1、 1 集团门户 OA系统 操作手册 2017-12-5 2 目 录 前言 4 1 系统登录 . 5 1.1 登录方 式 . 5 1.2 系统登录 . 8 2 门户功能 . 10 2.1 登陆后门户首页展示 . 10 2.2 首页模块介绍 . 10 2.2.1 顶部菜单栏 10 2.2.2 用户信息模块 11 2.2.3 待办事项模块 11 2.2.4 新闻模块 12 2.2.5 公告模块 13 2.2.6 应 用中心模块 13 2.2.7 知识库与制度中心模块 14 2.2.8 目标与计划模块 14 2.2.9 常用流程模块 15 2.2.10 流程中心模块 15 2.2.11 门户切换模块
2、.错误 !未定义书签。 3系统功能 . 16 3.1 系统框架 . 16 3.2 个人设置 . 16 3.3 空间门户 . 18 3.4 个人空间 . 19 3.4.1常用栏目 19 3.4.2栏目配置 20 3.5 表单应用 . 21 3.5.1如何进行工作汇报、请示 21 3.5.2如何处理事项 29 3.5.3如何填写表格 35 3.5.4如何处理表单模板 38 3.5.5如何保存文件 39 3.6 公文管理 . 40 3.6.1 发文管理 40 3.6.2 公文查询 51 3.6.3 公文统计 51 3.6.4 主题 空间 52 3.7 目标管理 . 52 3.7.1 主题空间 53
3、3.7.2 项目 /任务 53 3.7.3 工作计划 57 3.7.4 日程事件 62 3.7.5 时间视图 67 3 3.8 知识社区 . 68 3.8.1 我的收藏 68 3.8.2 个人知识中心 69 3.8.3 知 识广场 69 3.8.4 文档中心 71 3.8.5 RSS 订阅 . 72 3.8.6 文档库管理 72 3.8.7 我的博客 74 3.8.8 博客管理 76 3.9 文化建设 . 77 3.9.1 公告 77 3.9.2 新闻 82 3.9.3 调查 87 3.9.4 讨论 93 3.10 综合办公 . 96 3.10.1 车辆管理 96 3.10.2 会议管理 97
4、 4 前言 本操作手册服务于普通终端用户，内容涉及系统登录、日常工作、常用功能等。用户可按操作手册截图一步步操作，实现系统登录、日常工作办理、常用功能测试。产品功能模块较多，本操作手册只针对普通用户日常工作中常用的工作模块及操作进行说明，很多功能点及功能菜单都不做详细介绍，我们期望通过本手册能保障普通用户日常工作的顺利开展。 5 1 系统登录 1.1 登录方式 系统通过浏览器来登录，登录地址如下： 外 网登录网址： http:/ 打开浏览器，将登录地址输入浏览器即可进行登录首页，如下图： 注：系统首次登陆时，请提前完成 IE 浏览器安全设置， 将 http:/ 添加至浏览器安全站点，安全站点自
5、定义级别将 ActiveX相关选项全部启用，禁用弹出窗口阻止程序即可。 相关顺序及图片 : 1.打开浏览器，点击右上方工具，点击 Internnet选项； 6 2.Internet 选项 窗口 弹出后，点击上方安全选项卡，到达下方页面； 3.单击站 点按钮，弹出可信任站点对话框， 向内输出 http:/ 7 4.单击自定义级别按钮，弹出自定义安全设置窗口，下拉滚动条，将 ActiveX控件和插件相关选项，设置为启用状态； 5. 下拉滚动条，将“使用弹出窗口阻止程序”，设置为禁用状态，点击确定保存即可。 8 1.2 系统登录 登录：在 IE 中直接输入网址： http:/ 在登录前，请点击登录页
6、上方辅助程序安装，安装系统运行所需的插件，如下图标红处： 点击“辅 助程序安装”，出现如下界面： 9 全选安装。 安装时系统提示“请关闭 IE”，按要求关闭浏览器（除上图窗口外，关闭所有打开的 IE窗口），然后进行安装。 安装完毕后，输入用户名密码登录。 注意：如果是非 Administrator 用户，请切换到系统管理员执行。 登录后点击 “协同办公”，进入 OA界面。 10 2 门户 功能 2.1 登陆后门户首页展示 如下图所示。 2.2 首页模块介绍 2.2.1 顶部菜单栏 顶部分为四个部分，门户首页、自助服务、 IT 服务和个人网盘。其中个人网盘展示的是 OA 中个人中心的我的文档部
7、分； IT 服务连接的是老 OA 的 IT 服务，根据登陆人的权限获取菜单。 11 2.2.2 用户信息模块 用户信息展示模块，如下图 1.1 所示。展示的是个人头像、所属单位、本次登陆的日期以及时间。点击头像，可以对个人信息进行修改，如下图 1.2 所示。 图 1.1 图 1.2 个人信息模块 2.2.3 待办事项模块 待办事项模块如下图 3.1 所示。分为待办事项、 OA 待办、共享待办、暂存12 待办和 ERP 待办。每个分类展示五条，想看更多需要点击下方的更多。待办事项的更多跳转的是 OA 的待办工作； OA 待办的更多跳转的是老 OA 的待办公文；共享 待办的更多跳转的是金蝶系统；暂
8、存待办的更多跳转的是 OA 中的待发事项；ERP 待办的更多跳转的是老 OA 的待办公文。 图 3.1 待办模块 2.2.4 新闻模块 右侧边栏展示的是新闻模块，包括图片新闻、集团新闻、产业动态以及品牌文化。如下图 4.1 所示。各个版块的更多连接的是各个版块的全部内容展示界面。 图 4.1 新闻模块 13 2.2.5 公告模块 公告模块分为通告、通报和公示三个部分，如下图 5.1 所示。更多连接的是所有公告的展示界面。 图 5.1 公告 模块 2.2.6 应用中心模块 应用中心展示的是当前登陆人有权限 看到的系统，并且已经做好单点登陆这一步，如下图 6.1 所示。 图 6.1 应用中心模块
9、14 2.2.7 知识库与制度中心模块 这一模块分为两个部分，一是知识库，数据来源为 OA 中的个人知识中心，点击更多可以进入个人知识中心查看所有；二是制度中心，数据来源为 OA 中 的文档中心中的制度中心文档，同样的，点击更多可以进入文档中心查看更多。如下图 7.1 所示。 图 7.1 知识库与制度中心模块 2.2.8 目标与计划模块 这个模块展示的就是 OA 中的目标管理中的工作计划，点击更多可进入 OA中的工作计划，如下图 8.1、 8.2 所示。 图 8.1 目标与计划模块 图 8.2 OA 工作计划 15 2.2.9 常用流程模块 这一模块是用户自定义常用流程的，在点击自定义后，跳出
10、自定义流程界面，如图 9.1 所示。在此界面中点击新建可以自定义常用流程，如图 9.2 所示。 图 9.1 自定义常用流程界面 图 9.2 自定义常用流程 在点击内容或参数时，可供选择的表单模板也是根据权限来展示的。也可以对自定义的流程进行修改或者删除。 2.2.10 流程中心模块 这一模块就是一些部分的快捷方式的展示，如下图 10.1 所示。 16 图 10.1 流程中心模块 3 系统功 能 该部分主要介绍在登录系统后，我们通过这套系统如何开展工作、如何处理工作。本章将围绕这一部分介绍系统常用功能及操作方法。 3.1 系统框架 3.2 个人设置 在登录后，我们将看到这样的界面（如果您是首次登
11、录，系统会提示您修改密码，点确定进入修改界面，进行密码修改）： 后期修改可以通过右上角，齿轮下拉“个人设置”，再点击“登录密码修改”。 17 在这个页面上，我们通过不同颜色来区分整个页面的框架。 红色： logo 显示区，在这里呈现了单位的名称，单位的图标，在该部分右侧的“个人空间”、“单位空间” 、“集 团空间” 代表不同的门户，每一个门户里面放置的内容不同，门户我们在 2.2节具体介绍。 黄色：主菜单，这里呈现了系统的菜单，由于长度有限，显示不出来的菜单我们可以通过点击后面的“”来查看。后面的输入框是全文检索框，如果需要查找系统内的信息，如检索“合同”，在这里输入“合同”，点搜索，系统就会
12、查找符合这一关键词的信息，同时界面会跳转到全文检索页面。 紫 色：系统工作区，在这里系统的主要工作区，常用的工作信息都在这里进行显示。每一个四方形的格子称之为栏目，在登录后，如果您看到的栏目信息和截图有差异，无须质疑，这个工 作区显示的栏目是可以自由配置的，在 2.2.1我们将带你一起打造属于自我的个性空间。 蓝 色：这里是快捷菜单，当我们打开相应的主菜单时，该主菜单就会的子18 菜单就会在这里显示，同时下面有个面板，这个面板也是一种快捷方式，可以快速打开一些常用功能，该面板是可以自由搭配的，详细配置请查看 2.2.1。 数字：在 logo 正文的蓝色数字是我们的即时交流工具，类似于一个网页版
13、的内部 QQ。点击蓝色的数字（这个数字是当前在线的人数），会出现以下页面： 左侧展示了我们整个单位的组织架构，右侧为当前部门的在线人员，双击姓名，即可进 入即时聊天界面 。 3.3 空间门户 在 2.1节时我们介绍了门户的概念，在这节我们详细的解释这个名词。 在系统中不同的 空间 门户代表了不同的信息分类，换言之，我们通过门户将信息归类，从而方便我们去查找、处理。 19 系统默认包括三个 空间 ，即个人空间、 单位 空间（需要部门管理员启用，如无，则未启用）、 集团空间 。不同的 空间 门户放置的信息不一样。如个人空间，放置的主要为跟每一位员工每天上班息息相关的内容，如待办工作、我的模板、跟踪
14、事项、日程安排等，而单位 空间 则主要放置单位新闻、单位公告、单位通知、单位讨论等内容。如此，当我们每 天上班时，通过个人空间就知道自己今天有哪些事情要办理，开展一项工作从哪里进入，在哪里查看自己的工作日程等，通过单位空间就可以看到单位发布的最新新闻、公告、通知、调查、讨论等。通过这样一种方式我们将信息分类，提高每一位员工的工作效率与工作质量。 当前，无论个人空间还是单位空间，都是可以自由配置的，单位空间由单位空间管理来配置，普通用户只需要浏览即可，而个人空间，则是每一位员工可以亲自操刀，根据需要随意配置的。 3.4 个人 空间 前面我们已经介绍了门户的概念，这一节我们重点来介绍一下个人 空间
15、 ，对常用的几个栏目功能 进行介绍，同时教会大家如何配置自己的门户空间。 3.4.1常用栏目 待办工作 工作区显示的第一个栏目一般为待办工作。顾名思义，在这里将呈现当前登录人员需要办理的所有事项，如常用的流程、协同（可理解为内部邮件）等。上班的第一件事就是对待办工作进行处理，通过点击每一条待办工作，我们就能进入相应的处理界面，在后面的章节我们详细介绍如何来处理这些待办事项。 我的模板 日常工作中我们会用到大量的纸质表格，如费用报销，我们要填写费用报销单据，出差我们要填写出差申请单，这样的纸质单据，我们将其做成下图的电子档 ： 20 这些电子档就是我们所谓的模板，我的模板栏目里面放置的就是当前登
16、录人员权限范围内可以使用的电子单据。公司所有发文模板、收文模板、表单模板等都根据相应的权限已授权给每个账户。 跟踪事项 在流程处理过程中我们设定为跟踪的事项都会在这里进行显示，凡是被跟踪的事项，流程处理过程中任何人所做的处理，系统都会给出消息提示，以方便人员实时了解事件的处理情况。 3.4.2栏目配置 通过菜单“个人事务” -“空间栏目配置”，我们可以对个人空间的栏目内容、栏目排版、栏目顺序进行调整。 21 点击空间栏目设置，会进入到 如下界面： 通过点击添加栏目，可以根据需要添加相应的栏目，不需要的栏目，将鼠标移至栏目名称后面，点 “笔” 可将其移除。按住鼠标左键不放进行拖动，可排列栏目的显
17、示顺序。操作完毕后点确定保存。 3.5 表单应用 表单应用部分 我们着重讲每天的工作如何开展，如何通过系统进行工作的汇报、请示、跟踪，如果通过系统检索文档、查找信息。 3.5.1如何进行工作汇报、请示 日常工作中，很大一部分工作量是写报告、文件做请示，这样频繁的内部信息交互没有一个便捷通畅的平台做支持是比较麻烦的，因为面临一个很 重要的问22 题，被请示对象时间的不确定性，往往我们拿着一份文件辛辛苦苦的跑到相关部门，却发现领导人或相关人员在不，如果需要请示的领导不止一个，就需要挨个部门跑，那么这份请示批办下来将会耗费大量的时间、经历，同时，各种纸质文件的打印无疑也是一种资源浪费。 那么通过这套
18、系统我们如何来进行工作的请示、汇报呢？ 点击上图标红处“协同工作”点击第一个菜单“新建事项”，或者在 上 边“我的快捷“新建事项”，出现如下界面： 通过协同工作 -新建事项，我们就可以进行工作汇报了。 协同，即单位内部人、事件、资源三者之间的协 调，一个人处理某件事情，需要调配相应的资源，我们将这一过程称之为协同。我们可以简单的理解协同为23 单位内部的电子邮件系统，只是它比邮件系统要强大许多，那么我们现在开始体验协同吧。 点击新建事项，打开上图界面后，我们来举例讲解如何发起协同、处理协同。 我们先来看一下这个页面的构成。 红色为常用的功能按钮，黑色部分主要是附加属性，如事件的重要性等，墨绿色
19、部分为正文输入区域。 【发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入协同工作的【已发事项】列表中；当前页面跳转到【已发事项】页面。 【保存待发】将协同事项进 行保存，不进行发送，事项进入【待发事项】列表中，当前页面跳转到【待发事项】页面；用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。 【存为模版】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式，【协同模板】用于规范固化的管理或业务行为，包含了正文模板和协同模板。【格式模板】用于规范行文格式，有 HTML、 Word、 Excel、 WPS 文字、 WPS表格和表单六种模式。【流程模板】用于规范与格式无关的审批或业务流程。 【调用模板
20、】直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单 位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。 24 【插入】插入本地文件：添加本地计算机或网络计算机保存的文档；插入关联文档：添加 A8 系统内保存的文档。 【正文类型】提供 5种正文类型：标准正文、 Word正文、 Excel 正文、 WPS文字、 WPS表格。 【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作，以纸质文件保存查看。 【编辑流程】通过选人界面方式建立流程，或对已建立的流程进行编辑，可以批量修改
21、自由协同的节点属性、处 理期限。 我们将举例内容进行输入，形成下图： 在这里我们输入了标题、内容，如果该事件比较紧急，我们可以选择标题后面的紧急程度，不同紧急程度的事件在发送出去后在被请示人的待办事项中显示方式不同，“普通”只是单纯的标题，“重要”会在标题前加一个红色的感叹号，“非常重要”将会有两个感叹号，其他属性不做介绍，我们将其功能罗列如下： 【标题】协同事项的题目。不能为空。 【流程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。（备注：可以在模板管理中建立流程模版，可以通过【编辑流程】功能对流程进行调25 整） 【 重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为【普通】，【重要】，【
22、非常重要】。选择【重要】或【非常重要】时，在已发事项列表中该协同标题前显示红色【！】或【！】符号。 【关联项目】选择与发起者相关联的项目，必须已经建立了关联的项目。（备注：只有协同发起人是该项目的成员或者项目负责人，在下拉框才出现可以选择的项目） 【预归档到】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到【我的文档】、【单位文档】或【项目文档】中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。（备注：单位文档只有文档管理员可以对其进行操作， 项目文档只有项目负责人可对其进行操作，普通人员只能操作我的文档） 【更多】设置协同流转过程中的操作权限和跟踪状态以及督办设置，如下： 【流程期限】设
23、定协同事项的处理期限。 【提醒】设置提前提醒时间 ，系统会自动给予提示，进行催办。 1) 跟踪：默认跟踪，个人首页的跟踪事项中显示该协同；勾选去掉，在后序的节点中 ,处理的操作中不能进行跟踪操作，且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。 2) 设置协同督办人员、督办期限和督办主题 3) 允许转发：默认允许转发，该协同可以转发；勾选去掉，发起人及后序的处理节点 ,均不可以转发该协同。 4) 允许 改变流程：默认允许改变流程，该协同可以改变流程；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。 5) 允许修改正文：默认允许修改正文，可以修改该协同正文；勾选去掉，在后
24、序的节点中，处理的操作中不显示修改协同正文。 6) 允许修改附件：默认允许修改附件，可以修改该协同附件内容；勾选去掉，在后序的节点中，处理的操作中不显示修改协同附件（备注：只支持对 office 附件内容进行修改）。 7) 允许归档：默认允许归档，该协同可以归档；勾选去掉，在后序的26 节点中，处理的操作中该协同不可以进行归档。 8) 流 程期限到时自动终止：此项默认不选择且置灰，只有当自由流程设置了流程期限，才可选择。如果选择此项，当流程期限到时还未处理则流程自动终止。 【正文】可以在正文中输入信息。 【附言】在附言文本区可以输入信息，最大只能输入 500个汉字；在已发事项中，打开此协同，能
25、够看到附言信息。 标题、正文输入好以后，需要我们选择被请示人员，通过点击流程可进行选择人员界面： 协同区别于邮件的地方在于，如果发邮件，我们只能将邮件发送给某个人或者某一群人，不能实现某个处理人处理完毕再发送给下一处理人这样的按照预先设定的时间节点顺序 的流转的处理方式。 在这里我们选择“ 宋凯杰 ”。 当然，现实情况中我们可能会存在下面的情况： 宋经理 处理完以后，还要找 企划部总监林晓请示。那么这里就有一个先后顺序， 我们可以在上面的选择界面里面，将两个人都选择（选人时可以双击人员姓名，也可以单击然后点击中间的向右键头），然后选择选人界面下方的串发（串发即一个挨着一个处理）； 27 宋经理
26、和王经理 都要看，没有先后顺序。这种情况就是要同时发给两个人，同样的，我们将两个人都选择，然后选择“并发”，这里如果我们选择了多层，页面会直接跳转到流程图，可对流程图进一步编辑。 人员 选择后，点击“编辑流程”，我们可以看到如下的流程图： 如果我们需要在 宋凯杰 后面添加人员，可以鼠标左键点击代表 宋凯杰 的小人图标，弹出如下菜单： 【增加节点】在当前人员后面增加其他人员，可以一人、多人、串发、并发； 【删除节点】删除当前节点； 【替换节点】选择其他人员代替当前人员； 【节点属性】配置当前节点人员的权限； 我们点击节点属性会弹出以下界面： 28 如果您对此感兴趣，可以查阅详细操作说明。 这些工
27、作做完以后，我们就可以点“发送”，将该请求发送出去。 那么如何查找已经发送出去的事项呢？在菜单“协同 工作”里，我们可以点击已发事项来查找 ,也可以通过个人空间的栏目“已发事项”来查找。 29 3.5.2如何处理事项 对于发送过来的协同，我们如何来处理呢？ 所有发送过来的协同都会在个人空间中的栏目“待办事项”中罗列出来，根据显示的形式（是否有红色感叹号及感叹号数量）来区分事件的紧急性。我们进入周总的账号，打开刚才发送过来的事件。 注意：当有协同事件发送过来的时候，在系统右下角会有消息弹出框提示，同时，浏览器标题会不断的闪动。 消息提示框内带链接，可直接点击进入处理界面，也可以通过点击“待办工作”，该事件的 标题进入。 30 左边红色为我们刚才录入的请示内容、右边蓝色为处理人操作区域。 通过点击正文旁边的“流程”页签我们可以看到该请示的流转顺序，同时根据每个小人图标的标识可以看到当前的处理状态。 【眼睛】代表当前处理人已经查看，但是没有处理； 【红叉号】代表未处理，也未看； 【绿对勾】看了且已处理； 右边是处理区域，我们来着重看一下如何来处理。 假设现在周 守卫 打开了该请示，最简单的操作，周总可以看一下请示的内容，表达自己的态度（可以通过处理区域点选 “同意”、“不同意”），如果有意见内容，在右边的空白区域输入 自己的意见，然后点提交即可。
