。2、 科学采购(1) 订货点采购。这种采购方法有两种，一种是根据库存量的多少来制定采购策略，叫做定量订货点法，另一种是根据时间的长短来确定采购策略，叫做定期订货点法。定量订货点法原理是：随时监视库存量的变化，当库存量下降到某一数值时,开始发出订货；定期订货法的原理是：每隔固定的时间就发出订货，需要控制的是每次订货量的多少。(2) MRP 采购，主要应用于生产企业
6、。这种采购方法的原理是：企业预期将来的主产品数量，然后根据主产品和各个零部件的数量关系确定零部件的需求量，在根据目前库存量得多少确定需要采购的零部件的数量。(3) JIT 采购，也叫准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。它对采购的要求，就是要供应商恰好在用户需要的时候，将合适的品种、合适的数量送到用户需求的地点。基本思想是，零库存，杜绝浪费。(4) 供应链采购，准确地说，是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，库存将由供应商进行管理和控制，本企业不再对库存进行管理。(5) 电子商务采购，也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。它的基本特点是，在网上寻找供应商、寻找品种、
7、网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款，在网下送货进货。三、一般采购过程（一） 采购过程第一步，接受采购任务，制定采购单。第二步，制定采购计划。第三步，根据既定的计划联系供应商。第四步，与供应商洽谈、签订订货合同、最后成交。第五步，运输进货及进货控制。第六步，到货验收、入库。第七步，支付贷款。第八步，善后处理，对本次采购活动进行评价，找出优点和缺点，为下一次采购奠定基础。（二） 采购要求首先，要求所订货物符合质量要求，而且要长期稳定。这样，可以保证能够用供应商提供的产品生产出自己合格的产品。其次，对交货期要求苛刻，要求准时送货。因为生产企业是连续生产，生产过程中，不允许缺货，缺货就会影响生产
8、；也不允许超量进货，因为这会增加仓储，增加费用。所以生产企业要求供应商适时适量供货，也就是准时供货。（三） 采购案例1 商品(服务)的名称数量及价格2 商品交付3 运输方式及费用负担4 质量与包装5 付款方式6 安装调试与验收7 保修服务8 违约责任9 人力不可抗拒因素10 诉讼11 合同生效12 附件第二节 采购管理一、采购管理的概念1. 什么是采购管理？所谓采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。2. 采购管理活动包括什么？制定采购计划、对采购活动的管理、对采购人员的管理、采购资金的管理、运储的管理、采
9、购评价和采购监控。也包括建立采购管理组织、采购管理机制、采购基础建设等。3. 采购与采购管理的区别：采购是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般是由采购员承担。而采购管理是管理活动，是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且也面向企业组织其他人员(进行有关采购的协调配合工作 )，一般由企业的采购科 (部、处)长、或供应科( 部、处)长、或企业副总来承担。活动 对象 执行者采购 采购 采购任务 采购员采购管理 管理 整个企业 采购科二、采购管理的职能(一)保障供应采购管理的首要职能，就是要实现对整个企业的物资供应，保障企业生产和生活的正常进行。企业生产需要原材料、零配
10、件、机器设备和工具，生产线一开动，这些东西必须样样到位，缺少哪一样，生产线就开动不起来。(二)供应链管理传统的采购管理的观念，一般把保障供应看成是采购管理惟一的职能。但是随着社会的发展，特别是 20 世纪 90 年代供应链的思想出现以后，人们对采购管理的职能有了进一步的认识，即认为采购管理应当还有第二个重要职能，那就是供应链管理，特别是上游供应链的管理。(三)资源市场信息管理采购管理的第三个职能，就是资源市场的信息管理。在企业中，只有采购管理部门天天和资源市场打交道，除了是企业和资源市场的物资输入窗口之外，同时也是企业和资源市场的信息接口。所以采购管理除了保障物资供应、建立起友好的供应商关系之
11、外，还要随时掌握资源市场信息，并反馈到企业管理层，为企业的经营决策提供及时有力的支持。三、采购管理的目标（一） 保障供应1、 保证不缺货采购管理要根据企业的总体经营目标，安排好各项采购活动，保证把所需要的物资按时采购进来，即使地供应到生产、生活的需求者手中，保证不缺货，保障生产和生活的顺利进行。这是采购管理的基本目标。2、 保证质量保证质量，就是要保证采购的货物要能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企业用之生产出来的产品个个都是质量合格的产品。（二） 费用最省采购过程决定着产品成本的主体部分，涉及许多费用。一辆汽车如果生产成本为 5万元，则其生成过程的生产费用大约只有 1 万元（占 20%左
12、右） ，其余 80%（约 4 万元）都是由采购过程造成的，包括原材料成本、采购费用、进货费用、库存费用、资金占用费用等。因此采购管理的好坏，一个重要的指标，就是看它是否把产品成本降到最低的程度。采购管理的一个重要目标就是降低成本。1、 树立系统观点，追求总费用省2、 树立库存控制观点，进行适时适量采购，追求库存最小化（三） 供应链管理好1、 建立起一个有效率的供应链2、 供应链的有效操作、运行和控制（四） 信息管理好四、采购管理的内容与过程(一)采购管理组织采购管理组织，是采购管理最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构，要有一些能
13、干的管理人员和操作人员。(二)需求分析需求分析，就是要弄清楚企业需要采购什么品种、需要采购多少，什么时候需要什么品种、需要多少等问题。作为全企业的物资采购供应部门，应当掌握全企业的物资需求情况，制定物料需求计划，从而为制定出科学合理的采购订货计划做准备。(三)资源市场分析资源市场分析，就是根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析。分析的目的，是为制定采购订货计划做淮备。(四)制定采购订货计划制定采购订货计划，是根据需求品种情况和供应商的情况，制定出切实可行的采购订货计划，包括选定供
14、应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等。具体地解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等这样一些具体的计划问题。为整个采购订货规划一个蓝图。(五)采购计划实施采购计划实施，就是把上面制定的采购订货计划分配落实到人，根据既定的进度进行实施。具体包括联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动，最后完成了一次完整的采购活动。(六)采购评估与分析采购评估，就是在一次采购完成以后对这次采购的评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果、
15、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，不断提高采购管理水平。(七)采购监控采购监控，是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事物活动的监控。(八)采购基础工作采购基础工作，是指为建立科学、有效的采购系统，需要进行的一些基础建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作利硬件基础工作。五、采购管理的重要性企业的基本职能是为社会提供产品和服务。这个基本职能可以分解成物资销售、物资生产和物资采购三个子职能。在这三个职能中，按重要性排序，物资销售最重要。在市场经济中，没有销售，就没有市场，没有市场则一切都兔谈。只有有了市场需
16、要，再根据市场需要来设计产品或服务，才能进行物资生产。物资生产确定以后，才能根据物资生产的需要来设计策划物资采购。物资采购的重要性虽然排在最后，但并不意味着它不重要。其重要性表现在以下几个方面：第一，物资采购为企业保障供应、维持正常生产、降低缺货风险创造条件。很显然，物资供应是物资生产的前提条件，生产所需要的原材料、设备和工具都要由物资采购来提供。没有采购就没有生产条件，没有物资供应就不可能进行生产。第二，物资采购供应的物资的质量好坏直接决定了本企业生产的产品质量的好坏。能不能生产出合格的产品，取决于物资采购所提供的原材料以及设备工具的质量的好坏。第三，物资采购的成本构成了物资生产成本的主体部
17、分，其中包括采购费用、进货费用、仓储费用、流动资金占用费用以及管理费用等。物资采购的成本太高，将会大大降低企业生产的经济效益，甚至亏损，致使物资生产成为没有意义的事情。第四，物资采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链的操作点。只有通过物资采购部门人员与供应商的接触和业务交流，才能把企业与供应商联结起来，形成一种相互支持、相互配合的关系。在条件成熟以后，可以组织成种供应链关系，那样就会使企业在管理方面、效益方面都登上一个崭新的台阶。第五，物资采购是企业与市场的信息接口。物资采购人员直接和资源市场打交道。资源市场和销售市场是交融混杂在一起的，都处在大市场之中。所以，物资采购人员比较容易获
18、得市场信息，是企业的市场信息接口，可以为企业及时提供各种各样的市场信息，供企业进行管理决策。第六，物资采购是企业科学管理的开端。企业物资供应是直接和生产相联系的。物资供应模式往往会在很大程度上影响生产模式。例如，实行准时采购制度，则企业的生产方式就会改成看板方式，企业的生产流程、搬运方式也都要做很大的变革；如果要实行供应链采购，则需要实行供应商掌握库存、多频次小批量补充货物的方式，这也将大大改变企业的生产方式和搬运方式。所以，物资采购部门每提供一种科学的物资采购供应模式，必然会要求生产方式、物料搬运方式都做相应的变动，共同构成一种科学管理模式。可见，这种科学管理模式是以物资采购供应作为开端而运
19、作起来的。第二章 采购申请与需求分析第一节 采购申请一、采购申请的提出采购的源头是企业的某一方提出的对某一产品的需求；我们把提出需求的一方称为“需求方” 。生产车间和项目建设需要原材料和半成品；办公室工作人员需要办公用品等等，这些都是需求。需求是采购的前提，没有需求，就没有采购。当需求方提出对某一产品的需求后，企业首先要对需求的合理性进行审核，如果审核无误，企业将首先在自有资源范围内(如库存) 寻找供应来源，如果发现自有资源不能满足需求，企业才转而对外寻求供应来源。采购申请者：采购申请由使用者提出。企业的使用者就是企业的各个部门、各个人。他们可能是在生产部门，也可能在管理部门，比如各个车间、各
20、个科室、各个班组。采购申请的时间：正常情况下，一般是在月末、季末或年末；但是一些特殊情况，特别是紧急需求的情况，也可以随时接受申请。采购申请的内容：（一） 采购申请的内容1 需求单位；申请者所在的单位，也就是需要物资的单位。2 需求品种、规格、型号；比如需求的是螺母，那么需要的是外六角螺母，还是内六角螺母，直径是 14mm 的，还是 17mm 的。3 需求数量；需求单位需要物资的确切数量。4 需求时间；物资需求一定要在规定的时间送到需求单位，否则就会影响正常的生产。5 品种的用途；所需的物资做什么用，不能随便的申请采购，如果所申请的不是必须品，那么就不需要采购。6 特别要求；所需要的物资是不是
21、有特殊的要求，比如防水、防火或者耐磨等。（二） 采购申请的文件名称：1 采购申请表（单）2 请购单3 请购计划（表）4 物料需求计划（表）等。（三） 采购申请的格式1 单项独立物品请购申请单（书中）2 多项独立物品的采购申请清单（书中）这种采购申请单用于申请多项独立物品。一般是一个单位的申请采购物品的汇总清单。3 同一产品相关多项原材料采购申请单（书中）这种采购申请单主要用于同一个产品(或部件) 的多项相关原材料的采购申请；它实际上是该产品(或部件)的物料需求清单，各种物料互成一定比例，写在一起，方便计算和审核。二、采购申请的审核为什么要进行采购审核？1 需要考虑采购的可行性；确认本企业现有库
22、存无法满足需求后，才能进行采购。2 需要考虑采购的价值成本；生产部门只懂得生产，不懂得资源市场产品情况，而且，采购不需要生产部门掏钱，因此采购的价值成本观念不强。采购部门要对企业的生产负责，要对采购申请进行审核。3 需要考虑库存控制；请同学们考虑一下，库存数量多了或少了对企业有什么影响？（库存多了会占用资金，容易造成产品积压，增加库存管理费用；库存少了会影响正常的生产活动。 ）库存数量多也不好少也不好，申请的数量是不是最佳的采购数量，是否考虑了库存控制，能不能多一点或少一点，这些都需要采购部门考虑。采购申请审核需要提出的问题：第一，是不是非要采购这个品种，考虑资源市场的产品变革，有没有其他更好
23、的替代品？市场上可能已经出现了更好的品种，生产部门并不清楚，但是采购部门清楚，因为采购部门直接同资源市场打交道，所以要考虑是否有更好的替代品。第二，是不是非要采购这么多的数量，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，能不能少一点或多一点?第三，这个品种的需求时间是不是可靠，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，可不可以推后或提前?第四，这个品种采购有没有什么特别要求，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，这些要求是不是必要，有没有实现的可能性?【案例分析】某制药厂开始生产一种新药。为配合新药的生产，厂计划部门指示采购部门每月提供一定规格的尺寸类型瓦楞纸包装纸盒 5000 个、由于采购部过去
24、一直定期向包装车间提供同类型纸盒供其他药品包装，因此并未向计划部门询问新的包装纸盒右无特殊要求，只是简单地向供货商追加了订货数量。但当最终新产品由库房提出准备发货时，发现产品包装纸盒开胶情况严重，达 30以上。产品未能及时供应客户，药厂受其一定经济损失。事后，厂领导要求采购部查清为何会出现如此严重的供应质量问题，并扣发有关采购人员全季度奖金。采购部门会同纸盒供货商，经多次调查发现，该新药与其他产品不同，要求冷库储存，从入库至发货产品通常要在冷库存放 48 小时以上，普通包装纸盒在此冷藏条件下易开胶。供货商提供适合冷藏的包装纸盒后，开胶现象未再出现。 分析这个案例会发现，表面上，出现问题的原因似
25、乎是采购部门责任心不强，而实际原因则是需求部门的产品需求描述中出现了漏项。在这个案例中，对新产品包装提出需求描述的应是产品研发部门。研发部门一定是知道新产品要冷库保存的，但他们忽略了考虑这一情况可能对产品包装材料所产生的特殊影响，没有把冷藏储存这一特殊要求加入需求描述中，导致包装纸盒不能满足最终产品要求。三 、采购任务清单的形成这种统计归纳，包括以下内容：一是，按品种汇总；把相同的品种按不同的采购要求依次分别汇总成同一个品种的不同采购要求序列；二是，按品种类别汇总，形成同一个大类小类的品种序列；三是，按供应商汇总，形成同一个供应商的品种序列；四是，按采购地区汇总，形成各个地区的供应商和品种序列
26、。品种 硬盘 1000 光驱 1000类别 80G 500 160G 500 8X 500 16X 500供应商希捷200三星300希捷200三星300三星300Sony200三星300Sony200地区 北京 深圳 北京 深圳 深圳 北京 深圳 北京汇总后的序列地区 北京 深圳供应商 希捷 Sony 三星品种 硬盘 光驱 硬盘 光驱类别 80G200 160G200 8X20016X20080G300160G3008X30016X300这样的汇总，不但弄请了需要采购什么、采购多少，到哪里去采购的问题，而且还为解决怎样采购的问题提供了线索。例如，哪些品种可以实现联合采购、哪些品种需要单独采购、哪些品种需要紧急采购等，达为制订采购战略、选择采购方法、制定采购计划、分派采购任务提供了依据。
