1、会务流程管理一、会前准备（一） 会议计划和成本预算1 会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。（ 1） 会 议 议 题 : 运城学院庆祝第 23 个老年节暨表彰大会（ 2） 会 议 名 称 ： 运城学院庆祝第 23 个老年节暨表彰大会（ 3） 出 席 对 象 ： 院 、 系 领 导 ， 离 退 休 代 表 、 学 生 代 表（ 4） 主 持 人 ： 赵小狮2.会 议 成 本 预 算（ 1） 会 场 装 饰 费 400 元 ， 租 用 花 卉 礼 仪 300 元 ；（ 2） 设 备 费 200 元（ 3） 文 件 资 料
2、 费 ， 即 制 作 筹 备 400 元 ， 宣 传 会 议 以 及 完 成 会议 议 程 所 必 需 的 各 类 文 件 的 费 用 及 相 应 的 文 具 费 150 元（ 4） 人 工 费 ， 即 会 场 布 置 者 、 礼 仪 生 的 报 酬 600 元（ 5） 茶 水 费 800 元（ 6） 奖 品 费 用 2000 元（ 7） 餐 费 3000 元 。总 计 ： 7850 元3.会 议 时 间 ： 2011 年 10 月 11 日4.会 议 地 点 ： 运 城 学 院 （ 老 校 区 ） 2 号 楼 大 礼 堂（ 二 ） 文 件 准 备1. 开 幕 词开 幕 词 是 会 议 开 始
3、 时 会 议 主 席 所 作 的 发 言 稿 ， 一 般 带 有 预 告 及 礼 仪 性 质 ，比 较 简 短 。 内 容 大 体 包 括 三 方 面 ： （ 1） 对 来 宾 和 与 会 人 员 表 示 欢 迎 ；（ 2） 对 会 议 的 内 容 、 任 务 、 目 的 作 简 要 介 绍 ； （ 3） 预 祝 会 议 成 功 。2 工 作 报 告工 作 报 告 是 会 议 的 主 要 文 件 ， 其 中 的 主 要 内 容 往 往 是 会 议 讨 论 的 中 心 议题 。 工 作 报 告 必 须 有 实 质 性 的 内 容 ， 既 可 以 是 对 前 阶 段 工 作 成 果 、 经 验 、
4、 缺点 的 回 顾 与 总 结 ， 也 可 以 是 对 后 阶 段 工 作 提 出 计 划 、 预 算 、 部 署 或 展 望 。 工作 报 告 既 要 全 面 ， 又 要 重 点 突 出 。3.发 言 稿这 里 指 的 是 除 工 作 报 告 之 外 的 其 他 与 会 者 的 发 言 稿 。 发 言 稿 也 要 有 具 体的 内 容 ， 一 般 不 宜 太 长 。4.其 他 会 议 文 书除 了 文 件 之 外 ， 秘 书 还 应 准 备 好 会 议 所 用 的 技 术 性 、 程 序 性 或 服 务 性 额文 书 材 料 ， 如 ： 会 议 通 知 、 会 议 议 程 表 、 日 程 表
5、 、 会 议 须 知 、 作 息 时 间 表 、与 会 人 员 名 单 等 等 。（ 三 ） 会 场 准 备对 会 场 的 要 求 总 体 上 是 ： 整 洁 、 安 静 、 明 亮 、 空 气 流 通 、 大 小 适 宜 、 一应 设 备 齐 全 、 利 于 安 全 和 保 密 。1. 会 场 布 置会 场 除 了 整 洁 、 安 静 、 明 亮 、 通 风 、 安 全 等 要 求 以 外 ， 还 应 考 虑 形 状 、大 小 、 桌 椅 安 排 等 布 置 。本 次 会 议 在 礼 堂 前 方 安 排 主 席 台 。 主 席 台 为 长 方 形 桌 ， 上 铺 黑 色 桌 布 。2. 主
6、席 台 席 位第 一 排 的 正 中 为 首 席 ， 其 次 是 左 位 ， 再 次 是 右 位 ， 先 左 后 右 ， 左 高 右 低 ，前 排 为 主 ， 后 排 为 次 ， 其 他 的 依 此 类 推 。 在 席 位 前 放 置 姓 名 牌 ， 便 于 按 位入 座 。3. 会 场 设 施会 场 一 应 设 施 都 必 须 在 开 会 前 准 备 齐 全 ， 如 扩 音 、 录 音 、 放 音 、 唱 片 、录 像 、 摄 影 、 投 影 仪 、 放 映 机 、 灯 光 照 明 、 风 扇 或 空 调 、 记 录 纸 、 文 具 、 茶具 等 等 。 仪 器 、 设 备 应 事 先 反
7、复 检 查 、 调 试 （ 如 扩 音 器 的 音 量 大 小 ） ， 以 免临 时 发 生 故 障 或 出 现 差 错 。本 次 会 议 采 取 中 型 会 议 模 式 。（ 四 ） 会 议 议 程 、 程 序 的 拟 定1. 运城学院庆祝第 23 个老年节暨表彰大会 议 程时 间 ： 2010 年 10 月 11 日（ 1） 主 持 人 宣 布 ： 请 参 加 大 会 的 院 领 导 、 系 领 导 、 离 退休 老 年 同 志 其 他 与 会 者 入 座（ 2） 奏 国 歌（ 3） 院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。（ 4） 与 会 代
8、 表 发 表 讲 话 （ 离 退 休 代 表 、 各 系 代 表 、 学 生 代表 、 院党委副书记、院长姚纪欢， 院党委副书记赵小狮）（ 5） 主 持 人 宣 布 ： 运城学院庆祝第 23 个老年节暨表彰大会结束。2. 日 程 表时 间活 动 名称内容地 点 参 加对 象主 持人10月 11 日上 午8： 00-12： 00举 行 会议各与 会 人员 召 开会 议老 校区 大 礼 堂各 与会 人 员赵 小狮10月 11 日中 午12：00-14： 00就 餐 就餐老 校区 小 餐厅各 与会 人 员赵 小狮（ 五 ） 会 议 通 知 的 发 送此 次 会 议 的 通 知 方 式 主 要 有 以
9、 下 几 种 ：1、 通 知 书 送 达会 议 通 知xxx 老 师 ：兹 定 于 2010 年 10 月 11 日 上 午 8： 0012： 00 在 老 校 区 大 礼 堂召 开 运城学院庆祝第 23 个老年节暨表彰大会， 请 准 时 出 席 。院 办 公 室2010 年 10 月 7 日2、 电 话 通 知二 、 会 间 工 作（ 一 ） 会 场 的 组 织 与 服 务1. 报 到 与 签 到会 议 正 式 开 始 前 ， 应 做 好 与 会 者 的 报 到 与 签 到 工 作 ， 并 准 确 统 计 人 数（ 包 括 出 席 者 姓 名 ， 缺 席 者 姓 名 及 原 因 ） ， 提
10、交 给 会 议 主 持 人 。本 次 会 议 与 会 者 报 到 与 签 到 ， 采 用 签 到 本 签 到 的 方 式 。2. 材 料 发 放与 会 者 到 达 会 址 后 ， 秘 书 应 及 时 发 放 会 议 材 料 ， 以 供 在 会 议 上 学 习 、 参考 之 用 。 本 次 会 议 材 料 较 多 ， 秘 书 可 事 先 集 中 放 在 材 料 袋 内 ， 待 与 会 者 报 到时 领 取 ； 3. 会 场 服 务会 场 服 务 包 括 引 导 与 会 人 员 入 席 、 退 席 ， 茶 水 供 应 ， 指 引 与 会 者 使 用 会场 的 生 活 设 施 ， 照 顾 与 会 人
11、 员 会 间 休 息 ， 满 足 与 会 人 员 的 临 时 需 要 等 等 。会 场 服 务 还 包 括 接 听 会 场 外 打 来 的 电 话 ， 接 待 来 访 的 客 人 ， 尽 可 能 排 除会 场 因 素 对 会 议 的 干 扰 。 特 别 是 本 次 会 议 ， 多 数 与 会 者 为 老 年 人 ， 必 须 时 刻关 注 老 年 人 的 身 体 状 况 。4. 会 场 临 时 调 度当 会 场 发 生 意 外 情 况 或 意 外 事 故 时 ， 秘 书 应 及 时 建 议 会 议 主 持 人 修 改 会议 程 序 或 暂 时 中 止 会 议 ， 必 要 时 协 助 主 持 人
12、， 组 织 与 会 人 员 撤 离 会 场 。（ 二 ） 会 议 信 息 的 收 集 与 编 发秘 书 人 员 应 该 做 好 本 次 会 议 的 记 录 、 核 实 、 汇 总 、 整 理 和 筛 选 、 编 写 、发 送 或 归 档 工 作 。（ 三 ） 会 议 记 录本 次 会 议 的 记 录 以 书 面 记 录 为 主 ， 摄 影 记 录 为 辅 。完 整 的 书 面 会 议 记 录 的 内 容 应 包 括 ： 会 议 名 称 ； 会 议 记 录 人 的 姓 名 、 盖章 ； 日 期 、 时 间 （ 开 始 时 间 、 结 束 时 间 ） ； 会 议 地 点 ； 议 题 ； 主 持 人
13、 ； 出 席者 名 单 ； 会 议 的 经 过 情 形 及 结 论 ； 相 关 的 资 料 ； 下 次 会 议 预 定 日 期 。 重 要 会议 记 录 需 主 持 人 签 名 。会 议 记 录 要 求 ：（ 1） 准 确 写 明 会 议 名 称 （ 要 写 全 称 ） ， 开 会 时 间 、 地 点 、 会 议性 质（ 2） 详 细 记 录 下 主 持 人 、 出 席 会 议 应 到 和 实 到 人 数 ， 缺 席 、 迟到 或 早 退 人 数 及 其 姓 名 、 职 位 ， 记 录 者 的 姓 名（ 3） 忠 实 记 录 会 议 上 的 发 言 和 动 态 ， 记 录 可 分 为 摘 要
14、式 和 全 文俩 种（ 4） 记 录 会 议 的 结 果 ， 如 ： 会 议 的 决 定 、 决 议 或 表 决 等 情 况 。（ 四 ） 信 息 沟 通 ： 做 好 会 议 期 间 信 息 的 收 集 、 传 递 、 反 馈 工 作 ：（ 1） 秘 书 人 员 要 多 听 、 多 记 、 多 想 、 多 跑 ， 才 能 比 较 全 面 地 收集 信 息（ 2） 要 深 入 实 际 ， 掌 握 第 一 手 资 料（ 3） 要 注 意 信 息 的 加 工 提 炼 ， 使 成 果 让 上 司 、 与 会 者 、 新 闻 媒体 都 能 方 便 利 用（ 4） 要 注 重 时 效 ， 反 映 敏 捷
15、， 重 视 反 馈 信 息 的 收 集 。（ 五 ） 做 好 会 议 的 保 卫 工 作 ：做 好 会 议 的 保 卫 工 作 ， 确 保 与 会 重 要 人 员 人 身 安 全 、 会 议 重 要 文 件 、会 议 的 各 种 设 备 用 品 与 与 会 者 私 人 贵 重 物 品 的 安 全 。三 会 后 工 作（ 一 ） 会 场 清 理 会 场 的 临 时 布 置 （ 如 会 标 、 彩 旗 、 盆 景 等 ） 应 撤 除 ， 一 应 用 具 、 用 品 要清 点 、 归 好 。 搬 动 过 的 桌 椅 要 恢 复 原 样 ， 会 场 地 面 、 门 窗 应 清 扫 、 擦 洗 干 净
16、。尤 其 是 会 议 所 要 参 考 、 学 习 的 文 件 应 收 齐 、 归 档 ， 废 弃 的 文 书 应 回 收 ， 用 碎纸 机 销 毁 ， 不 留 纸 屑 ， 这 也 防 止 泄 密 。（ 二 ） 人 员 离 会会 后 的 送 行 与 会 前 的 迎 接 应 同 样 的 热 情 、 周 到 。（ 三 ） 会 议 决 算 开 会 应 计 算 成 本 ， 应 做 预 算 。 会 议 过 程 中 的 一 切 花 费 ， 应 严 格 按 照 预算 计 划 开 支 ， 因 此 决 算 应 与 预 算 大 体 相 当 。 总 之 ， 应 注 意 节 约 ， 切 不 可 大 手大 脚 、 铺 张 浪 费 。（ 四 ） 会 议 报 道做 好 会 议 报 道 工 作 ， 起 到 良 好 的 宣 传 作 用 。 本 次 会 议 应 在 学 院 网 以 及本 院 院 报 大 学 生 活 报 报 道 。
