1、电子邮件写作要领邮件回复格式：（a）使用统一的信纸，如把公司 LOGO 或公司名称作水印的信纸等。既体现公司专业性，又能让买家记住自己。网络下载的信纸一般不适合商务使用。（b) 邮件规范。 邮件主题突出重点又有针对性。比如您的公司名字是 ABC，这封邮件的内容是给一款产品 A 的报价，那么主题可以写“ABC/quotation of item A”。这样可以方便客户和您查找信息。对于来往邮件很多的客户，清晰的主题可以让他对邮件内容有初步的了解，节省筛选的时间。 邮件版面整洁：字体、文字大小、色彩统一，切忌全篇文字都是大小或全部小写，给买家以不专业的形象。对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用
2、大写、加粗、特殊颜色等突出显示。 落款有公司名称、网址等详细联系方式，方便买家了解更多信息。询盘回复格式（a） 称呼： 在知道对方姓名的情况下，称呼一定要写明白。（b） 感谢对方来盘。（c） 邮件主体：包括品名、最小订购量、产品图片、产品标准、价格术语、装运港、目的港、运输方式、佣金或标明是净价、是否包含目的港费用。包装：包括内外包装尺寸，以及装箱量，目的港是否打托盘等。交货期：生产时间、运输时间等。总之要尽可能详细。如果邮件正文内容太多，可以把部分内容放在附件，比如正文介绍两款主打产品，附件放同类的其他产品介绍。（d） 落款：包括自己的姓名、职务和详细的联系方式等。手把手教你如何写邮件 展开
3、Dear Mr ABC,指出客户的名称，体现对客户的重视和尊重We are pleased to receive your inquiry of Aug. 2nd and to hear that you are interested in our plush toys.开篇要指出针对客户什么时间、发送的哪个询盘回复的Our company, Universal Trading Co., Ltd, was established in 1998. We have a Toy Department specializing in the export of various toys coveri
4、ng plastic, wooden, cloth and plush articles. They are all fashionable designing and competing well in the world market.第一次联系的客户要简要介绍一下自己公司的历史和业绩等，加强客户对自己公司的信任度Here we would like to quote as follows based on per 20RCL. Quantities less than that are slightly higher. 在线联系功能： Commodity Article No. Pack
5、ing Cartons per 20FCL CIF C3 Amsterdam in USDDalmatian Dog KD3498 8pcs/ctn 225 6.96/pcLong Hair Cat KC2385 30pcs/ctn 105 4.86/pcModel No.: 105023658 Product Origin: China Price Terms: FOB Shantou Other Price Terms: CIF London Brand Name: DZ Toy Minimum Order: 10ctns Delivery Lead Time: 30 days Certi
6、fication(s): EN71, EN50088, EMCShipment: To be effected within 2 months from receipt of the relevant L/C.Payment: By sight L/C, T/TInsurance: For 110% invoice value coving All Risks and War Risks.We will keep this offer valid only for 7 days. 信函的中间是最重要的部分，要重点向客户推荐相关产品，以及产品的精美照片、型号、尺寸、国际认证和各项品质规格、价格条
7、款、样品情况、发货时间、最少定货量、装运时间、各种货柜装货量、最大供货量、包装、此次报价有效期等As we are receiving orders day to day and our present stocks are nearly exhausted, we would advise you to place an order as soon as possible if deliveries are required to be prompt. We are looking forward to your initial order. 然后可以重新提醒客户报价以外的其它注意事项，以及
8、问候语等Thanks and best regards, Yours Faithfully Miss. Lydia KwanExport Dept.Fang Technology Co., LtdEmail:Tel: +86123456789-12345Fax: +86123456780Mobile: +86123456789Address: 29/F, Zen Plaza, 1027 Chang An Rd, Hangzhou, PRC Zip: 310000Website: http:/MSN: 最后要将自己完整标准的落款放上去，包括姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、移动
9、电话、地址、网页、TradeManager 和 MSN 等在线聊天工具账号等。来自中国供应商的分享： 如何从回盘中脱颖而出“阿里巴巴是一个非常不错的平台，但是它面对的是形式各异的企业，所以对于很多企业来说起到一个“ 领进门”的作用，很多后续的跟进工作更是决定收益的多少。从某种意义来说，你付出了多少才能收获到一定的成果，在实战中，我的感受主要有两个方面： （1）快速反应这一点是很好理解的，电子商务最讲究的一点就是及时，我们应当对客户的需求作出快速的反应，让客人及时得到我们的信息，并且也获取更多有利于我们的信息。（2）回复邮件要有技巧，不可千篇一律 在回复客人的邮件时尽量不要采用通用邮件，这一点是
10、比较忌讳的。买家不喜欢一收到回邮就看到供应商长篇的公司介绍和很多他根本就不想知道的信息。因为一他没有那么多时间阅览，二是通用邮件会给买家一种不尊重的感觉。这就要求我们必须以最简洁的语言让买家在最短的时间内了解供应商究竟是在干什么的，有什么特别的地方。是否有他们所需要的产品。然后，根据买家的需求来提供相关的信息，抓住重点回答问题，这就涉及到一个专业性的问题，如果你的回答没有抓住重点而忽略了一些重要信息，就会给对方造成一种不专业的感觉，这样往往会让你失去一个客户。”宝瑞（厦门）制帽有限公司总经理 黄晓松高效处理繁多的询盘在形形色色的询盘邮件中，有一部分是企业所期盼的，而有一些询盘则是无用的。询盘的质量具是有很大地差别，对它们进行准确分类、甄别，将您最好的资源投入到真正的潜在客户上，将会大大提高您的工作效率。在处理询盘的问题上，许总也有自己的独特方式：a. 锁定目标市场：比如说企业锁定的目标市场是欧美，那么在收到欧美的询盘，就要作为优先处理对象。b. 分清大小客户：如果客户询盘量比较大的，应该放在优先处理位置上。这一点从企业的发展前景来看，还是必要的。另外，许总还告诉我们，在处理询盘的时候，回复邮件您可以采用一个统一的格式，就是说把主要的相关内容填写进去，其它的如抬头、署名、公司信息等已经设置好，这些目的在于节约时间，提高企业的服务效率。
