1、湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远湖北创远投资有限公司文件管理制度( 第 A 版 )文件编号: CY-ZHB-201209001文件状态: 受控 非受控文件密级：R.00 级实施日期：2012 年 9 月 20 日编制： 审核： 批准：湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远文 件 修 订 页文件管理制度文件编号：CY-ZHB-201209001NO. 日 期 页数 修 订 内 容 / 摘 要 修订前版本 修订后版本修订记录湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远编号：CY-ZHB-20
2、1209001湖北创远投资有限公司流程文件 第 0 次修订主题： 文件管理制度 页次：1/41.目的：确保管理体系文件和资料有完整的管理系统，能迅速、正确流通，使各相关部门能及时获得并有效利用。2.范围:与本公司管理体系运作有关的文件和资料。为规范公司的文档管理，特制定本文件规范。3.权责:3.1 文件类别 编制/修改 审核 批准管理文件 总经理/综合管理部 综合管理部 董事长流程文件 部门经理/相关人员 综合管理部 总经理/ 董事长记录表单 部门相关人员 部门经理 总经理3.2 文件分发、收回、销毁的控制：综合管理部。3.3 文件保存：相关部门。4.定义： 4.1 管理文件：规定公司管理体系
3、的文件。如：公司架构、经营方针、管理规定等。4.2 流程文件：为进行某项活动或过程所规定的途径和作业流程。 4.3 外来文件: 由外部提供与公司管理体系有关且能转化为内部标准的文件。4.4 记录表格: 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。5.作业程序: 5.1 文件与资料管理流程图湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远编号：CY-ZHB-201209001湖北创远投资有限公司流程文件 第 0 次修订主题： 文件管理制度 页次：2/45.2 文件编号和密级：编号由综合管理部根据文件编码原则进行。5.2.1 文件编码原则：公司文件编号由五部分购成，见下
4、示例图。5.2.2 公司代号：CY 创远公司 HD 享达公司 ST 双腾公司 TH 天华公司ZD 紫东公司 DR 东日公司5.2.3 部门代号：ZHB 综合管理部 XSB 销售部 SCB 市场部 CWB 财务部 SHB 售后服务部 RZB 融资部 CGB 采购部 SJB 审计部 5.2.4 流水号 :依文件类别的发行顺序从 001 开始编号。流水号月份年份部门代码公司代码5.2.4 外来文件的编码：如果外来文件本身有编号以本身编号作为外来文件的编号，如没有编号只需详细记录外来文件的名称。5.2.5 记录表单的编码规则：版本号流水号部门代码5.2.6 文件密级：文件制订部门应按下列规则确认文件的
5、密级5.3 文件格式:5.3.1 文件封面 :发行的正式文件须有封面，封面必须记录文件名称、编号、密级、实施日期、编制、审枋、批准等内容。5.3.2 文件修订页：正式文件综合管理部须保存修订页，并记录修订内容。密级表达符号 控制发放和使用的范围 特别说明R.01 限于高层管理人员 董事长、总经理、部长R.02 限于中层以上管理人员 部门经理以上R.03 限于涉及的某个人或部门R.00 无任何限制湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远编号：CY-ZHB-201209001湖北创远投资有限公司流程文件 第 0 次修订主题： 文件管理制度 页次：3/45.3.3
6、撰写格式5.3.3.1 管理文件、程序文件： 1.目的 2. 范围 3.权责 4.定义 5.作业程序（具体规定） 6.引用文件 7.使用表格5.3.3.2 其它文件：依其性质而定。5.4 文件的制订、修改、废止、补发:5.4.1 文件制订：由相关部门编制，,经各部门人员相关人员会签，送负责人审批后，转送综合管理部按文件编号系统编号后发行。5.4.2 文件修改5.4.2.1 文件若需修改，由原制订部门按文件控制管理流程进行,修改完毕交综合管理部发行。5.4.2.2a.若文件需作细微改动或因其它原因需修订个别文字、语句 ,由原制订部门修订，送相关人员审批，由综合管理部统一在原稿修订，重新发行，不作
7、版次变更。b.若文件需作重大修改（涉及到流程、权责等内容）,送相关人员审批后,由综合管理部作版次变更，重新发行。 5.4.2.3 管理文件和程序文件的版本用 A.B.CZ 表示 ,版次用 A-1 版；A-2 版；A-3 版；A-4 版；A-5 版表示。例如: A 1文件第一次发行为第 A 版，修订后分别为 A-1 版； A-2 版；A-3 版；A-4 版；A-5 版。如再次修订则定为 B 版，以此类推。其它文件版次用 A.B.CZ 表示，每修改一次，版次变更。如 A 修改一次为B，以此类推。5.4.3 文件废止5.4.3.1 对已经发行的管控的文件需要废止时申请单位填写文件修改、废止、 补发申
8、请表送相关人员审批后，由综合管理部对各部门的作废文件进行回收，在文件收发记录表上记录。5.4.3.2 综合管理部将被废止文件的原版文件及编号保留。盖蓝色“ 文件保存章”, 被废止的原版文件保存一年。5.4.4 文件补发:使用部门如发现文件有缺页、破损、字迹模糊不能使用或遗失时, 应填写文件修改、废止、 补发申请表交相关人员审核, 管理者代表批准后, 由综合管理部补发，除丢失的文件外,旧文件必须收回。修订次数版本湖北创远投资有限公司湖北创远投资有限公司创造无限创造无限 品质致远品质致远5.5 文件分发编号：CY-ZHB-201209001湖北创远投资有限公司流程文件 第 0 次修订主题： 文件管
9、理制度 页次：4/45.5.1、管控的文件经批准后,由综合管理部复印并盖红色“文件发行章”后，根据文件密级分发到相关部门或人员，并在文件收发记录表中记录。5.5.2 综合管理部应制作 文件分发总览表以控制文件分发的份数。5.5.3 文件修订后 ,综合管理部收回旧文件 ,并将新文件分发至各相关部门,并在文件收发记录表中记录。5.5.4 文件生效日期 :以文件上所盖的 “文件发行章”的日期为准。5.6 文件收回5.6.1 文件修订后重新发行或废止时,综合管理部依文件收发记录表上的分发部门逐一收回旧文件,并在文件收发记录表中记录。5.6.2 收回的旧文件由综合管理部处理。5.7 文件保存5.7.1
10、所有最新版本质量管理体系文件,由综合管理部记录在文件最新版次一览表中。5.7.2 各部门对自己所保管的文件需进行相应的记录。5.7.3 工作场所应放置现行有效文件。5.7.4 各部门的文件须由专人负责管理，严禁复印及私自借出与打印。5.7.5 任何人均须保持正式文件整洁,不得随意修改、标记。5.7.6 原版文件统一由综合管理部保存，表单记录由所在部门保存。5.10 综合管理部必要时对公司文件进行全面检查，检查各类在用的文件的有效若性，发生问题及时处理。每年结合管理评审由综合管理部对现有体系文件进行定期评审，评价体系文件的持续适宜性、充分性和有效性，必要时予以修订。6.引用文件:无7.使用表格7.1文件分发总览表7.2文件修改、废止、补发申请表7.3文件收发记录表7.4文件最新版次一览表
