1、浅谈中小企业的管理沟通问题0 引言在当今瞬息万变的市场竞争阶段，沟通问题已经成为企业发展的瓶颈。通用电器公司总裁杰克韦尔奇曾说过，管理就是沟通、沟通再沟通。沟通是管理的高境界，许多企业管理问题多是由于沟通不畅引起的。据研究表明，管理中有 70%的错误使由于沟通不善造成的。可见，沟通是企业经营所不可忽视的。如今中小企业在我国经济发展中的重要地位日趋重要。据有关资料统计，截至 2004 年底，经工商行政部门注册的中小企业已超过 360 万家，个体工商户 2800 万家，占全国企业总数的 99.60%。中小企业具有反映快速，机制灵活的优势，在技术进步和机制创新中发挥日益突出的作用，我国专利 66.0
2、0%由中小企业发明，74.00%以上技术创新由中小企业完成，82.00%以上的新产品是由中小企业开发。所以，中小企业的健康成长对我国经济的发展有着直接的影响。许多管理学者认为，我国中小企业人数少、组织结构简单，信息传递较为充分，在现阶段基本不存在沟通不畅等问题。然而，实际调查却显示，由于沟通渠道不规范、企业机制不健全等原因，我国中小企业的沟通一直处于一种表面良好的状态，在许多方面都需要进一步的改进和完善。 本文在对徐州市的中小企业管理现状进行实际调查分析的基础上，比较系统地分析了我国中小企业在管理沟通上存在的问题，分析了其存在的主要原因，提出了相应的管理对策等，为我国中小企业的健康发展提供参考
3、和借鉴。1 中小企业沟通问题调查本次调查对象主要是徐州市的部分中小企业。徐州是淮海经济区的中心城市，陇海兰新东部重要的中心城市。其中小企业在我国经济发展中具有一定的代表性。本次调研所用调查问卷共两套：企业管理层调查问卷和员工调查问卷。问卷分企业沟通机制、管理团队、领导风格、员工激励和培训开发五个维度。其中，管理层问卷的调查对象为企业的中高层管理者，员工问卷的调查对象为一线员工和职能部门的员工。旨在从管理层，员工层两个方面双向调查研究中小企业的管理沟通现状，对比分析中小企业的沟通问题。本次调研共发放问卷 375 份，其中管理层问卷 150 份，员工问卷 225 份；回收问卷 331 份，回收率
4、88.27；有效问卷 329 份，有效率 99.4。本次调研主要采用分层抽样和随机抽样相结合的抽样方法，我们首先根据徐州市企业分布情况，将调查区域分为徐州市东环工业区、北部工业区、徐州市中心商务区及东南商务区四个调查区域。对于调查区域内的企业，采用边走边发现，全面调查，成功随机的方法。对于实施结果，自然就形成了随机性抽样。据实地调查统计发现中小企业的沟通问题存在于组织和员工两个方面的因素。就企业组织方面而言，制度和渠道的建立健全是企业内部一切沟通的保障。就员工而言，沟通意识和沟通技巧的加强以及沟通方式的多重运用更是沟通的关键所在。调查得出以下基本结论：工作效率低下，工作相关信息的流动存在明显的
5、滞后性。多数企业中出现“只干活，不说话”的局面。工作中沟通的随意性较强，不注重方式方法的灵活运用。2 中小企业沟通问题分析我国中小企业之所以存在以上管理沟通问题，其原因主要有：2.1 沟通意识淡薄 企业经营随时随地离不开沟通，沟通意识淡薄导致沟通的滞后性，从而直接影响着各部门以及部门之间工作的开展情况。据实际调查数据分析，在中小企业中，69.33%的员工不会在需要沟通的问题时优先选择及时的沟通，而多采取“等，靠，躲”或是“踢皮球”的态度，致使简单的事情一拖再拖，直到成为企业运作的绊脚石，问题性质扩大化后才开始着手解决。可见，中小企业沟通意识的强化亦是不可忽视的。2.2 沟通方式单一表 1 调查
6、对象沟通方式情况统计分析表企业经营时时刻刻要面对不同层级或者组织间的沟通，无论正式沟通还是非正式沟通方式都是企业经营中不可缺少的沟通方式，沟通不当不仅会阻碍信息的流通，同时使企业无法及时发现经营中的问题。据调查数据显示，中小企业在公司高层与下属的沟通中，有 33.33%的管理者选择较为正式的沟通方式与下属沟通，有 51.33%的管理者则会选择非正式的方式沟通与下属沟通，而同样有 15.33 %的管理者采取消极甚至不沟通的方式。可见，多数中小企业的沟通方式仍然是比较单一的，无法灵活的结合不同的方式，使企业内部沟通僵硬化，过于形式化或者松散化。2.3 沟通制度及沟通渠道欠缺，企业内部员工对企业管理
7、的参与意识淡薄表 2 调查对象上下行沟通情况统计分析表中小企业中，员工对企业管理的参与意识似乎缺乏热情。相当部分的员工并不乐于参与公司管理，对所在企业的发展多采取“事不关己，高高挂起”的态度。针对这一现状我们从管理者和员工两方面展开调查。数据显示，管理者在工作中与下属的沟通过程情形是：无人提意见的占到了 24.8%，偶尔有人提意见的是28.3%，关系好的时常提意见的占 28.3%，绝大多数下属都能提意见的只有 17.7%。挖掘员工没有提出自己对企业已有的建设性意见的原因，有 51.91%来自于企业方面；有 36.67%来自于员工方面，只有 2.87%的比例显示企业不存在障碍。针对公司高层对于员
8、工意见反馈情况调查发现，仅有 48.2%的领导会及时将下属的意见给予回馈，33%的领导会考虑下属的意见，但是不做任何说明，还有 12%的领导不采取任何行动。综合以上调查数据分析，员工不乐于参与企业管理的主要原因来自于企业组织方面。大多数员工并非不关心企业的发展，对企业发展没有建设性意见，而是在沟通中存在种种障碍，从而持保留态度。这种沟通的障碍主要表现在没有良好沟通渠道以及相应的沟通制度，这是直接导致员工对企业自我参与的懈怠原因。2.4 沟通技能的欠缺 沟通技能的欠缺，使沟通中的信息具有不完全性。沟通技能表现在倾听，语言沟通，书面沟通以及非语言沟通技能。据实际的调查发现，中小企业整体沟通技能的特
9、点主要表现为：倾听能力缺乏，语言沟通多，书面沟通少。企业中多数人认为书面沟通既浪费时间又浪费精力，致使很多信息无法完整保存，同时由于沟通技能及方式不得当，使很多信息在传播过程中变得不完整，甚至掺杂了较浓主观色彩，从而使理解与再次传达落实出现问题，导致信息失真。3 中小企业沟通建议针对我国中小企业在管理沟通上存在的问题及原因分析，我们认为中小企业应该从以下几个方面入手，加强沟通管理，提高其管理效率。 3.1 加强企业的全员沟通意识 中小企业本身具有反应快速，机制灵活的优势，在沟通方面同样具有快速，灵活，利于掌控的优势。据调查发现，中小企业对沟通的忽视极易在企业内部形成负面效应，所以中小企业应加强
10、企业从上到下全员沟通意识。首先，管理层要积极主动构建良好的沟通氛围，将沟通提到工作日程当中，注重员工的建设性意见，并积极给予反馈。其次，企业应适当为员工交流互动提供机会，例如：每周例会，定期娱乐活动等。3.2 沟通渠道的多样化构建 推动横向沟通，加强在企业中部门内部及部门间的沟通。横向沟通犹如穿针引线，能够为组织协调与合作提供一条直接的渠道。企业要鼓励部门内部以及部门之间的横向沟通，以加强协作，减少障碍。中小企业可以通过网络的普及来实现即时沟通，同时，定期组织茶话会以及工作交流会议，以增进企业内部交流。而员工则可以通过横向沟通加强自身的合作意识，增强自我参与意识，从而提高工作效率。上、下行沟通
11、结合，建设有效的双向沟通渠道。首先，针对下行沟通，管理层应该把自己放在与员工同等的位置上，“开诚布公”、 “设身处地”、“推心置腹”，消除层级沟通之间的心理障碍。其次，针对上行沟通，中小企业应鼓励员工参与管理的积极性，建立快速的沟通反馈机制，以充分发挥中小企业在沟通中的快速，灵活的优势。再次，对于及时有效的上行沟通进行通告奖励，以利于在企业中建立公开，透明的文化理念，从而优化中小企业的沟通环境。通过双向沟通渠道的建立，既可以使管理者了解公司问题，又可以增强员工的参与意识，提高员工士气。正式沟通与非正式沟通的方式相结合，引导积极的非正式沟通。正式沟通是企业传统的沟通方式，其信息具有真实性，可靠性
12、的特点，但反应速度慢。非正式沟通更能传达企业的内部心声，它具有快速高效的特点，但其不确定性比较高，主观色彩也比较浓。中小企业本身正式沟通机制不完善，所以，非正式沟通对企业的影响是不可忽视的。中小企业要充分结合正式沟通与非正式沟通的不同作用，使其填补相互之间的落差。企业要在进一步完善正式沟通机制，加强正式沟通的有效性的同时，积极引导非正式沟通的言论导向，适时把握两种沟通方式的力度，来辅助企业的管理决策工作的顺利进行。3.3 制定企业的沟通制度，激励员工参与，创造良好的沟通氛围 调查统计，半成以上的中小企业团队的建设是缺乏民主沟通意识的。当今，尽管很多的方法都可以加强企业的沟通建设，但是都是松散个
13、体的结合，缺乏团队本身的精髓和主导思想，作者认为中小企业要切身制定完整的沟通制度，根据企业的本身的情况制定明确的沟通文本政策，制定员工有效参与管理的激励政策，并结合绩效激励切实的落实到日常管理当中，为企业注入沟通的血液。3.4 适时开展专业的沟通技能培训 针对沟通技能的提高，中小企业可以适时开展专业性的沟通技能培训，提高企业整体的沟通素质。首先，提高倾听技能，积极换位思考，运用同理心来加深彼此之间的理解。其次，除了语言沟通技能的加强外，还要注重非语言的沟通技能，通过对表情，眼神和动作的观察来判断沟通的效果，并学会运用非语言的沟通技能来传递信息，例如：微笑，点头，摇头等。再次，适当运用书面沟通方
14、式来传递程序性的重要信息以及奖惩信息等。例如：对企业有贡献的员工可以用通知嘉奖的形式张贴，来鼓励企业更多的员工。参考文献：1林汉川，夏敏仁等.中小企业发展中所面临的问题J.中国社会科学 2003.6:84-86.2商荣华，杨萍.浅析企业管理沟通中的问题及对策J.时代经贸 2008.2:177-178.3冯海亚.企业内部沟通困境的解决方法J.改革与开放 2008.2:40-41.4时英中.私营公司企业文化管理实务必备手册M.北京-经济科学出版社 2006.5陈传鸣，周小虎.管理学 M.清华大学出版社 2003. 6 阿根狄.公司沟通M. 北京-清华大学出版社 2003.7华锐.中国企业文化研究M
15、. 北京-企业管理出版社 2005.8黄孟复.中国民营经济发展报告R. 北京-社会科学文献出版社 2003. 沟通的目的在于传递信息。如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工，或者员工没有正确地理解管理者的意图，沟通就出现了障碍。那么，管理者如何才能与员工进行有效的沟通呢？一、让员工对沟通行为及时做出反馈沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生，管理者可以让员工对管理者的意图作出反馈。比如，当你向员工布置了一项任务之后，你可以接着向员工询问：“你明白了我的意思了吗？”同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与管理者的意图相一致，说明沟通是有效的；如果员
16、工对管理者的意图的领会出现了差错，可以及时进行纠正。或者，你可以观察他们的眼睛和其它体态举动，了解他们是否正在接收你的信息。二、对不同的人使用不同的语言在同一个组织中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外，由于专业化分工不断深化，不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当地理解，从而给沟通造成了障碍。由于语言可能会造成沟通障碍，因此管理者应该选择员工易于理解的词汇，使信息更加清楚明确。在传达重要信息的时候，为了消除语言障碍带来的负面影响，可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如，在正式分
17、配任务之前，让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿，对他们不明白的地方先作出解答。三、积极倾听员工的发言沟通是双向的行为。要使沟通有效，双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。当别人说话时，我们在听，但是很多时候都是被动地听，而没有主动地对信息进行搜寻和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上，以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思。同时，倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不作出判断。当管理者听到与自己的不同的观点时，不要急于表达自己的意见。因为这样会使你漏掉余下的信息。积极的倾听应当是接受他人所言，而把自己的意见推迟到说话人说完之后。四、注意恰当
18、地使用肢体语言在倾听他人的发言时，还应当注意通过非语言信号来表示你对对方的话的关注。比如，赞许性的点头，恰当的面部表情，积极的目光相配合；不要看表，翻阅文件，拿着笔乱画乱写。如果员工认为你对他的话很关注，他就乐意向你提供更多的信息；否则员工有可能把自己知道的信息也怠于向你汇报。 研究表明，在面对面的沟通当中，一半以上的信息不是通过词汇来传达的，而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效，管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。 比如，你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难，并乐意提供帮助，但同时你又在浏览别的东西。这便是一个“言行不一”的信号。员工会怀疑你是否真正地想帮
19、助他。 五、注意保持理性，避免情绪化行为在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至回复平静。六、减少沟通的层级人与人之间最常用的沟通方法是交谈。交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下，信息可以在最短的时间内被传递，并得到对方回复。但是，当信息经过多人传送时，口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息，当信息到达终点时，其内容常常与开始的时候大相径庭。因此，管
20、理者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的管理者越要注意与员工直接沟通。咨询顾问罗伯特？巴克沃在他的着作绩效评估（机械工业出版社出版）中，总结了经理人在沟通中容易犯的六种错误。经理人在和员工沟通，尤其是做绩效评估的沟通时，要避开这些“雷区”，避免节外生枝地制造沟通上的问题，确保和员工达成共识。缺乏倾听和理解当你不注意听，不向对方证明你在尽力理解他的话，却告诉他你的确听明白了的时候，对方就会停止交谈，抵制或不同意你说的话。如果你停止倾听，尽力去理解谈话的内容，对方也会这么做。“不如人式”沟通这指的是你在话语中暗示对方不如你，或者在技巧、能力和奉献精神等方面差一些。你可以说对方绩
21、效有退步，或谈谈你观察到的具体、实在的现象，但如果你想说对方不如别人，或者不够完善，那么这就不仅是建设性沟通的终止，而且还是破坏性沟通的开端。沟通中的不信任你说的任何不信任员工的话都会带来问题。例如，员工许诺会按时完成工作任务，你却说：“真能按照时间表的进度完成这些项目吗？”虽然你没直接说不信任员工，但员工还是会这么想。违反常规原则交谈要有礼貌。员工预期你不会打断别人的谈话；员工预期你说的话与他所说的有一定联系，而不是突然转变话题；员工还预期你提问之后会耐心等待对方回答等等。当你违反这些常规时，员工会觉得你缺乏“交谈诚信”。唐突的结论和夸张比如“你从来没有准时完成工作”和“你总是和同事争吵”这
22、样的评论，都是唐突下结论的例子。这样的说法会让员工产生抵触情绪。经理人在说话时要讲究正确性和准确性，不要为了产生戏剧效果而妄下依仗权力或地位的评论没有人会喜欢被逼迫、被威胁或被强迫。虽然你可以通过威胁或职权来让员工服从你的意愿，但你不会得到他们的合作。结论。 (1)对不同的员工使用不同的语言(2)积极倾听员工的发言在同一组织中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同的理解。另外，由于专业化分工不断深化，不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当的理解，从而给沟通造成了障碍。沟通时必须根据接收者的具体
23、情况选择语言，语言应尽量通俗易懂，尽量少用专业术语,以便接收者能确切理解所收到的信息。一位擅长倾听的领导者通过倾听可以从下属那里获得信息并对其进行思考。有效准确的倾听信息，将直接影响管理者的决策水平和管理成效，并由此影响公司的经营业绩。当然，领导者倾听时不是被动的听，而是要主动的对信息进行搜索和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上，要想象他的思路，体会他的世界，以便于正确理解他们的意图，而不是你想理解的意思，避免进入“和自己说话”的陷阱。企业管理者应尽量给员工多的时间让他们相互交谈，并且在倾听的过程用动作语言表现你对员工谈话的浓厚兴趣。(3)恰当的使用肢体语言肢体语言是交流双方内心
24、世界的窗口，它可能泄露我们的秘密。一个成功的沟通者在强化沟通的同时，必须懂得非语言信息，而且尽可能了解它的意义，磨练非语言沟通的技巧，注意“察言观色” ，充分利用它来提高沟通效率。这就要求管理者在沟通时，要时刻注意与员工交谈的细节问题，不要以为这是“雕虫小技”而忽视。(4)注意保持理性，避免情绪化行为在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至恢复平静。(5)减少沟通的层级为避免沟通过程中信息的失真，可以精简机构，建立一支精明的团队，根据组织的规模、业务性质、工作要求等选择沟通渠道，制定相关的工作流程和信息传递程序，以保证信息上传下达渠道的畅通，为各级管理者决策提供准确可靠的信息。也可以通过召开例会、座谈会等形式传递和收集信息。管理者在与员工进行沟通时应尽量减少沟通的层级，越是高级的领导者越应该注意与员工直接沟通。(6)变单向沟通为双向沟通很多企业沟通只是单向的，即只是领导者向下传达命令，下属只是象征性的反馈意见，这样的沟通不仅无助于决策层的监督和管理，时间一长，必然挫伤员工的积极性及归属感，所以，单向沟通必须变为双向沟通。
