1、1公文製作實務 夏進興（前總統府首席參事） 99.9.3.一、前言(一)公文意義：公文程式條例第 1 條：稱公文者，謂處理公務之文書。 (二)公文類別：公文分令、呈、咨、函、公告及其他公文 6 類。其他公文包括：書函、開會通知單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函（便箋） 、聘書、證明書、提案、說帖、會議紀錄及定型化表單等。(三)公文區分：分為上行文、平行文、下行文 3 種。(四)公文流程：、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。、歸檔：依檔案法及其相關規定辦理
2、。 二、函的作法：行政機關之公文以函為主，製作要領如下：(一)結構：函的結構，採用主旨 、 說明 、 辦法3 段式，案情簡單可用主旨1 段完成者，勿硬性分割為 2 段、3 段；說明 、 辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。(二)文字用語：、文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第 8 條所規定簡、淺、明、確要求。、文句應正確使用標點符號。、文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。2、應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。(三)各段規格：、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之後加冒號： 。、 主旨一段不分項，文字緊接段名書
3、寫。、 說明 、 辦法如無項次，文字緊接段名書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、，(一) (二) (三)，、，() () ()；但其中”()”以半型為之。各段規格如附件一。(四)分段要領：、 主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。、 說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用經過 、 原因等其他名稱。、 辦法：向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用建議、 請求 、 擬辦 、 核示事項等其他名稱。(五)範例:如附件二。三、簽的作法(一)意義：簽為處理公務表達意
4、見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。、具有幕僚性質的機關首長（主管）對直屬上級機關首長（主管）之簽 ，文末得用敬陳長字樣。(二)簽之撰擬：3、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。、如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。、按主旨 、 說明 、 擬辦3 段式辦理。()主旨：扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。()說明：對案情來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要敘述，並視需要分項條列。()擬辦：為簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題方案
5、。意見較多時分項條列。()簽之各段應截然劃分， 說明一段不提擬辦意見， 擬辦一段不重複說明 。各段規格如附件三。(三)作業要求：、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。、清晰：文義清楚、肯定。、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。、整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。、一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，處理同一案情不可前後矛盾。（參考附錄一）、完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。、週詳：所提意見
6、或辦法，應力求週詳具體、適切可行；4並備齊各種必需之文件，構成完整幕僚作業，以供上級採擇。四、公文用語(一)期望用語：期望用語就是發文者對受文者表達期望的用語，常用請 、 希 、 查照 、 照辦 、 辦理見復 、核示 、 鑑核 、 核備 、 轉行辦理 。(二)稱謂用語：、直接稱謂用語：()有隸屬關係者：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱鈞 ，書寫時空一格；自稱為本 。 （參考附錄二）()無隸屬關係：對上級稱大 ；平行稱貴 ；自稱為本 。()對機關首長：上級對下級稱貴 ，自稱為本 ；下級對上級稱鈞長 ，書寫時空一格，自稱為本 。()機關(或首長)對屬員稱台端 。()機關對人民稱先生 、 女士或通稱台
7、端 、 君 。對團體稱貴 ；自稱本 。()行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為貴機關或貴單位 。、間接稱謂用語：()對機關、團體稱全銜(或簡銜)，如一再提及，必要時得稱該 ；對職員為職稱 。( )對個人一律稱君 。(三)數字使用原則：、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等） 、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚，使用阿拉伯數字。5、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。(四)法律統一用字及用語：
8、 五、結語：公文類別繁多，對外行文以函為主，內部行文以簽為最多；因此撰擬函及簽為一般業務承辦人必須具備的能力。許多人都有提筆如千斤重之憾，惟公文與作文不同，它有一定的規格與用語，若能掌握製作公文的要領，便可以寫出一篇簡、淺、明、確的公文。6附件一檔 號：保存年限： 函（稿）地址：聯絡方式：（郵遞區號）（地址）受文者：發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號：字第 00000000000 號速別：普通件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：說明：辦法：一、二、(一)(二)、()()三、正本：副本： 長 7附件二檔 號：保存年限： 行政院 函地址：000 台北市路 000 號聯絡方
9、式：00000000（郵遞區號）（地址）受文者：發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號：字第 00000000000 號速別：普通件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。說明：一、依本院年月日會議決議辦理。二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。辦法：一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例辦理。二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀
10、錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計及追加預算。正本：台灣省政府、台北市政府、高雄市政府副本：本院主計處、本院秘書處院長 8附件三檔 號：保存年限：簽於（機關或單位）主旨：說明：擬辦：一、二、三、敬陳副長 長(蓋職章)00 年 00 月 00 日9附錄一：常見錯誤勘正表 錯 例 修 正 說 明主旨：檢送本校所副研究員執行 貴會補助專題研究計畫技術移轉權利金及衍生權利金屬 貴會部份共新台幣 000 元及新台幣 000 元支票各 1張（開票單位：國立大學；開票銀行：華南商業銀行分行，支票號碼：000；支票號碼：000）及技術移轉授權合約影本、合約明細表各 1 份，函請 查照。說明
11、：請於收款後開立領據收據函寄本校收執，函請 查照。主旨：檢送技術移轉權利金新台幣 000 元及衍生權利金新台幣000 元支票各 1 張，請於收款後，開立領據，寄回本校收執，請 查照。說明：一、本校所副研究員執行 貴會.。二、.。三、附技術移轉授權合約影本、合約明細表各 1 份。一、 主旨不宜過長，以不超過兩行或 60 個字為原則。二、本文重點在於委員會收款後，開立領據，寄回本校收執，宜納入主旨段內。三、有關本校所副研究員執行 貴會補助專題研究計畫 、 開票單位與開票銀行及支票號碼 、 技術移轉授權合約本、合約明細表等，均屬附帶說明，以列入說明段為宜。四、行文時，提及教職員時，宜以職銜在前， 姓
12、名在後。五、 請查照即可，無須用函請 查照 ，且不必在說明段重複使用。本校學系擬進口共 1 批本校學系須進口1 批擬字使用在簽辦階段，既經決定，不宜用擬字；另，1批無須使用共 1 批或計 1批 。存放於本校學系丁老師實驗室中存放於本校學系教授丁實驗室中老師用於口頭稱謂，行文時，宜用職銜；但丁老師實驗室，如係專有名詞，宜用引號區別。 正本：行政院農檢疫局（10075 臺北市.51 號 9 樓）正本：行政院農檢疫局正、副本之後，無須表明地址；如使用口洞式信封 ，則在受文者之上使用郵遞區號及地址 ；如係提示發文單位，則以便利貼代替。說明：一、收據金說明：收據金額說明及辦法兩段不分項，緊接段名書寫。1
13、0額主旨：建請 貴局協助改善路與街路口交通問題，詳如說明，請 查照。說明：旨揭路口業經本校師生強烈建議，建請 交通局研擬另建請交通警察大隊於更加順暢通行。 主旨：為維護行車安全，請 貴機關協助改善路與街路口交通問題，請查照。說明：一、旨揭路口業經本校師生多次建議 貴機關研擬。二、另請貴機關於更加順暢通行。一、本文正本有 3 個機關，計局 、 處 、 大隊 ，宜用貴機關涵蓋所有機關。若部分機關為要項，如交通局改善路口交通問題；部分機關為次要事項，如交通警察大隊增派交通指揮，則前者列為正本，後者列為副本，依文書處理手冊規定：須以副本分者，請在副本項下明；如要求副本收受者作為時，則請在明段內明。 二
14、、類似強烈建議等文字，應儘量避免。三、 說明及辦法每項表達一個意思；多項意思，分項敘述。附件：(1) 課.(2) 執.(3)教育部 .(4)結餘款 .附件：如說明 管理資料第 5 項附件：在於表明附件的名稱及份數，如附件太多，可用如說明 ，再將附件的名稱及份數，寫在說明某項。主旨：檢送本校辦理教育部表件暨結案等相關資料，敬請 鑒核。主旨：檢送本校辦理鈞部表件及結案等，申請經費補助共計 000萬元，請 鑒核。一、稱呼上級，用鈞字。二、兩者之間用及字，不用暨字作為連接詞。三、申請經費補助共計 000 萬元，為本文重點，理應列在主旨 。依 鈞部函辦理。奉 鈞部函辦理。 根據上級公文，用奉不用依 。副
15、本：本校 副本： 內部不發副本為宜，如有必要，依文書處理手冊第 31 點規定，以加發抄件方式處理；如僅作為內部參考用，尤應避免副本。主旨：為宣導各單位加強就附掛於外牆冷氣設備安全維主旨：為維護公共安全，請加強巡檢附掛於外牆之冷氣一、 請各單位加強巡檢為本文重點，宜將相關文字列在主旨 ，不宜列在說明 。11護，請查照。 設備，請查照。 二、本文是簡易事項，無須以學校名義用函要求加強巡檢，而以總務處用書函 ，蓋條戳即可。主旨：澳學生Peter B.H.（享利彼德）敬請 惠予協助，請 查照。主旨：澳學生享利彼德（Peter B.H.）敬請 惠予協助。夾有外文時，以中文為優先，再以夾註號，註記外文。另
16、， 敬請惠予協助 （描述性期望語） ， 請查照 （概括性期望語） ，擇一而用。12附錄二：公文禮節日前，在文官培訓所上課，與主事者閒談，提及年輕公務員，面見長官不說報告 ；長官面諭時，不說是！ ，而用好！回答，甚至用洋人習慣的啍嗯！ 。本人或因服完兵役，加上在總統府服務，早已視這些禮節為當然，既有人關心，僅就有關公文禮節部分，臚陳於後：一、撰擬文稿：機關名義行文，應持不亢不卑態度，無須過謙敬語；但公務用的私文書（箋函） ，仍須符合書牘的基本架構，但可省略非必要的應酬語。文書作業中有所謂抬寫之說，亦即寫到對方，另起一行或空一格，前者稱平抬 ，後者稱挪抬 ，用以敬意。公文書可以挪抬，不必平抬；箋函
17、則視情況，交互運用。（一）公文中，寫到長官個人，得用挪抬，例如：馬總統 、吳院長等，得在馬 、 吳之前空一格；至於寫到上級機關，例如：總統府 、 行政院 等，則無須使用挪抬。（二）行文時，除應適當使用公文用語外，並應注意挪抬的運用。稱上級機關為鈞 ，稱長官為 鈞長 ，均宜用挪抬；對上級的期望語，當中亦宜用挪抬，例如：請 核示 、 請 核備 、 請 鈞閱 等；平行的期望語，得不用挪抬，如請查照即可。另外，針對長官的指示，撰稿時，宜用奉 示 、 奉 諭 ，表示敬意。（三）須用挪抬時，又當置於一段、一項或一行的起頭，由於已具敬意的平抬 ，無須再空一格，如 鈞長用在一段開頭，不必再用挪抬；又如請 核示
18、 的核示 ，置於一行起頭時，也不用挪抬，更不宜將 核示2 字，分在兩行。（四）為示對人的尊重，個人姓名不宜分在兩行，例如局科員張小明 ，不可將張小放在上一行， 明放在下一行。（五）對長官自稱職 ，不宜過謙稱作竊職 、 卑職等；以往為表示自謙，大都縮小並側寫，但使用電腦繕打，不易側寫，可改以較小字體，但應避免置於每段或每行之首。13（六）對平行或下級機關行文，不宜將副本給上級機關或上級長官，以免因用語差異而造成冒失。（七）箋函須適當使用稱謂語 、 提稱語 、 結尾敬辭 、 問候語及署名敬禮等，茲簡述如下：、稱謂語：要視對方的輩份、職銜、姓名及性別而定。輩分高者，可用公字，女性則不稱婆 ，例如：吳
19、伯雄先生可稱伯公 ，葉菊蘭女士不可稱菊婆 ；平輩及晚輩則以名為宜，遇單名或女性時，則可只用姓 ，例如：立法委員雷 倩，可用雷委員 。另為表示關係親切，可加吾兄2 字，例如：平輩的新聞局局長蘇俊賓，可用俊賓局長吾兄 ，但女性不可用吾姊 、 吾妹 ，以免引人遐想。文中若要對吾兄使用平抬時，將兄另起一行，不可連同吾字，一併使用平抬。、提稱語：意在請人察閱，與收信人身分有關，例如：政界長輩常用鈞鑑 、 勛鑑 ；師長常用函丈 、道鑑 ；軍中長官常用麾下 、 幕下等，不可錯用，以免失禮。、結尾敬辭：意在請人收鑑，並作為結尾，常用耑此2 字，對長輩則用耑肅 。、問候語：信末向對方致意，常用敬請崇安 、 順頌
20、勛綏等，但應注意崇安 、 勛綏須另起一行（平抬） 。、署名敬禮：對長輩，自稱晚 、 後學 。對平輩：男性之間，可自稱弟 ；女性之間，可自稱妹 ；異性之間，不可稱兄道妹，應直接署名。關係親密者，僅寫名 ；關係普通者，用姓名 。再以敬上 、拜啟等敬辭禮敬。二、用印：（一）致函上級機關，應使用印信（印、關防、職章） ，不可使用章戳（簽字章、條戳） ，印信以紅色蓋用；章戳則可用藍色或黑色。14（二）公務用的箋函，可用發信人的名章，或首長職章，蓋用紅色，弔喪則改以素色。三、紙張：電腦列印，一律使用白紙；放入小型公文封，平分三摺；放入中型公文封，採對摺。箋函使用傳統信箋時，用八行宣紙，以毛筆小楷書寫，最為
21、尊敬，先一直摺，再一橫摺，大小略如信封；但不可反摺，反摺表示報凶或絕交。四、信封：（一）直式信封以中間有長方紅格，最為適宜；橫式信封，以純白色，最為大方；弔喪信封，忌用紅色。（二）無論採用口洞式信封或傳統信封 ，均應依規定書寫，如用傳統信封且受信者為個人，應將姓名、稱呼及台啟，由上而下（由左而右）勻稱書寫，例如：受信者為新聞局局長，可用蘇局長俊賓先生鈞啟 或蘇局長俊賓鈞啟 ，無須側寫，但有人習慣將名字 側寫（不可側寫稱呼 ） ；再者，按輩分及身分不同，使用 鈞啟 、勛啟 、 道啟 、 大啟等；除非內容涉及私密，慎用親啟2 字，但絕不可用敬啟 ，以免失禮。五、便條及名片：（一）便條：為求簡便，凡
22、借書、還物、訪晤、稱謝等細事，可用便條，並遣人帶致或留言，不可郵寄。惟內容不宜涉及私密，對長輩或新交，以不用為宜。（二）名片：原作自我介紹，但亦可作為便條之用，如訪友未遇，在名片背面聊聊數語，以名正肅 （長輩、平輩） 、名正具 （晚輩）代替署名；正面姓名之後寫 頓首 、謹上 、 拜上等；如請人送交，加 面陳 字樣。以名片代便條，對尊長談事，以不用為宜。公文禮節，多樣而細緻，再周詳的敘述，難免遺漏。以上所述，僅就個人公務經驗，整理而成。惟時代不斷進步，書寫工具由毛筆而電腦，傳遞方式由信差而電郵，有關公文禮節亦應有所調整；再者，對於禮節的看法，常因人、因事而異，若出自誠心，而與禮有違，當視為無傷大雅 ；若因無心之過，也不必苛責。至於身為部屬者，切莫視禮節為迂腐，肆意而為。身為主管者，無須過份著重公務禮節；否則，得不到部屬的向心力，亦可能因此而埋沒部分有15才華的人。註：本文錄自夏老師的部落格（http:/www.wretch.cc/blog/chhsia1113）
